Accord relatif au recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du Comité économique et social (CSE)

Réunion du 16 février 2023 poursuivie les 24 février et 14 mars 2023.

Entre les soussignés

VAL SOLUTIONS, représentée par M. XXXXX qui a tous pouvoirs à l’effet des présentes, dont le siège social est situé 5 rue du Vercors à Lyon (69007).

D’une part,

Et :

Le Comité social et économique de VAL Solutions, ayant voté à la majorité des membres titulaires présents, au cours de la réunion ordinaire du 16 février 2023 poursuivie les 24 février et 14 mars 2023, dont l’extrait du procès-verbal est annexé au présent accord,

D’autre part,

SOMMAIRE

Préambule 4

Article 1 – Recours à la visioconférence 5

1.1. Objet 5

1.2. Modalités techniques 5

Article 2 – Votes 5

Article 3 – Dispositions finales 6

3.1. Durée et entrée en vigueur 6

3.2. Publicité 6

3.3. Révision 6

3.4. Dénonciation 7

Préambule

L’assouplissement de l’organisation matérielle des réunions du CSE au cours de la crise sanitaire due à l’épidémie de Covid-19 a amené la Direction et les élus du CSE à engager des discussions sur la possibilité de recourir à la visioconférence de manière durable.

À cet égard, il a notamment été mis en avant les différents avantages que représente le recours à ce dispositif tant pour les élus du CSE que pour la Direction de VAL Solutions, s’agissant notamment de :

• la réduction des temps de trajets entre les différents sites de VAL Solutions ;

• de s’inscrire dans une démarche RSE en évitant les déplacements : ce qui aura un impact sur l’environnement et sur la santé des membres composant l’instance ;

• la réduction des frais liés à ces déplacements ;

• l’amélioration de la présence des membres du CSE aux réunions.

Par le présent accord, les parties conviennent d’organiser les modalités de recours à la visioconférence pour réunir le CSE, conformément aux dispositions de l’article L. 2315-4 du Code du travail. Cet accord vise à pérenniser ce moyen de réunion tout en permettant aux élus du CSE de conduire leurs missions.

Il est rappelé que le présent accord n’est pas un accord collectif, mais a une nature juridique particulière : en effet, l’article L. 2315-4 du Code du travail prévoit que « le recours à la visioconférence pour réunir le Comité social et économique peut être autorisé par accord entre l'employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité ».

En conséquence de ce qui précède, il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Article 1 – Recours à la visioconférence

Objet

Les parties conviennent ici qu’elles pourront avoir recours à la visioconférence pour certaines réunions plénières du Comité social et économique (CSE), qu’il s’agisse des réunions ordinaires ou extraordinaires.

Le recours à la visioconférence pourra être mis en œuvre pour 3 des 6 réunions ordinaires par année civile. Les autres réunions ordinaires (minimum 3 par an) seront réalisées en présentiel.

Le lieu du site sera fixé par le Président du CSE en début d’année, et au plus tard au moins 30 jours avant la réunion en cas de nécessité impérieuse de changement.

Par ailleurs, la Direction ou la majorité des membres du CSE peuvent demander la tenue de réunions supplémentaires extraordinaires sous réserve du respect d’un délai de prévenance de 7 jours ouvrés. Lorsque la demande émane de la Direction, elle doit être approuvée par la majorité des élus titulaires du CSE. Si une réunion ordinaire en présentiel fait l’objet d’une suspension, les élus et la Direction pourront décider conjointement de la poursuivre en visioconférence.

Afin de tenir compte des conditions particulières, notamment des restrictions de déplacement d’élus du CSE, d’impératifs clients ou de contraintes opérationnelles, les réunions annuelles ordinaires en présentiel pourront être simultanément ouvertes en visioconférence pour les membres du CSE qui en formuleront la demande à la Direction, à l’exclusion des réunions au cours desquelles un vote à bulletins secrets devrait être organisé.

Par principe, les réunions extraordinaires du CSE seront organisées par visioconférence.

En tout état de cause, les parties conviennent de réaliser au moins une réunion plénière sur chacun des sites de l’entreprise par mandature du CSE.

Modalités techniques

À la date de signature du présent accord, la visioconférence sera réalisée via la plateforme de visioconférence « Teams ». Ce dispositif permet l’identification des participants (connexion avec adresse e-mail professionnelle), la participation effective des membres du comité et assure la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations.

La Direction s’assurera du fonctionnement du dispositif avant le début de la réunion.

En cas de dysfonctionnement identifié et à défaut de résolution du problème, le Président et les membres du Comité social et économique pourront décider du report de la réunion de l’instance. Toute suspension de séance en cours de réunion devra être mentionnée dans le procès-verbal.

Le dispositif de visioconférence retenu, à savoir « Teams » pourra être changé, en cas de changement de plateforme sans qu’il soit nécessaire de modifier le présent accord.

Le nouveau dispositif devra présenter les mêmes garanties.

Article 2 – Votes

Durant les réunions en visioconférence, lorsqu’il est procédé à des votes devant se faire à bulletins secrets, le vote pourra être organisé par voie électronique avec un système qui garantit la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Article 3 – Dispositions finales

Durée et entrée en vigueur

L’accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entre en vigueur à la date de sa date de signature.

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Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr à la diligence de la Direction de VAL Solutions.

Un exemplaire de l'accord est également remis au greffe du Conseil de prud'hommes de Lyon.

Révision

Après chaque élection professionnelle et installation des nouveaux membres élus, le présent accord pourra faire l’objet d’une relecture et d’une éventuelle révision si les élus et la société l’estiment nécessaire.

En outre, le présent accord pourra être révisé à tout moment sur proposition de la Direction ou à la demande de la majorité des membres élus du CSE.

L’initiateur de cette demande de révision adressera, aux autres membres du CSE, les dispositions dont il dont il est demandé la révision ainsi que le projet de texte révisé.

Les parties conviennent d’entamer les négociations dans un délai de trois mois maximum à compter de la demande de révision.

Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par la Direction de VAL Solutions ou par la majorité des élus titulaires du CSE.

La durée du préavis est de trois mois.

La dénonciation est notifiée par son auteur aux autres membres du CSE.

Fait à Lyon, le 21 mars 2023.

Pour l’entreprise VAL Solutions,

M. XXXXX

Pour le CSE VAL Solutions,

Mme XXXXX, membre titulaire M. XXXXX, membre titulaire

M. XXXXX, membre titulaire M. XXXXX, membre titulaire

M. XXXXX, membre titulaire