Accord d'entreprise "Accord sur le recours au vote électronique pour les élections du comité social et économique" chez SEQUOIASOFT (Siège)

Accord sur le recours au vote électronique pour les élections

Du COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Entre

La société SQS, prise en la personne de son représentant légal,

D’une part

Et

Les délégations suivantes :

• FO représentée par XXX

• CFDT représentée par XXX

D'autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule :

La dispersion des sites de la société répartis sur le territoire national constitue un obstacle à la participation des salariés aux élections professionnelles lorsque le vote est effectué à bulletin secret sous enveloppe.

Face à ce constat, les parties signataires du présent accord sont convenues de mettre en place le vote électronique afin :

• De permettre aux salariés n’étant pas présents dans les locaux de participer au vote ;

• D’augmenter le taux de participation ;

• De sécuriser le processus électoral ;

• De faciliter le décompte final des résultats.

Ainsi, la société a fait appel à un prestataire spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet s’inscrivant dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales et doit notamment garantir :

• Le secret du scrutin ;

• Le caractère personnel et libre du vote ;

• La sincérité des opérations électorales

• L’intégrité du vote ;

• L’unicité du vote ;

• Le secret du vote.

Il a été décidé de conclure un accord avec les organisations syndicales pour les élections de juin 2023.

À cet effet, il est conclu le présent accord.

Partie 1 : Champ et cadre juridique de l’accord

1.1 - Champ d’application :

Le présent accord s’applique au sein de la société et concerne l’ensemble des salariés.

1.2 - Cadre juridique

Le recours au vote électronique s’effectue dans le respect des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur.

L’employeur et les organisations syndicales veilleront plus particulièrement à ce que le recours au vote électronique soit conforme :

• au règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données) ;

• à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;

• au code du travail ;

• aux principes généraux du droit électoral ;

• à l’arrêté du 25 avril 2007 (NOR: SOCT0751067A) ;

• aux délibérations de la CNIL ;

• à tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.

Il convient notamment de se référer à ces textes pour les questions qui ne sont pas abordés par le présent accord.

1.3 - Elections concernées

Conformément à l’article L. 2314-26 du code du travail, il est décidé de recourir au vote électronique dans les conditions prévues par le présent accord lors des élections relatives au renouvellement du CSE au mois de juin 2023, ou à l’occasion d’élections partielles intervenant au cours de ce mandat, pour chaque tour de scrutin.

Partie 2 : Recours à un prestataire extérieur et caractéristiques du système retenu

2.1 - Choix d’un prestataire extérieur par le Service de Santé au Travail

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire (ci-après désigné le prestataire) choisi par l’employeur sur la base du cahier des charges annexé au présent accord.

Le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés au service des ressources humaines.

Le système retenu garantit la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Il est précisé à ce stade que le choix du prestataire se porte sur Wechooz.

1.2 - Expertise préalable

Préalablement, à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail et plus largement le respect des différentes prescriptions légales et règlementaires applicables ainsi que les préconisations de la CNIL.

Partie 3 : Préparation du vote

3.1 - Cellule d’assistance technique

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.

Une cellule d’assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, ainsi que d’assister les électeurs en cas de difficulté rencontrée lors du vote.

Celle-ci est organisée par le prestataire de vote électronique.

3.2 - Etablissement des listes électorales

Les listes électorales sont établies par l’employeur et transmises au prestataire. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur.

3.3 - Etablissement des listes de candidats

Les listes de candidats sont établies et transmises au prestataire conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou selon les modalités unilatéralement fixées par l’employeur à défaut d’accord préélectoral valablement signé.

Au premier tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom des organisations syndicales présentant des listes.

Au second tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom de famille du candidat positionné en premier sur la liste.

3.4 - Propagande électorale

Chaque organisation syndicale présentant des candidats pourra mettre en ligne un tract sur le site de vote. Le tract est remis a LA SOCIÉTÉ qui le transmet sans délai au prestataire.

3.5 - Formation sur le système de vote

Les membres de la délégation du personnel du CSE et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.

3.6 - Information des salariés

Avant l’ouverture du scrutin, une notice d'information détaillant les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique sera communiquée au salarié.

La notice comporte :

• l’adresse du site internet de vote ;

• les modalités selon lesquelles l’électeur peut demander la réédition de ses codes d’identification en cas de perte ou de non réception de ces derniers ;

• les modalités d’accès au site de vote ;

• les modalités de vote ;

• la période d’ouverture du vote électronique.

Partie 4 : Déroulement du vote

4.1 - Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties signataires conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

4.2 - Période de vote électronique

La période d’ouverture du vote électronique sera déterminée par le protocole d’accord préélectoral, ou par l’employeur lorsqu’il lui revient de fixer unilatéralement les modalités d’organisation et de déroulement des élections à défaut d’accord préélectoral valablement signé.

Pendant cette période, les électeurs auront la faculté de voter à tout moment par l’intermédiaire de tout terminal permettant d’accéder au site de vote. Le matériel spécialement mis à disposition par le LA SOCIÉTÉ afin que tout électeur puisse procéder au vote ne sera accessible que pendant les heures d’ouverture de la société.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

4.3 - Bulletin de vote

Sous réserve de dispositions contraires prévues par le protocole d’accord préélectoral, le prestataire établira des bulletins identiques pour chacune des listes présentées au premier et second tour.

Toutefois, il est convenu que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique. Le logo de l’organisation doit être transmis à l’employeur avec la liste de candidats. L’employeur se chargera de transmettre le logo au prestataire.

Des bulletins de vote blanc seront mis à disposition des électeurs.

4.4 - Participation en cours de scrutin

Aucun résultat partiel ne peut être communiqué en cours de scrutin. Néanmoins, les parties conviennent que le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Partie 5 : Clôture du scrutin

5.1 - Clôture du scrutin et dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Les délégués de liste sont invités à assister aux opérations de dépouillement.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de vote. La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les membres du bureau de votes signeront la liste d’émargement ainsi que les procès-verbaux d’élection.

5.2 - Conservation des fichiers supports

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Partie 6 : Dispositions générales

6.1 - Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour la durée du mandat lié aux prochaines élections professionnelles.

6.2 – Dénonciation

L’accord peut être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires, en totalité ou en partie, par lettre recommandée avec accusé de réception adressé à chacune des parties signataires, en respectant un délai de préavis de 3 mois.

6.4 – Révision et suivi

Conformément aux dispositions de l’article L 2261-7 du Code du travail, et dans les mêmes conditions où elles peuvent le dénoncer, les parties signataires ayant adhéré sans réserve au présent accord peuvent également demander la révision totale ou en partie de certaines clauses.

Toute demande de révision sera accompagnée d’une proposition nouvelle et sera notifiée à chacune des parties signataires, au plus tard à la date de première réunion de négociation. Ainsi, les parties se rencontreront en vue de la conclusion d’un nouvel accord de révision. Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion du nouvel accord.

Les parties conviennent de se rencontrer avant la fin d’application du présent accord, pour échanger sur les éventuelles évolutions à apporter au présent accord.

Cette rencontre peut être incluse dans le cadre de la négociation annuelle obligatoire.

Conformément à l’article L 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’association, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

6.5 - Dépôt de l’accord

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail,

• et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes territorialement compétent.

6.6 - Publication de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail.

Fait à VALBONNE, le 4 Avril 2023

En 3 exemplaires originaux.

Pour SEQUOIASOFT

XXX

Pour l’Organisation Syndicale FO

XXX

Pour l’Organisation Syndicale CFDT

XXX

Annexe : Cahier des charges

Le présent cahier des charges fixe les conditions auxquelles sont subordonnées la conclusion du contrat avec le prestataire qui aura en charge la mise en place et la gestion du vote électronique à l’occasion de l’élection des membres du CSE du Service de Santé au travail.

1. Contexte

Au jour de la rédaction du présent cahier des charges, l’Association LA SOCIÉTÉ est constituée de 6 établissements. L’effectif total du LA SOCIÉTÉ est de 269 salariés répartis dans les conditions suivantes :

• 19 employés ;

• 99 techniciens et agents de maîtrise ;

• 151 ingénieurs et cadres.

Dans ce contexte, le LA SOCIÉTÉ et les organisations syndicales représentatives de l’accord du 4 Avril 2023 ont décidé de mettre en place le vote électronique pour l’élection des membres du CSE et de recourir à un prestataire extérieur (ci-après désigné le prestataire) qui assurera l’organisation et la gestion technique et matérielle du vote électronique.

2. Principes généraux

Le prestataire retenu s’engage à respecter les textes applicables au vote électronique à l’occasion de l’élection des membres du CSE et tout particulièrement :

• le règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données) ;

• la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;

• le code du travail ;

• les principes généraux du droit électoral ;

• l’arrêté du 25 avril 2007 (NOR: SOCT0751067A) ;

• les délibérations de la CNIL ;

• le protocole d’accord préélectoral propre à l’élection considérée ;

• l’accord collectif du 4/04/2023 sur la mise en place du vote électronique ;

• tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.

La solution présentée par le prestataire doit notamment garantir :

• le secret du scrutin ;

• le caractère personnel et libre du vote ;

• la sincérité des opérations électorales

• l’intégrité du vote ;

• l’unicité du vote ;

• le secret du vote.

Plus généralement, le prestataire devra mettre toute son expertise à disposition afin que le vote électronique se déroule dans les meilleures conditions, soit adapté à l’environnement du LA SOCIÉTÉ et permette de répondre dans les meilleurs délais aux demandes qui lui sont formulées. Il assurera une prestation permanente de conseil auprès du LA SOCIÉTÉ dans tous les domaines relatifs au vote électronique.

Enfin, le prestataire s’engage à garantir la confidentialité des données et informations dont il pourra prendre connaissance. Il limitera l’accès à ces informations aux seules personnes de son LA SOCIÉTÉ qui ont vocation à participer à la mise en place et l’organisation du vote électronique. Ces personnes étant elle-même tenues dans les mêmes conditions de garantir la confidentialité de ces données et informations.

3. Confidentialité et sécurité du système

Le système mis en place par le prestataire assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

4. Accessibilité du système

Le système retenu doit être accessible à toutes personnes, notamment aux personnes en situation de handicap.

5. Expertise du système

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique doit être soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail et plus largement le respect des différentes prescriptions légales et règlementaires applicables ainsi que les préconisations de la CNIL.

6. Cellule d’assistance technique et aide aux électeurs

Une cellule d’assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire devra répondre aux demandes du LA SOCIÉTÉ de procéder à des vérifications et tests spécifiques selon les besoins rencontrés.

7. Notice d’information détaillée

Le prestataire devra établir une notice d'information détaillant les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique.

Cette notice, qui doit être communiquée au salarié, doit comporter a minima :

• l’adresse du site de vote ;

• les modalités selon lesquelles l’électeur peut demander la réédition de ses codes d’identification en cas de perte ou de non réception de ces derniers ;

• les modalités d’accès au site de vote ;

• les modalités de vote ;

• la période d’ouverture du vote électronique.

8. Formation sur le système de vote

Les membres de la délégation du personnel du CSE et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation dispensée par le prestataire portant sur le système de vote électronique.

9. Liste électorale et fichier électeurs

Les listes électorales sont établies par le LA SOCIÉTÉ et transmises au prestataire qui constituera alors le « fichier électeur ».

Les listes électorales comportent a minima :

• les noms et prénoms des inscrits ;

• la date d’entrée dans le service;

• la date de naissance ;

• le collège d’appartenance.

Le fichier électeur comportent a minima :

• les noms et prénoms des inscrits ;

• le collège d’appartenance ;

• le moyen d’authentification ;

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin.

10. Système de vote

10.1 Accès permanent au site de vote

Le système de vote électronique du prestataire doit permettre aux électeurs de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique.

En dehors de cette période, le vote des électeurs doit être rendu impossible.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

10.2 Authentification du salarié électeur

Le vote de l’électeur ne doit être rendu possible qu’après authentification.

Cette authentification résulte a minima de la saisie de codes d’identification personnels communiqués au salarié Le prestataire a en charge la communication des codes.

Ces codes sont valables pour les 2 tours de scrutin.

Les codes d’identification du salarié lui permettant de procéder au vote électronique dans les conditions garantissant le secret des votes tels que définis par avec le prestataire.

Le prestataire doit mettre en place une procédure de génération et de communication des codes d’identification assurant leur confidentialité.

En cas de perte ou de non-réception des codes d’identification, le prestataire doit prévoir une procédure sécurisée de réédition des codes.

10.3 Liste de candidats et bulletin de vote

Les listes de candidats sont établies et transmises au prestataire conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou, selon les modalités unilatéralement fixées par l’employeur à défaut d’accord préélectoral valablement signé.

Les fichiers relatifs aux listes de candidats comportent les mentions suivantes :

• collège d’appartenance ;

• noms et prénoms des candidats ;

• titulaires ou suppléants ;

• le cas échéant, l’appartenance syndicale.

Sauf si le protocole d’accord préélectoral en stipule autrement, le prestataire établira des bulletins identiques pour chacune des listes présentées au premier et second tour

Chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique. Le logo de l’organisation doit être transmis à l’employeur avec la liste de candidats. L’employeur se chargera de transmettre le logo au prestataire.

Des bulletins de vote blanc seront mis à disposition des électeurs.

Au premier tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom des organisations syndicales présentant des listes.

Au second tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom de famille du candidat positionné en premier sur la liste.

10.4 Vote du salarié

Le salarié ne peut procéder au vote qu’après saisine de ses codes d’identification et éventuellement de la ou des données personnelles déterminées avec le prestataire.

Après connexion, le salarié pourra faire son choix entre les listes de candidats propres à son collège. Le salarié a la faculté de procéder à des ratures. Il peut également procéder à un vote blanc.

Pour chaque scrutin, les listes de candidats et le vote blanc sont affichés sur une même page.

Les listes de candidats aux fonctions de titulaires sont présentées avant celles de candidats aux fonctions de suppléants.

Le vote de l’électeur apparaît clairement à l’écran et peut être modifié avant validation. La validation du vote le rend définitif et empêche toute modification.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Le système doit assurer le caractère anonyme du vote et son unicité. Le vote doit être chiffré avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ».

Le fichier « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

10.5 Liste d’émargement

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Les listes d’émargement comportent le collège, noms et prénoms des électeurs.

L’émargement indique la date et l’heure du vote.

10.6 Clôture du scrutin

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

11. Dépouillement

L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe de deux clés de chiffrement.

Il appartient au prestataire de générer trois clés de chiffrement conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

12. Conservation des fichiers supports

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

13. Dispositif de secours

Le système mis en place par le prestataire doit comprendre un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal. Le dispositif de secours doit offrir les mêmes garanties et mêmes caractéristiques que le système principal.