Accord d'entreprise "Accord collectif d'entreprise relatif aux moyens de fonctionnement des IRP" chez S M S - INALTA (Siège)

ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE

RELATIF AUX MOYENS DE FONCTIONNEMENT DES IRP

(Instances Représentatives du Personnel)

ENTRE LES SOUSSIGNES

• L'Association INALTA, dont le Siège est 52 rue de Beaugé à 72000 Le Mans, représentée par son Président, d'une part,

et

• Le syndicat CGT, représenté par son Délégué Syndical,

• Le syndicat CFDT, représenté par sa Déléguée Syndicale,

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT

PREAMBULE

La réforme du dialogue social engagée avec les ordonnances du 22 septembre 2017 met fin aux instances représentatives du personnel précédentes (Comité d’Entreprise, Délégués du Personnel et CHSCT), remplacées par le Comité Social et Economique (CSE), installé le 5 décembre 2019 au sein d’INALTA.

Les partenaires sociaux et l’Association se sont rencontrées à plusieurs reprises dans le courant de l’année 2020, et se sont entendus sur les moyens de fonctionnement du CSE, des représentants de proximité et des organisations syndicales ; et ce, tenant compte de l’organisation des activités de l’Association et des besoins identifiés en matière de dialogue social.

CHAPITRE 1 : LE CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord collectif d’entreprise concerne les moyens de fonctionnement accordés aux Instances Représentatives du Personnel (CSE, représentants de proximité et organisations syndicales), exerçant leurs missions afférentes pour l’ensemble des établissements et services de l’Association, existants ou à venir.

Il s'applique ainsi à tous les salarié(e)s des établissements et services de l'Association, existants et à venir, disposant d’un ou plusieurs mandats de représentant du personnel suivants : membres élus du CSE, représentants de proximité, délégués et représentants syndicaux.

CHAPITRE 2 : LE CSE

2.1- Locaux

Le CSE dispose de deux locaux dans lesquels se tiennent notamment les réunions préparatoires des membres du CSE ainsi que les permanences du CSE à destination des salariés :

• Un local à proximité du Siège Social de l’Association (72);

• Un local à Laval (53)

S’agissant du département du Maine et Loire, la mise à disposition d’un local dédié au CSE sera étudiée en fonction des futurs projets immobiliers de l’Association. En l’attente, la mise à disposition de salles par les établissements et services de ce département sera facilitée.

2.2- Lieux des réunions institutionnelles

Les réunions institutionnelles du CSE se déroulent principalement au siège social de l’Association, mais peuvent également se tenir dans chacun des départements d’implantation de l’Association, selon un calendrier annuel préalablement établi.

2.3- Le temps de délégation

Le crédit d’heures de délégation correspond au temps, assimilé à du temps de travail effectif et donnant donc lieu au maintien de la rémunération, que l’employeur accorde aux membres du CSE pour exercer leur mandat.

Ne sont pas considérées comme heures de délégation les heures relatives aux temps de réunions mises en place sur convocation de l’employeur, et les temps de déplacements afférents.

Tous les autres temps liés à l’exercice du mandat, sauf circonstances exceptionnelles (article L 2325-6 du Code du Travail), sont comptabilisés dans le crédit d’heures de délégation.

2.3.1 - Le crédit d’heures mensuel

Le temps de délégation est fixé selon les dispositions légales en vigueur.

A titre indicatif et compte tenu de l’effectif de l’Association au jour de la signature du présent accord collectif d’entreprise, le temps de délégation est fixé à 22 heures mensuelles.

Les parties signataires du présent accord collectif d’entreprise se sont entendues pour attribuer un crédit d’heures de délégation supra-légal :

• aux membres suppléants du CSE, à savoir 5 heures mensuelles.

• aux membres (titulaires ou suppléants) du CSE exerçant des missions spécifiques (trésorier, trésorier adjoint, secrétaire et secrétaire adjoint du CSE), à savoir 20 heures globales mensuelles à répartir selon l’organisation de ces fonctions entre les élus du CSE, voire à réaffecter aux représentants de proximité éventuels.

2.3.2 - Le report des heures mensuelles de délégation

Dans les conditions fixées par l’article R.2315-5 du Code du Travail, les heures de délégation peuvent être utilisées par les membres titulaires du CSE sur une durée supérieure au mois. Cette règle ne peut conduire un membre à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demi le crédit d'heures de délégation dont il bénéficie.

Il est précisé que même si l’Association octroie des heures de délégation aux membres suppléants du CSE, ces derniers ne peuvent pas les utiliser sur une durée supérieure au mois.

Conformément aux dispositions légales en vigueur (article R2315-5 du Code du travail), « pour l'utilisation des heures ainsi cumulées, le représentant informe l'employeur au plus tard huit jours avant la date prévue de leur utilisation ».

Néanmoins, et pour pouvoir en assurer le suivi, le membre titulaire du CSE qui souhaite reporter une partie de ses heures de délégation (dans la limite du plafond légal précisé précédemment, et respectant la limite du report au 31/12/N) doit adresser un mail à la Direction des Ressources Humaines, en mettant sa Direction d’établissement en copie, en précisant le nombre d’heures reportées ainsi que les mois concernés (le mois de l’acquisition et le mois prévisionnel de prise), et ce, a minima 5 jours ouvrés avant la fin du mois civil d’acquisition.

2.3.3 – La mutualisation des heures mensuelles de délégation

Conformément aux dispositions légales en vigueur, les membres titulaires du CSE peuvent mutualiser une partie de leurs heures mensuelles de délégation avec les autres membres du CSE (titulaires ou suppléants). Il est précisé que même si l’Association octroie des heures de délégation aux membres suppléants du CSE, ces derniers ne peuvent pas mutualiser leurs heures, c’est-à-dire les attribuer à un autre membre du CSE.

Pour cela, le membre titulaire du CSE qui souhaite mutualiser une partie de ses heures de délégation doit adresser un mail à la Direction des Ressources Humaines, en mettant sa Direction d’établissement en copie ainsi que celle(s) du ou des bénéficiaires, en précisant le nombre d’heures faisant l’objet d’une mutualisation, le(s) nom(s) du ou des bénéficiaires ainsi que les mois concernés.

Ce mail doit être adressé a minima 5 jours ouvrés avant la fin du mois civil d’acquisition. A défaut, les heures de délégation non utilisées ne pourront faire l’objet d’une mutualisation.

Un « don » dit « permanent », plafonné à 12 mois et respectant les limites légales est également possible. Un mail doit pour cela être adressé, selon les mêmes termes et les mêmes délais de prévenance que ceux énoncés précédemment.

La répartition des heures entre les membres du CSE, prévue à l'article L. 2315-9 du Code du Travail et le report des heures mensuelles ne peuvent, en cumul, conduire l'un d'eux (titulaires et suppléants) à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demie le crédit d'heures de délégation théorique dont il bénéficie. Le plafond est arrondi à l’entier supérieur.

2.3.4 – Modalité d’organisation de la contribution financière

La contribution de l’Association relative au fonctionnement du CSE et aux activités sociales et culturelles est versée mensuellement, à terme échu, et au plus tard le 15 du mois suivant. Le calcul de ces contributions est basé sur la masse salariale réelle du mois concerné.

2.4- Les commissions du CSE

Des commissions, légales ou supra-légales, sont mises en place afin d’apporter une aide et un éclairage à la prise de décision du CSE lors des consultations.

Compte tenu de l’effectif de l’Association au jour de la signature du présent accord collectif d’entreprise, 4 commissions légales sont mises en place : une commission santé sécurité et conditions de travail (CSSCT), une commission formation, une commission logement et une commission égalité professionnelle.

En complément, une commission économique, non obligatoire, est mise en place.

Ne sont pas considérées comme heures de délégation les heures relatives aux temps de réunions mises en place sur convocation de l’employeur, et les temps de déplacements afférents.

2.5- Les moyens de communication

Les parties signataires de ce présent accord collectif se sont accordées sur les moyens de communication ci-dessous :

• Intranet de l’Association :

  • les procès-verbaux des réunions du CSE sont mis en ligne par la Direction des Ressources Humaines sur l’espace intranet dédié au CSE afin de permettre à l’ensemble des salariés de l’Association d’en prendre connaissance ;

  • Un espace dédié, alimenté et mis à jour par les membres du CSE, est créé sur l’intranet. Il s’agit de communiquer des informations relatives aux œuvres sociales et aux activités culturelles du CSE.

• Courriels :

  • Le CSE dispose d’une adresse mail (cse@inalta.fr) utilisable par l’ensemble des salariés de l’Association ; les destinataires étant les élus titulaires et suppléants du CSE ;

  • La liste récapitulative des représentants du personnel et des représentants de proximité de l’Association, disponible sur l’intranet, précise les adresses mails de chacun d’entre eux, permettant ainsi aux salariés qui le souhaitent de s’adresser directement à la personne de leur choix.

  • Les informations relatives aux œuvres sociales et aux activités culturelles du CSE sont relayées par la Direction Générale, via un mail adressé à l’attention de l’ensemble des salariés de l’Association.

CHAPITRE 3 : LES REPRESENTANTS DE PROXIMITE

Les représentants de proximité sont les relais de terrain prioritairement sur les sujets relatifs à la prévention, santé, sécurité et conditions de travail. Le nombre de représentants de proximité correspond au nombre de départements sur lesquels l’Association est implantée (un par département).

Les parties signataires se sont entendues pour attribuer 5 heures mensuelles assimilées à du temps de travail effectif à chacun des représentants de proximité. A l’instar des membres suppléants du CSE, les représentants de proximité peuvent être bénéficiaires d’une mutualisation d’heures de délégation de la part des membres titulaires du CSE, mais ne peuvent pas mutualiser leurs propres heures ni les reporter sur une période supérieure au mois.

La mutualisation des heures des membres titulaires du CSE ne peut pas conduire un représentant de proximité à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demie le crédit d'heures théorique dont il bénéficie. Le plafond est arrondi à l’entier supérieur.

CHAPITRE 4 : LES ORGANISATIONS SYNDICALES

4.1- Locaux

Les organisations syndicales disposent d’un local situé à proximité du Siège Social de l’Association (72).

Des permanences peuvent également être organisées dans les locaux dédiés au CSE selon une périodicité et des modalités à convenir avec celui-ci.

S’agissant du département du Maine et Loire, la mise à disposition de salles par les établissements et services de ce département sera facilitée.

4.2- Information syndicale

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’Association ont la possibilité d’organiser une réunion d’information syndicale durant laquelle les salariés assistant à cette réunion disposeront d’1 heure par trimestre (hors trimestre comportant la période estivale), assimilée à du temps de travail effectif donc donnant lieu à maintien de leur rémunération. Cette heure trimestrielle sera attribuée sous réserve de leur présence effective à cette réunion et de celle d’au moins un délégué syndical ou d’un membre élu de cette organisation syndicale.

Le temps passé par les représentants du personnel à cette réunion d’information syndicale est à imputer au crédit d’heures de délégation.

La mise en œuvre de cette réunion doit faire l’objet d’une sollicitation préalable par le délégué syndical auprès des directions d’établissements et services concernés, notamment pour la mise à disposition d’une salle de réunion et pour s’assurer que ce temps de réunion ne contrarie pas les nécessités de service.

4.3- Réunions NAO (Négociation Annuelle Obligatoire)

Lors des réunions NAO (Négociations Annuelles Obligatoires), le Délégué Syndical peut être accompagné par 1 ou 2 salarié(e)s de l’Association. Les Délégués Syndicaux devront communiquer préalablement à la Direction des Ressources Humaines le nom des salarié(e)s accompagnant(e)s, par mail, en mettant en copie les directions des établissements d’affectation des salarié(e)s accompagnant(e)s concernés.

S’agissant de réunions mises en place sur convocation de l’employeur, le temps de réunion ainsi que le temps de déplacement afférent sera, pour les participants, assimilé à du temps de travail effectif et non décompté du crédit d’heures de délégation des participants.

4.4- Communication

L’Association met à disposition des organisations syndicales représentatives au sein de l’Association une adresse mail dédiée : cgt@inalta.fr et cfdt@inalta.fr, les destinataires étant respectivement les délégués et les représentants syndicaux afférents.

Un espace intranet dédié aux organisations syndicales représentatives au sein de l’Association (CGT/Inalta ; CFDT/Inalta), est également créé, et ce, dans le respect des dispositions légales en vigueur (article L 2142-6 du Code du Travail).

CHAPITRE 5 : DISPOSITIONS GENERALES

5.1- Prise en compte des mandats dans la charge de travail

Considérant les nécessités de service, l’Association permet aux représentants du personnel concernés de participer aux réunions institutionnelles et exercer les mandats afférents.

A cet effet, la Direction des Ressources Humaines transmet ainsi aux Directions d'établissements et services, le calendrier prévisionnel annuel des réunions institutionnelles.

Les charges de travail des salariés concernés sont adaptées en fonction de la prise en compte du crédit d’heures de délégation accordé, des temps de réunion ayant fait l’objet d’une convocation employeur et du temps de déplacement afférent à ces réunions.

Les représentants du personnel ont la possibilité de solliciter l’organisation d’un entretien avec la Direction de leur(s) établissement(s) d’affectation pour échanger sur les modalités d’exercice du mandat au regard du poste occupé et de la poursuite de l’activité professionnelle.

5.2- Prise et suivi des heures de délégation

Afin d’optimiser les modalités de décomptes et de prises d’heures de délégation et ce, en tenant compte des nécessités de service et en garantissant la qualité de prise en charge des usagers, il est instauré le système d’information préalable d’absence suivant :

1. Les plannings prévisionnels établis par les salariés et transmis aux Directions d’établissements et services doivent mentionner les heures de délégation envisagées (nombre d’heures, mandat concerné, jour et créneau horaire) ; étant entendu que dans la forme, ces plannings devront permettre aux représentants du Personnel d’y inscrire ces informations.

2. Préalablement à la prise effective d’heures de délégation, non identifiées initialement dans les plannings prévisionnels, le représentant du Personnel devra en informer (par écrit, par sms ou appel téléphonique), la Direction de son établissement. Cette information devra être communiquée le plus tôt et le plus précisément possible afin de pouvoir adapter l’organisation du service en conséquence. Le représentant du Personnel ne pourra quitter son poste de travail pour exercer son mandat qu’après la mise en place effective d’un relai dans l’accompagnement du ou des jeune(s) dont il avait la responsabilité au moment de la prise d’heures de délégation. Ces modalités d’information préalable, telles que la transmission d’un formulaire d’« avis d’absence pour délégation » ou l’envoi d’un e-mail par exemple, seront définies par les différents établissements, après en avoir échangé avec les représentants du Personnel concernés.

Dans le cas très exceptionnel, lié à une urgence, où l’élu n’aurait pas été en mesure d’informer préalablement la Direction de son établissement de la prise d’heures de délégation, le planning devra être ajusté et mentionner ces informations dans les plus brefs délais.

3. Après la prise effective des heures de délégation, les plannings devront être mis à jour et faire figurer le nombre exact d’heures de délégation prises, le jour, la plage horaire et le mandat concerné.

Chaque mois, les directions d'établissement adresseront un relevé à la Direction des Ressources Humaines des heures imputées au crédit d’heures mensuel de délégation.

5.3- Moyens matériels

5.3.1 – Déplacements

Les représentants du Personnel (CSE, DS/RS, représentants de proximité) peuvent disposer d’un véhicule de service, disponible au niveau du Siège Social de l’Association, et ce, après réservation préalable auprès du secrétariat de la Direction Générale.

D’une manière générale, l’utilisation des véhicules de service, appartenant à l’établissement d’affectation du salarié voire à un autre établissement de l’Association, est à privilégier pour tous déplacements liés à l’exercice des mandats (qu’il s’agisse de temps de délégation ou non).

Néanmoins, l’utilisation des véhicules de service dans le cadre de l’exercice d’un mandat doit répondre aux nécessités de service et donc aux besoins en direction des usagers. En effet, en cas d’indisponibilité du véhicule de service, le représentant du personnel pourra être amené à utiliser son véhicule personnel. Cela donnera lieu au remboursement des frais kilométriques afférents, aux tarifs en vigueur, sous réserve de l’accord préalable de la Direction d’établissement sur l’utilisation du véhicule personnel. Dans ce cas, le salarié devra effectuer une demande de remboursement de frais spécifique, donc distincte des autres frais professionnels.

Aussi, l’utilisation d’un véhicule personnel dans le cadre de l’exercice d’un mandat ne donnera pas lieu au remboursement des frais kilométriques afférents si son utilisation est liée à l’initiative personnelle du salarié ou si un véhicule de service aurait pu être mobilisé.

5.3.2 – Outils bureautiques et de communication

L’Association met gratuitement à disposition du CSE au moins un local aménagé, ainsi que le matériel nécessaire (ligne téléphonique, ordinateur et imprimante photocopieuse) afin qu’il puisse exercer ses fonctions.

Il est précisé que les frais liés à l’utilisation du matériel demeurent à la charge du CSE.

En complément, l’Association met gratuitement à disposition de la CSSCT l’ordinateur portable dont le CHSCT bénéficiait précédemment.

S’agissant des locaux syndicaux, les dispositions légales en vigueur s’appliquent.

CHAPITRE 6 – COMMISSION DE SUIVI DU PRÉSENT ACCORD

Les parties signataires de ce présent accord s’entendent sur la mise en place d’un suivi annuel, réalisé dans le cadre des NAO (Négociations Annuelles Obligatoires).

CHAPITRE 7 : DURÉE ET DATE D’ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE

Le présent accord collectif d’entreprise s’applique rétroactivement à compter du 1er avril 2020.

Il est conclu pour une durée déterminée et prendra fin au plus tard au dernier jour du trimestre suivant les prochaines élections professionnelles (date du 1er tour ou du 2ème tour le cas échéant).

Avant ce terme, l’Association organisera une réunion avec les Organisation Syndicales Représentatives afin de faire un bilan du présent accord et engager sa renégociation.

CHAPITRE 8 : REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE

Le présent accord collectif d’entreprise pourra faire l’objet d’une révision, conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et L.2261-8 du Code du travail.

Toute demande de révision devra être notifiée aux parties signataires par tout moyen attestant de sa date de réception.

En cas de demande de révision émanant d’une partie habilitée en application de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail, les négociations commenceront dans les 3 mois suivant la réception de la demande.

L'avenant de révision se substituera alors de plein droit aux dispositions qu'il modifiera.

Le présent accord collectif d’entreprise pourra être dénoncé conformément aux dispositions des articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail. La dénonciation doit être portée à la connaissance des autres parties signataires.

CHAPITRE 9 : FORMALITÉS DE DEPOT ET DE PUBLICITÉ DE L’ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE

Le présent accord collectif d’entreprise, ainsi que les pièces accompagnant le dépôt, seront déposés par l’Association, sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.

Un exemplaire papier du présent accord collectif d’entreprise sera également adressé au secrétariat-greffe du conseil des prud'hommes du lieu de conclusion, à savoir Le Mans (72).

Le présent accord sera communiqué au personnel de l’Association par son affichage sur les panneaux destinés à cet effet et sur le site intranet de l’Association.

Fait à Le Mans, le 12 juin 2020, en cinq exemplaires

Pour le syndicat CGT Pour le syndicat CFDT Pour INALTA

Délégué Syndical Déléguée Syndicale Président de l’Association