ACCORD RELATIF AU FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE) DE L’UNITE ECONOMIQUE ET SOCIALE (UES) INSIGN

ENTRE LES SOUSSIGNÉS

Les entreprises constituant au jour du présent accord l’UES INSIGN :

• La société INSIGN
  SAS au capital de 7.666.288,81 euros, dont le siège social est situé 7 Rue de la République – 69001 LYON, immatriculée au RCS de LYON sous le n° 524 347 945 ;

• La société INSIGN PROCHES
  SAS au capital de 40.000 euros, dont le siège social est situé 21 Rue du Faubourg Saint Antoine – 75001 PARIS, immatriculée au RCS de PARIS sous le n° 810 026 187 ;

Représentées par xxx, agissant en qualité de xxx et de xxx, déclarant avoir tous pouvoirs à l’effet des présentes,

Constituant une UES reconnue par décision du Tribunal d’Instance du 4 juin 2019. Il est donc considéré que ces deux sociétés juridiquement distinctes forment une seule entreprise pour l’application de la législation sur la représentation du personnel.

Ci-après dénommée « l’UES »,

D’UNE PART

ET :

Les membres titulaires du CSE

D’AUTRE PART,

PREAMBULE

Les ordonnances Macron du 22 septembre 2017 ont créé le CSE, nouvelle instance remplaçant les délégués du personnel (DP), le comité d’entreprise (CE) et le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) et ont redéfini, en profondeur, le cadre d’organisation du dialogue social au sein des entreprises.

Afin d’adapter au mieux ce cadre au contexte de la Société et de maintenir la qualité de son dialogue social actuel, les parties au présent accord ont décidé de déterminer, dans le présent accord, les modalités de fonctionnement du CSE et celles de ses rapports avec les salariés de l’UES pour l’exercice des missions qui lui sont conférées, en aménageant certains aspects du dispositif légal relatifs au fonctionnement du CSE.

Lors d’une réunion qui s’est tenue le 4 décembre 2019, la majorité des membres titulaires du CSE ont voté en faveur de la signature du présent accord.

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT

Article 1 - Champ d’application et objet de l’accord

Le présent accord s’applique au sein de l’UES INSIGN.

Il a pour objet de définir les modalités de fonctionnement du CSE.

En conséquence, le présent accord vaut également règlement intérieur du CSE en application de l’article L.2315-24 du Code du travail.

Toutes les questions qui ne seraient pas traitées, réglées et encadrées par le présent accord sont régies par les dispositions d’ordre public et supplétives issues des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur et de leurs interprétations jurisprudentielles.

Article 2 - Composition du CSE

2.1. Présidence

Le CSE est présidé par le représentant légal des sociétés composant l’UES. Celui-ci peut déléguer, à titre permanent ou occasionnel, ses pouvoirs à un représentant dûment mandaté à cet effet.

2.2. Rôle du bureau

Le bureau du CSE assure une représentation permanente du CSE auprès de la direction de l’UES, des salariés ainsi que des tiers extérieurs.

Il ne peut se substituer en aucun cas au CSE pour l’adoption de résolutions relatives à l’utilisation des budgets de fonctionnement et des activités sociales et culturelles, ni pour l’adoption d’avis relatifs à des consultations mises en œuvre par le Président du comité.

Les membres du CSE veillent, à ce titre, au respect par le bureau des attributions confiées par le présent accord. Ils assistent également les membres du bureau pour l’accomplissement des différentes obligations incombant au CSE.

2.3. Désignation et rôle du secrétaire

Le secrétaire est obligatoirement choisi parmi les membres titulaires du CSE.

Le secrétaire est élu par vote à main levée à la majorité des voix. En cas de partage des voix, il est procédé à un second tour de scrutin entre les candidats arrivés à égalité. Si à l'issue de ce second tour le partage persiste, le plus âgé sera déclaré élu, ceci par référence au droit coutumier en matière d'élections.

Dans le cas où le poste de secrétaire deviendrait vacant définitivement pour quelque cause que ce soit en cours de mandat, il sera procédé, au cours de la première réunion suivant la vacance, à une nouvelle élection, dans les mêmes conditions de scrutin, pour la durée du mandat restant à courir.

À la majorité des membres titulaires présents, le CSE peut décider à tout moment de remplacer le secrétaire, même s’il ne souhaite pas démissionner. Dans ce cas de figure, un premier vote est organisé pour décider de la destitution du membre du bureau. En cas d’adoption de la destitution, un second vote est organisé afin de pourvoir à son remplacement.

Le secrétaire accomplit les fonctions mises à sa charge par la loi et la convention collective applicable dans l’UES et est responsable de tous les travaux administratifs du CSE.

A ce titre, le secrétaire du CSE :

• Représente le CSE pour les actes de la vie courante. Il ne peut toutefois pas se substituer au comité pour prendre seul des décisions devant être prises collégialement.

• Assure le lien entre les membres du CSE et son président, entre le CSE et les salariés mais aussi entre le CSE et les tiers

• Est destinataire de toute la correspondance postale adressée au CSE, non décachetée. Cette correspondance lui est remise dans les plus brefs délais. Il est également destinataire de la correspondance électronique adressée au CSE sur l’adresse de messagerie suivante : secretaire.cse@insign.fr. Il retransmettra les correspondances aux membres du CSE via l’adresse cse@insign.fr.

• Signe toute la correspondance écrite émanant du CSE. Il est également responsable de toute la correspondance électronique envoyée à partir de l’adresse de messagerie suivante : secretaire.cse@insign.fr. Pour toute signature représentant un engagement financier supérieur à 2 000 euros, le secrétaire doit disposer d’un mandat exprès de la part du CSE, donné suite à un vote majoritaire des élus titulaires présents lors d’une réunion plénière ordinaire ou extraordinaire.

• Construit et établit l’ordre du jour de chaque réunion avec le président du CSE.

• Rédige le projet de procès-verbal de chaque réunion.

• Est responsable de la diffusion du procès-verbal des réunions auprès des salariés.

• Doit répondre aux remarques du commissaire aux comptes suite au contrôle des comptes annuels du comité.

• Assure la conservation des archives du CSE en matière de correspondance, ordre du jour, PV de séance, compte rendu d’expertise, documentations remises par l’employeur, ….

• Est responsable du bon fonctionnement de l’instance dans sa mission de représentation des intérêts des salariés. Il veille, à ce titre, à permettre à chaque élu de disposer des éléments d’information ou des éléments matériels nécessaires à la bonne exécution de son mandat.

• Assure la mise en œuvre des décisions du CSE.

2.4. Désignation et rôle du trésorier

Le CSE désigne, selon les mêmes modalités que celles prévues pour le secrétaire, un trésorier qui doit être choisi parmi les membres titulaires.

Dans le cas où le poste de trésorier deviendrait vacant définitivement pour quelque cause que ce soit en cours de mandat, il sera procédé, au cours de la première réunion suivant la vacance, à une nouvelle élection, dans les mêmes conditions de scrutin, pour la durée du mandat restant à courir.

À la majorité des membres titulaires présents, le CSE peut décider à tout moment de remplacer le trésorier, même s’il ne souhaite pas démissionner. Dans ce cas de figure, un premier vote est organisé pour décider de la destitution du membre du bureau. En cas d’adoption de la destitution, un second vote est organisé afin de pourvoir à son remplacement.

Le trésorier est responsable de la sincérité des comptes du CSE et du respect des dispositions légales encadrant la gestion financière et comptable du CSE.

A ce titre, le trésorier :

• S’assure notamment de la bonne répartition des recettes et des dépenses entre le compte fonctionnement et le compte activités sociales et culturelles, obligatoirement distincts.

• Dispose d’un accès individuel à tous les documents bancaires, comptables et financiers propres au CSE. Il peut signer seul des chèques au nom du CSE ou utiliser des moyens de paiement physiques ou électroniques au nom du CSE, dans la limite d’un montant par acte de 2 000 euros. Pour toutes les dépenses supérieures à ce seuil, le trésorier doit demander au préalable un accord au CSE par le biais d’un vote à la majorité des présents des élus titulaires lors d’une réunion plénière ordinaire ou extraordinaire.

• Élabore chaque année un budget prévisionnel en distinguant les comptes de fonctionnement et des activités sociales et culturelles. Ce budget prévisionnel est présenté lors d’une réunion ordinaire au plus tard avant la fin du premier trimestre de l’année en cours. Il est soumis à la validation par le vote de la majorité des élus titulaires présents.

• Expose, à chaque réunion, la liste des dépenses réalisées depuis la précédente réunion. Il veille au respect du budget prévisionnel.

• Au terme de l’exercice comptable, réalise les documents de clôture imposés par la loi, celles-ci pouvant varier en fonction des ressources financières annuelles allouées au CSE.

• Expose le rapport annuel sur les activités et la gestion financière du CSE au cours d’une réunion ordinaire organisée au plus tard avant la fin du premier semestre suivant le terme de l’exercice.

• Représente le CSE auprès des établissements bancaires pour toute opération d’ouverture ou de fermeture, ou de prêt ne dépassant pas un montant de 2 000 euros. Pour toutes les opérations supérieures à ce seuil, le trésorier doit demander au préalable un accord au CSE par le biais d’un vote à la majorité des présents des élus titulaires lors d’une réunion plénière ordinaire ou extraordinaire.

Pour la réalisation des missions de tenue de compte et de présentation des comptes, le CSE peut décider, par un vote majoritaire des élus titulaires présents, de faire appel au service d’un cabinet d’expertise comptable. Le trésorier représente alors le CSE auprès de ce cabinet.

Assure la conservation des archives du CSE en matière de pièces comptables, pièces financières, relevés de comptes, rapports financiers et comptables du CSE.

2.5. Désignation et rôle du secrétaire adjoint et du trésorier adjoint

Le secrétaire adjoint ainsi que le trésorier adjoint sont désignés parmi les élus titulaires ou suppléants candidats à ce poste. La désignation est réalisée selon les mêmes modalités que pour la désignation du secrétaire.

Dans le cas où le poste de secrétaire adjoint ou de trésorier adjoint deviendrait vacant définitivement pour quelque cause que ce soit en cours de mandat, il sera procédé, au cours de la première réunion suivant la vacance, à une nouvelle élection, dans les mêmes conditions de scrutin, pour la durée du mandat restant à courir.

À la majorité des membres présents, le CSE peut décider à tout moment de remplacer le secrétaire adjoint ou le trésorier adjoint, même s’il ne souhaite pas démissionner. Dans ce cas de figure, un premier vote est organisé pour décider de la destitution du membre du bureau. En cas d’adoption de la destitution, un second vote est organisé afin de pourvoir à son remplacement.

Le rôle des adjoints est d'aider et d'assister le secrétaire et le trésorier dans l'exercice de leurs fonctions spécifiques.

Le secrétaire adjoint assiste le secrétaire dans sa mission légale d’élaboration du procès-verbal de réunion, sur la demande du secrétaire. Le secrétaire adjoint assiste sur sa demande ou représente en son absence le secrétaire auprès des tiers extérieurs, de la direction ou de l’UES. En l’absence du secrétaire, le président du CSE convie le secrétaire adjoint pour l’adoption conjointe de l’ordre du jour. En l’absence du secrétaire, le secrétaire adjoint dispose des mêmes pouvoirs que le secrétaire en matière de correspondance et de pouvoir de signature. Est considéré absent le secrétaire qui a informé par écrit le secrétaire adjoint et le président de son impossibilité d'assurer son poste de secrétaire jusqu'à une date donnée, est absent pour maladie, accident ou maternité et ce jusqu'au terme de son arrêt de travail, est absent pour congés payés ou RTT.

Le trésorier adjoint assiste le trésorier dans sa mission de tenue des comptes du CSE sur la demande du trésorier. Le trésorier adjoint assiste sur sa demande ou représente en son absence le trésorier auprès des banques et du cabinet d’expertise comptable. Il dispose alors des mêmes pouvoirs que le trésorier. Est considéré absent le trésorier qui a informé par écrit le trésorier adjoint et le président de son impossibilité d'assurer son poste de secrétaire jusqu'à une date donnée, est absent pour maladie, accident ou maternité et ce jusqu'au terme de son arrêt de travail, est absent pour congés payés ou RTT.

2.6. Référent en matière de harcèlement

Un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes est désigné par le CSE parmi ses membres (titulaires ou suppléants), sous la forme d’une résolution prise à la majorité des membres présents.

Sa désignation prend fin avec le mandat du membre du CSE.

2.7. Désignation des représentants du CSE auprès des organes des sociétés de l’UES

Le CSE désigne également : ses représentants pour les assemblés générales des sociétés composant l’UES. En application de l’article L.2312-77 du Code du travail, le CSE désigne deux représentants, appartenant l'un au collège Cadres et l'autre au collège Non-Cadres pour assister aux assemblées générales.

Ils sont choisis parmi les membres titulaires par vote à main levée auquel participent tous les membres ayant voix délibérative, hors président. L'élection est acquise à la majorité des voix. En cas de partage des voix, il est fait application des règles prévues à l'article 4 pour la désignation des membres du bureau.

Ces deux représentants exercent également les droits prévus par les articles L. 2312-72 et L. 2312-76 du Code du travail, auprès de l’organe social visé par les statuts de chacune des sociétés composant l’UES.

Article 3 - Commissions

A la date de signature du présent accord, compte tenu de l’effectif de l’UES inférieur à 300 salariés et de son activité, le CSE n’est pas soumis à l’obligation légale de créer des commissions.

En revanche, si l’effectif de l’UES atteint ou dépasse le seuil de 300 salariés, le CSE sera tenu de mettre en place :

• Une commission santé sécurité et conditions de travail (CSSCT)

• Une commission de l’égalité profession

• Une commission de la formation

• Une commission d'information et d'aide au logement

Par ailleurs, indépendamment de l’effectif de l’UES, le CSE peut toutefois décider de constituer des commissions permanentes ou temporaires chargées d'étudier des problèmes relevant de sa compétence. La décision de création et de suppression d’une commission est prise en réunion plénière sous forme de délibération à la majorité des présents, fixant la composition et la mission de ladite commission.

Si le CSE constitue une ou plusieurs commissions volontairement ou en application d’une obligation légale, le président de chacune des commissions sera choisi parmi les membres titulaires du CSE à la majorité des voix exprimées (les votes blancs ou nuls et les abstentions ne comptant pas).

En cas de partage des voix, un deuxième tour à scrutin secret est effectué. Si le deuxième tour ne permet pas le départage des voix et si le vote concerne la désignation, le candidat qui a acquis le plus d’ancienneté dans l’UES et qui a obtenu le plus de suffrages est proclamé élu.

Article 4 - Réunions

4.1. Périodicité

Le CSE se réunit sur convocation de son président. Un calendrier prévisionnel des réunions, et notamment des 4 réunions qui traiteront expressément de thèmes de santé, sécurité et conditions de travail, est arrêté courant du mois de janvier entre le président et le secrétaire puis communiqué par l’employeur par tout moyen à chaque membre du CSE. Ce planning prévisionnel pourra être modifié par le président conjointement avec le secrétaire.

La réunion ordinaire est tenue tous les deux mois. Dans le cas où l’UES dépasserait le seuil de 300 salariés au cours du mandat du CSE, une délibération quant à la récurrence de la tenue de la réunion ordinaire sera faite.

Le président informera annuellement l’Inspection du travail, le Médecin du travail et l'agent des services de prévention de la CARSAT, du calendrier retenu pour les réunions consacrées aux sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail, et leur confirmera par écrit au moins 15 jours à l'avance la tenue de ces réunions.

En plus de chaque réunion ordinaire, le CSE peut tenir une réunion supplémentaire à la demande de la majorité de ses membres ayant voix délibérative.

Le président du CSE peut également provoquer, de sa propre initiative, des réunions supplémentaires lorsqu'il l'estime nécessaire ou lorsque des circonstances particulières l'exigent.

En outre, conformément aux dispositions de l’article L.2315-27 du Code du travail, le CSE est réuni :

• A la suite de tout accident ayant entrainé ou ayant pu entrainer des conséquences graves ;

• En cas d’évènement grave lié à l’activité des entreprises de l’UES, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l’environnement ;

• A la demande motivée de deux de ses membres sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail.

4.2. Lieu des réunions

Par principe, les réunions du CSE ont lieu soit au siège de la société INSIGN actuellement situé 7 rue de la République 69001 LYON soit au siège de la société INSIGN PROCHES actuellement situé 21 rue du faubourg Saint Antoine - 75011 PARIS.

Le président pourrait toutefois en décider autrement selon les sujets ou les contraintes organisationnelles, avec mention spéciale dans la convocation.

4.3. Convocation et ordre du jour

Le président convoque pour les réunions toutes les personnes qui assistent de droit aux séances du CSE avec voix délibérative ou consultative, par courrier électronique, par lettre remise en main propre contre décharge ou par lettre recommandée avec accusé de réception, le plus tôt possible et au moins 15 jours calendaires avant la réunion ordinaire, sauf circonstances exceptionnelles.

La convocation est adressée indépendamment de l’ordre du jour afin de faciliter la présence des membres. Elle précise la date, l’horaire et le lieu de la réunion.

L'ordre du jour est arrêté conjointement par le secrétaire et le président, sous réserve des points inscrits de plein droit par l’un d’eux conformément aux dispositions légales en vigueur.

L'ordre du jour ainsi que les documents afférents sont communiqués par le président ou son représentant, par voie électronique, courrier recommandé ou remise en main propre contre décharge, au moins 3 jours calendaires avant la réunion. Afin de pouvoir respecter ce délai, les membres du CSE devront donc transmettre au secrétaire les points qu’ils souhaitent inscrire à l’ordre du jour au moins 15 jours calendaires avant la réunion.

Lorsque l’ordre du jour comprend des points relatifs à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, ceux-ci figurent en premier sur l’ordre du jour. L’ensemble des réclamations figure à la fin de l’ordre du jour.

4.4. Participants aux réunions

En application des dispositions légales, seuls les membres titulaires siègent aux réunions du CSE. Les suppléants n’assistent aux réunions qu’en l’absence du titulaire qu’ils remplacent.

Cela étant, les parties conviennent que les membres suppléants du CSE peuvent assister aux réunions du CSE s’ils le souhaitent. Ils sont donc destinataires de la convocation et de l’ordre du jour. Ils ne bénéficient toutefois pas d’un droit de vote sauf s’ils remplacent un élu titulaire. Le temps passé aux réunions du comité sur convocation du président est indemnisé au profit des élus suppléants selon le même mécanisme que les élus titulaires.

Le Médecin du travail, le responsable sécurité, l’Inspecteur du travail et l’agent de la CARSAT peuvent assister aux points de l’ordre du jour relatifs aux attributions du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

Au cours des réunions du CSE, le président peut se faire assister d'un, deux ou trois membres du personnel de la Direction au maximum s'il le juge utile. Le CSE ne peut pas s'y opposer.

De même, indépendamment de la possibilité́ légale d‘être assisté par des experts, les membres du CSE peuvent inviter, sous réserve de l‘accord majoritaire des membres du CSE et de celui du / de la président(e) du CSE, une personne extérieure au CSE à participer à tout ou partie de la réunion. Ces personnes extérieures n‘ont qu‘une voix consultative sur les questions intéressant leurs compétences.

4.5. Déroulement des réunions

Les réunions du CSE sont présidées et animées par le président ou son représentant.

Le président ou son représentant ouvre et lève la séance.

Il fait adopter le procès-verbal de la réunion précédente.

Il met en délibération tous les points inscrits à l’ordre du jour, suivant l’ordre qui a été fixé, sauf accord des membres du CSE pour inverser l’ordre d’examen des questions inscrites à l’ordre du jour.

Tous les points inscrits doivent être traités. Toutefois, en cas de difficulté, le CSE peut soit décider d’une nouvelle date pour terminer la réunion, soit reporter la ou les questions à la réunion suivante.

Le président ou son représentant dirige les débats et en assure l’ordre. Il veille à ce que chacun puisse s’exprimer librement et à ce que les débats ne dévient pas de l’ordre du jour.

Le président ou son représentant peut suspendre la séance, notamment en cas de perturbations sérieuses des débats. Une suspension de séance peut aussi être opérée sur initiative du secrétaire après approbation par vote de la majorité des élus titulaires présents. Le procès-verbal doit mentionner cette suspension ainsi que sa durée.

Les réunions peuvent se faire en visioconférence.

Le présent accord autorise le recours à la visioconférence.

Le dispositif mis en œuvre doit garantir l'identification des membres du CSE et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations.

En cas de vote à main levée :

• Le dispositif de vote garantit que l'identité de l'électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l'expression de son vote.

• Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Lorsqu'il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du comité, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du CSE.

Les frais liés à l'enregistrement et à la sténographie sont pris en charge par l'employeur uniquement lorsque la décision de recourir à ces moyens émane de ce dernier.

Article 5 - Suppléance

Le remplacement d’un élu titulaire par un élu suppléant est de plein droit. Le secrétaire ou son adjoint désigne le remplaçant en application des règles légales de suppléance, signale le changement en début de réunion et le mentionne sur le procès-verbal.

Lorsqu'un membre titulaire cesse ses fonctions ou se trouve momentanément absent, son remplacement est assuré en priorité par le membre suppléant élu du même collège qui a obtenu le plus grand nombre de voix. Dans le cas où il n’existe aucun membre suppléant élu du même collège que le membre titulaire cessant ses fonctions, son remplacement est assuré par le membre suppléant d’un autre collège qui a obtenu le plus grand nombre de voix. En cas d’égalité de voix, sera privilégié le suppléant le plus âgé.

Le remplacement du titulaire par un suppléant est prévu, quelles que soient la cause et la durée de l’absence, d’une absence imprévue de quelques minutes à une cessation définitive du mandat par rupture du contrat de travail, démission du mandat ou décès. Lorsqu’un suppléant remplace un titulaire, il prend alors la qualité de titulaire et dispose du droit de vote lors de la réunion.

Le membre suppléant devient titulaire jusqu'au retour du membre titulaire qu'il remplace ou jusqu'au renouvellement du CSE.

Le suppléant de droit ne peut refuser la fonction de titulaire, si cela est le cas, il est considéré comme démissionnaire de son mandat.

Article 6 - Établissement et diffusion du procès-verbal

Le projet de procès-verbal de la réunion est établi par le secrétaire dans le délai suivant :

• 15 jours calendaires après la réunion ou avant la réunion suivante si elle a lieu moins de 15 jours calendaires après ;

• en cas de licenciement collectif pour motif économique d’au moins 10 salariés, 3 jours calendaires après la réunion, ou avant la réunion suivante si elle a lieu moins de 3 jours calendaires après.

À l’issue du délai, le secrétaire transmet le procès-verbal au président ainsi qu’aux autres membres du CSE.

Lors de la réunion suivant cette transmission de procès-verbal, le président fait connaître sa position motivée sur le projet de procès-verbal. Si le président demande des modifications qui ne sont pas acceptées par le CSE, celles-ci sont consignées par le secrétaire dans le procès-verbal. Le procès-verbal est adopté par le CSE à la majorité des membres élus titulaires présents.

L’employeur doit transmettre par écrit les réponses faites aux questions posées par les élus lors de la réunion plénière précédente, ainsi que les réponses aux réclamations inscrites dans l’ordre du jour. Ce document doit être joint au PV de la réunion par le secrétaire.

Si le PV contient des informations confidentielles, deux versions sont adoptées : une confidentielle contenant ces informations et une autre non confidentielle ne les contenant pas. Seule la version non confidentielle peut être diffusée aux salariés et aux tiers au CSE.

Une fois adopté à la majorité des membres élus titulaires présents en réunion, le procès-verbal est signé par le secrétaire. Il peut ensuite être diffusé aux salariés à l'initiative du secrétaire par le canal de son choix : mail, affichage, drive partagé, réseau social interne.

Le procès-verbal est organisé selon les points de l’ordre du jour. Il donne un résumé des principales interventions et mentionne :

• le nom de toutes les personnes présentes à la réunion ;

• le résultat de tous les votes, le texte complet des décisions et recommandations adoptées au cours de la réunion ;

• les réponses du président aux demandes qui lui ont été soumises au cours de la précédente réunion.

Lorsque cela est nécessaire, le président peut solliciter le secrétaire afin que celui-ci établisse un extrait de procès-verbal dans les meilleurs délais. L’extrait de procès-verbal comporte, a minima, les informations suivantes : date de la réunion, nom des personnes présentes, le point porté à l’ordre du jour objet de l’extrait de procès-verbal, l’information communiquée et, le cas échéant, l’avis rendu par le comité.

Article 7 - Bases de donnes économiques et sociales (BDES)

7.1. Organisation, architecture et contenu de la BDES

Les parties conviennent que la BDES sera organisée suivant l’architecture ci-dessous :

• Investissement social ;

• Investissement matériel et immatériel ;

• Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise ;

• Fonds propres, endettement et impôts ;

• Rémunération des salariés et dirigeants, dans l'ensemble de leurs éléments ;

• Activités sociales et culturelles : montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d'entreprise, mécénat ;

• Rémunération des financeurs ;

• Flux financiers à destination de l'entreprise ;

L’atteinte ou le dépassement par l’UES du seuil de 300 salariés n’affectera pas l’architecture de la BDES telle que définie par le présent accord.

Cela étant si l’effectif de l’UES atteint ou dépasse le seuil de 300 salariés, la Direction mettra à la disposition du CSE dans la BDES, et ce chaque trimestre, les informations prévues par l’article L. 2312-69 du Code du travail.

Les données de la BDES porteront sur :

• les deux années précédentes,

• l’année en cours,

• ainsi que l’année suivante sous forme de perspectives.

7.2. Modalités d’accès à la BDES

La BDES est accessible aux membres du CSE via un serveur prévu à cet effet. Afin de protéger au mieux l’accès à la BDES, la Direction se réserve toutefois la faculté de modifier à tout moment tout ou partie des paramètres ou modalités d’accès ci-dessus.

L’accès à la BDES est autorisé pour la durée des mandats des membres du CSE.

L’accès est donc retiré en cas de perte du mandat, quel qu’en soit le motif.

7.3. Actualisation de la BDES

Les membres du CSE sont informés de l’actualisation des informations figurant dans la BDES par mail.

Article 8 - Procédure de mise au vote – Consultations du CSE

8.1. Procédure de mise au vote

Après discussion, à laquelle peuvent participer tous les présents, les avis pris dans le cadre des attributions économiques et les résolutions relatives aux activités sociales et culturelles ou à des questions d'ordre interne font l'objet d'un vote.

Les avis et résolutions sont adoptés à la majorité des présents en réunion, c'est-à-dire si au moins la moitié + 1 membre des présents ayant voix délibérative votent pour. En cas d’égalité, un second tour de scrutin est réalisé à l’initiative du président. En cas de nouvelle égalité portant sur un avis à rendre, la position du CSE est celle de l’élu titulaire votant le plus âgé.

Aucun quorum n’est exigé. Le vote est donc valable même si un seul membre élu est présent en réunion.

Le vote s'effectue à main levée, sauf lorsque le vote à bulletin secret est imposé par la loi ainsi que dans le cas où la majorité des élus titulaires présents demandent, avant la mise au vote, la mise en place d’un vote à bulletins secrets.

Ne peuvent participer au vote que les membres titulaires et, le cas échéant, les suppléants remplaçant un titulaire absent.

Le président ne participe au vote que pour désigner les membres du bureau et approuver le présent accord.

Le procès-verbal de la réunion du CSE doit faire mention de tous les votes réalisés au cours de la réunion, en précisant le nombre de votants potentiels, le nombre de voix valablement exprimées, le nombre de voix favorables, le nombre de voix défavorables et la position finale du CSE. Le cas échéant, la position finale du CSE est complétée par une explication des motifs ayant conduit à cette position.

8.2. Consultations récurrentes

Le CSE est consulté tous les ans sur les orientations stratégiques de l'entreprise, sur sa situation économique et financière ainsi que sur sa politique sociale.

Dans le cadre de ces consultations, le CSE peut faire appel à un expert conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur. Le recours à un expert donne lieu à une délibération du CSE. L‘expert a accès aux documents et au local du CSE, ainsi qu’aux locaux de l‘entreprise pour les besoins de sa mission.

Le déroulement des expertises et leur financement sont régis par les dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Pour chacune de trois consultations récurrentes, le CSE est tenu de rendre ses avis dans un délai maximum de 30 jours calendaires.

Le délai de consultation du CSE court à compter de la communication par la Direction des informations prévues par le Code du travail pour la consultation, ou de l'information par la Direction de leur mise à disposition dans la BDES.

Si le CSE ne rend pas d'avis dans ce délai de 30 jours calendaires, il est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.

8.3. Consultations ponctuelles

Pour l'ensemble des consultations ponctuelles pour lesquelles la loi n'a pas fixé de délai spécifique, le CSE doit rendre son avis lors de la réunion prévue d’information-consultation, étant rappelé que les documents afférents sont communiqués par le président ou son représentant, par voie électronique, courrier recommandé ou remise en main propre contre décharge, au moins 3 jours calendaires avant la réunion.

Par exception, pour les sujets qui le nécessiteraient, une seconde réunion pourra être organisée dans un délai de 15 jours calendaires afin de permettre au CSE de délivrer un avis lors de cette seconde réunion.

A défaut d’avis rendu par le CSE lors de cette seconde réunion, il est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.

Article 9 - Comptabilité

Le CSE veille à se conformer aux obligations comptables correspondant à sa situation, en fonction de sa taille et de ses ressources, conformément aux dispositions des articles L.2315-64 et suivants du Code du travail.

Les comptes annuels du CSE sont arrêtés au 31 décembre de chaque année par le trésorier au cours d’une réunion du CSE.

Au plus tard 8 jours avant cette réunion, le trésorier doit communiquer à tous les membres du CSE (y compris le président) l’état de synthèse simplifié et le rapport annuel d’activité et de gestion.

Les comptes annuels sont approuvés par le CSE lors d’une réunion dédiée devant faire l’objet d’un procès-verbal spécifique (le président ne participe pas au vote).

Lors de cette réunion est présenté le rapport annuel d’activité et de gestion du CSE. Ce rapport présente des informations qualitatives sur les activités et sur la gestion financière, de nature à éclairer l'analyse des comptes par le CSE et les salariés de l'entreprise. Si les ressources annuelles du comité dépassent le plafond annuel fixé par le Code du travail, la présentation des comptes est confiée par les élus à un expert-comptable choisi par le comité.

Enfin, le cas échéant, le trésorier présente, lors de cette réunion, un rapport sur les conventions passées, directement, indirectement ou par personne interposée, entre le CSE et l'un de ses membres.

Le CSE devra porter à la connaissance des salariés de l’entreprise le rapport d’activité et de gestion ainsi que l’état de synthèse simplifié.

Cette communication se fera au plus tard le 31 mars de chaque année par voie électronique.

Article 10 - Personnalité civile du CSE

Le CSE est une personne morale. Le CSE gère et possède un patrimoine et gère des activités sociales et culturelles. Il peut être amené à déléguer des responsabilités à un élu ou utiliser les services bénévoles de salariés non élus ou de tiers.

Le CSE pouvant voir sa responsabilité, ou celle de l’un ou l’autre de ses élus, engagée au titre de tout ce qui précède, il apparaît nécessaire de protéger et couvrir le CSE, ou l’un ou l’autre de ses élus, par la souscription de polices d’assurance.

Une assurance responsabilité civile est souscrite obligatoirement par le CSE, sous la responsabilité du secrétaire. L’employeur doit rembourser le montant des primes d’assurance responsabilité civile.

Afin de couvrir tout risque non compris dans l’assurance responsabilité civile, des assurances complémentaires peuvent être souscrites par le CSE sur vote de la majorité des élus titulaires présents.

Article 11 - Moyens financiers

Le CSE dispose de deux budgets : l’un dédié au fonctionnement de l’instance, l’autre dédié aux activités sociales et culturelles.

• Budget de fonctionnement : 0.20 % de la masse salariale brute, telle que définie à l’article L. 2312-83 du Code du travail et calculée par année civile.

• Budget des activités sociales et culturelles : 0,4 % de la masse salariale brute, telle que définie à l’article L. 2315-61 du Code du travail et calculée par année civile.

Les membres du CSE sont tenus d’utiliser les ressources de chaque budget conformément à leur destination.

Dans un souci de simplification de la gestion financière des relations entre l’UES et le CSE, ces budgets sont versés en 1 fraction, avant le 28 février de chaque année.

Au 4^ème trimestre de chaque année, une réévaluation de ces budgets sera réalisée en fonction de la masse salariale réelle de l’année.

En cas de reliquat du budget des activités sociales et culturelles, les membres du CSE peuvent décider, par délibération, de transférer jusqu’à 10% du montant de l’excédent annuel de ce budget au budget de fonctionnement ou à des associations dans les conditions légales et règlementaires en vigueur.

De même, les membres du CSE peuvent décider, par délibération, de transférer jusqu’à 10 % du montant de l’excédent annuel du budget de fonctionnement au budget des activités sociales et culturelles dans les conditions légales et réglementaires en vigueur.

Article 12 - Moyens matériels

La Direction met à la disposition du CSE à Lyon :

• Une salle,

• Un meuble classeur fermant à clef,

• Un nombre de tables et de chaises suffisant à l’accueil des élus,

• Un ordinateur et un photocopieur,

• Une ligne téléphonique et un accès internet.

Il est précisé que le secrétaire du CSE peut réserver une salle de réunion à Lyon ou à Paris pour l’organisation d’une réunion ordinaire ou extraordinaire du CSE, en respectant les modalités de réservation en place au sein de l’UES.

Tous les membres titulaires du CSE disposent de la clé du local.

L’UES s’engage à entretenir et à renouveler en cas de besoin le matériel mis à disposition au sein du local.

Toute dépense de fonctionnement est affectée au budget de fonctionnement du CSE. Les modalités de décision des dépenses et du paiement relèvent des règles de résolution décrites dans le présent accord.

Un panneau d'affichage ainsi qu’un Drive partagé est réservé au CSE. Y figurent tous les documents relatifs aux activités sociales et culturelles en général, les procès-verbaux ou extraits de procès-verbaux, ainsi que le rapport annuel du CSE. Tout partage ou affichage est effectué sous la responsabilité du secrétaire.

Article 13 – Moyens de déplacements

Frais engagés pour des réunions ordinaires ou extraordinaires

Les frais de déplacement exposés par les membres élus titulaires du CSE (et les membres suppléants lorsqu’ils remplacent un titulaire) pour se rendre aux réunions ordinaires ou extraordinaires du CSE ou relatifs aux enquêtes et inspections sont pris en charge par l’UES, sur présentation des justificatifs, selon les barèmes et les règles en vigueur.

Frais engagés pour le fonctionnement et/ou les activités sociales et culturelles du CSE

Les frais de déplacement des membres du CSE nécessités par le fonctionnement et/ou les activités sociales et culturelles du CSE sont à la charge de ce dernier et imputés, selon leur objet, sur l’un des deux budgets dévolus au Comité.

Dans la mesure du possible, les élus du CSE doivent utiliser les transports en commun. Si un représentant du personnel est amené à utiliser son véhicule personnel, les indemnités kilométriques sont fixées à 0,54 euros par kilomètre.

Le plafond des indemnités de repas, sont fixés à 19 euros le midi et 25 euros le soir.

Quand l’horaire et le lieu de rendez-vous ne permettent pas à un membre du CSE de faire l’aller-retour depuis son domicile en une seule journée, les frais d’hébergement sont pris en charge. Le plafond des indemnités des nuits d’hôtel, petit déjeuner inclus est fixé à 150 euros en Île-de-France et 110 euros dans les autres départements de métropole.

Ces frais sont remboursés par le trésorier et/ou le secrétaire, sur présentation des justificatifs.

Article 14 - Heures de délégation

Les membres titulaires du CSE disposent à titre individuel d’un crédit mensuel d’heures de délégation déterminé conformément aux dispositions des articles L.2314-7 et R.2314-1 du Code du travail.

L’utilisation des heures de délégation s’effectue dans les conditions prévues par la loi.

Il est rappelé que les heures de délégation prises en dehors des horaires de travail doivent être justifiées par les nécessités du mandat et ne doivent pas faire obstacle au respect de la réglementation relative au temps de travail. Les représentants du personnel s’engagent donc à respecter les dispositions légales et conventionnelles relatives aux durées minimales de repos et aux durées maximales de travail.

Les membres du CSE planifient et informent l’employeur des heures de délégation qu’ils prennent aussi tôt que possible, lorsque c’est possible. Par exemple, une journée de formation, un rendez-vous, une permanence, une réunion préparatoire sont des évènements prévus à l’avance. Dès que la date et l’horaire sont connus, l’élu prévient l’employeur de son absence pour délégation. En revanche, si un élu est dans l’impossibilité de prévoir, alors il informe son supérieur au moment même où il part. Par exemple s’il est sollicité par un collège de manière impromptue, s’il doit remplacer un autre élu qui a un empêchement, si le comité reçoit une livraison pour laquelle aucun horaire n’était prévu, si l’inspection du travail vient contrôler l’entreprise et que l’élu souhaite l’accompagner, etc.

Il est précisé que les heures passées par les représentants du personnel en réunions du comité (réunions ordinaires, réunions extraordinaires) ne sont pas déduites des heures de délégation et sont considérées comme du temps de travail effectif et payées comme tel.

Le temps de déplacement pour se rendre aux réunions ordinaires et extraordinaires, qui excède le temps de trajet habituel domicile – lieu de travail, est traité comme du temps de travail effectif.

Annualisation du crédit d’heures entre les membres :

Le crédit d’heures peut être utilisé cumulativement dans la limite de 12 mois. Toutefois, un membre ne peut disposer dans le mois, de plus d'une fois et demi le crédit d’heures de délégation dont il bénéficie mensuellement.

Pour l'utilisation des heures ainsi cumulées, le représentant est tenu d’informer par écrit la Direction au plus tard 8 jours avant la date prévue de leur utilisation.

Il est convenu entre les parties que, pour faciliter la gestion administrative, la période de 12 mois pour l’appréciation du crédit d’heures annualisés sera l’année civile.

Mutualisation du crédit d’heures entre les membres :

Les heures de délégation peuvent être mutualisées entre les membres. Les élus peuvent se répartir les heures entre eux (membres titulaires entre eux ou avec les membres suppléants) sans que cela ne conduise l’un d’eux à disposer dans le mois, de plus d'une fois et demi le crédit d’heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire mensuellement.

Les membres titulaires concernés sont tenus d’informer la Direction du nombre d'heures réparties au titre de chaque mois au plus tard 8 jours avant la date prévue pour leur utilisation. L'information de la Direction se fait par un document écrit précisant l’identité des représentants concernés ainsi que le nombre d'heures mutualisées pour chacun d'eux.

Article 15 - Obligation de discrétion et secret professionnel

Les membres du CSE sont tenus au secret professionnel pour toutes les questions relatives aux procédés de fabrication.

En outre, les membres du CSE seront avertis par le président chaque fois que leur seront donnés des renseignements d'ordre confidentiel. Ils seront informés de la durée pendant laquelle l’obligation de discrétion doit être respectée.

En ce qui concerne ces renseignements, ils sont tenus à une obligation de discrétion, avec toutes conséquences de droit pouvant en découler. Ces renseignements ne pourront en aucun cas être divulgués à l’extérieur des entreprises de l’UES et par écrit.

Le président du CSE et les élus du CSE s’engagent à respecter le silence en dehors des réunions sur toutes les informations personnelles concernant un salarié de l’UES communiquées par les élus ou le président dans le cadre du CSE, sauf nécessité.

Article 16 - Représentation du CSE

Aucun membre ne détient seul le pouvoir légal de représenter le CSE.

Le CSE peut décider, par un vote majoritaire en réunion, de donner mandat à l’un de ses membres élus pour le représenter à l’occasion d’un évènement particulier décrit dans le mandat.

Article 17 - Compte rendu de gestion à la fin du mandat du CSE

Lors de la première réunion suivant les élections, les membres sortant du CSE rendent compte de leur gestion financière aux nouveaux membres du CSE.

Ils leur remettent à cet effet, par l'intermédiaire du secrétaire ou du trésorier, tous documents, notamment comptables et contractuels, relatifs à l’administration et à l’activité du CSE.

Ils leur remettent également un état des lieux exhaustif des biens meubles du CSE, ainsi que toutes les clés du local et des armoires.

La responsabilité de la passation incombe donc aux membres du bureau sortant. Pour permettre une passation dans les meilleurs délais, le président du CSE s’engage à accorder une autorisation d’absence rémunérée de 3 heures au profit du secrétaire sortant et du trésorier sortant dans la semaine suivant la désignation du nouveau bureau. Ce temps doit exclusivement permettre aux membres sortant de transmettre les documents, clés et informations nécessaires à l’entrée en fonction du nouveau bureau.

Article 18 - Dispositions finales

Le présent accord entre en vigueur le jour de son adoption, pour une durée correspondante à celle des mandats des représentants du personnel élus en 2019.

Il se substitue à l’ensemble des accords, dispositions, usages et pratiques de même nature pouvant exister au sein de l’UES.

Le présent accord pourra être modifié dans les mêmes conditions que celles prescrites pour son adoption.

Conformément aux articles L.2231-6, D.2231-2 et D.2231-4 du Code du travail, un exemplaire du présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE via la plateforme de télé-procédure du Ministère du travail.

En application des articles L. 2231-5-1 et R.2231-1-1 du Code du travail, une version rendue anonyme du présent accord (ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires) sera jointe à cet envoi pour publication de cet accord dans la base de données nationale.

Un exemplaire sera également remis au secrétariat greffe du conseil de prud’hommes du lieu de sa conclusion.

Enfin, il sera transmis aux représentants du personnel et porté à la connaissance du personnel par voie d’affichage.

Fait à Lyon, le 4 décembre 2019 en deux exemplaires originaux

Pour l’UES,

La président du CSE Les membres titulaires du CSE