ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES DE VOTE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE l’UES ELITECH 2019

ENTRE LES SOUSSIGNES :

L’Unité Economique et Sociale ELITech, constituée par les sociétés :

• ELITech Group SAS, Société par Actions Simplifiée au capital de 8 585 433 euros, ayant son siège social situé au 13-15 rue Jean Jaurès 92800 PUTEAUX, immatriculée au RCS de NANTERRE sous le numéro 527 913 479 ;

• ELITech France, Société par Actions Simplifiée au capital de 95 000 euros, ayant son siège social situé au 13-15 rue Jean Jaurès 92800 PUTEAUX, immatriculée au RCS de NANTERRE sous le numéro 453 250 037 ;

• ELITech Distribution, Société par Actions Simplifiée au capital de 500 000 euros, ayant son siège social situé au 13-15 rue Jean Jaurès 92800 PUTEAUX, immatriculée au RCS de NANTERRE sous le numéro 538 673 716 ;

• ELITech Clinical Systems SAS, Société par Actions Simplifiée au capital de 1 219 592,14 euros, ayant son siège social situé Zone Industrielle 61500 SEES, immatriculée au RCS d’ALENCON sous le numéro 318 365 228 ;

• ELITech Microbio, Société par Actions Simplifiée au capital de 480 864 euros, ayant son siège social situé 19 allée d’Athènes, Parc d’Activités du Plateau 83870 SIGNES, immatriculée au RCS de TOULON sous le numéro 503 366 239 ;

Ces sociétés, constituant actuellement le périmètre de l’UES DU GROUPE ELITECH, ont mandaté Madame XXX, Directeur des Ressources Humaines France du Groupe ELITECH, pour la signature du présent accord,

L’ensemble du périmètre couvert par l’UES du Groupe ELITech est désigné, ci-après, comme étant « l’Entreprise ».

Ci-après dénommée « l’UES » ou « l’Entreprise »

D’une part

ET :

L’organisation syndicale CGT-FO, représentative au niveau de l’UES, représentée par Madame XXX en sa qualité de Déléguée Syndicale,

D’autre part

L’UES et l’Organisation Syndicale Représentative sont collectivement ci-après dénommées : « Les Parties ».

Table des matières

Préambule 3

Ceci exposé, les Parties sont convenues de ce qui suit : 3

1. Principes généraux et cahier des charges 3

2. Recours au vote électronique 4

3. Modalité d’organisation et de déroulement des opérations de vote 4

3.1. Choix du prestataire 4

3.2. Protocole d’accord préélectoral ou note de service 4

3.3. Etablissement des fichiers 4

3.4. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données 4

3.5. Information des salaries 5

3.6. Formation au système de vote électronique 5

3.7. Expertise indépendante et formalités de déclaration 5

3.8. Cellule d’assistance technique 6

4. Déroulement des opérations de vote 6

4.1. Protocole d’accord préélectoral 6

4.2. Établissement des listes électorales et transmission au prestataire 6

4.3. Lieu et temps du scrutin 7

4.4. Modalités d’accès au site de vote et déroulement du vote 7

4.5. Suivi des opérations de vote 8

4.6. Programmation du site de vote 8

5. Clôture et Résultats 8

5.1. Clôture 8

5.2. Décompte et attribution des sièges 8

5.3. Délais de recours et destruction des données 9

6. Dispositions finales 9

6.1. Entrée en vigueur et durée de l’accord 9

6.2. Révision de l’accord 9

6.3. Formalités de dépôt de l’accord 9

Préambule

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, afin de faciliter l’organisation des élections professionnelles et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord ont engagé les négociations afin de mettre en place le vote électronique pour les opérations de vote à venir.

Les parties ont convenu que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

C’est dans ces conditions que les parties sont parvenues au présent accord applicable aux élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique unique au sein de l’UES du groupe ELITECH.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des articles L.2314-26 et suivants du Code du travail.

Ceci exposé, les Parties sont convenues de ce qui suit :

1. Principes généraux et cahier des charges

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral garantissant la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat et la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité et le respect du vote électronique ;

• La publicité du scrutin.

A cet effet, un cahier des charges est établi dans le cadre de chaque élection afin d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Ce cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail auprès de leur Direction Générale et diffusé sur l’intranet RH.

2. Recours au vote électronique

Les parties décident de recourir au vote électronique par Internet pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique.

Le recours au « vote électronique » est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe. Le vote électronique constituera la seule modalité de vote.

3. Modalité d’organisation et de déroulement des opérations de vote

   1. Choix du prestataire

Les parties signataires décident de confier la conception et la mise en place du système de vote électronique à un prestataire externe spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Le prestataire externe sera choisi par la Direction dans le respect du cahier des charges visé ci-dessus et contenant les prescriptions énoncées aux articles R.2314-6 et suivants du Code du travail.

2. Protocole d’accord préélectoral ou note de service

Dans le cadre de chaque élection, les modalités d’organisation des élections sont définies dans le protocole d’accord préélectoral, ou à défaut de protocole, dans la note de service établie unilatéralement par l’employeur.

Le protocole d’accord préélectoral, ou à défaut, la note de service, comporte, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales, ainsi que le cas échéant, le nom du prestataire retenu pour l’organisation du scrutin.

3. Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

4. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

5. Information des salaries

Chaque salarié dispose, avant l’ouverture du premier tour du scrutin, d’une notice d’information sur le déroulement des opérations électorales.

6. Formation au système de vote électronique

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

7. Expertise indépendante et formalités de déclaration

Préalablement à sa mise en place, à toute modification substantielle de sa conception ou à chaque scrutin, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante conformément aux dispositions réglementaires en vigueur, visant à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 et notamment :

• L’existence d’un cahier des charges respectant les dispositions réglementaires ;

• La confidentialité et la sécurité du dispositif ;

• L’accessibilité aux données et la présence de deux fichiers distincts et dédiés respectivement aux listes électorales et au contenu de l’urne électronique ;

• Les scellements du dispositif.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par l’Entreprise au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

8. Cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

4. Déroulement des opérations de vote

   9. Protocole d’accord préélectoral

L’Entreprise engagera une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

10. Établissement des listes électorales et transmission au prestataire

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’Entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

11. Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période précisément définie, laquelle est précisée par le protocole d’accord électoral ou la note de service qui s’y substituera à défaut.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique est scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible.

12. Modalités d’accès au site de vote et déroulement du vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement.

13. Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

14. Programmation du site de vote

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

5. Clôture et Résultats

   15. Clôture

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

16. Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La remise de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Les deux assesseurs nominativement identifiés (le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs, à défaut d’accord) ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l'urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

17. Délais de recours et destruction des données

L’Entreprise ou le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’Entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

6. Dispositions finales

   18. Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord entre en vigueur au jour de sa signature.

Il est conclu exclusivement pour la durée du protocole d’accord préélectoral relatif aux prochaines élections des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique, qui seront organisées en 2019.

Le présent accord remplace et annule toutes les dispositions résultant d’accords collectifs, d’usages ou de tout autre politique en vigueur au sein de l’UES portant sur le même objet.

19. Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé à tout moment, dans les conditions prévues aux articles L.2222-5, L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du travail.

20. Formalités de dépôt de l’accord

Le présent accord sera notifié à l’organisation syndicale représentative. Cette formalité sera effectuée par la remise d’un exemplaire de l’accord lors de sa signature, ou à défaut par remise en mains propres ou par lettre recommandée avec accusé de réception. Pour les organisations syndicales disposant d'une section syndicale dans l'entreprise, elle fera courir le délai de deux mois pour engager l’action en nullité prévue par l’article L.2262-14 du Code du travail.

Le présent accord fera l’objet d’un dépôt en ligne sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail (« TéléAccords ») par le représentant légal de l’Entreprise. Un exemplaire sera également remis au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes de son lieu de conclusion.

Les termes du présent accord seront portés à la connaissance de l’ensemble du personnel par voie d’affichage ou tout autre support de communication.

Fait à Puteaux, le 23 octobre 2019,

En 6 exemplaires, dont une version anonymisée aux fins de publication

Pour l’UES, XXX DRH France

Pour la CGT-FO, XXX Déléguée Syndicale