Accord sur la mise en place et le fonctionnement

Du comité social et économique

au sein du GIE VIA BIO

ENTRE :

Le GIE VIA BIO, Groupement d’intérêt économique dont le siège social est situé aux 41, rue du bois Chaland – 91090 LISSES, immatriculée au RCS d’Evry sous le Numéro 528 809 00042

Représentée par Monsieur

D’une part,

ET

La majorité des membres titulaires du C.S.E,

D’autre part,

II est convenu le présent accord d'entreprise

SOMMAIRE

PREAMBULE 3

Chapitre 1 4

Mise en place du comité social et économique 4

Article 1. Mise en place du C.S.E 4

Article 2. Fonctionnement du comité social et économique (C.S.E) 4

Article 3. Les moyens du comité social et économique (C.S.E) 7

Article 5. Frais de déplacement des institutions représentatives du personnel 15

Chapitre 2 16

Dispositions finales 16

Article 1. Substitution 16

Article 2. Suivi de l’accord et clauses de rendez-vous 16

Article 3. Entrée en vigueur et durée de l’accord 16

Article 4. Révision de l’accord 16

Article 5. Dénonciation de l’accord 16

Article 6. Notification, publicité et dépôt de l’accord 16

ANNEXES 18

PREAMBULE

L’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, dite ordonnance « Macron », réforme les dispositions du code du travail en matière de représentation du personnel, notamment en instaurant une instance unique dénommée « comité social et économique ».

L’objectif de cette réforme est d’améliorer l’efficacité et la qualité du dialogue social au sein de l’entreprise en particulier par la mise en place d’une instance adaptée à la diversité des entreprises et d’un dialogue social plus stratégique.

Au sein de la Société VIA BIO il existe de longue date un dialogue social actif et il est apparu utile aux parties signataires d’envisager ensemble les moyens de continuer à faire évoluer ce dialogue en privilégiant une approche davantage adaptée à l’organisation de l’entreprise, dans l’esprit de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017.

Il est rappelé que toute disposition conventionnelle relative aux anciennes instances représentatives du personnel (délégués du personnel, comités d’entreprise, CHSCT , DUP) a cessé de produire effet à compter de la date du premier tour des élections des membres du C.S.E.

2. Chapitre 1

   Mise en place du comité social et économique

   de la société VIA BIO

Article 1. Mise en place du C.S.E

Le C.S.E a été mis en place à l’occasion des élections professionnelles, organisées en décembre 2019. La date du premier tour a été fixée au 6 décembre 2019. Un second tour a été organisé le
20 décembre 2019.

Pour information, les effectifs retenus pour le calcul du nombre de sièges à attribuer dans le cadre de l'Election sont les effectifs prévus au jeudi 24 octobre 2019. Ils sont établis conformément aux dispositions de l'article L1111-2 du Code du Travail et s’établissait à 105.30 salariés. Lors du second tour des élections professionnelles, 2 titulaires et 2 suppléants ont été élus.

Le C.S.E est composé de l’employeur et d’une délégation du personnel.

Les membres du C.S.E sont élus pour 4 ans.

Enfin, il a été convenu par décision unilatérale l’adoption du vote électronique, dans le cadre des élections professionnelles.

Article 2. Fonctionnement du comité social et économique (C.S.E)

1. Rôle du C.S.E

Le comité social et économique a pour mission d'assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l'évolution économique et financière de l'entreprise, à l'organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production.

Il est informé et consulté sur les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise et est également compétent dans le champ de la santé, de la sécurité et des conditions de travail.

En sus des attributions générales décrites ci-avant, sont dévolues aux membres titulaires du C.S.E des missions spécifiques, à savoir la gestion du bureau de l’instance (exercice des fonctions de secrétaire ou de trésorier).

2. Président du C.S.E

Le C.S.E est présidé par un représentant de la société, dûment mandaté et assisté éventuellement de trois collaborateurs ayant voix consultative, dans les conditions fixées par le code du travail. Il peut être assisté de tout responsable en charge d’un sujet à l’ordre du jour.

Il est entendu que les représentants de la direction des ressources humaines appartenant à une société du groupe sont invités de droit aux réunions du C.S.E.

3. Bureau du C.S.E

Le bureau du C.S.E est constitué :

• D’un secrétaire ;

• D’un trésorier ;

Ils sont élus parmi les membres titulaires du C.S.E.

• Secrétaire et secrétaire adjoint du C.S.E

Le secrétaire du C.S.E a pour missions principales :

• D’arrêter conjointement avec l’employeur l’ordre du jour des réunions du C.S.E ;

• D’établir le procès-verbal des réunions ;

• D’assurer les liaisons avec les tiers (inspecteur du travail, etc.), les membres du C.S.E et la Direction ;

• De veiller à la bonne exécution des différentes décisions prises par le C.S.E ;

• D’assurer la liaison entre les salariés et le C.S.E ;

• De s’occuper de la correspondance du C.S.E ;

• De s’occuper des attributions en matière de santé, sécurité et des conditions de travail.

Le secrétaire adjoint prend en charge les missions du secrétaire lorsque celui-ci est absent ou indisponible et peut l’assister dans la réalisation de ses prérogatives.

• Trésorier du C.S.E

Le trésorier du C.S.E a pour mission principale de gérer les comptes du C.S.E et d’assurer la transparence desdits comptes, étant précisé qu’une comptabilité doit être tenue dans les conditions fixées aux articles L.2315-64 et suivants du code du travail.

Le trésorier doit notamment :

• Ouvrir et gérer les comptes bancaires du C.S.E ;

• Régler les factures du C.S.E, gérer ses ressources et son patrimoine et archiver les documents comptables ;

• Gérer la dotation de fonctionnement du C.S.E ;

• Etre l’interlocuteur privilégié de l’expert-comptable du C.S.E ;

• Préparer le rapport présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière visé à l’article L.2315-69 du code du travail ;

• Présenter, un rapport sur les conventions passées, directement, indirectement ou par personne interposée, entre le comité social et économique et l'un de ses membres ;

• Assurer que les comptes annuels du C.S.E soient portés à la connaissance des salariés par tous moyens.

Le trésorier adjoint prend en charge les missions du trésorier lorsque celui-ci est absent ou indisponible et peut l’assister dans la réalisation de ses prérogatives.

4. Crédit d’heures de délégation des membres du C.S.E

Le crédit d’heures de délégation des membres du C.S.E est fixé conformément à l’article 6.

5. Réunions du C.S.E

Le C.S.E se réunit au moins 6 fois par an sur convocation du président, dans le cadre de réunions ordinaires. Aucune réunion ne se tiendra durant les mois de mai, d’août et décembre.

Les dates des 6 réunions annuelles de l’année n+1 sont définies par le président du C.S.E et communiquées lors de la dernière réunion du C.S.E en décembre de l’année n. Il est convenu entre les parties que les dates des réunions pour l’année 2020 sont fixées en annexe du présent accord¹.

Des réunions extraordinaires peuvent également se tenir sur convocation du président ou sur demande écrite signée de la majorité des membres titulaires, accompagnée du projet d’ordre du jour.

Le temps passé par les membres du C.S.E aux réunions convoquées par la Direction est considéré comme du temps de travail effectif, rémunéré comme tel et n’est pas déduit des crédits d’heures de délégation prévus par le présent accord.

Les convocations aux réunions du C.S.E sont adressées par tous moyens écrits (courriel, courrier, etc.), accompagnées des ordres du jour au moins trois jours avant la tenue des réunions.

Les suppléants assistent aux réunions uniquement en l’absence du titulaire. Tout titulaire qui se trouverait dans l’impossibilité d’assister à une réunion du C.S.E devra en avertir un suppléant et s’assurer de sa présence à ladite réunion.

Assistent en outre avec voix consultative aux réunions du comité social et économique portant en tout ou partie sur des questions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail :

• Le médecin du travail,

• Le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail OU l'agent chargé de la sécurité et des conditions de travail.

L’inspecteur du travail ainsi que les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale sont invités, pour leur part, notamment aux réunions du C.S.E consécutives à un accident de travail ayant entrainé un arrêt de travail d'au moins trente jours ou à une maladie professionnelle ou à caractère professionnel.

Il est rappelé que l'employeur informe annuellement l'agent de contrôle de l'inspection du travail, le médecin du travail et l'agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale du calendrier retenu pour les réunions consacrées aux sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail, et leur confirme par écrit au moins huit jours à l'avance la tenue de ces réunions.

6. Déroulement des réunions

Par principe, les réunions du C.S.E se tiendront dans les locaux de la Société situés au 41 rue du bois Chaland 91090 LISSES. Il pourra être fait recours à la visioconférence sur décision du Président dans les conditions prévues à l’article 3.4.

7. Procès-verbal

Un procès-verbal de chaque réunion sera établi par le secrétaire de l’instance dans les quinze jours suivant la tenue de la réunion et transmis pour observations aux autres membres de l’instance, dont son président, dans ce délai, ou bien, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de 15 jours, avant cette réunion. Le délai de transmission est réduit à 3 jours dans le cadre de la consultation du C.S.E sur un projet de restructuration avec compression des effectifs.

Après approbation par tous moyens probants (échanges de courriels, courrier, adoption en réunion plénière), le procès-verbal pourra être diffusé auprès des salariés de la Société au moyen d’un envoi par courriel en utilisant leur adresse électronique professionnelle et pourra être affiché sur les panneaux dédiés à cet effet, dans les conditions décrites par l’article 3.8 infra.

En cas de désaccord persistant sur les modalités de rédaction du procès-verbal, la Direction ou l’un des membres de l’instance en désaccord pourra demander que sa position écrite soit jointe au procès-verbal et diffusée avec le procès-verbal.

Il est entendu que pour des nécessités de bon fonctionnement de l’entreprise, la Direction pourra exceptionnellement demander la rédaction d’un extrait de procès-verbal dans un délai maximal d’une semaine.

Il sera soumis pour approbation aux autres membres de l’instance, dont son président, lors de la prochaine réunion du C.S.E.

8. Délais impartis au C.S.E pour émettre son avis

Pour l’ensemble des consultations pour lesquelles la loi n’a pas fixé de délai spécifique pour le C.S.E pour rendre son avis, les parties conviennent des modalités suivantes.

Les parties conviennent par le présent accord que le C.S.E est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif s’il ne s’est pas prononcé à l’expiration d’un délai de 15 jours. Ce délai de consultation court à compter de la communication par la Société des informations prévues pour la consultation ou de l’information par cette dernière de leur mise à disposition dans la BDES.

Au demeurant, le C.S.E peut décider de rendre son avis à tout moment, y compris lors de la première réunion d’information portant sur le thème de consultation, dès lors qu’il s’estime suffisamment informé.

Les informations prévues pour la consultation seront remises aux membres du C.S.E ou mises à disposition dans la BDES, au plus tard lors de la première réunion de consultation.

Lorsqu’à l’occasion d’une consultation, le C.S.E aura recours à l’assistance d’un expert, le délai ci-dessus sera porté à un mois.

Article 3. Les moyens du comité social et économique (C.S.E)

9. Budget ASC : activités sociales et culturelles

Le budget du C.S.E relatif aux activités sociales et culturelles est de 1 % de la masse salariale de la Société VIA BIO.

Les parties rappellent que la masse salariale brute est constituée par l’ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application des dispositions de l’article L. 242-1 du Code de la sécurité sociale, à l’exception des indemnités versées à l’occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée (notamment les indemnités de licenciement légale ou conventionnelle, les indemnités versées à l’occasion d’une rupture conventionnelle ou d’une transaction, les indemnités compensatrices de préavis et de congés payés). Les sommes effectivement distribuées aux salariés lors de l’année de référence en application d’un accord d’intéressement ou de participation ne sont pas incluses dans la masse salariale brute.

10. Budget de fonctionnement

Au regard de l’effectif actuel de la Société VIA BIO le budget de fonctionnement du C.S.E est de 0,2% de la masse salariale.

Les parties rappellent que la masse salariale brute est constituée par l’ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application des dispositions de l’article L.242-1 du code de la sécurité sociale, à l’exception des indemnités versées à l’occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée (notamment les indemnités de licenciement légale ou conventionnelle, les indemnités versées à l’occasion d’une rupture conventionnelle ou d’une transaction, les indemnités compensatrices de préavis et de congés payés). Les sommes effectivement distribuées aux salariés lors de l’année de référence en application d’un accord d’intéressement ou de participation ne sont pas incluses dans la masse salariale brute.

11. Transfert du budget de fonctionnement vers le budget destiné aux activités sociales et culturelles

En cas de reliquat budgétaire, les membres du C.S.E peuvent décider, par une délibération, de transférer une partie du montant de l’excédent annuel du budget de fonctionnement vers le budget destiné aux activités sociales et culturelles, dans les conditions et limites fixées par le législateur.

12. Recours à la visioconférence

Par principe, la tenue des réunions du C.S.E requiert la présence physique des membres.

Pour des raisons pratiques et dans un souci de préservation de l’environnement, le recours à la visioconférence pourra être utilisé selon les dispositions légales prévues à cet effet et à l’initiative du Président pour réunir le C.S.E et les commissions.

13. Local du C.S.E

Le C.S.E dispose d’un local mis à sa disposition au siège de la Société. Ce local est aménagé et doté du matériel nécessaire à son fonctionnement, à savoir :

• Un bureau ;

• Deux chaises ;

• Un meuble de rangement ;

• Une ligne téléphonique

• Un ordinateur fixe.

En outre, les membres du C.S.E pourront utiliser le fax et le photocopieur de la Société pour leur besoin de fonctionnement, et ce, en fonction des heures d’ouverture des bureaux concernés.

Par ailleurs, la Société met à disposition du C.S.E, en fonction de ses besoins, une salle de réunion adéquate.

14. Les informations et consultations récurrentes du comité social et économique

1. Périodicité des consultations récurrentes

• Consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise

Les parties conviennent que les procédures d’informations-consultations au titre des orientations stratégiques de l’entreprise auront lieu tous les trois ans.

La prochaine consultation sur les orientations stratégiques aura lieu en début d’année 2020. La consultation suivante aura donc lieu en 2023.

• Consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise

Les parties conviennent que les procédures d’informations et consultations au titre de la situation économique et financière de l’entreprise auront lieu tous les ans.

• Consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi

Les parties conviennent que les procédures d’informations et consultations au titre de la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi auront lieu tous les ans.

2. Contenu des consultations récurrentes

Il est convenu entre les parties que le C.S.E a librement accès, via la BDES, aux informations requises afin de pouvoir se prononcer dans le cadre de chacune des consultations obligatoires :

• Consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise

• Consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise

• Consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi

  15. BDES: Base de données économiques et sociales

  1. Organisation de la BDES

Les parties s’accordent sur le fait que la base de données économiques et sociales mise en place par la société VIA BIO, et dont la trame figure en annexe des présentes, est de qualité et satisfait aux exigences requises. La BDES fait figurer les informations directement ou par référence à des documents disponibles avec indication de la source.

Les parties conviennent que la BDES, telle qu’elle est organisée au sein de la société et qui porte sur les 2 années précédentes et l’année en cours, servira de base aux consultations récurrentes et ponctuelles, étant précisé que les informations communiquées via la BDES se suppléent à celles dont la communication est prévue par les dispositions supplétives du code du travail relatives aux consultations et informations récurrentes.

Dans sa composition telle que définie en annexe et compte tenu des fusions intervenues, la BDES reprend les informations visées en annexe à compter de l’année 2019.

En outre, les parties précisent que la BDES intègre les informations nécessaires aux négociations obligatoires.

Enfin, les documents de présentation remis, le cas échéant, aux membres du C.S.E préalablement ou lors d’une réunion d’information et/ou de consultation seront intégrés dans la BDES.

La société informera par courriel les personnes concernées de la mise à disposition des informations requises, ce qui constituera le point de départ des délais de consultations fixés au point 8 de l’article 2.

Il ne pourra pas être imposé à la société de communiquer les données et informations requises autrement que par leur mise à disposition dans la BDES.

2. Accès

Les membres de la délégation du personnel du C.S.E et les délégués syndicaux accèdent à la BDES au moyen d’un lien de partage envoyé à chaque utilisateur sur sa messagerie professionnelle, qui est personnellement responsable de l’utilisation qui en est faite. Ce lien ne doit en aucun cas être communiqué à un tiers ou à un membre de la Société non reconnu comme utilisateur de la base de données. Chaque utilisateur s’engage à signer la charte d’utilisation de la BDES qui figure en annexe² du présent accord.

L’accès à la BDES est possible 24h sur 24, 7 jours sur 7, sous réserve des périodes d’indisponibilités liées à la maintenance des systèmes informatiques.

La BDES sera hébergée auprès d’un prestataire extérieur à l’entreprise, spécialisé dans ce domaine et choisi par le service informatique de la Société VIA BIO. Pour assurer la protection des données, les transferts se feront en « https crypté ». Le service informatique de la Société VIA BIO aura la faculté de faire évoluer les moyens de protection en fonction des besoins et de l’évolution des technologies.

Par principe, les documents contenus dans la BDES sont consultables et non imprimables. Seuls les documents concernant le fonctionnement du C.S.E et répondant aux obligations légales d’information et de consultation seront imprimables, sous la responsabilité des membres élus ou désignés.

En outre, le document imprimé comportant des informations confidentielles sera revêtu de la mention « confidentiel » ou selon le cas « information privilégiée ». Le représentant du personnel doit s’engager à ne pas le divulguer aux tiers.

3. Mise à jour des informations

La BDES est régulièrement mise à jour par la Direction conformément à la réglementation.

La BDES servira de réceptacle de l’information et de la communication des éléments légaux à destination des membres du C.S.E, à l’exception des éléments obligatoires, remis lors de la consultation du C.S.E donnant lieu à des votes sur les personnes physiques (licenciement par exemple). Ces derniers continueront à être adressés sous la forme habituelle.

4. Obligation de discrétion 

Il est rappelé que les membres du C.S.E et les délégués syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations contenues dans la BDES revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par la société.

Dans le souci de favoriser la gestion de cette confidentialité eu égard à la multiplicité des informations communiquées, il est expressément convenu que tout document figurant dans la BDES sera réputé confidentiel pour une durée de 3 ans sauf précision différente de l’entreprise pour un document spécifique.

En conséquence, les membres du C.S.E s’interdisent de communiquer en interne comme en externe un document figurant dans la BDES sans l’accord exprès écrit de la Direction.

16. Modalités de communication du C.S.E

L’affichage des communications s’effectue librement sur les panneaux réservés à cet effet.

A chaque implantation de nouvelles unités dans le cadre du développement de l’entreprise, la pose d’un tableau d’affichage, réservé aux publications du C.S.E sera effectuée. Le C.S.E dispose d’une surface permettant l’affichage de 4 feuillets de dimension A4.

Compte tenu de l’organisation de la Société, la Société VIA BIO accepte que le C.S.E procède à la diffusion du procès-verbal de ses réunions, dûment adopté en réunion dans les conditions décrites à l’article 2.7. supra, auprès des salariés de la Société par envoi par courriel sur leur adresse électronique professionnelle.

En outre, la Société VIA BIO accepte d’assurer le routage électronique et l’affichage des communications pour le compte des membres du C.S.E. Les communications concernées sont celles qui ont vocation à être affichées sur les panneaux réservés à cet usage, à l’exclusion de tout autre.

Les membres du C.S.E s’engagent à faire un usage raisonnable de ces communications, dans leur fréquence comme dans leur contenu. Si tel n’était pas le cas, la direction se rapprocherait du membre concerné afin de lui faire part de son appréciation de la situation en lui demandant de faire le nécessaire pour y porter remède. Si le désaccord persistait, la direction notifierait la fin du routage par ses soins, laissant alors le membre le soin de procéder à ses communications par les voies traditionnelles.

Les communications du C.S.E doivent émaner de personnes dûment accréditées par elles pour les représenter.

1. Organisation du circuit d’information

Afin de faciliter la communication, il est convenu que toutes les communications du C.S.E seront adressées sous forme de courriel à un point d’entrée de la DRH dont l’adresse de messagerie sera communiquée par ailleurs.

A ce courriel, sera jointe la feuille de communication sous la forme d’un fichier PDF.

Ce courriel devra comporter :

• L’origine et le nom de son ou de ses auteurs ;

• Les destinataires souhaités : l’ensemble des salariés.

Il sera alors routé au plus tard dans les cinq jours ouvrés, par le point d’entrée DRH vers les destinataires.

Le Biologiste responsable du site concerné procédera à l’impression du document et à son affichage sur le panneau réservé à cet usage.

L’envoi au point d’entrée de la DRH vaudra « information concomitante » de la Direction.

2. Liberté d’expression

La liberté d’expression des membres du C.S.E s’exerce dans les limites suivantes :

• Les communications devront être conformes à l’objet et aux attributions des membres du C.S.E ;

• Les communications devront être le fait du secrétaire du C.S.E ou d’un membre du bureau dûment habilité ;

• Le contenu devra respecter les principes applicables à la presse en matière de liberté d’expression.

3. Libertés individuelles

Les membres du C.S.E s’interdisent d’adresser des communications directement sur les adresses de messagerie professionnelle des salariés, à l’exception des communications qui concernent les activités sociales et culturelles du C.S.E ainsi que les procès-verbaux des réunions du C.S.E.

Dans le cadre de ces communications, les membres du C.S.E devront se conformer aux dispositions du règlement général du Parlement européen du 27 avril 2016 et de la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978.

Les messages qui seront envoyés aux salariés par le C.S.E devront comporter, en bas de page, la formule « si vous ne souhaitez plus recevoir de communications de notre part, merci de nous le faire savoir. Vos données personnelles seront effacées de notre fichier ». Si le salarié en manifeste le souhait, le C.S.E s’oblige à détruire ses coordonnées de son fichier.

Enfin, le C.S.E s’interdit de communiquer les coordonnées des salariés à quelque tiers que ce soit ou à en faire un usage autre que celui entrant dans la vocation et ses attributions.

Le C.S.E veillera à assurer la confidentialité de ses fichiers de données personnelles et à n’en réserver l’accès qu’aux membres du C.S.E dûment habilités par celui-ci. Il s’ensuit qu’en fin de mandat, les membres du C.S.E s’interdisent de quelque manière que ce soit et pour quelque motif que ce soit, de conserver ces données personnelles.

4. Protection de la marque

Le C.S.E est libre d’utiliser un logo de son choix sous réserve de ne pas utiliser celui de la Société VIA BIO ou du groupe auquel elle appartient.

17. Frais de déplacement

Les modalités de remboursement des frais de déplacement des membres du C.S.E sont fixées conformément à l’article 5.2 .

Article 4. Les heures de délégation des institutions représentatives du personnel

1. Répartition du crédit d’heures en fonctions des missions exercées par les membres du C.S.E

2. Chaque membre titulaire du C.S.E dispose d’un crédit d’heures mensuel de 21 heures 

Lorsque le membre du C.S.E est un salarié soumis à un forfait annuel en jours, le crédit d’heures est regroupé en demi-journées qui viennent en déduction du nombre annuel de jours travaillés fixé dans la convention individuelle du salarié. Une demi-journée correspond à quatre heures de mandat.

3. Modalités relatives aux crédits d’heures

1. Décompte des heures de délégation

Les crédits d’heures sont, sauf stipulation différente, des crédits d’heures mensuels. Ils correspondent à un nombre d’heures maximal que le titulaire du mandat peut utiliser autant que de besoin. 

Par exception, pour les membres titulaires de la délégation du personnel du C.S.E, ce crédit peut être utilisé cumulativement dans la limite de douze mois. Cette règle ne peut conduire un membre à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demi le crédit d'heures de délégation dont il bénéficie.

Pour l'utilisation des heures ainsi cumulées, le représentant informe la direction au plus tard 8 jours avant la date prévue de leur utilisation.

En outre, les membres du C.S.E peuvent, chaque mois, répartir entre eux et avec les membres suppléants le crédit d’heures de délégation dont ils disposent.

La répartition des heures entre les membres du C.S.E ne peut conduire l'un d'eux à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demie le crédit d'heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire en application de l’article R. 2314-1.

Les membres titulaires du C.S.E concernés informent l'employeur du nombre d'heures réparties au titre de chaque mois au plus tard 8 jours avant la date prévue pour leur utilisation. L'information de l’employeur se fait par un document écrit précisant leur identité ainsi que le nombre d'heures mutualisées pour chacun d'eux.

2. Prise des heures de délégation

Les crédits d’heures sont pris sur le temps de travail et en dehors du temps de travail.

Cependant, la prise des heures de délégation en dehors des heures de travail, qui ne saurait être qu’exceptionnelle, ne peut conduire à un dépassement de la durée hebdomadaire applicable dans l’Entreprise, ni déroger au repos quotidien et hebdomadaire.

Afin que le Responsable hiérarchique puisse prendre les dispositions éventuelles que cette absence nécessiterait, chaque Représentant du Personnel devra l’en informer et ce, 48 heures à l’avance, sauf circonstances exceptionnelles.

A cette fin, chaque membre utilisant des heures de délégations dans le cadre du C.S.E doit remplir et remettre à son responsable un bon de délégation selon le modèle en annexe³ mentionnant l’heure de début puis le compléter avec l’heure de fin. Ce système de bons de délégation pourra évoluer vers une gestion informatisée.

Il est rappelé que la saisie de ces bons de délégation n’est pas un moyen de contrôle de l'activité des représentants du personnel. Ils doivent permettre d'une part, aux représentants du personnel, d'exercer totalement leurs prérogatives et, d'autre part, à la direction d'assurer la bonne gestion administrative des heures de délégation et en particulier, d'en garantir le paiement.

3. Paiement des heures de réunion

Lorsqu’ils participent à une réunion organisée à l’initiative de la Direction, les Représentants du Personnel et les salariés présents dans le cadre des réunions de négociation, se verront payer les heures passées en réunion, comme temps de travail. La rémunération est faite sur la base du temps normalement travaillé.

Le temps passé aux réunions convoquées par la Direction, ne s’impute pas sur les crédits d’heures éventuels, sauf stipulation différente.

Article 5. Frais de déplacement des institutions représentatives du personnel

1. Généralités

Les représentants du personnel sont habilités à se rendre au siège ainsi que dans les locaux des différents sites appartenant à la société VIA BIO.

A cette occasion, le représentant du personnel se fait connaître auprès du responsable du site sur lequel il se rend.

Le représentant du personnel, à l’exclusion de toute personne n’ayant pas cette qualité, peut se déplacer librement sur les différents sites, durant les heures de travail, ou au siège de la Société aux heures d’ouverture des bureaux, pour y prendre tout contact nécessaire à l’accomplissement de sa mission. Le représentant du personnel doit alors respecter les règles de sécurité et d’hygiène en vigueur sur les sites sur lesquels il se rend.

La Direction du site veille à faciliter cette mission et ces contacts. Pour sa part, le représentant du personnel s’efforce de ne pas gêner le fonctionnement du site et la prise en charge des patients du Laboratoire et d’exercer sa mission hors de la vue et de l’écoute des patients du Laboratoire, et en toute hypothèse, hors des locaux ouverts à la patientèle.

2. Frais de déplacement des membres du C.S.E

Les déplacements des membres du C.S.E pour se rendre aux réunions convoquées par l’employeur sont pris en charge par la Direction sur présentation des justificatifs y afférents.

Les frais exposés lors des déplacements de toute autre nature, nécessaires au fonctionnement du C.S.E, sont pris en charge par celui-ci dans le cadre de son budget de fonctionnement.

5. Chapitre 2

   Dispositions finales

Article 1. Substitution

Il est expressément convenu que le présent accord se substitue à tout accord, disposition conventionnelle, usage, engagement unilatéral ou pratique mise en place antérieurement par quel que mode que ce soit, et qui aurait le même objet.

Article 2. Suivi de l’accord et clauses de rendez-vous

Conformément aux dispositions de l’article L. 2222-5-1 du code du travail, les parties conviennent de se rencontrer dans l’année suivant la conclusion de l’accord / mise en place du C.S.E pour faire le bilan de l’application des stipulations du présent accord.

En cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des stipulations du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai raisonnable afin d’adapter lesdites stipulations.

Article 3. Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord prend effet au jour de sa signature et est conclu pour une durée indéterminée.

Article 4. Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé dans les conditions fixées par la loi.

Article 5. Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé dans les conditions fixées par la loi par les parties signataires.

Article 6. Notification, publicité et dépôt de l’accord

Conformément à l’article L.2231-6 du Code du travail, l’accord fera l’objet d’un dépôt dématérialisé auprès de la DIRECCTE à l’adresse : https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Il sera déposé également au Greffe du Conseil de prud’hommes d’Evry.

Les parties sont informées qu’en application des dispositions des articles L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord, dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et signataires, sera rendu public et versé dans une base de données nationale, dont le contenu est publié en ligne dans un standard ouvert aisément réutilisable (il s’agit aujourd’hui de legifrance.gouv.fr.).

Toutefois, les parties sont informées qu’elles peuvent acter qu'une partie de la convention ou de l'accord ne doit pas faire l'objet de cette publication par décision motivée et signée par la majorité des organisations syndicales signataires de la convention.

Cet acte, ainsi que la version intégrale de l'accord et la version de l'accord destinée à la publication, sont joints au dépôt prévu à l'article L. 2231-6 du Code du travail.

Mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel.

En cas de révision, il sera procédé aux formalités précédemment évoquées.

A Lisses, le 29 janvier 2020

Pour la société VIA BIO

Monsieur

Et la majorité des membres titulaires du C.S.E

ANNEXES

Annexe 1 : Calendrier des réunions 2020

Annexe 2 : Charte d’utilisation de la BDES

Annexe 3 : Bons de délégation

ANNEXE 1 | CALENDRIER DES REUNIONS 2020

• 25 mars 2020 : intégration des sujets relevant de la santé, la sécurité ou les conditions de travail

• 29 avril 2020

• 20 juillet 2020 : : intégration des sujets relevant de la santé, la sécurité ou les conditions de travail

• 30 septembre 2020 : : intégration des sujets relevant de la santé, la sécurité ou les conditions de travail

• 25 novembre 2020 : : intégration des sujets relevant de la santé, la sécurité ou les conditions de travail

ANNEXE 2 | CHARTE D’UTILISATION DE LA BDES DE LA SOCIETE VIA BIO

PREAMBULE

Le dispositif de la Base de données économiques et sociales (BDES) a pour objet de faciliter l’exploitation et l’appropriation par les représentants du personnel des informations économiques et sociales concernant l’entreprise permettant de partager avec l’employeur une vision des orientations stratégiques de l‘entreprise.

La BDES doit permettre de :

• Remettre dans leur contexte les résultats de l’entreprise et sa situation économique et sociale,

• Mieux comprendre et partager les orientations stratégiques de l’entreprise et la déclinaison de leurs impacts organisationnels et financiers,

• Présenter les impacts de ces orientations sur la répartition de la valeur créée entre les parties prenantes.

La circulaire DGT 2014/1 du 18 mars 2014 relative à la BDES précise que « Cet objectif partagé par le législateur vise à changer le mode de relation entre élus et employeurs pour qu’il soit plus participatif, fondé sur une vision plus prospective des données de l’entreprise, et à terme plus simple ».

Aussi, les articles L. 2312-19 et suivants du code du travail fixent les grands principes de constitution et de fonctionnement de la BDES qui est le support des consultations récurrentes du comité social et économique sur les orientations stratégiques de l’entreprise, sa situation économique ainsi que sa politique sociale.

La BDES étant par essence le réceptacle d’un certain nombre d’informations économiques et sociales sensibles, le législateur rappelle que l’accès à la BDES s’accompagne d’une obligation stricte de discrétion pour ses utilisateurs.

La Société VIA BIO est convaincue que ce nouveau dispositif est une opportunité pour des relations sociales plus dynamiques et des échanges constructifs, le succès du dispositif étant néanmoins conditionné par la mise en place d’une relation de confiance entre ses utilisateurs, représentants du personnel et employeur.

La présente charte est un code de déontologie formalisant les règles légales et de sécurité relatives à l’utilisation de la BDES, rappelant la nécessité pour tous de respecter la législation et les droits des tiers et informant des dispositifs de surveillance des systèmes dans le respect de la vie privée des salariés.

Tout manquement, selon sa gravité, est susceptible d’entraîner pour l’utilisateur des sanctions disciplinaires telles que prévues par le règlement intérieur de l’entreprise, et ce sans exclusion d’éventuelles actions pénales ou civiles à son encontre.

Avant son entrée en vigueur, la présente charte a été soumise à l’avis des représentants du personnel.

CHAPITRE 1 : REGLES GENERALES D’UTILISATION

1. Champ d’application

La présente charte s'applique à l’ensemble des utilisateurs de la BDES tels que définis par la loi, à savoir :

• Les représentants du personnel élus et désignés au comité social et économique,

• Les délégués syndicaux.

Sont concernés tant les représentants du personnel titulaires de leur mandat que les représentants suppléants.

Les modalités d’utilisation de la base doivent permettre à ces représentants du personnel, qu’ils soient titulaires ou suppléants, d’exercer utilement leurs compétences respectives.

Il est précisé que les représentants de section syndicale n’ont pas accès à la BDES.

La présente charte s’applique le cas échéant à tout prestataire extérieur ayant accès aux données de la BDES. Tout prestataire extérieur devra s’engager à respecter les obligations incombant aux utilisateurs de la BDES.

2. Accès à la BDES

Dès l’entrée en vigueur de la présente charte, chaque représentant du personnel et tout nouveau représentant du personnel s’en verra remettre un exemplaire.

L’activation de l’accès à la BDES est conditionnée par la signature de la présente charte, par laquelle l’utilisateur reconnait en avoir pris connaissance et s’engager à en respecter toutes les dispositions.

1.2.1. Confidentialité des paramètres d’accès

La BDES est accessible aux représentants du personnel sur le poste de travail du représentant du personnel et/ou les postes informatiques mis à leur disposition dans les locaux de l’entreprise, grâce à un réseau informatique interne sécurisé.

La mise en œuvre concrète de cet accès aux informations contenues dans la base de données se traduit par l’ouverture d’un compte nominatif pour chaque destinataire, dans le système informatique de l’entreprise.

L’accès aux informations contenues dans la BDES est ainsi protégé par des paramètres de connexion comprenant :

• un identifiant qui permet aux représentants du personnel d’être reconnus par le système informatique lors de la connexion ;

• un mot de passe personnel non modifiable ;

• un lien de partage envoyé à chaque utilisateur sur sa messagerie professionnelle.

Pour accéder à la base de données, l’entreprise communique à chaque représentant du personnel les éléments ci-dessus.

Les droits d’accès à la base de données fournis par l’entreprise sont strictement personnels et ne peuvent en aucun cas être transmis, communiqués, même temporairement, à une autre personne, salarié ou non de l’entreprise, y compris si cette personne a elle-même accès à tout ou partie de la base de données. Ces paramètres sont personnels à chaque représentant du personnel et doivent être gardés confidentiels. Le représentant du personnel doit être le seul à connaître son mot de passe. Si le représentant du personnel a des raisons de penser que ses identifiants, code d’accès, sont connus par d’autres personnes que lui-même, il le signale par tout moyen et dans les meilleurs délais à l’administrateur de la base de données (ou « au DSI ») qui lui en communiquera de nouveaux.

Afin de protéger au mieux l’accès à la base de données, l’entreprise se réserve la faculté de modifier à tout moment tout ou partie des paramètres ou modalités d’accès ci-dessus. Ces modifications seront faites de telle sorte que les représentants du personnel concernés ne seront pas empêchés d’accéder à la base de données.

Ils doivent être saisis à chaque accès et ne pas être conservés en mémoire dans le système informatique.

Lorsqu’il quitte son poste de travail, le représentant du personnel doit verrouiller ou fermer les sessions ouvertes afin de ne pas laisser les informations disponibles sans identification.

De même, en cas d’absence, même temporaire, il est impératif que le destinataire des informations verrouille l’accès qui lui est confié ou l’accès à son propre matériel, dès lors que celui-ci contient des informations à caractère confidentiel.

Des consignes de sécurité complémentaires pourront être élaborées par le service informatique de l’entreprise afin de recommander les bonnes pratiques en la matière.

1.2.2. Fin de l’accès aux informations contenues dans la BDES

Au lendemain de la fin de son mandat, le compte permettant l’accès aux informations de la BDES par le représentant du personnel, sera clos par le service informatique de la Société.

Le représentant du personnel concerné ne pourra donc plus accéder aux données de la BDES.

CHAPITRE 2 : DROITS ET DEVOIRS DES UTILISATEURS

1. Accès personnel et incessible

Tout utilisateur de la BDES dispose d'un droit d'accès à la base de données. Tout utilisateur est personnellement responsable de l’utilisation qui en est faite.

Ce droit d'accès est strictement personnel et incessible.

Les informations d’accès ne doivent en aucun cas être communiquées à un tiers ou à un membre de la Société non reconnu comme utilisateur de la base de données.

2. Obligation générale de discrétion

Dans un but de transparence à l’égard des élus et de promotion d’une utilisation responsable et sécurisée des informations contenues dans la BDES, la mise à disposition de ces informations implique une exigence générale de discrétion.

Il est rappelé que les membres du C.S.E et les délégués syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations contenues dans la BDES revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par la société.

Les représentants du personnel ne peuvent divulguer aux salariés de l’entreprise que les informations strictement nécessaires à l’exercice de leur mandat et en aucun cas les informations présentées comme confidentielles ou privilégiées tel qu’indiqué à l’article 2.3.

Le respect de cette obligation de discrétion est essentiel car il est la condition pour que le dialogue entre les représentants du personnel et la direction de l’entreprise se tienne dans un climat de confiance.

L’obligation de discrétion s’étend également aux différents experts qui assistent les représentants du personnel lors de leurs réunions et qui pourraient, à cette occasion, prendre connaissance des informations contenues dans la BDES.

Les membres du service informatique, qui assurent la gestion du réseau interne sécurisé à travers lequel sont accessibles les informations contenues dans la BDES, sont également tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations dont ils pourraient avoir connaissance dans l’exercice de leur mission.

3. Informations confidentielles

Lorsque certains documents, ou informations sont confidentiels, un filigrane « confidentiel » apparaîtra sur la page, ou sur les parties du document ou sur les données concernées. Seront précisées par l’employeur la durée de confidentialité de ces informations.

La confidentialité s’étend aux personnes appartenant à l’entreprise, aux experts mandatés le cas échéant par les instances représentatives du personnel et plus généralement à tout tiers.

Pour rappel, une information est confidentielle si sa divulgation est de nature à nuire à l’intérêt de l’entreprise.

La confidentialité de certaines informations sensibles contenues dans la base de données joue un rôle essentiel dans la conduite de l’activité de l’entreprise.

Ainsi, certaines informations sensibles et stratégiques doivent être maintenues secrètes tant que la direction n’aura pas estimé opportun de les divulguer.

La révélation d’informations confidentielles, qui présentent un enjeu stratégique, peut considérablement nuire à la Société. Ainsi, le comportement raisonnable des personnes pouvant prendre connaissance de ces informations est un prérequis nécessaire à leur utilisation optimale, dans l’intérêt des salariés, de la direction, et plus généralement, dans l’intérêt global de l’entreprise.

4. Interdiction de copier les informations contenues dans la BDES

Il est interdit aux représentants du personnel de copier, par quelque moyen que ce soit, les fichiers informatiques ou données contenant les informations relatives à la BDES, que celles-ci soient ou non confidentielles.

Il leur est notamment interdit de connecter un matériel externe sur le réseau sans autorisation et permettant la sauvegarde des informations qui y sont contenues, ou de faire des captures d’écran ou des photographies de ces mêmes informations permettant d’en conserver une trace écrite et facilement accessible à des tiers.

Les représentants du personnel peuvent néanmoins faire des impressions des documents sur lesquelles apparaîtront en filigrane leur nom, la date et l’heure d’impression.

En outre, le document imprimé comportant des informations confidentielles sera revêtu de la mention « confidentiel » ou selon le cas « information privilégiée ». Le représentant du personnel doit s’engager à ne pas le divulguer aux tiers.

5. Interdiction de modifier les informations contenues dans la BDES

Les représentants du personnel ne peuvent modifier, de quelque manière que ce soit, notamment par adjonction ou suppression de données, ou par ajout de commentaires, les fichiers informatiques contenant les informations relatives à la BDES.

6. Utilisation responsable

Chaque utilisateur doit adopter une attitude responsable et respecter les règles définies sur l'utilisation des informations mises à disposition dans la BDES et notamment :

• Respecter l'intégrité et la confidentialité des données. Cette règle s’applique tant pour le traitement des informations que pour leur communication interne et externe ;

• Respecter le droit de propriété intellectuelle : non reproduction et/ou non-diffusion de données soumises à un droit de copie non-détenu ;

• Ne pas masquer son identité ou usurper celle d’un autre.

Les droits d’accès peuvent être modifiés ou retirés à tout moment, selon les besoins du service, et prennent fin lors de la cessation du mandat.

CHAPITRE 3 : DROITS ET DEVOIRS DE L’ENTREPRISE

L’entreprise doit veiller à mettre à jour régulièrement les informations de la BDES et à la rendre accessible en permanence à ses utilisateurs.

L’accès à la BDES est possible 24h sur 24, 7 jours sur 7, sous réserve des périodes d’indisponibilités liées à la maintenance des systèmes informatiques.

En ce sens, la société s'engage à :

• Mettre à disposition les informations nécessaires au bon déroulement de la mission des utilisateurs.

Dès lors, les informations contenues dans la BDES seront régulièrement mises à jour en fonction des périodicités prévues par le Code du Travail.

Les destinataires de la BDES pourront être informés de la mise à jour informatique par l’envoi, sur leur messagerie électronique professionnelle, d’une alerte « Mise à jour de la Base de données économiques et sociales » indiquant la catégorie ou la référence du document mise à jour

• Informer les utilisateurs des diverses contraintes d'exploitation (interruption de service, maintenance) de la BDES susceptibles d'occasionner une perturbation.

• Définir les règles d'usage de la BDES et veiller à leur application.

CHAPITRE 4 : PORTEE DE LA BASE DE DONNEES UNIQUE

1. Un objectif de meilleur partage de l’information

L’objectif affiché de la BDES est de sortir du caractère formel actuel du processus d’information-consultation et permettre un meilleur partage de l’information, plus simple et plus participatif.

La mise en place de cette BDES permet notamment de repenser la manière dont toutes les informations qui sont aujourd’hui communiquées au C.S.E sont présentées et agencées, en classant et en regroupant ces informations.

2. Articulation entre BDES et information consultation du C.S.E

En application de la loi, la mise à disposition actualisée sous la BDES des informations précisées dans le Code du Travail vaut communication aux membres du C.S.E lorsque :

• Les éléments d’information sont régulièrement mis à jour au moins dans le respect des périodicités prévues dans le Code du travail,

• L’employeur met à disposition des membres du C.S.E les éléments d’analyse ou d’explication lorsqu’ils sont prévus par le Code du travail.

Le représentant du personnel doit avoir été informé de la mise à jour selon les modalités prévues à la présente charte.

En revanche, s’agissant des informations nécessaires à la consultation du C.S.E concernant des évènements ponctuels, les consultations du C.S.E concernées continuent de faire l’objet de l’envoi des rapports et informations requis, sauf mise à disposition dans le cadre de la BDES.

 

CHAPITRE 5 : CONTROLE

L’utilisateur est informé que, avec l’autorisation de la CNIL, sont enregistrés la durée, la date et l’heure de connexion à la BDES ainsi que les documents consultés, téléchargés et imprimés.

Les contrôles qui conduiraient à l’enregistrement de données à caractère personnel se feraient conformément à la loi relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés du 6 janvier 1978 modifiée en août 2004.

CHATPITRE 6 : SANCTIONS

Tout utilisateur ne respectant pas les règles définies dans la présente charte est passible de sanctions disciplinaires proportionnelles à la gravité des manquements constatés par l’entreprise, telles que prévues par le règlement intérieur de l’entreprise.

La loi, les textes réglementaires et la présente charte définissent les droits et obligations des utilisateurs de la BDES.

Tout utilisateur de la BDES de l’entreprise n'ayant pas respecté la loi pourra être poursuivi pénalement.

CHAPITRE 7 : PUBLICITE ET ENTREE EN VIGUEUR DE LA CHARTE

La présente Charte est communiquée, lors de sa prise de mandat, à tout représentant du personnel ou toute personne concernée.

Il est précisé que la présente Charte devra être acceptée lors de la première connexion à la BDES pour pouvoir y accéder. Par ailleurs, elle pourra être consultée à tout moment dans l’espace dédié à la BDES.

Toute clause qui deviendrait contraire aux dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles applicables à l’entreprise du fait de l’évolution de ces dernières, serait nulle de plein droit.

Pour la Direction de la société VIA BIO

Monsieur

ANNEXE 3 | TRAME DE BON DE DELEGATION

BON DE DELEGATION
Nom : ______________ Prénom : ______________ Emploi : ______________ Site de rattachement : ______________	Mois de : ____________
Au titre du mandat de : □ Membre titulaire du Comité social et économique □ Membre suppléant du Comité social et économique
Date de prise des heures de délégation : __/__/__ Heure de départ : _______ Heure de retour : _______
Date d’envoi du bon de délégation par courriel au supérieur hiérarchique et au service RH : __/__/__ (La date du courriel auquel est attaché le présent bon faisant foi)

Fait à Lisses

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1. Annexe n°1↩

2. Annexe n°2↩

3. Annexe 3 : bon de délégation↩