Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF D ENTREPRISE RELATIF AU DROIT A LA DECONNEXION ET A LA BONNE UTILISATION DES (N)TIC AU SEIN DE KLESIA MUT" chez KLESIA MUT' (Siège)

ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE RELATIF AU

DROIT À LA DECONNEXION ET A LA BONNE UTILISATION DES (N)TIC* AU SEIN DE KLESIA MUT’

* (Nouvelles) Technologies de l’information et de la communication

Une négociation s’est engagée entre les soussignés :

LES ORGANISATIONS SYNDICALES,

ci-après désignées

• CFDT, Représentée par sa Déléguée Syndicale,

• CGT, Représentée par sa Déléguée Syndicale,

• FO, Représentée par son Délégué Syndical,

• Solidaires CRCPM, Représentée par sa Déléguée Syndicale,

d'une part,

et

La Mutuelle KLESIA Mut',

Représentée par

d'autre part,

Il a été convenu :

PREAMBULE :

Le 22 septembre 2020, l’accord de mise en place du télétravail au sein de KLESIA Mut’ a été signé unanimement par les organisations syndicales représentatives.

Cette nouvelle organisation du travail, qui consiste à travailler hors des locaux de l’entreprise en utilisant les technologies de l'information et de la communication, présente de nombreux avantages pour les collaborateurs : souplesse dans l’organisation du travail, autonomie, productivité, suppression des temps de transport, etc.

Celle-ci doit se faire dans le respect d’un équilibre vie privée / vie professionnelle et de la santé des collaborateurs. En effet, l’hyper-connexion aux outils numériques peut générer des attentes plus grandes en termes de délais et un sentiment d’urgence permanente : sollicitations via les courriels, notifications, messagerie interne, etc.

Laisser l’activité professionnelle déborder sur leur temps personnel peut entraîner des effets néfastes sur la santé du collaborateur : santé physique et exposition renforcée aux facteurs de risques psychosociaux sources de stress, fatigue voire épuisement professionnel.

Face à cette problématique, et dans le cadre de la mise à jour du Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels, la Direction a souhaité ouvrir une nouvelle négociation avec les Organisations syndicales représentatives sur le sujet du droit à la déconnexion.

Les Organisations Syndicales Représentatives et la Direction de KLESIA Mut’ se sont donc réunies les 18 février et 18 mars 2022 pour négocier sur ce sujet.

La Direction réaffirme le caractère indispensable du télétravail et des outils numériques au bon fonctionnement de l’entreprise. L’objectif des dispositifs envisagés est principalement de réguler leur usage afin de garantir la santé des collaborateurs de KLESIA Mut’.

Il est rappelé la nécessité de veiller à ce que l’usage des outils de travail à distance :

• Permette un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, par le respect des temps de repos et de congés ;

• Respecte la qualité du lien social au sein des équipes et ne devienne pas un facteur conduisant à l’isolement des collaborateurs sur leur lieu de travail ;

• Garantisse le maintien d’une relation de qualité et de respect du salarié tant sur le fond que sur la forme de la communication ;

• Ne devienne pas un mode exclusif d’animation managériale et de transmission des consignes ;

• Respecte la finalité de ces outils en transmettant au bon interlocuteur la juste information dans la forme adaptée.

Dans ce cadre, les parties signataires ont souhaité renforcer les dispositifs existants de sensibilisation et de formation, permettant d’assurer la bonne application du droit à la déconnexion, et à promouvoir une bonne utilisation des technologies de l’information et de la communication.

L’application du présent accord nécessite :

• L’implication de chacun ;

• L’exemplarité de la part de l’encadrement managérial, dans l’utilisation des outils de communication, essentielle pour promouvoir les bonnes pratiques et entraîner l’adhésion de tous ;

• Le respect des règles et chartes applicables dans l’entreprise.

ARTICLE 1. OBJET

Le présent accord a pour objet :

• De rappeler les droits et les obligations en matière de déconnexion ;

• De définir les modalités de l’exercice du droit à la déconnexion ; 

• De renforcer les mesures permettant le respect du droit à la déconnexion de chacun en poursuivant la mise en œuvre d’actions de formation et de sensibilisation à un usage raisonnable des outils numériques. 

ARTICLE 2. DEFINITIONS

Le droit à la déconnexion correspond au droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels, aussi appelé (N)TIC, (Nouvelles) Technologies de l’Information et de la Communication et ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel, en dehors de son temps de travail habituel et donc pendant ses temps de repos quotidien et hebdomadaire, les congés et les périodes de suspension du contrat de travail, notamment pour raison médicale.

Les outils numériques ou (N)TIC visés sont :

• Les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires, etc. ;

• Les outils numériques dématérialisés permettant d'être joint ou de travailler à distance : messagerie électronique, réseau Teams, serveurs informatiques, logiciels, connexion wifi ou VPN, internet/intranet, etc.

ARTICLE 3. CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à tout salarié et stagiaire de KLESIA Mut’ et notamment aux collaborateurs dont le temps de travail est régi par une convention de forfait en jours.

ARTICLE 4. RAPPEL DES MODALITES D’EXERCICE DU DROIT A LA DECONNEXION

4.1. LA DECONNEXION HORS TEMPS DE TRAVAIL

Afin de garantir l’effectivité des temps de repos et de congé, ainsi que le respect de la vie personnelle et familiale, la Direction demande à l’ensemble de ses collaborateurs de prévoir des temps de déconnexion et de s’abstenir d’utiliser les outils de communication numériques pendant les périodes de repos quotidien, hebdomadaire, de congés et de suspension du contrat de travail, notamment pour raison médicale, ces outils n’ayant pas vocation à être utilisés pendant ces périodes.

La Direction reconnaît ainsi un droit individuel à la déconnexion pour tous et tout particulièrement aux collaborateurs disposant d’ordinateur et de téléphone portable ainsi que d’un accès Réseau permettant d’accéder au réseau professionnel à distance.

Dans ce cadre et, sans préjudice des dispositifs d’horaires variables applicables dans l’entreprise, sauf en cas de situation d’urgence avérée, gravité particulière ou collaborateurs en situation d’astreinte, la Direction demande aux collaborateurs de ne pas se connecter (téléphone, courriels, applications métier etc.) :

• Pendant la plage horaire 19h30 – 7h30 ;

Pour les collaborateurs au forfait jours, exclus de toute référence horaire, il est demandé le respect d’un temps de repos quotidien de 11 heures entre deux connexions journalières,

• Pendant le week-end entre le vendredi soir 19h30 et le lundi matin suivant 7h30 ;

• Pendant les périodes de congés et de suspension du contrat de travail, notamment pour raison médicale du collaborateur.

Il est ainsi attendu de chacun d’exclure de ces périodes :

• L’utilisation de la messagerie électronique professionnelle (envoi ou demande de retour de courriel) ;

• Les sollicitations par téléphone personnel ou professionnel à des fins professionnelles ;

• L’utilisation des outils numériques professionnels tels que serveurs informatiques, connexion VPN, réseau Teams, etc.

Les présentes dispositions ne concernent pas toutes les mesures de prévention et d’information par le collaborateur auprès de la Direction Ressources humaines et de son encadrement managérial notamment en cas d’absence, ni l’accès au numéro d’urgence permettant d’accéder à des informations en cas de situation critique (Info-crise).

Les parties signataires souhaitent également rappeler que les collaborateurs se doivent de respecter la Charte informatique précisant de quelle manière l’utilisation du matériel informatique fourni par l’entreprise est autorisée ou non.

De plus, les parties signataires souhaitent rappeler que :

• L’entreprise ne peut exiger de ses collaborateurs qu’ils utilisent leurs outils personnels à des fins professionnels. Néanmoins, le téléphone portable personnel peut être utilisé en cas d’urgence personnelle et, notamment pour prévenir un manager d’une absence ;

• L’utilisation des groupes de messageries instantanées non professionnelles (Whatsapp par exemple) ne doivent pas être constitués à des fin de communiquer des informations professionnelles.

4.2. ALERTE EN CAS DE DEBORDEMENTS RECURRENTS

Des contrôles sur la réalité des connexions aux outils numériques pourront être effectués afin de s’assurer du respect des dispositions mentionnées à l’article 4.1.

Ces contrôles seront réalisés par analyse des connexions aux outils informatiques en dehors des plages horaires autorisées.

En cas d’utilisation récurrente et avérée des outils numériques par le collaborateur pendant ses temps de repos et de congés et les périodes de suspension du contrat de travail, notamment pour raison médicale, celui-ci sera reçu par son supérieur hiérarchique afin d’échanger sur les raisons de cette utilisation et les actions correctives à mettre en œuvre.

Si des débordements ou des abus sont constatés, un dispositif d’accompagnement des collaborateurs concernés pourra être mis en place. Ce dispositif pourra prévoir, le cas échéant, un ou plusieurs entretiens avec le salarié et son responsable, dans les 30 jours suivant l’alerte.

Le cas échéant, un compte rendu écrit des entretiens sera établi rappelant les mesures correctives à mettre en œuvre pour les deux parties.

Un compte rendu écrit des entretiens sera établi rappelant les mesures correctives à mettre en œuvre pour les deux parties.

De même, un collaborateur qui serait sollicité par un autre collaborateur (collatéral ou supérieur hiérarchique) afin de produire une tâche dans le cadre de son activité professionnelle pendant les périodes de repos quotidien, hebdomadaire, de congés ou lorsque son contrat de travail est suspendu pour raison médicale, pourra alerter la Direction des Ressources Humaines pour étudier la situation.

Toute alerte sur des situations nécessitant un dispositif d’accompagnement, respectant l’anonymat de l’auteur et qui ne sera levée qu’avec son accord, pourra également être adressée à l’adresse deconnexion@klesia.fr .

4.3. LES DISPOSITIFS EXISTANTS PENDANT LE TEMPS DE TRAVAIL

L’utilisation des outils numériques peut conduire à une sur-sollicitation des collaborateurs. Les collaborateurs doivent donc limiter les envois de courriels groupés et veiller à sélectionner précisément les destinataires.

Les collaborateurs pourront également s’aménager des temps de déconnexion et désactiver les alertes courriels, notamment pour la réalisation d’activités nécessitant une concentration accrue et lorsqu’ils sont en réunion.

Ainsi, pendant le temps de travail, il est vivement rappelé que « les bonnes pratiques » suivantes sont favorisées :

• Ne pas céder à l’instantanéité de la messagerie ;

• S’interroger sur le moment le plus opportun d’envoi d’un courriel afin de pas créer de sentiment d’urgence et avoir recours aux fonctions d’envoi différé ;

• Être attentif à la clarté et à la concision de ses messages ;

• Favoriser les échanges directs/privilégier le contact téléphonique ou le contact direct pour les sujets sensibles/urgents ;

• Eviter d’intituler systématiquement son courriel « Urgent » ou y faire porter un indicateur « haute importance » afin de ne pas générer de climat anxiogène ; le caractère urgent étant à relativiser ;

• Rester courtois, écrire en y mettant les formes d’usage et parler intelligiblement ;

• Ne mettre en copie que les personnes directement concernées ;

• Eviter d’utiliser la fonction « répondre à tous » afin de ne pas surcharger les boites mail des personnes non directement concernées ;

• Alerter sa hiérarchie ou le collaborateur concerné en cas de débordements récurrents.

ARTICLE 5. RENFORCER LA SENSIBILISATON AU BON USAGE DES OUTILS NUMERIQUES

5.1. RÔLE DE L’ENCADREMENT

La Direction réaffirme la nécessité d'exemplarité de l'encadrement pour la bonne application de cet accord. De plus, l'engagement de l'encadrement dans un rôle de promoteur et d'ambassadeur de sa mise en œuvre par l'ensemble des collaborateurs est une condition essentielle à sa réussite.

Le télétravail s'étant fortement développé, son rôle d'animateur, de formateur et de conseil est, par la force des chose, renforcé dans le domaine des outils numériques et par la mise en œuvre du présent accord.

Pour cela, l'encadrement doit disposer d'une information et d'une formation spécifiques pour être en mesure d'accompagner ses collaborateurs dans la bonne utilisation des outils numériques.

5.2. ACTIONS DE FORMATION OBLIGATOIRES ET ACTIONS DE SENSIBILISATION

Les formations en matière de droit à la déconnexion doivent notamment conduire les collaborateurs à comprendre les principaux enjeux et modalités d’utilisation des outils numériques, à connaitre leurs droits et obligations, à les aider à se positionner dans l’environnement numérique et à les sensibiliser aux risques liés à ce même environnement.

La Direction s’engage à renforcer les actions de sensibilisation et de formation sur le bon usage des outils numériques et la prévention des risques psychosociaux associés à l’hyper-connexion aux outils numériques.

Ces actions prendront plusieurs formes, et notamment :

• D’une formation obligatoire sur le droit à la déconnexion pour tous les collaborateurs et stagiaires de KLESIA MUT’, présents au jour de la signature du présent accord (durée : 20 min).

Elle devra ensuite être renouvelée tous les 3 ans.

Cette formation sera également obligatoire pour les collaborateurs, pour tout nouvel entrant, quel que soit le type de contrat (CDD, CDI, etc.) et ce, dans un délai de 3 mois suivant l’embauche.

• Des formations à distance obligatoires et disponibles sur le portail de formations digitales concernant la nouvelle organisation du travail mixte sur site et en télétravail, dite « hybride » ainsi que la prévention de risques psychosociaux :

Parmi ceux-ci, 7 modules destinés à l’ensemble des collaborateurs dont les cinq premiers ont été déployés en 2020 et les deux autres en 2021 :

• Télétravail : s'organiser pour être efficace et serein (20 min),

• Renforcer la qualité des relations de travail à distance (10 min),

• Télétravail : gérer les situations délicates (tensions, stress…) (25 min),

• Quelles tâches réaliser en télétravail ou au bureau ? (15 min),

• Animer et participer efficacement à des réunions à distance (15 min),

• Être efficient tout en se préservant (25 min),

• Vivre positivement au travail (25 min).

Dans le cadre de l’article 5.2 du présent accord, 8 modules ont été créés spécifiquement pour l’encadrement, dont les cinq premiers sont obligatoires depuis 2020 et les trois derniers déployés en 2021 :

• Animer efficacement son équipe à distance (45 min),

• Développer son assertivité (30 min),

• Donner du sens et oser la confiance (45 min),

• Faire progresser ses collaborateurs (40 min),

• Pratiquer le feedback (40 min),

• Accompagner dans des situations délicates (45 min),

• Encourager la collaboration dans son équipe (50 min),

• Développer l’autonomie et la production d’idées (45 min)

• Accompagner efficacement les mobilités internes (30 min).

Ces modules de formation devront être réalisés avant le 30 avril 2022 pour tous les collaborateurs concernés, présents au jour de signature du présent accord.

Il est précisé que ces formations obligatoires pourront, le cas échéant, être adaptées et complétées dans le temps afin de prendre en compte le contexte et l’environnement de l’entreprise.

• Des réunions de sensibilisation des managers à la prévention et à la détection des situations à risques psychosociaux

• Une sensibilisation par la diffusion et la mise en ligne sur intranet de communications et d’un guide des bonnes pratiques sur l’utilisation des outils numériques

ARTICLE 6 : MODALITÉS D’APPLICATION DE L’ACCORD

6.1. ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE D’APPLICATION

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur à la date de sa signature.

Conformément aux dispositions légales, le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

6.2. CONDITIONS DE REVISION ET DE DENONCIATION

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment, entièrement ou partiellement, soit par la Direction, soit par tout ou partie des Organisations Syndicales Représentatives signataires dans l’entreprise, en respectant un préavis de trois mois.

A l’initiative de l’une des parties, il pourra également faire l’objet d’une révision totale ou partielle.

ARTICLE 7 : FORMALITES DE DEPOT ET PUBLICATION

Un exemplaire signé du présent accord sera adressé :

• En version dématérialisée à la Direction Régionale des Entreprises de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi conformément à l’article D.2231-2 du code du travail, via le site internet www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr ; 

• Par courrier recommandé avec AR au secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes de Paris.

L’accord sera également mis en ligne sur l’intranet myKlesia.

Fait à Paris, le 21 mars 2022

Pour la Mutuelle KLESIA Mut’,

Pour la CFDT

La Déléguée Syndicale,

Pour FO

Le Délégué Syndicale,

Pour la CGT

La Déléguée Syndicale,

Pour Solidaires CRCPM

La Déléguée Syndicale,