Accord d'entreprise "Accord relatif à l'adoption du vote électronique" chez ENTREPOSE CONTRACTING

ACCORD RELATIF A L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE – EntrepOSE CONTRACTING

Entre :

La Société ENTREPOSE CONTRACTING dont le siège social est situé au 1973 Boulevard de la Défense – 92757 NANTERRE, dûment représentée par XXXX en sa qualité de Directeur Général.

d'une part,

Et :

Les Organisations Syndicales suivantes :

• C.F.D.T. représentée par Monsieur XXXX, délégué syndical,

D’autre part.

preambule

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-26 du code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique peuvent avoir lieu par vote électronique.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance.

Par sa facilité d'utilisation, il est en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.

Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

Le présent accord, distinct du protocole d’accord préélectoral, organise le vote électronique et définit les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

Les parties soussignées sont par conséquent convenues des dispositions suivantes.

ARTICLE I – PRINCIPES GENERAUX

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique devront respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• L’intégrité du vote : vérifier l’identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

• L’anonymat, la sincérité du vote : assurer l’impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’unicité du vote : assurer l’impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité et le secret du vote : assurer l’exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord.

Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à R. 2314-22 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique).

Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.

ARTICLE 2 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de la Société Entrepose Contracting et s’applique à l’ensemble des salariés de ladite société appeler à voter pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.

ARTICLE 3 – DEFINITION ET CHOIX DE MOYEN DE VOTE ELECTRONIQUE

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Le vote par Internet constitue le moyen de vote prioritaire. Cependant, le vote « papier » par correspondance pourra le cas échéant être proposé à certains électeurs, conjointement ou non au vote par Internet. Dans ce cas, cette modalité de vote pourra être intégralement gérée par le fournisseur : demande de vote par correspondance, envoi du matériel de vote, réception des votes et intégration des votes par correspondance après la clôture du vote électronique, si le salarié n’a pas déjà voté électroniquement (vérifier par la liste d’émargement).

Le système de vote électronique devra donc permettre l’intégration du vote « papier » par correspondance, le cas échéant.

ARTICLE 4 - MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 4.1 - Protocole d’accord préélectoral

Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection.

La Direction et les organisations syndicales négocieront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Article 4.2 - Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantie la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

L’entreprise prendra contact avec un « fournisseur » prestataire, spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R. 2314-5 à R. 2314-22 du Code du travail, de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique).

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral, le cas échéant.

Les différentes règles décrites dans le présent accord seront transcrites dans le contrat de service conclu avec le fournisseur prestataire.

Article 4.3 - Etablissement des fichiers

Le vote par électronique a lieu dans le respect de la loi N°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. En conséquence, les données qui pourront être enregistrées et leurs destinataires dans le cadre de la mise en œuvre des élections par vote électronique sont ceux définis à l’article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007.

Article 4.4 - Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Pour cela, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le scellement du système de vote électronique devra être fait à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

ARTICLE 5 – CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE ET SECURITE

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 6 – EXPERTISE ET DECLARATION PREALABLE AUPRES DE LA CNIL

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou toute modification substantielle de sa conception, sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales et règlementaires.

Les conclusions du rapport d’expertise seront remises à la Direction et aux délégués syndicaux représentatifs de l’Entreprise.

En outre, le recours à des fichiers nominatifs, au sens du règlement européen n° 2016/679, fera l’objet d’une inscription des fichiers dans le registre des activités de traitement tenu par la société auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l’accomplissement des formalités préalables auprès de la CNIL.

ARTICLE 7 - INFORMATION ET FORMATION

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

En particulier, la Direction établira une notice d’information détaillée précisant le déroulement des opérations électorales ainsi que les conditions et les règles de fonctionnement du vote. La Direction communiquera ces éléments aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique.

Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.

ARTICLE 8 - GESTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ET RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

ARTICLE 9 - DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE - ACCES AU VOTE ELECTRONIQUE

Article 9.1 - Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

Article 9.2 - Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, depuis tout poste informatique connecté à Internet, à savoir n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone usuels.

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance (domicile, lieu de mission, lieu de villégiature) en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.

Les salariés seront informés selon les modalités précisées dans protocole d’accord préélectoral des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote.

Article 9.3 - Caractéristiques du matériel de vote

Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.

Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site par simple lien identifié. Elles pourront être normées en lecture pour ne favoriser aucune des listes. Ces professions de foi électroniques devront être au format PDF exclusivement.

Le « prestataire fournisseur » reproduira sur le site les listes des noms des candidats dans l’ordre où elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la DRH avec le cas échéant les logos.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

De plus, le logo des listes de candidats sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes. Les logos seront stockés sur le même serveur informatique, afin d’éviter des dysfonctionnements d’affichage entre l’un ou l’autre logo.

Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes, la fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms devant cependant être intégrée dans le moyen de vote électronique.

Article 9.4 - Modalités d’accès au serveur de vote

Selon les modalités d’envoi déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections :

• L’adresse du serveur de vote

• La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour

• Des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot passe générés de manière aléatoires par le « prestataire fournisseur » générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote.

Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

L’électeur accédera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance.

Pour chaque élection, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote le concernant, compte tenu de son établissement et son collège d’appartenance.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codés d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote, selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

Article 9.5 - Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du Bureau de vote proclament les résultats et signent les procès-verbaux.

ARTICLE 10 - MODIFICATION ET DENONCIATION DE L’ACCORD

Il pourra être révisé à tout moment par voie d’avenant signé entre la Direction et tout ou partie des organisations syndicales signataires ou ayant adhéré au présent accord, conformément à l'article L.2222-5 du Code du travail, avant chaque élection.

Il pourra par ailleurs être dénoncé, conformément à l’article L.2222-6 du Code du travail, moyennant le respect d’un préavis de trois mois.

ARTICLE  11 – DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Le présent accord sera déposé à la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DRIEETS) par voie dématérialisée au moyen de la plateforme de téléprocédure dédiée (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).

Un exemplaire papier sera également déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’homme de Nanterre.

Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole d’accord préélectorale par les moyens de communication habituels.

Fait à Nanterre, le 23/06/2022

En 4 exemplaires originaux

Pour la C.F.D.T. Pour la Direction

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