ACCORD D’ENTREPRISE PORTANT SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

Entre les soussignées :

La société AKZONOBEL DISTRIBUTION, société par actions simplifiée à actionnaire unique enregistrée au R.C.S.de Lyon sous le n° 529 221 079, dont le siège social est situé 4 avenue de l’industrie 69969 Corbas représentée par x directeur général et ayant tous pouvoirs aux fins des présentes,

D’une part,

Et les organisations syndicales suivantes, représentatives au niveau de l’entreprise :

• L'organisation syndicale CGT représentée par son délégué syndical

• L'organisation syndicale CFDT représentée par son délégué syndical

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT, en vue d’établir un accord collectif sur le vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique conformément aux dispositions de l’article L2314-26 de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique (CES) le vote électronique par internet.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

La société AKZO NOBEL DISTRIBUTION a pris contact avec un prestataire, spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet afin de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles des articles R2314-5 et suivants du décret pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Les parties ont convenu des dispositions ci-après énoncées :

Article 1 : Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Société Akzo Nobel Distribution appelé à voter aux élections professionnelles de la délégation du Comité Social et Economique.

Il a vocation à réglementer le recours au vote électronique qui sera utilisé dans le cadre des élections professionnelles suivantes de la Société.

Toutefois, les parties négocieront et signeront pour chaque élection un protocole d’accord préélectoral définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections. Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 2 : Modalités d’organisation des élections

2.1 Sécurité du système électronique et respect des règles électorales

Le système retenu par Akzo Nobel Distribution doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensable à la régularité du scrutin qui sont :

• Vérifier l’identité des électeurs

• S’assurer de l’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• S’assurer de l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique

• Permettre la publicité du scrutin.

La Société s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour respecter les règles électorales et vérifier que le système choisi assure :

• La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

• La sécurité de la transmission des moyens d’authentification,

• La sécurité de l’émargement,

• La sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

• Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et la maintenance du système,

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin,

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

  2. Etablissement des fichiers

Les données composant les fichiers, transmis au prestataire, et devant être enregistrées dans le système de vote sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, collège, site, mail ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, site, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

• Pour les listes des candidats : collège, site, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification. Ce moyen d’authentification permettra de s’identifier, de prendre part au vote et de compléter la liste d’émargement.

2.3 Modalités des élections

Afin d'assurer un taux de participation optimum, et ceci aussi bien pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, les élections pourront avoir lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Aucune réduction de salaire ne leur sera imputable s’ils effectuent le vote pendant leur temps de travail.

Les salariés seront informés de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote par tout moyen adapté (affichage, mail..). Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs rappels pourront être soumis à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales, conformément à ce qui sera prévu dans le protocole d’accord préélectoral.

2.4 Site du vote

Le prestataire assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le prestataire reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un candidat plutôt qu’un autre, tous les candidats seront présentés sur un seul et même écran.

L’ordre d’apparition sur l’écran des candidats sera déterminé dans le protocole d’accord préélectoral.

Le prestataire veillera à ce que les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour tous les candidats.

2.5 Accès au serveur

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections et à la date précisée dans le protocole d’accord préélectoral :

• L’adresse du serveur de vote,

• Des codes d’accès personnels au serveur de vote

• La date de début et de fin du vote électronique.

Seul le prestataire aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.

Les modalités d’envoi seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données et des articles L. 423-13 et L. 433-9 du Code du travail.

A l’aide de ce code, l’électeur pourra voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le prestataire.

Une fois connecté pour le vote des titulaires ou des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son scrutin selon son collège.

La connexion au site de vote se fera à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra y accéder.

Enregistrement du vote et liste d’émargement

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix apparaît clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote, cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’authentification des électeurs.

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collèges d’appartenance, noms et prénoms des électeurs ayant voté, heure et date du vote.

Les membres désignés du bureau de vote (dont la composition et la désignation sont prévus par le protocole d’accord préélectoral) et la Direction des Ressources Humaines pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne, le compteur de bulletins et les taux de participation.

Dépouillement

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et les assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement rendant impossible la modification des résultats. Les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2314-15).

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de Vote (Président, Assesseur). Le président ainsi que chaque assesseur nominativement identifié, reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte. Les clés de déchiffrement leur permettent de procéder à l’ouverture des urnes à l’heure fixée de fin de scrutin et au décryptage de chaque bulletin.

Les membres du bureau de Vote éditent les procès-verbaux et leurs listes d’émargement et proclament les résultats.

Article 3 information et assistance aux électeurs

Tous les moyens seront mis en œuvre par la Société et le prestataire pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette technique de vote.

Conformément aux articles L. 2314-4 et L. 2324-3 du Code du travail, la Société diffusera une information à l’ensemble du personnel votant concernant l’organisation des élections.

Pendant la période du scrutin, il sera mis à la disposition des électeurs tous les moyens nécessaires pour les aider dans la réalisation de leur vote, notamment sur les aspects techniques de connexion à l’outil et d’accès au matériel de vote.

De plus, les membres du bureau de vote, les représentants de liste bénéficient par le prestataire retenu d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 4 garanties de confidentialité

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-7, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote émis par l’électeur sera ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Article 5 durée et publication de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Le présent accord, une fois signé, sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives présentes dans l’entreprise.

Conformément aux dispositions légales, le présent accord sera déposé par la Direction de l’entreprise en deux exemplaires (une version signée des parties et une version électronique) à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation du Travail et de l’Emploi.

Un exemplaire de l’accord signé sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes.

Article 6 révision et dénonciation de l’accord

A la demande d’une ou plusieurs organisations syndicales signataires, il pourra être convenu d’ouvrir une négociation de révision du présent accord dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail. Cette négociation sera systématiquement ouverte si la demande en est faite par la Direction.

La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée motivée aux autres parties.

Cette lettre devra indiquer les points concernés par la demande de révision et doit être accompagnée de propositions écrites de substitution. Dans un délai maximum de deux mois à compter de la demande de révision, les parties se rencontreront pour examiner les conditions de conclusion d’un éventuel avenant de révision.

Le présent accord pourra être dénoncé dans les conditions prévue aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail, en respectant un préavis de trois mois.

Cette dénonciation devra être notifiée à l’ensemble des signataires par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans ce cas, la Direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d’un nouvel accord.

Fait à Corbas le 26/09/2019

Pour la Direction

Pour la CGT

Pour la CFDT