Accord d'entreprise "Accord de mise en place du CSE" chez SECURE SYSTEMS & SERVICES (Siège)

Accord de mise en place du Comité Social et Economique

26 avril 2019

Entre

SECURE SYSTEMS & SERVICES

Société par Actions Simplifiée à associé Unique

Au capital de 2 501 000 €

Siège social : 180, rue René Descartes - Le Millenium Bât C - 13100 AIX EN PROVENCE

Représentée par Chef d’entreprise de Secure Systems & Services

Et les organisations syndicales désignées ci-après :

CFDT représenté par

CFE-CGC représenté par

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

OBJET DE L’ACCORD - PREAMBULE

Les ordonnances Macron du 22 septembre 2017 laissent la possibilité aux organisations syndicales et à l’Entreprise de négocier les modalités de mise en place du Comité social et économique (CSE).

Compte tenu de notre organisation, il apparait important de permettre à tous d’avoir un dialogue social constructif, efficace et actif avec notre organisation propre et nos spécificités.

Le présent accord a pour objet de définir certaines des modalités de mise en place du Comité Sociale et Economique de Secure Systems & Services. Il intègre notamment au travers de l’article 5 du présent accord, l’autorisation du recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des membres du Comité Social et Economique.

Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique élus au sein de Secure Systems & Services relèvent du protocole d’accord préélectoral.

Pour l’ensemble des points non traités dans le cadre dudit accord, s’appliqueront les dispositions légales et règlementaires.

ARTICLE 1 - CHAMPS D’APPLICATION

Le présent accord est applicable au sein de la société Secure Systems & Services, aussi dénommée Entreprise dans cet accord, afin que l’ensemble des salariés soit informé et représenté sur les thématiques prévues par les textes et notamment en matière :

• D’organisation, la gestion et la marche générale de l’Entreprise

• De réclamations individuelles et collectives relatives aux salaires, l’application du code du travail, de la convention, des accords d’Entreprise…

• De promotion de la santé, sécurité, amélioration des conditions de travail

ARTICLE 2 - DUREE DES MANDATS

Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-34 du Code du travail, les parties signataires du présent accord s’entendent sur la fixation d’une durée de mandat de 4 ans.

Il est précisé que les membres élus au CSE pourront cumuler plusieurs mandats (membres du CSE, membres de la CSSCT, Délégué Syndical).

ARTICLE 3 - PERIMETRE DE MISE EN PLACE ET FONCTIONNEMENT DU CSE

Article 3.1 - Périmètre

Les parties conviennent que, compte tenu de l’organisation de la société Secure Systems & Services, et du fait que ce soit une société mono-entreprise, celle-ci s’accordent pour mettre en place un CSE au niveau de la société.

Conformément à l’article L. 2315-23 du Code du Travail, le CSE est présidé par l'employeur ou son représentant. Il est éventuellement assisté de collaborateurs ayant voix consultative. Le comité désigne, parmi ses membres titulaires, un secrétaire et un trésorier.

Les parties conviennent que le CSE de Secure sera mis en place dans les conditions déterminées par le protocole d’accord préélectoral.

Article 3.2 - Règles générales de fonctionnement

Les parties s’accordent pour que les règles de fonctionnement détaillées dans cet accord servent de cadre à la mise en place du CSE.

De plus, et outre les modalités d’organisation des élections professionnelles, le protocole d’accord préélectoral mentionnera également la composition précise des CSE (nombre de sièges, nombre et composition des collèges, volume du crédit d’heures…).

Les modalités de fonctionnement du CSE (nombre et tenue des réunions, attributions, consultations récurrentes et ponctuelles, budget de fonctionnement et des activités sociales et culturelles, structure de la BDES…) pourront faire l’objet d’un accord ultérieur (dit « accord de fonctionnement »), une fois les membres élus.

Enfin, à l’issue des élections professionnelles, le CSE et la Direction établiront, sous un délai maximum de 2 mois, un règlement intérieur reprenant les modalités de fonctionnement.

Nombre et tenue des réunions

Compte tenu de l’effectif de la société Secure Systems & Services, son CSE se réunira au moins 6 fois par an avec 4 réunions minimum portant sur le thème Santé, sécurité et Conditions de Travail.

Une convocation est établie par l’employeur ou son représentant, et transmise au moins 10 jours calendaires avant la réunion. Elle est accompagnée de l’ordre du jour et des documents nécessaires aux sujets abordés lors de la réunion.

Les parties signataires conviennent de mettre en place une CSSCT telle que prévue aux articles L. 2315-36 et suivants du code du travail, et définie dans l’article 4 du présent accord.

Consultation

Le CSE est consulté sur les sujets suivants :

• Orientations stratégiques de l'entreprise

• Situation économique et financière de l'entreprise

• Politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi

• Mise en œuvre des moyens de contrôle de l'activité des salariés

• Restructuration et compression des effectifs

• Licenciement collectif pour motif économique

• Offre publique d'acquisition

• Procédures de sauvegarde, de redressement et de liquidation judiciaire

Budgets du CSE

Le budget de fonctionnement du CSE est fixé à :

• 0,20% de la masse salariale brute

Le budget des activités sociales et culturelles (ASC) est fixé à :

• 1,07% de la masse salariale brute

Le CSE peut transférer une partie de l'excédent annuel de son budget de fonctionnement sur le budget des ASC. Le transfert vers le budget destiné aux ASC est possible dans la limite de 10 % de cet excédent.

Formation des élus au CSE

Compte-tenu de la mise en place de cette nouvelle instance, les parties du présent accord conviennent de la nécessité de former les élus à leur rôle afin d’inscrire leur action au service d’un dialogue social de qualité.

Dans ce cadre, les salariés élus au CSE, pour la première fois bénéficient d’un stage de formation d’une durée maximale de 5 jours, s’imputant sur les 12 jours alloués au congé de formation économique, sociale ou syndicale. Ces 5 jours sont dispensés soit par un organisme figurant sur une liste arrêtée par l’autorité administrative dans des conditions déterminées par décret en Conseil d’Etat, soit par un des organismes mentionnés à l’article L. 2145-5.

Le temps consacré à cette formation est pris sur le temps de travail et est rémunéré comme tel. Il n’est pas déduit des heures de délégation.

Le financement de cette formation spécifique est pris en charge par l’employeur.

Structure de la Base de données économique et sociale (BDES)

La base de Données Economiques et Sociales est constituée au niveau de la société.

Celle-ci est accessible à l’ensemble des membres élus du CSE (titulaires comme suppléants). Ceux-ci bénéficient d’un droit d’accès permanent et personnel.

Dans l’entreprise, la BDES est constituée sur support informatique, celle-ci étant disponible via un réseau partagé dont les accès sont restreints aux membres suscités.

Pour l’ensemble de éléments identifiés comme confidentiels par la Direction, les élus et salariés mandatés bénéficiant d’un accès à la BDES sont tenus à une obligation de discrétion quant aux données inscrites.

Conformément aux dispositions légales, la mise à jour des données dans la BDES vaut communication aux élus et/ou communications des rapports. A chaque actualisation de la base, l’employeur en informera les représentants du personnel, a minima par courrier électronique.

La BDES contient l’ensemble des informations identifiées, par les parties au présent accord, comme utiles pour la réalisation des trois informations-consultations récurrentes exposées à l’article L. 2312-17 du Code du travail. Ces informations sont ainsi mises à jour une fois par an.

Afin de tenir compte des spécificités propres à l’activité, les parties conviennent entre elles que les données chiffrées dans la BDES sont communiquées pour l’année précédente et l’année en cours.

Pour l’année à venir, seules les informations jugées pertinentes devront être transmises, à savoir : le chiffre d’affaire prévisionnel, les projections d’effectifs et notamment les prévisions d’embauche et de départ à la retraite.

ARTICLE 4 - LA COMMISSION SANTE, SECURITE ET CONDITIONS DE TRAVAIL (CSSCT)

Article 4.1 - Mise en place

Les parties signataires étant particulièrement sensibles aux questions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail des collaborateurs, celles-ci s’accordent sur la nécessité de mettre en place, de manière volontaire, une Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT), au niveau de l’entreprise.

Article 4.2 - Composition

Conformément aux dispositions de l’article L. 2315-39 du Code du travail, les parties conviennent que la CSSCT mise en place au sein de l’entreprises est composée comme suit :

• Elle est présidée par l’employeur ou son représentant. Celui-ci peut se faire assister par des collaborateurs appartenant à l’entreprise et choisis en dehors du comité. Ensemble, ils ne peuvent pas être en nombre supérieur à celui des représentants du personnel titulaire.

• Elle comprend 3 membres représentants du personnel. Les membres de la commission sont désignés par le CSE parmi ses membres élus par une résolution adoptée à la majorité des membres présents pour une durée qui prend fin avec celle des mandats des membres élus du CSE. La désignation se fait dans un délai de 1 mois maximum après la mise en place dudit CSE.

Le temps passé au sein de la CSSCT est rémunéré comme temps de travail et n’est jamais déduit des heures de délégations prévues pour les membres du CSE.

Article 4.3 - Réunions

La Commission se réunit au minimum 4 fois par an, en amont des réunions du CSE à l’occasion desquelles sont abordés les points relatifs à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail.

Une convocation est établie par l’employeur ou son représentant, et transmise au moins 10 jours calendaires avant la réunion. Elle est accompagnée de l’ordre du jour et des documents nécessaires aux sujets abordés lors de la réunion.

Dans le cadre des attributions définies à l’article 4.2 du présent accord, les parties conviennent que :

• L’employeur peut réunir la CSSCT dans un délai de 1 jour, en cas de particulière urgence, notamment due à la survenance d’un accident grave de personne,

• Les membres peuvent convenir de réunions complémentaires en cas de charge particulière de travail, notamment liée aux études nécessaires dans le cadre d’un projet important, risque grave, de l’introduction de nouvelles technologies…

Assistent avec voix consultative aux réunions de la CSSCT :

• Le médecin du travail

• Le correspondant sécurité de l’entreprise

Doivent être invités aux réunions de la CSSCT :

• L’agent de contrôle de l’inspection du travail

• Les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale

Article 4.4 - Missions

La CSSCT a vocation à exercer l’ensemble de ses attributions sur les sujets santé, sécurité et conditions de travail, à l’exception du recours à un expert et des attributions consultatives du CSE, sur l’ensemble du périmètre rattaché à son entreprise, conformément à l’article L. 2315-38 du Code du travail.

Les parties s’accordent pour déléguer au membre de la CSSCT les missions suivantes :

• Procéder aux travaux préparatoires en vue de la consultation du CSE sur l’ensemble des sujets relatifs à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, notamment en cas d’introduction de nouvelles technologies ou de projet important,

• Réaliser les enquêtes en cas de risque grave, d’accident du travail ou de maladie professionnelle,

• Procéder à une analyse de la sinistralité dans l’entreprise sur la base des remontées en termes de presqu’accidents et d’accidents du travail,

• Procéder aux travaux relatifs à l’établissement du Document unique d’évaluation des risques et du programme annuel de prévention des risques professionnels,

• Procéder à l’analyse du rapport annuel d’activité de la médecine du travail,

• Réaliser des visites d’inspection sur sites,

• Proposer le recours à un expert et rédiger le cahier des charges de l’expertise,

• Accompagner l’inspecteur du travail en cas de contrôle de ce dernier sur site,

• Participer à la politique visant à établir l’accord ou le plan d’action de prévention de l’exposition à certains facteurs de risques professionnels (pénibilité),

• Être associée à la démarche de prévention des risques psychosociaux, notamment déterminée dans le cadre de la politique de Qualité de Vie au Travail de l’entreprise.

Ces missions sont réalisées dans le cadre légal et règlementaire fixé concernant les attributions santé, sécurité et conditions de travail de leur CSE d’entreprise.

Article 4.5 - Moyens

Le membre de la CSSCT dispose des moyens matériels et humains mis à sa disposition par le CSE (local, affichage, informatique…). Celui-ci étant par ailleurs un élu de cette instance, il dispose, pour la réalisation de sa mission, des moyens accordés à ce titre (liberté de déplacement et de circulation notamment).

Conformément aux dispositions légales, le membre élu de la CSSCT bénéficie d’un droit à une formation santé, sécurité et conditions de travail, dispensée par un organisme certifié, financée par l’employeur.

Afin d’assurer sa mission, les membres de la CSSCT bénéficieront d’un nombre d’heures de délégation supplémentaires qui sera défini dans le Protocole d’accord préélectoral.

Ces heures sont utilisées conformément aux dispositions légales et réglementaires.

ARTICLE 5 - RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

Le vote électronique permettra notamment :

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,

• de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),

• de pallier les aléas postaux,

• d’augmenter la participation des électeurs

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.

Article 5.1 - Conformité du système de vote

Comme le propose la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles de Secure Systems & Services

La Direction a décidé de confier à la société KERCIA Solutions, spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires (Article R. 2314-16 du Code du travail).

La société KERCIA Solutions est éditrice du logiciel de vote électronique AlphaVote.

Ainsi, toute mention relative au logiciel de vote AlphaVote engage juridiquement la société KERCIA Solutions.

Les parties au présent accord ont pris connaissance du rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi.

Demaeter, société indépendante et experte dans la sureté de fonctionnement des systèmes de vote électronique, a audité le système AlphaVote et garanti sa conformité à la fois au cadre électoral, aux exigences du 21 octobre 2010 éditées par la CNIL et a déclaré ce système conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS).

Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, une copie de ce rapport a été remise à la CNIL.

Ce rapport daté du 22 novembre 2017 est référencé : DM-2016-057

Avec les organisations syndicales représentatives de Secure Systems & Services et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de mettre en place les modalités qui suivent.

Article 5.2 - Mise en place du vote électronique

La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par Secure Systems & Services sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.

Le prestataire choisi est KERCIA Solutions, société éditrice du logiciel AlphaVote (ci-après « le prestataire »).

Il a été présenté aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord, lesquelles reconnaissent avoir reçu une présentation complète du système et avoir pu poser toutes leurs questions relatives à son fonctionnement.

Il est également prévu que les organisations syndicales incluses dans le périmètre du présent accord seront informées de l’accomplissement des formalités préalables prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (dit RGPD).

Ces formalités seront effectuées par le prestataire d’une part, et par le Correspondant à la Protection des Données (CPD) de Secure Systems & Services d’autre part, le cas échéant.

Article 5.3 - Modalité d’organisation des opérations de vote électronique

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu travail et /ou à distance.

Les salariés seront informés par courriel et par courrier de l’ouverture des bureaux de vote.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et Intranet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.

Ces listes apparaîtront sur les écrans dans l’ordre de leur arrivée à la Direction des ressources humaines. Il est possible de prévoir un autre ordre dès lors qu’il assure une égalité entre les candidats. Cet ordre sera déterminé dans le protocole d'accord pré-électoral.

Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

Article 5.4 - Déroulement des opérations de vote

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote.

A cet effet, un courrier précisant les conditions et la procédure de vote électronique sera produit aux électeurs. Ce courrier sera porté à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra à l’ouverture du scrutin et sur l’adresse enregistrée dans le système un courriel, contenant son identifiant personnel ainsi que la procédure pour aller enregistrer son mot de passe à partir du site de vote.

L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, ce pour l’élection des membres du Comité Social et Economique.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin (Article R. 2314-16 du Code du travail).

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges ci-joint afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique.

L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votants pour chacune des élections.

Garantie de confidentialité du vote et stockage des données

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs (Article R. 2314-7 du Code du travail).

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les administrateurs désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation. Ces administrateurs sont choisis parmi les membres des bureaux de vote.

Article 5.5 - Dépouillement des bulletins de vote

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système (Article R. 2314-15 du Code du travail).

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs de chaque bureau de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

ARTICLE 6 - DUREE DE L’ACCORD

Sous réserve des dispositions prévues en article 2, le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra, à tout moment, être modifié ou dénoncé, après mise en œuvre de la procédure en vigueur concernant la révision et la dénonciation.

Un préavis de trois mois doit précéder la dénonciation.

ARTICLE 7 - SUIVI ET CLAUSE DE RENDEZ-VOUS

Un suivi de l’accord est réalisé si besoin par les parties signataires à la demande de l’une d’entre elles à l’occasion des négociations obligatoires conduites au sein de la Société.

En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai de deux mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.

ARTICLE 8 - COMMUNICATION DE L’ACCORD

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de la Société.

ARTICLE 9 - DEPOT ET PUBLICITE

Le présent accord est déposé à la DIRECCTE dont relève l'entreprise et au greffe du conseil de prud'hommes d’AIX EN PROVENCE.

Conformément à l'article L. 2231-5 du code du travail, le texte du présent accord est notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.

Le présent accord fera l’objet d’un affichage à destination du personnel. Le texte complet sera remis à tout salarié qui en fera la demande.

Fait à AIX EN PROVENCE, le 26.04.2019

En 5 exemplaires originaux

Pour la société Secure Systems & Services

Pour la CFDT

Pour la CFE-CGC