Accord d'entreprise "Accord d'Etablissement relatif à la mise en place du vote dématérialisé par voie électronique" chez PRESSTALIS (Siège)

ACCORD D’ETABLISSEMENT RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE DEMATERIALISE PAR VOIE ELECTRONIQUE

Entre les soussignés

Le siège social de la Société PRESSTALIS, situé 30 rue Raoul Wallenberg, 75019 PARIS, prise en son établissement du siège social représenté par, Directeur des Ressources Humaines

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

• L’organisation syndicale : C.F.E – C.G.C., représentée par M

• L’organisation syndicale : C.G.T., représentée par M

• L’organisation syndicale : F.O, représentée par M

D’autre part,

Il a été convenu entre les parties :

De signer un accord relatif à la mise en place du vote dématérialisé par voie électronique, conformément aux dispositions des articles R.2314-5 et suivants du Code du travail.

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections, de favoriser la participation des salariés, les Parties souhaitent recourir au vote électronique dans le cadre de l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, conformément aux dispositions légales.

Les Parties instituent ainsi par le biais de cet accord collectif, l’autorisation de recourir au vote par voie électronique uniquement pour les élections professionnelles, au moyen d’un vote par internet, dans les conditions précisées par le cahier des charges annexé.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées dans le Cahier des charges du prestataire de vote par voie électronique, annexé.

Le présent document a pour objet de préciser les informations relatives au vote électronique.

Article 1 : Dispositions générales

Les Parties conviennent d’aménager le processus des opérations de vote dans le but de recourir exclusivement à un vote électronique pour les prochaines élections professionnelles des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique au sein de la Société PRESSTALIS.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera le nom du prestataire de service et fera référence à cet accord autorisant le recours au vote électronique.

Le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Par ailleurs, il est rappelé que la définition des modalités d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique relève du protocole d’accord pré-électoral, affiché sur les panneaux d’affichage prévus à cet effet, et envoyé par courrier électronique.

Article 2 : Choix du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par les Paries et respectant le cahier des charges figurant en annexe du présent document.

Les coordonnées de ce prestataire sont les suivantes :

Le système retenu par la Société repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin que sont :

• l’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié électeur et le bulletin enregistré,

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité : le secret du vote.

Article 3 : Information du personnel et des membres du bureau de vote

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les organisations syndicales de salariés seront informées par la direction de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote.

Article 4 : Propagande électorale

Les organisations syndicales pourront remettre à la Direction des ressources Humaines leurs supports de propagande électorale afin qu’ils soient mis en ligne sur le site de vote par internet.

La date limite de remise de ces supports est fixée au 26 octobre 2018 avant 12H pour le premier tour et au 22 novembre 2018 avant 12H pour le second tour.

Il est précisé que les supports de propagande électorale acceptés seront :

• Adressés par courriel avec accusé de réception à la Direction des Ressources Humaines : Il sera alors indiqué dans l’objet « Elections CSE SIEGE SOCIAL » ;

• Constitués d’un fichier PDF comportant au maximum deux pages au format A4.

Les parties conviennent que les organisations syndicales ont la possibilité de diffuser la propagande électorale par voie électronique. La Direction des Ressources Humaines se tient à leur disposition afin de leur fournir les adresses email professionnelles des salariés, dans la limite du refus que ces derniers auraient pu opposer à la réception d’une telle propagande syndicale.

A cet effet, la Direction des Ressources Humaines s’assurera de l’information préalable des salariés et veillera à recueillir leur accord pour recevoir la propagande électorale sur leur messagerie.

Article 5 : Conformité du système de vote

La société indépendante et experte dans la sureté de fonctionnement des systèmes de vote électronique, a audité le système de vote, a garanti sa conformité à la fois au cadre électoral, aux exigences éditées par la CNIL, et a déclaré ce système conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS).

Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, une copie de ce rapport a été remise à la CNIL.

Ce rapport, daté d’août 2018.

Article 6 : Cahier des charges

Les modalités du vote électronique doivent permettre d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

A cet effet, la société dispose d’un cahier des charges établissant des mesures prises en vue d’assurer la conformité du scrutin aux principes du droit électoral.

Ce cahier des charges figure en annexe du présent document.

Le cahier des charges en annexe est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail par affichage sur le panneau de la Direction réservée à la communication avec le personnel relatif aux élections professionnelles et communiqué par mail.

Article 6.1. Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises, notamment, de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Article 6.2. Contenu des fichiers et destinataires de ces informations

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement :

• les noms et prénoms des inscrits ;

• leur date d’entrée dans l’entreprise ;

• leur date de naissance ;

• le collège d’appartenance.

Ce fichier est établi par la Direction.

Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les organisations syndicales intéressées et les agents habilités des services du personnel.

Le fichier « électeurs » comporte exclusivement :

• Les civilités, noms, prénoms des électeurs ;

• leur collège d’appartenance ;

• leur moyen d’authentification ;

• leurs coordonnées postales pour la transmission des codes de vote ;

• leur matricule ;

• leur date de naissance.

Ce fichier est établi par la Direction, et alimentera les moyens d’authentification que délivrera le prestataire.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’identification et de le lui faire parvenir.

Ce moyen d’identification doit lui permettre :

• de s’identifier et de voter ;

• de compléter la liste d’émargement.

Ces données sont uniquement accessibles aux électeurs pour les informations les concernant personnellement et aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement :

• le collège des électeurs ;

• leurs noms et prénoms ;

• Les informations uniquement relatives à l’émargement : date / heure / n° accusé de réception du vote.

Seuls les membres du bureau de vote et les agents habilités du service des ressources humaines ont accès à cette liste à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les fichiers « candidats » comportent exclusivement :

• le collège des candidats ;

• la mention « titulaires » ou « suppléants » ;

• leurs civilités, noms et prénoms ;

• leur date de naissance en cas d’égalité de voix ;

• leur rang au sein de la liste ;

• le nom du scrutin dans lequel le candidat se présente ;

• le cas échéant, leur appartenance syndicale.

Ce fichier est établi par le Service des Ressources Humaines sur la base des candidatures reçues des organisations syndicales intéressées et, le cas échéant, des candidats libres dans le cadre d’un éventuel deuxième tour.

Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les organisations syndicales intéressées et les agents habilités des services des ressources humaines.

Article 6.3. Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions légales en vigueur.

Le système de vote électronique est scellé à l’ouverture garantissant l’intégrité du vote en cours de scrutin et sauvegardé à la clôture du scrutin jusqu’au terme des délais de recours.

Les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne électronique sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Article 6.4. Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée. Cette période sera précisée dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.^.

Article 6.5. Modalités d’accès au site de vote

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

Le vote par internet doit être personnel et individuel conformément aux règles électorales.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter mais il ne peut voter qu’une seule fois pour chaque scrutin. A réception du vote complet, éventuellement réalisé après plusieurs connexions, la double validation de son vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

En cas de non réception ou perte des codes d’accès, l’électeur aura à sa disposition les solutions décrites dans le cahier des charges pour permettre son identification en ligne.

Article 6.6. Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation.

La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

L’électeur a la possibilité de raturer des noms sur les listes de candidats qui lui seront proposées.

L’électeur pourra émettre un vote blanc.

Les professions de foi au format PDF seront accessibles par tous les électeurs par simple accès et identification au site de vote.

Il est rappelé, qu’un vote, dès lors qu’il est complet et validé, ne pourra être remis en cause par l’électeur et qu’aucun autre vote (par internet ou par tout autre moyen), ne pourra venir modifier et s’ajouter à ce vote complet et validé.

Article 6.7. Dépouillement

L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement, générées lors du scellement.

La génération de ces clés de scellement, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président du bureau de vote et ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.

Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés (le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord), saisissent chacun une ou plusieurs clés de déchiffrement distinctes.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Article 6.8. Conservation des fichiers après le scrutin

Le prestataire retenu devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par le Code du travail.

A l’expiration des délais de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire, procède, à la demande de l’entreprise, à la destruction des fichiers supports.

Article 6.9. Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Le système de vote électronique doit avoir été soumis, avant sa mise en place ou avant toute modification substantielle, à une expertise indépendante destinée à assurer le bon fonctionnement du système de vote électronique notamment avant le jour de scrutin et de contrôler a posteriori le résultat dans le respect des dispositions légales et réglementaires.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place.

Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal et capable de prendre le relais en cas de panne du système principal.

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 6.10. Cellule d’assistance technique

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique:

1°.Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2°.Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

3°.Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 : Durée et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entre en vigueur à compter du jour de sa signature.

Le présent accord pourra faire l’objet, à tout moment, d’une demande de révision par l’une des organisations syndicales habilitées à former une telle demande en application de l’article L.2261-7-1 du Code du travail.

Toute demande de révision sera notifiée aux autres parties et, le cas échéant, à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise par lettre recommandée avec accusé de réception et devra être accompagnée d’une proposition de nouvelle rédaction concernant les articles soumis à révision.

Les discussions portant sur la révision devront s’engager dans les trois mois suivant la date de la demande. Le présent accord restera en vigueur jusqu’à la conclusion d’un éventuel avenant. Les parties signataires ou adhérentes au présent accord sont tenues de participer à ces discussions.

La dénonciation totale ou partielle du présent avenant par une ou plusieurs parties signataires ou par les organisations syndicales habilitées en application de l’article L.2261-10 du Code du travail peut intervenir à tout moment et devra être portée à la connaissance des autres parties intéressées par lettre recommandée avec accusé de réception.

La dénonciation devra être motivée. Elle respectera un préavis de trois mois pendant lequel le texte continuera à s’appliquer.

Article 8 : Dépôt et publicité

La Direction de l’entreprise s’engage à accomplir, dès la signature du présent accord les démarches suivantes :

• Déposer deux exemplaires, dont un exemplaire en version électronique, du présent accord auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) compétente ;

• Déposer un exemplaire du présent accord auprès du greffe du Conseil de Prud'hommes compétent ;

• Remettre un exemplaire du présent accord aux Représentants du Personnel, aux signataires et à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise ;

• Déposer l’accord sur la plateforme nationale de télé-procédure conformément aux articles D.2231-6 et D.2231-7 du Code du travail.

Fait à Paris, le

Pour l’Etablissement du SIEGE SOCIAL

Pour l’organisation syndicale : C.F.E – C.G.C.

M

Pour l’organisation syndicale : C.G.T.

M

Pour l’organisation syndicale : F.O,

M

ANNEXE N°1

Cahier des charges du système de vote

dans le cadre des elections profeSsionnelles

et relatif au recours au vote dematerialise par internet

Préambule

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur le renouvellement des mandats/la mise en place de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, la Direction de la société et les Organisations Syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.

La société éditrice du logiciel de vote , ci-après « LE PRESTATAIRE » représentée par Monsieur , a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

Missions du prestataire

Le prestataire aura en charge :

• la mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres du Comité Social et Economique et modifiant le Code du travail.

Articles L. 2314-26, R. 2314-5, R.2314-8 et suivants du Code du travail

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire a été, conformément à la législation en vigueur, audité par un organisme indépendant, , chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.

Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électronique à la fermeture.

Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à "l'informatique, aux fichiers et aux libertés" et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu.

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.

Cellule d’assistance technique

L’entreprise mettra en place une cellule d’assistance technique constituée des membres de chacun des bureaux de vote chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

Les fichiers

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par la Direction de la société. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : matricule, noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège et coordonnées postales ;

• pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales représentatives et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;

• pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement ;

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;

• pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

ListeS électorales

Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur et sous le contrôle des signataires de l’accord d’entreprise relatif au recours au vote dématérialisé par internet, dont le présent cahier des charges constitue une annexe.

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISE

Un bureau de vote électronique est constitué pour chaque collège électoral. Les membres des bureaux de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

En outre et en cas de besoin, des bureaux de vote électronique dits centralisateurs, ayant la responsabilité de plusieurs scrutins, peuvent être crées, tout en conservant les bureaux de votes initiaux et les accès locaux dont ils bénéficient.

Chaque bureau de vote et bureau de vote centralisateur est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

Test - Scellement du Paramétrage

Test - Objectifs et Période des tests

Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole d’accord pré électoral.

Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »

Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Étapes de la phase de test « à blanc »

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;

• Ouverture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;

• Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour la société. ;

• Fermeture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;

• Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;

• Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;

Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote et le prestataire pour que le scellement définitif intervienne.

Moyens

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

COMMUNICATION DES Identifiants et mots de passe

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement et par courriers séparés, aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :

• L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;

• L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;

• Le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles.

PROCEDURE DE RéASSORT du mot de passe ET DE L’IDENTIFIANT

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :

• L’électeur appelle sur le numéro vert 

• Lui seront demandés : Nom, Prénom, Date de naissance

• Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :

1) Sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ;

2) A défaut, sur son adresse e-mail personnelle ;

3) A défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;

4) A défaut, par courrier au domicile de l’électeur si le délai de l’acheminement le permet, au vu du calendrier électoral (à définir).

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement (processus sécurisé).

Le vote

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courrier postal ou générés à sa demande en cas de perte. Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral.

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord pré-électoral.

L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera établi par un tirage au sort en présence d’un représentant de chaque organisation syndicale.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier "contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Clôture et dépouillement

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.

A défaut d’accord dans le protocole d’accord pré-électoral, les détenteurs des trois clefs sont le Président du bureau de vote et deux de ses assesseurs nominativement identifiés.

L’initialisation des trois clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole d’accord pré-électoral. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont à « PRESSTALIS ». Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.