ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF

AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES

DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DE LA DELEGATION AU COMITE SOCIAL ENTREPRISE (CSE)

AU SEIN DE BOOSTHEAT SA

Entre

La société BOOSTHEAT, dont le siège social est situé au 41-47, boulevard Marcel Sembat - 69200 Vénissieux, immatriculée au RCS de Lyon sous le numéro 531 404 275,

Représentée par Mxxxxxx Xxxxxxxx XXXXXX, en sa qualité de directeur général de BOOSTHEAT SA, dénommée ci-après « la société »

D’une part,

Et

L’organisation syndicale représentative de salariés CFDT, dûment représentée par :

Mxxxxxx Xxxxxxxx XXXXXX, en sa qualité de Délégué syndical,

D’autre part.

Table des matières

PRÉAMBULE 3

Article 1 : Dispositions générales 3

Article 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe 4

Article 3 : Choix du prestataire 4

Article 4 : Communication syndicale 4

Article 5 : Cahier des charges 5

5.1. Sécurité et confidentialité des données transmises 5

5.2. Anonymat et confidentialité des suffrages 5

5.3. Existence et contenu des fichiers : 6

5.4. Déroulement du vote 7

5.5. Sécurité des votes 7

5.6. Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique 7

5.7. Le dispositif de secours 8

Article 6 : Modalité d’organisation des opérations 8

6.1. Protocole d’accord préélectoral 8

6.2. Formation au système de vote électronique 9

6.3. Cellule d’assistance technique 9

Article 7 : Déroulement des opérations de vote 9

7.1. Etablissement des listes électorales et transmission 9

7.2. Lieu et temps du scrutin 10

7.3. Information du personnel 10

7.4. Modalités d’accès au site de vote 11

7.5. Déroulement du vote 11

7.6. Programmation du site 12

Article 8 : Clôture et résultats 12

8.1. Clôture 12

8.2. Décompte et attribution des sièges 12

8.3. Délais de recours et destruction des données 12

Article 9 : Application de l’accord 13

Article 10 : Révision 13

Article 11 : Dénonciation 13

PRÉAMBULE

Il a été convenu que la société BOOSTHEAT SA organiserait ses élections par vote électronique, et qu’une négociation s’ouvrirait entre la Direction de la société et les organisations syndicales représentatives de BOOSTHEAT SA.

La société BOOSTHEAT SA souhaite en effet recourir au vote par voie électronique afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, et de favoriser la participation des salariés. Le recours au vote électronique permet la confidentialité, qui est garantie par le prestataire, la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement, des avantages logistiques ainsi que des résultats des élections plus rapides que le scrutin sous enveloppe.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, et de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017, pris pour l’application de de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017.

Le vote électronique au sein de la société BOOSTHEAT SA est mis en œuvre par le présent accord, selon les modalités ci-après.

À cet effet, le présent accord comporte notamment des dispositions relatives :

• aux modalités de vote applicables ;

• à la confidentialité des données ;

• au contrôle du fonctionnement du système.

Article 1 : Dispositions générales

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d’accord préélectoral.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Le système retenu par Société doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité, le secret du vote

Article 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

La Direction et les Partenaires Sociaux sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 3 : Choix du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’employeur et respectant le cahier des charges figurant au présent accord.

Les coordonnées du prestataire, si le choix de celui-ci est déjà arrêté, sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Ce protocole doit en outre comporter en annexe la description détaillée du système de fonctionnement retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 4 : Communication syndicale

Le prestataire reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été transmises par leurs auteurs et transférées par la DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une seule et même page par ordre alphabétique du sigle syndical.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisées soient identiques pour toutes les listes ou choix proposés. Les listes ou choix proposés apparaîtront sur la même page du site de façon horizontale, de telles sorte qu’aucune des listes ne se trouvera défavorisée par l’affichage.

Article 5 : Cahier des charges

Les modalités du vote électronique doivent permettre d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

5.1. Sécurité et confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote. La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

La conformité de l'intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l'employeur sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les noms et prénoms des inscrits, leur date d'entrée dans l'entreprise, leur date de naissance, le collège d'appartenance. Seuls sont destinataires de ces données : les électeurs, les syndicats représentatifs et les agents habilités des services du personnel.

Le fichier des électeurs comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.

Les fichiers « listes d'émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les noms et prénoms des électeurs. Seuls sont destinataires de ces données : les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel.

Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, la mention « titulaires » ou « suppléants », les noms, prénoms des candidats ainsi que, le cas échant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données : les électeurs, les syndicats et les agents habilités des services du personnel.

5.2. Anonymat et confidentialité des suffrages

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

En application de l’article R 2314-7 du Code du travail, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de la régularité du scrutin.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur, et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

5.3. Existence et contenu des fichiers :

Les données devant être enregistrées pour les listes et fichiers des électeurs, et les listes et fichiers de candidats, listes d’émargement et résultats sont mentionnées dans le présent cahier des charges.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel.

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel,

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou agents habilités des services du personnel.

La liste du personnel électeur et éligible par collège est établie par la Direction et affichée à la date prévue dans le calendrier figurant dans le protocole pré-électoral.

La conformité de l’intégration du système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

5.4. Déroulement du vote

Il est rappelé que la dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisées devront être identiques pour toutes les listes.

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l'écran le choix de l'électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation. La transmission du vote et l'émargement doivent faire l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver.

5.5. Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement, et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007.

Les organisations syndicales ayant déposé une liste de candidats pourront participer à la vérification du site dédié au vote avant son scellement. Elles bénéficieront d’un compte de démonstration pour avoir accès au taux de participation pendant le vote.

5.6. Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 sur la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

• du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique (modifié par décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 pris pour l'application de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017).

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la CNIL.

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Les organisations syndicales sont informées de ce que l’accomplissement des formalités concernant la protection des données personnelles a été fait.

5.7. Le dispositif de secours

Il est rappelé que ni l’employeur ni le bureau de vote ne peuvent procéder à l’annulation des élections. Seul le Juge est compétent en la matière.

S’il survient un problème technique, la période de vote pourra être prolongée, conformément aux dispositions prévues par le protocole d’accord préélectoral.

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 6 : Modalité d’organisation des opérations

6.1. Protocole d’accord préélectoral

Il est rappelé que dans le cadre de l’élection les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les établissements.

Le protocole d’accord préélectoral détaillera ou comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

6.2. Formation au système de vote électronique

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

6.3. Cellule d’assistance technique

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 : Déroulement des opérations de vote

7.1. Etablissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

7.2. Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée , laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Le temps de vote est considéré comme du temps de travail effectif dès lors que celui-ci est effectué dans les locaux de l’établissement pendant le temps de travail normal du collaborateur. Celui-ci ne pourra excéder 30 minutes en fonction des contraintes spécifiques de chaque métier (à préciser dans le protocole préélectoral).

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Une réunion sera donc organisée en présentiel ou en visio-conférence pour que le Président constate et les proclame publiquement.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

7.3. Information du personnel

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

7.4. Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit à son domicile, par courrier adressé par le prestataire sélectionné, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification avant le premier tour des élections.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

Si le salarié oublie ses codes il peut contacter l’assistance téléphonique ou demander un renvoi de code en ligne. Dans ce cas il devra fournir au prestataire sélectionné les informations confidentielles pour s’assurer de son identité. L’employeur ne disposera d’aucun code d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

7.5. Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

Il est rappelé que l’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

7.6. Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

Article 8 : Clôture et résultats

8.1. Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

8.2. Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour chaque établissement.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

8.3. Délais de recours et destruction des données

L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours (qui est de 15 jours à compter de la proclamation des résultats) et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction totale et définitive des fichiers supports.

Article 9 : Application de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet à la date de sa signature.

A l’issue des premières élections effectuées par voie électronique, un bilan sera effectué pour faire éventuellement évoluer le présent accord.

Article 10 : Révision

La révision du présent accord peut intervenir à tout moment, à l’initiative de l’employeur ou des organisations syndicales visées à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail, notamment si les dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles dans le cadre desquelles il a été conclu venaient à être modifiées ou supprimées, remettant en cause l’esprit même et l’équilibre de ce dernier.

Toute modification du présent accord donnera lieu à l’établissement d’un avenant qui sera soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.

Article 11 : Dénonciation

Chaque partie signataire peut dénoncer le présent accord.

La dénonciation devra être notifiée par son auteur aux autres parties signataires ainsi qu’à la DIRECCTE, et ce, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Cette dénonciation prendra effet trois mois après la réception de cette demande.

ARTICLE 11 – Dépôt légal

Conformément à l’article L2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié à chacune des organisations syndicales représentatives.

Conformément aux articles D. 2231-2 et D. 2231-4 du Code du travail, le texte du présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et auprès du Conseil de Prud’hommes de Lyon.

La Direction mettra à la disposition des salariés dans les locaux où s’exerce le travail un exemplaire de cet accord.

Enfin, conformément à l’article L2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera publié sur la base de données nationale. L’accord sera publié dans une version anonymisée de sorte que les noms et prénoms des signataires n’apparaissent pas.

Fait à Vénissieux, le 22 août 2019

Signatures :

Pour la délégation syndicale CFDT Mxxxxxx Xxxxxxxx XXXXXX Le Délégué syndical

Pour la société BOOSTHEAT SA, Mxxxxxx Xxxxxxxx XXXXXX Directeur Général