Accord RELATIF A LA MISE EN PLACE DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE AU SEIN DE MESEA

ENTRE

La société MESEA, Société par Actions Simplifiée, au capital de 3 815 000€, dont le siège social est situé Route de Mansle - 16230 Villognon, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés d’Angoulême sous le numéro 532 792 207, représentée par Monsieur X, en sa qualité de Président, dûment habilité à cet effet,

ci-après « MESEA»,

d’une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, représentées par :

M. X, en sa qualité de délégué syndical de l'UNSA Ferroviaire,

M. X, en sa qualité de délégué syndical de SUD Rail,

M. X, en sa qualité de délégué syndical de la CGT,

d’autre part,

PREAMBULE

La règlementation impose à MESEA de mettre en place un Comité Social Economique (CSE) le 1er janvier 2020 au plus tard.

Pour ce faire, MESEA doit organiser de nouvelles élections anticipées. Le présent accord contribue à mettre en place le Comité Social Economique.

Le présent accord a pour objet :

• de définir certaines des modalités de mise en place du Comité social et économique au sein de MESEA (chapitre I) ;

• de permettre et organiser le recours au vote électronique dans l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (chapitre II).

Chapitre I - Modalités de mise en place

Article 1 : Réduction des mandats des membres de la Délégation Unique du Personnel

Les membres de la Délégation unique du personnel (DUP) de MESEA ont été élus pour une durée de 3 ans au terme du scrutin du 11 septembre 2017.

Les dispositions légales et réglementaires en vigueur imposent la mise en place du Comité social et économique (CSE)  au plus tard le 1^er janvier 2020 ; ce qui a pour effet d’entraîner une réduction des mandats des membres de la DUP, lesquels devaient initialement prendre fin le 10 septembre 2020.

Les parties au présent accord sont convenues de procéder à la réduction de l’ensemble des mandats de la DUP. Sont visés par le présent accord l’ensemble des mandats de titulaires et suppléants de ces instances.

En tenant compte des délais applicables en matière d’élections professionnelles, il a été convenu avec les membres de la DUP d’une fin des mandats au plus tard le 31 décembre 2019 ; étant précisé que la date effective de fin des mandats interviendra au jour de la proclamation définitive des résultats des élections du Comité social et économique.

Jusqu’à la mise en place effective du Comité social et économique, la présente Délégation unique du personnel continuera à exercer pleinement son mandat.

Article 2 : Périmètre de mise en place du Comité social et économique - Effectif

Les parties s’accordent pour mettre en place le Comité social et économique au niveau de l’entreprise MESEA.

Dans ce cadre, le protocole d’accord préélectoral devra tenir compte de ce paramètre pour déterminer le nombre de titulaires et suppléants à élire ainsi que le volume d’heures de délégation accordé aux élus titulaires.

Chapitre II : Vote électronique

Sur la base :

• des dispositions légales autorisant le recours au vote électronique pour les élections professionnelles,

• des dispositions réglementaires précisant les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique,

• et des recommandations de la CNIL sur la mise en place du vote électronique,

et considérant que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés non sédentaires,

• de sécuriser et accélérer le dépouillement et la proclamation des résultats,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement,

les parties sont convenues, de recourir au vote électronique pour organiser les prochaines élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Les dispositions du présent document sont nécessairement préalables et indépendantes du protocole d’accord préélectoral. Le contenu de ce document est strictement limité aux dispositions légales en vigueur, le choix du prestataire et les modalités précises de mise en œuvre du vote électronique font l’objet d’articles spécifiques dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 1 : Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

Article 2 : champ d’application du présent chapitre

Le présent chapitre s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux prochaines élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Article 3 : définition et choix du moyen de vote électronique

Il est décidé de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent chapitre doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Article 4 : Modalités de mise en œuvre du vote électronique

4.1 Recours à un prestataire extérieur

Les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire » mandaté pour ce faire par la Direction.

Le prestataire retenu est VOXALY (ci-après désigné le « Prestataire »). Celui-ci a fait l’objet d’une présentation à la DUP le 15 juillet 2019.

4.2 Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007.

4.3 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Une procédure de double authentification dématérialisée et sécurisée de génération des mots de passe, en conformité avec la délibération CNIL n° 2017-012 du 19 janvier 2017 portant adoption d'une recommandation relative aux mots de passe est mis en place pour le système de vote électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4.4 Expertise indépendante et dispositions relatives au Règlement Général de Protection des Données

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

Le rapport de l'expert, conformément à la délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010, est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

La solution proposée par le prestataire prend en compte les nouvelles exigences du RGPD, règlement européen relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

Les traitements mis en œuvre sont nécessaires au respect des obligations légales du Code du Travail. Ils sont donc licites, au vue des conditions de licéité décrites à l'article 6, paragraphe 1, alinéa c du RGPD.

En complément, le prestataire met en œuvre les actions suivantes :

• Désignation d’un Délégué à la protection des données,

• Mise en place d’un registre des traitements avec une cartographie précise des applications

• Actualisation des études d’impacts sur la protection des données

• Sensibilisation des salariés à la conservation des données, à la collecte de nouvelles données et du consentement associée

• Revue des contrats avec leurs différents sous-traitants dans le but d’ajouter les contraintes opérationnelles et les délais de conservation

• Mise en place d‘une procédure en cas de violation des données.

• Dans un délai maximum de trois mois à l’issue du scrutin, remise des données personnelles collectées au client et destructions totale des données personnelles relative à l’opération.

4.5 Information et formation

L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Une vidéo explicative sera envoyée aux salariés.

Un aide en ligne est également accessible à partir de chacune des pages du site.

4.6 Déroulement des opérations de vote

• Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre des prochaines élections professionnelles, une négociation sera engagée en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent document et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

• Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

• Sites Internet

L’application proposée est composée de 3 sites Internet :

• un site administrateur, à disposition exclusive de VOXALY-DOCAPOST, pour le chargement initial des données,

• un site gestionnaire, à disposition des membres du Bureau de vote, des Délégués de liste et des membres de la Direction pour le contrôle de l’opération,

• un site de vote, à disposition des électeurs, pour le recueil des suffrages.

• Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

• Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitué d’un mot de passe généré de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son code d’accès.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

• Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

• Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

Article 5 : Dispositions finales

5.1 Durée de l’accord et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entre en vigueur à la date de sa signature.

Il pourra, à tout moment, être modifié ou dénoncé, après mise en œuvre de la procédure en vigueur concernant la révision et la dénonciation.

Un préavis de trois mois doit précéder la dénonciation.

Afin de ne pas remettre en cause l’équilibre issu des élections professionnelles, les parties conviennent qu’en cas de dénonciation de l’accord, celle-ci ne sera pleinement effective qu’aux prochaines échéances électorales.

5.2 Suivi de l’accord

Le comité social et économique issu des dernières échéances électorales est chargé, en lien avec les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise, de s’assurer de la bonne exécution des dispositions du présent accord.

Ils procéderont, le cas échéant avant chaque échéance électorale, à leur évaluation au regard de l’objectif fixé par l’accord.

5.3 Dépôt de l’accord

Le texte du présent accord est déposé à la DIRECCTE via le site de télétransmission gouvernementale, et en un exemplaire au Greffe du Conseil des Prud’hommes, à l’initiative de la Direction de la société.

Un exemplaire est remis aux parties signataires.

Fait à Villognon, le 30 septembre 2019,

M.X - Président

M. X, délégué syndical de l'UNSA Ferroviaire,

M. X, délégué syndical de SUD Rail,

M. X, délégué syndical de la CGT,