Accord d'entreprise "VOTE ELECTRONIQUE" chez AKIOLIS GROUP (Siège)

ACCORD COLLECTIF RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS DES INSTITUTIONS REPRESENTATIVES DU PERSONNEL DE L’UES FRANCE

ENTRE :

La société AKIOLIS Group

La société ATEMAX France

La société SOLEVAL France

Ci-après dénommées  « l’UES France »

Représentées par, Directeur des ressources humaines de l’UES France

D'une part

ET :

Le syndicat CFDT représenté par M.

Le syndicat CFTC représenté par M.

Le syndicat CGT-FO représenté par M.

Le syndicat CFE-CGC représenté par M.

D'autre part

PREAMBULE

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-26 du Code du travail, la Direction a engagé un processus de négociation relatif à la mise en place du vote électronique applicable à l'organisation des élections professionnelles au sein de l’UES France en 2023 et pendant la durée des mandats.

L'opportunité de recourir au vote électronique est initiée pour les raisons suivantes :

• simplifier le processus électoral, par le recours aux outils modernes de communication,

• permettre aux salariés de voter plus facilement sans être tributaire des heures d’ouverture du bureau de vote.

Il est primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.

Les Parties se sont donc accordées sur les termes du présent accord (ci-après « Accord ») applicable au sein de l’UES France.

Article 1 : Principes généraux

La mise en place du système de vote électronique permet, sur le plan technique et fonctionnel, l'organisation simultanée de l'ensemble des opérations électorales.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• L’intégrité du vote : identité entre le vote par le salarié et le vote enregistré ;

• L'anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour le même scrutin ;

• La confidentialité, le secret du vote.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par la Direction sur la base des dispositions de l’accord et du cahier des charges signés avec le prestataire.

Article 2 : Elections concernées

Les parties conviennent de recourir à titre exclusif au vote électronique dans le cadre des élections des représentants du personnel de I’UES France en janvier 2023 et pendant la durée des mandats.

Article 3 : Prestataire retenu

La Direction a décidé de confier à la société KERCIA Solutions (ci-après « Le prestataire »), éditrice du logiciel de vote électronique AlphaVote et spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires.

Ainsi, toute mention relative au logiciel de vote AlphaVote engage juridiquement la société KERCIA Solutions.

Le logiciel AlphaVote a été présenté aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord, lesquelles reconnaissent avoir reçu une présentation complète du système et avoir pu poser toutes leurs questions relatives à son fonctionnement.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Article 4 : Modalités de vote – Protocole préélectoral

La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d'un protocole d'accord préélectoral, du calendrier électoral et de la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Étant données les modalités mises en place pour l’organisation du vote électronique, les parties conviennent d’exclure le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 5 : Confidentialité et sécurité des données

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système soumis à une obligation de confidentialité.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Article 6 : Expertise préalable et déclaration du système auprès de la CNIL

Les parties au présent accord ont pris connaissance du rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi.

Plusieurs cabinets d’expertises indépendants spécialisés en matière de sécurité, d’expertise des applications logicielles et des systèmes de vote automatisés, auditent régulièrement le système AlphaVote et ont garanti sa conformité :

- à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet

- aux dispositions relatives à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD))

Il est également prévu que les organisations syndicales seront informées de l’accomplissement des formalités préalables prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (dit RGPD) réalisées par Le prestataire.

Article 7 : Bureau de vote unique et cellule d’assistance technique

Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des établissements et des collèges électoraux de l’UES FRANCE.

Les membres du bureau de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

Le bureau de vote unique est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

Une cellule d'assistance technique constituée des membres du bureau de vote unique (BVU), comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire, est mise en place afin de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle a notamment pour mission, en présence des membres du bureau de vote unique et des personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales, de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote unique.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, est mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote unique aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la direction et des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Un numéro vert spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Article 8 : Formation des membres de la délégation du personnel et du bureau de vote unique

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote unique bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.

L'information et la formation sont notamment assurées :

- pour les membres de la délégation du personnel, par la participation aux opérations de scellement du système de vote précédant l'ouverture du site de vote,

- pour les membres du bureau de vote unique, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Article 9 : Information des électeurs

Chaque salarié disposera d'une notice d'information sur le déroulement des opérations électorales, expédiée en même temps que l’envoi des identifiants par le prestataire soit envoyée sur le mail professionnel soit envoyée par voie postale au domicile du salarié.

Article 10 : Ouverture et fermeture du vote électronique

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du bureau de vote électronique de leur lieu de travail ou à distance via un outil personnel.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote unique et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 11 : Déroulement des opérations de vote – Accès au serveur de vote électronique

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra sur son email professionnel ou par courrier postal, son identifiant personnel et confidentiel, généré aléatoirement par le système de vote.

Conformément à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

L’électeur pourra exprimer son vote en se connectant au site de vote sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à la « question défi », permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondant à son collège électoral.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Ces codes, valables pour les deux tours, permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

En cas de perte des codes d’accès, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j pour les renouveler.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Un site test sera mis à disposition de l’UES France et permettra ainsi de se familiariser avec l’outil.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet (PC, smartphone, tablette …) et à n’importe quel endroit connecté à Internet (lieu de travail, domicile, etc…).

Par ailleurs, pendant la période d’ouverture du scrutin, un ordinateur en libre service avec une connexion au site de vote sera mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique.

L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information sera effectuée en interne sur le / les emplacement(s). Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails de relance pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

Article 12 : Caractéristiques des listes et des bulletins de vote électronique

Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (membres des CSE d’établissement titulaires et suppléants) ou choisir un vote blanc.

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre aléatoire afin de ne pas avantager les unes ou les autres.

L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Si l’électeur choisi une des listes alors lui sera présenté le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste. L’électeur aura la possibilité de rayer le nom d’un ou plusieurs candidat(s) d’une Iiste en cochant le nom de la (ou des) personne(s) concernée(s).

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Article 13 : Dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées des membres du bureau de vote unique.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Les membres du bureau de vote unique éditent les procès-verbaux et proclament les résultats (modèle CERFA). Les observateurs pourront disposer d’une copie des procès-verbaux des résultats (modèle CERFA).

Article 14 : Sincérité du vote électronique et stockage des données

Le vote émis par chaque électeur fait l’objet d’un chiffrement et est stocké dans l’urne électronique dédiée.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote unique et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le taux de participation sera consultable par les membres du bureau de vote unique et les observateurs en cours de scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultat et de sauvegarde seront conservés sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 15 : Procédure d’entrée en vigueur de l’accord

Article 15.1 : Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord entre en vigueur à compter du 19 mai 2022 et est conclu pour la durée des mandats des institutions représentatives du personnel au sein de l’UES France.

Article 15.2 : Suivi de l’accord

Il est convenu que les parties se réuniront un mois avant une échéance électorale, afin d’assurer le suivi de l’accord, veiller à la bonne application des dispositifs qu’il instaure, et le cas échéant envisager des adaptations.

Article 15.3 : Révision de l’accord

Le présent accord peut être révisé par l’employeur et l’ensemble des organisations syndicales de salariés signataires ou ayant adhéré ultérieurement conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 (instauré par la loi n° 2016-1088 du 8 Août 2016) et L. 2261-8 du Code du travail.

Sont habilitées à engager la procédure de révision d'une convention ou d'un accord d'entreprise :

1° Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel cette convention ou cet accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de la convention ou de l'accord et signataires ou adhérentes de cette convention ou de cet accord ;

2° A l'issue du cycle électoral précité, au regard des résultats des dernières élections, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de la convention ou de l'accord.

Toute demande de révision, est obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, elle est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires.

Le plus rapidement possible, et au plus tard dans un délai de 10 jours calendaires à partir de l’envoi de cette lettre, les parties devront s’être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d’un avenant de révision.

Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un tel avenant.

Article 15.4 : Dépôt de l’accord

Chaque partie signataire conserve un original de cet accord.

Le présent accord est par ailleurs :

• notifié par la Direction à l’ensemble des organisations syndicales représentatives signataires ou non ;

• déposé par le représentant légal de la société pour l’ensemble des parties signataires du présent accord, sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail Téléaccords : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Un exemplaire est également déposé au greffe du conseil de prud’hommes compétent

• publié, dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires, sur la base de données nationale.

Au sein des entités composant l’UES France, le présent accord est affiché.

Fait en 6 exemplaires originaux au Mans, le 19 mai 2022,

Pour l’UES France

Directeur des Ressources Humaines

Le syndicat CFDT représenté par M.

Le syndicat CFTC représenté par M.

Le syndicat CGT-FO représenté par M.

Le syndicat CFE-CGC représenté par M.

ANNEXE : CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Préambule

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur le renouvellement des mandats, il a été souhaité de recourir au vote dématérialisé par internet.

La société KERCIA Solutions éditrice du logiciel AlphaVote, ci-après « LE PRESTATAIRE » représentée par Monsieur Fabrice FERNANDEZ, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

Missions du prestataire

Le prestataire aura en charge :

• la mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel aux Comités Sociaux et Economiques d’établissements.

Articles R.2314-5 et suivants du Code du travail

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire a été, conformément à la législation en vigueur, audité par un organisme indépendant, ExpertisLab, chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.

Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électroniques.

Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points :

- à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet

- aux dispositions relative à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD))

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue du délai de recours et en l’absence de contentieux, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.

Un certificat de destruction des données pourra être transmis au Client, sur demande.

Les fichiers

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par les entités de l’UES France. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction des Ressources Humaines préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : mentions déterminées dans le protocole d’accord pré-électoral (nom, prénom, lieu de travail, date ancienneté entreprise, âge du salarié, statut électeur, statut éligible) ;

• pour le fichier des électeurs : établissement, lieu de travail, matricule paie, sexe, civilité, nom, prénom, date de naissance, date d’entrée entreprise, coordonnées postales, coordonnées électroniques professionnelles le cas échéant, collège, droit de vote, éligibilité, « question défi »

• pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes d'émargement : nom, prénom, collège, scrutin, date et heure de l’émargement

• pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats élus, nombre de voix obtenues, collège, scrutin

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections

• pour le fichier des électeurs : interlocuteur dédié au sein de Kercia

• pour les listes d'émargement : membres du bureau de vote unique, et gestionnaires d’élections après le scrutin

• pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections

• pour les listes des résultats : électeurs, Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP), organisations syndicales et gestionnaire d’élections

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

ListeS électorales

Les listes électorales sont établies par la Direction des Ressources Humaines de l’UES France. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines de l’UES France

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Test - Scellement du Paramétrage

Phase de tests « à blanc » - Objectifs

Les tests dits « à blanc » ont lieu pendant la réunion de scellement. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote unique de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

Étapes de la phase de test « à blanc »

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;

• Validation des données de paramétrage et des listes de candidats sur le PV de scellement provisoire ;

• Réalisation de plusieurs votes fictifs sur le site de vote ;

• Dépouillement fictif des urnes électroniques et édition des résultats ;

• Contrôle de la conformité des résultats obtenus ;

• Suivi des taux de participation et listes d’émargements ;

• Scellement du paramétrage par les membres du bureau de vote unique.

COMMUNICATION DES Identifiants et mots de passe

DEFINITION DE LA QUESTION DEFI

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales ou email professionnel contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :

• L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;

• L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote de 8 chiffres ;

Conformément aux recommandations de la CNIL, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification Le canal défini est l’envoi d’un mot de passe à 8 caractères (chiffres et lettres) envoyé par sms sur le téléphone portable au choix du salarié.

Ensuite le salarié devra terminer son identification en répondant à une question défi. Cette question défi est non triviale c’est-à-dire confidentielle pour ne pas être facilement décelable (la CNIL exclut par exemple la date de naissance). Ainsi, les parties au présent accord ont décidé que la question défi serait la combinaison des deux données suivantes :

« année de naissance + département de naissance » soit 6 caractères.

Pour les salariés nés dans un pays étranger le département de naissance sera « 99 » et pour les DROM "97". 

 

PROCEDURE DE RéASSORT du mot de passe ET DE L’IDENTIFIANT

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :

• L’électeur appelle sur le numéro vert 0 805 03 10 21

• Lui seront demandés : Nom, Prénom, Date de naissance, Lieu de naissance, Adresse postale

• Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :

1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ;

2) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle fournie par le salarié ;

3) a défaut, par SMS au n° de téléphone fourni par le salarié ;

• L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement (processus sécurisé).

Clôture et dépouillement

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par les membres du bureau de vote unique.

L’initialisation des trois clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole d’accord pré-électoral. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le président du bureau de vote unique n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont à l’UES France. Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.