Accord d'entreprise "UN ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE LORS DES ELECTION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)" chez LORD SOLUTIONS FRANCE

Accord d’entreprise relatif au vote électronique en vue de l’élection des membres du CSE

Entre les soussignés :

La société LORD Solutions France sis 400 chemin des Molles – 26600 Pont de l’Isère représentée par xxxx en sa qualité de Directeur,

D’une part

Et

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise, à savoir :

• Le syndicat CFDT représenté xxxx par en sa qualité de Délégué Syndicale

D’autre part

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Préambule

Compte tenu de l’organisation du travail en vigueur dans la société les parties décident la mise en place du vote électronique par internet pour les élections professionnelles afin de simplifier le processus électoral et, par ailleurs, d’augmenter, le taux de participation en permettant à tout salarié de voter de n'importe quel endroit, à tout moment au cours de la période d'ouverture du scrutin.

Ce dispositif s'inscrit dans le cadre de l'article 54 de la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 relative à la confiance dans l'économie numérique, codifié aux articles L.2314-2 du Code du travail, qui subordonne la mise en œuvre du vote électronique à la conclusion d'un accord d'entreprise.

Il est rappelé que les modalités d’organisation de ces élections seront définies dans le protocole d’accord préélectoral.

Les parties signataires ont décidé de mettre en place les modalités qui suivent.

Article 1 – Champ d’application du présent accord

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de LORD SOLUTIONS FRANCE ayant la qualité d’électeurs à la date du premier tour de scrutin de l’élection des membres du CSE.

Article 2 – Modalités d'organisation des opérations

Le présent accord précise le cadre général de la mise en œuvre du vote électronique. Il sera annexé aux protocoles d’accords préélectoraux qui fixeront le détail des modalités d'organisation pour les élections professionnelles de LORD SOLUTIONS FRANCE.

2.1 – Vote exclusivement par internet

Les parties signataires conviennent d'adopter un processus de vote électronique exclusivement par internet pour le personnel de LORD SOLUTIONS FRANCE.

2.2 – Choix d'un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de faire appel à un prestataire extérieur spécialisé.

2.3 – Respect du droit électoral

Le système de vote retenu s’inscrit dans le respect des principes fondamentaux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• L’anonymat du vote par l’impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L’unicité du vote par l’impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité des données transmises et le secret du vote, notamment par l’attribution de moyens d’authentification personnels,

• La sécurité de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, dont les articles R2314-6 du code du travail (respect du principe de sécurité).

2.4 – Les données communiquées par l'employeur au prestataire

Listes électorales

Les listes électorales établies par l’employeur seront fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution d'un fichier des électeurs.

Elles comporteront les données suivantes : nom, prénoms des inscrits, date d'entrée, date de naissance, collège ou toutes autres informations nécessitant l’identification du salarié pour l’authentification.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification pour voter, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

Listes des candidats

Les listes des candidats, établies par les représentants des organisations syndicales ou non syndicales ou par les candidats libres, seront transmises par l'employeur au prestataire, en vue de paramétrer le système de vote électronique.

Elles comporteront les données suivants : nom de la liste et appartenance syndicale le cas échéant, collège, nom et prénom des candidats, titulaires ou suppléants.

Le prestataire assurera, par ailleurs, la reproduction sur le serveur :

• Des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées, datées et signées par leurs auteurs,

• Des professions de foi telles qu’elles auront été présentées, datées et signées par leurs auteurs.

Afin de respecter une équité entre les listes, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. L’ordre de présentation des professions de foi à l’écran sera aléatoire.

Les modalités de transmission des listes de candidats et des professions de foi seront déterminées dans le protocole d’accord préélectoral.

2.5 – Information et plan de communication

Les représentants du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une présentation complète, du système de vote électronique retenu.

La formation portera notamment sur le fonctionnement du logiciel, tant du côté « électeur » que du côté « gestionnaire », sur les modalités d’ouverture du scrutin et sur les modalités de dépouillement.

La date de formation sera fixée, en fonction du calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral, dans les jours qui précédent l’ouverture du scrutin.

Afin de faciliter l’appropriation de cette technique de vote tout au long du processus électoral, il est par ailleurs prévu :

• Un accompagnement du prestataire par un chef de projet dédié et interlocuteur unique,

• Un test du système, au cours duquel les membres du bureau seront présents,

• Une assistance téléphonique pour les électeurs et les membres du bureau de vote, laquelle est assurée par le prestataire extérieur.

En amont du scrutin, chaque électeur sera informé individuellement des règles de fonctionnement du processus de vote, la période du scrutin, des codes/identifiants individuels de vote, et par tous moyens à disposition rappelant à un rythme régulier l'échéance de clôture du scrutin.

2.6 – Lieux et durée du scrutin

Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour, que la période de vote se déroulera sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront possibilité de voter à tout moment pendant l'ouverture du scrutin, de n'importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections seront mis à la disposition des salariés électeurs sur le site.

L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci.

Une information sera effectuée, par note de Direction, à cet emplacement.

2.7 - La cellule d'assistance technique

Il sera créé une cellule d'assistance technique composée de représentants du prestataire et de l'employeur. Cette cellule a pour vocation de garantir le bon fonctionnement et la surveillance du système de vote électronique.

Pendant le scrutin, elle fournit aux électeurs toutes les informations nécessaires au bon déroulement de l'expression de leur vote. Un numéro de téléphone sera dédié.

Article 3. Respect de la loi « Informatique et Libertés »

La mise en œuvre et le fonctionnement du système de vote électronique donneront lieu au respect de la loi « Informatique et Libertés » et de ses textes d’application.

Par conséquent, les diligences évoquées ci-dessous, et à destination des organismes, institutions ou personnes dont la liste suit, seront accomplies par LORD SOLUTIONS FRANCE :

• Vis-à-vis des représentants du personnel : information et consultation quant aux tenants et aboutissants du système de vote électronique ;

• Vis-à-vis des salariés électeurs de la société : information de chaque salarié quant aux tenants et aboutissants du système de vote électronique et aux conditions d’utilisation ou de transmission à des tiers d’éventuelles données personnelles le concernant ;

• Inscription des fichiers dans le Registre des activités de traitement tenu par la société par le responsable du traitement ou son Délégué à la protection des données (DPO) (règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD).

Article 4 – Déroulement des opérations de vote

4.1 – Modalités d'accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, un code d'identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu'un mot de passe.

Ces moyens d’authentification demeurent inchangés en cas de second tour.

Aucune personne non reconnue par le système n'aura accès aux pages du serveur de vote.

L'authentification de l'électeur sera assurée par un serveur dédié après saisie par l'utilisateur du code identifiant, du mot de passe. Chaque saisie du code identifiant et du mot de passe vaut signature de la liste d'émargement dès confirmation du vote.

Une fois connecté, l'électeur pourra voter ; seules les listes des candidats correspondant à son collège lui seront présentées aléatoirement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception. L’électeur est invité à le conserver précieusement.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

4.2 –Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux prescriptions de l’article R.2314-7 du code du travail, les éléments d'identification de l'électeur et l'expression de son vote seront séparés. L'opinion émise par l'électeur sera cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée, sans aucun lien avec le fichier des électeurs.

Ce processus mis en œuvre par le prestataire garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres désignés dans le bureau de vote pourront consulter, tout au long du scrutin, la liste d'émargement en ligne et les taux de participation.

Préalablement à la mise en place des opérations électorale ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire soumettra le système de vote électronique à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions du Code du travail. Le rapport de l'expert tiendra compte des recommandations de la CNIL en la matière. Ce rapport sera communiqué aux délégués syndicaux signataires de l'accord.

4.3 – Opérations de dépouillement

A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne électronique, les listes d'émargement électroniques et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement sera opéré par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de vote (président, assesseurs).

A l'issue du vote, le prestataire éditera les listes des résultats comprenant : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, nom de la liste et appartenance syndicale le cas échéant.

Les membres du bureau de vote éditeront les procès-verbaux et proclameront les résultats.

Article 5 – Durée - Entrée en vigueur - Formalité de publicité et de dépôt

Le présent accord a été signé au cours d’une séance de signatures qui s’est tenue le 28 Avril 2021.

Il est conclu pour une durée indéterminée et entre en vigueur dès sa signature.

Conformément à l’article L.2231-5 du code du travail, l’accord sera remis à chacune des organisations syndicales représentatives, par remise en mains propres contre décharge.

Il sera ensuite déposé auprès des services de la DDETS de la Drôme et du greffe du conseil des prud’hommes de Valence dans les conditions prévues aux articles D.2231-2, D.2231-4 et D.2231-5 du code du travail.

Article 6 – Révision et dénonciation

Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant.

Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.

La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.

L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.

Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du Code du travail.

Sans préjudice du dernier alinéa de l’article L. 2261-10 du Code du travail, le présent accord peut être dénoncé, à tout moment, par les parties signataires en respectant un délai de préavis de 3 mois. La dénonciation se fait dans les conditions prévues par les articles L.2261-9 et suivants du Code du travail.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Fait en 5 exemplaires originaux à Pont de l’Isère, le 28 Avril 2021.

Pour la société LORD Solutions France, xxxx

Pour le Syndicat CFDT, xxxx