Protocole d’accord préélectoral établissant au sein d’AXA Banque

les modalités de l’élection des membres du Comité Social et Economique (C.S.E.)

Entre,

La société AXA Banque, ci-dessous dénommée l’entreprise AXA Banque dont le siège social est situé 203/205 rue CARNOT 94120 FONTENAY-SOUS-BOIS, représentée par XXX en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines

d’une part,

et les organisations syndicales,

CFDT représentée par XXXXXX en sa qualité de Délégué Syndical

CFTC représentée par XXXXXX en sa qualité de Délégué Syndical

CGT représentée par XXXXXX en sa qualité de Délégué Syndical

CGT-FO représentée par XXXXXX en sa qualité de Délégué Syndical

SNB/CFE-CGC représentée par XXXXXX en sa qualité de Délégué Syndical

UDPA-UNSA représentée par XXXXXX en sa qualité de Délégué Syndical

d’autre part,

Il a été conclu le présent protocole préélectoral.

PREAMBULE

Dans le respect des dispositions légales en vigueur concernant le Comité Social et Economique, les parties signataires précisent dans le présent protocole d’accord préélectoral les modalités relatives à l’élection des membres du CSE d’AXA Banque par voie électronique.

Les modalités de fonctionnement et les moyens du CSE seront définis dans un second temps.

Les parties signataires conviennent d’un commun accord de fixer les opérations électorales proprement dites au mois de mai 2023 à l’échéance des mandats actuels.

Les parties signataires s’engagent à tenir une conduite respectueuse de l’éthique électorale et plus particulièrement des règles relatives à la communication syndicale précisées dans l’accord sur l’exercice du droit syndical du 17 mai 2021.

SOMMAIRE

TITRE I - COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (C.S.E.) 3

Article 1. Calendrier des élections - Dates 3

Article 2. Répartition des sièges entre les différents collèges. 3

Article 2.1 Collèges électoraux 3

Article 2.2 Nombre, répartition des sièges et heures de délégation. 3

Article 2.2.1 Nombre de sièges du CSE et répartition 3

Article 3. Représentation équilibrée femmes/hommes au sein des listes 4

Article 4. Durée de mandats. 5

titre ii - ORGANISATION DU PROCESSUS ÉLECTORAL 5

Article 5. Vote électronique 5

Article 6. Electorat, Eligibilité et Listes électorales 6

Article 7. Appel et dépôts de candidatures 6

Article 8. Profession de foi 7

Article 9. Bureau de vote centralisateur 8

Article 10. Modalités de vote 9

Article 11. Déroulement du vote électronique par internet 9

Article 12. Assistance des électeurs 10

Article 13. Dépouillement et résultat du vote 10

Article 14. Procès-verbaux 11

Article 15. Dispositions relatives à la campagne électorale 11

Article 16. Quorum 12

Article 17. Ratures 12

TITRE III - DISPOSITIONS GENERALES 12

Article 18. Communication sur les élections professionnelles 12

Article 19. Durée et effet de l’accord 12

ANNEXE 1 – Calendrier des opérations électorales 14

ANNEXE 2 – Description détaillée du fonctionnement de VOXALY-DOCAPOSTE (prestataire retenu) 15

1.1. Anonymat 15

1.1.1 L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur 15

1.1.2 L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin 15

1.1.3 La préservation de l’anonymat 15

1.2. Confidentialité et chiffrement 15

1.3. Intégrité 16

1.4. Disponibilité 16

TITRE I - COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (C.S.E.)

Calendrier des élections - Dates

Les élections des membres titulaires et suppléants du CSE d’AXA Banque auront lieu, conformément au calendrier prévu figurant en Annexe 1 du présent protocole

Pour le premier tour, le scrutin sera ouvert le jeudi 10 mai 2023 à 9h30 et clos le mercredi 17 mai 2023 à 15h00.

Au cas où un deuxième tour serait nécessaire, le scrutin sera ouvert le jeudi 25 mai 2023 à 9h30 et clos le mercredi 31 mai 2023 à 15h00.

Répartition des sièges entre les différents collèges.

Article 2.1 Collèges électoraux

Conformément aux articles L. 2314-11 et suivants du Code du Travail et en référence à la Convention Collective de la Banque du 10 janvier 2000 en vigueur, les parties signataires sont convenues de définir les collèges électoraux comme suit :

• 1^er Collège : Techniciens

  • Personnels relevant des niveaux A à G de la Convention Collective de la Banque du 10 janvier 2000

• 2^nd Collège : Cadres

  • Personnels des niveaux H à K de la Convention Collective de la Banque du 10 janvier 2000

  • Cadres de Direction

    Article 2.2 Nombre, répartition des sièges et heures de délégation.

    Article 2.2.1 Nombre de sièges du CSE et répartition

L’effectif pondéré prévisionnel calculé est de 622,50 en projection de la date du premier tour des élections professionnelles, soit le 10 mai 2023.

Conformément à l’article R.2314-1 du Code du travail, le nombre de sièges à attribuer est de 14 titulaires et de 14 suppléants.

Conformément aux règles relatives à la proportionnalité et au plus fort reste, la répartition de ces sièges entre les différents collèges mentionnés à l’article 1.1 est la suivante :

	Effectifs pondérés prévisionnels au 11/05/2023	Répartition des sièges légaux
1er Collège (Techniciens)	256,30	6
2nd Collège (Cadres)	366,20	8
Total	622,50	14

Conformément aux articles L1111-2 et 1111-3 du code du travail, sont pris en compte

• Intégralement : les CDI à temps plein

• Partiellement :

  • Les CDI à temps partiel en fonction de leur taux d’activité

  • Les CDD présents au prorata de leur temps de présence dans l’entreprise au cours des 12 mois consécutifs précédant le mois, soit entre le 12 mai 2022 et le 10 mai 2023.

  • Les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an, ainsi que les salariés temporaires, sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise à due proportion de leur temps de présence au cours des douze mois précédents.

    Article 2.2.2 Le nombre d’heures de délégation

Pour AXA Banque, l’application de l’article R.2314-1 prévoit 14 membres titulaires disposant de 24 heures mensuelles de délégation par membre soit un total pour les 14 membres titulaires de 336 heures mensuelles (24 heures x 14 titulaires).

Représentation équilibrée femmes/hommes au sein des listes

Pour chaque collège électoral, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur les listes électorales.

Conformément l’article L. 2314-13, la proportion de femmes et d’hommes dans chacun des collèges visés à l’article 1 est indiquée dans le tableau suivant de répartition des sièges à pourvoir par collège. Pour chaque collège électoral, les listes mentionnées à l'article L. 2314-29 qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur les listes électorales.

A cet égard, la proportion de femmes et d'hommes pour chaque collège est la suivante :

	Cadres	Techniciens
	Hommes	Femmes	Hommes	Femmes
	46.34%	53.66%	38.51%	61.49%

Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste complète doit ainsi comporter :

	Cadres	Techniciens
	Hommes	Femmes	Hommes	Femmes
	4	4	2	4

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes. Lorsque l'application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

• arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,

• arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment une femme ou un homme supplémentaire.

Lorsque la liste ne respecte pas les principes de la représentation équilibrée ou si l'alternance entre les sexes n'est pas appliquée par la liste, toute personne intéressée pourra demander au juge l'annulation de l'élection du ou des élus du sexe surreprésenté ou du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.

Ces règles s'appliquent aux listes de titulaires et de suppléants et pour les deux tours des élections, le cas échéant.

Durée de mandats.

Le mandat des membres des CSE est d’une durée de 4 ans. Les mandats prendront effet à la date de proclamation des résultats du premier tour ou si tous les sièges ne sont pas pourvus à la date de clôture du second tour.

Les mandats se termineront au plus tard la veille de ce même jour en 2027.

titre ii - ORGANISATION DU PROCESSUS ÉLECTORAL

Vote électronique

AXA Banque se trouvant dans le champ d’application de l’accord RSG du 19.02.2008 sur le vote électronique adhère à cet accord.

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, AXA BANQUE met en œuvre un système de vote électronique via la solution de vote de la société VOXALY DOCAPOSTE accessible, depuis le réseau Internet (vote sécurisé par Internet).

Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans l’annexe 2 au présent protocole.

Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition.

Il sera remis à chaque électeur une notice d’information détaillée sur le processus de vote électronique par internet.

L’organisation de ces élections est encadrée par le code du travail (notamment par les articles L.2314-26 et R.2314-5 et suivants).

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :

• vérifier l’identité des électeurs,

• s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,

• respecter le secret du vote électronique,

• permettre la publicité du scrutin.

Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.

Les membres du bureau de vote et la direction disposeront d’un accès permanent au taux de participation et à l’état de fonctionnement du site de vote de l’ouverture à la clôture de chacun des tours.

Electorat, Eligibilité et Listes électorales

Sont électeurs les salariés âgés de seize ans révolus au jour du scrutin et liés par un contrat de travail avec le Groupe AXA depuis au moins trois mois et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité à leurs droits civiques (cf article L2314-18 du Code du Travail), les salariés mis à disposition qui remplissent les conditions mentionnées au 2° de l'article L. 1111-2 du code du travail, qui sont présents dans AXA Banque depuis douze mois continus et qui ont clairement fait le choix d’exercer leur droit de vote lors des opérations électorales d’AXA Banque.(cf article L2314-23 du code du travail)

Les salariés assimilés de par leurs fonctions à l’employeur et remplissant les conditions fixées ci-avant pour être électeurs pourront également voter conformément à la décision du Conseil Constitutionnel du 19 novembre 2021 ayant jugé inconstitutionnelle l’exclusion des salariés assimilés à l’employeur de la liste des électeurs et abrogeant les dispositions déclarées inconstitutionnelles à effet du 31 octobre 2022.

Sont éligibles les électeurs âgés de dix-huit ans révolus au jour du scrutin et liés par un contrat de travail avec le Groupe AXA depuis au moins un an, à l’exclusion des salariés qui disposent d’une délégation écrite particulière d’autorité leur permettant d’être assimilés au chef d’entreprise ou qui le représentent effectivement devant le comité social et économique. Il est précisé que les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles au CSE, conformément à l’article L.2314-23 du Code du travail.

L’ancienneté retenue, appréciée au jour du 1^er tour des élections, est la durée des services dans le Groupe.

Les listes des électeurs et des éligibles seront arrêtées par la Direction pour chaque collège.

Figurent sur ces listes le nom et le prénom de l’électeur, son ancienneté, son collège électoral ainsi que la mention d’éligibilité.

Les listes électorales appréciées à la date d’ouverture du 1^er tour de scrutin, restent inchangées entre les deux tours de scrutin et seront affichées et consultables aux entrées du site à la date prévue en Annexe 1.

Les réclamations concernant ces listes seront à adresser à DRH-AffairesSociales@axabanque.fr, au plus tard à la date prévue en Annexe 1.

Appel et dépôts de candidatures

Il ne sera pas procédé à un appel de candidatures auprès des organisations syndicales, le présent protocole en faisant fonction.

Les listes de candidats ne peuvent pas comporter un nombre de candidats supérieur au nombre de sièges à pourvoir.

Les listes incomplètes sont en revanches admises.

Les listes de candidats doivent être établies par collège et en distinguant titulaires et suppléants. Elles devront enregistrer les données suivantes : nom et prénom des candidats, collège, titulaire ou suppléant, le syndicat d’appartenance.

L’ordre de présentation des candidats dans la liste est celui dans lequel apparaissent les candidats au sein de la liste déposée.

Les listes de candidats seront impérativement déposées auprès de Direction des Ressources Humaines aux dates prévues en Annexe 1 pour le 1^er tour et si nécessaire, pour le 2^ème tour.

Chaque organisation syndicale « intéressée » à la présente négociation collective présentant des candidats devra procéder au dépôt de la liste de ses candidats (titulaires et suppléants) de chaque collège électoral, auprès du département des Affaires Sociales par lettre remise en main propre contre récépissé ou par courriel à l’adresse DRH-AffairesSociales@axabanque.fr ou par lettre recommandée avec accusé réception au plus tard à la date prévue à l’Annexe 1.

Chaque organisation syndicale « intéressée » ayant transmis une liste de candidats devra s’assurer de disposer d’un accusé de réception des éléments communiqués émanant du département des Affaires Sociales (indépendamment de tout accusé réception automatique demandé par l’expéditeur).

Si un second tour est nécessaire, les listes déposées au 1er tour restent valables. Si ces listes font l’objet d’un changement ou que des listes libres sont présentées, celles-ci doivent être portées à la connaissance de l’employeur dans les conditions fixées dans l’Annexe 1.

Dans l’hypothèse d’un second tour, les éventuelles nouvelles candidatures devront être déposées avant la date prévue à l’Annexe 1 dans les mêmes conditions que celles définies ci-dessus.

Lorsqu’une liste commune a été établie par des Organisations Syndicales, la répartition entre elles des suffrages exprimés se fait sur la base indiquée par les Organisations Syndicales concernées lors du dépôt de la liste. A défaut d’indication, la répartition des suffrages se fait à part égale entre les Organisations Syndicales concernées (article L 2122-3 du Code du Travail).

Les listes de candidats, établies par collège et précisant les titulaires et les suppléants, seront publiées par la DRH sur le site intranet de l’entreprise dans la rubrique dédiée aux opérations électorales, deux jours suivant la date limite de dépôt de ces candidatures prévue à l’Annexe 1.

Profession de foi

Les professions de foi de chaque liste présentée seront publiées par la DRH sur le site intranet de l’entreprise dans la rubrique dédiée aux opérations électorales et affichées sur le site de vote sécurisée VOXALY-DOCAPOSTE. Elles devront être établies sur 1page recto/verso format A4 (210X297mm) noir et blanc ou en couleur au format informatique PDF dans la limite de 2 Mo et devront être communiquées au département des Affaires Sociales par courriel à l’adresse DRH-AffairesSociales@axabanque.fr au plus tard à la date prévue à l’Annexe 1.

Elles devront faire l’objet d’un fichier distinct de celui des listes de candidats.

Les logos des organisations syndicales devront être transmis par courriel en même temps que les professions de foi, au format PNG (200px X 200px).

Les organisations syndicales ayant déposé une/des liste(s)assureront leur campagne électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise, de l’accord du droit syndical AXA Banque du 17 mai 2021 et des termes de l’article 14 ci-après.

Conformément au droit électoral, les tracts électoraux, syndicaux ou professions de foi ne pourront pas être diffusés et distribués à compter de la veille du début de chacun des 2 tours et pendant toute la période de scrutin, soit du mercredi 10 mai au mercredi 17 mai 2023 avant la proclamation des résultats et du 25 au 31 mai 2023 avant la proclamation des résultats, en cas de second tour.

Bureau de vote centralisateur

Un unique bureau de vote centralisateur est constitué pour les deux tours d’un président et de deux assesseurs. Il est composé de 3 électeurs volontaires non-candidats eux-mêmes et représentant les deux collèges électoraux ou, le cas échéant, ils pourront être désignés d’un commun accord entre la Direction et les Organisations Syndicales ayant déposé une liste.

Une formation sur les modalités de déroulement des élections professionnelles sera faite aux membres du bureau de vote préalablement au 1^er tour des élections professionnelles AXA Banque.

Les parties conviennent qu’un représentant par organisation syndicale ayant présenté des listes de candidats pourra être désigné comme représentant de liste et de ce fait pourra avoir accès au taux de participation tout au long du scrutin. Il sera invité à assister à la formation des membres du bureau de vote et au dépouillement.

Il est précisé, qu’en revanche, il ne pourra pas être membre du bureau de vote.

Afin de pallier l’éventuelle absence (imprévue) du représentant de liste en cours de scrutin, il a été acté par les parties en présence de désigner un second représentant de liste qui bénéficiera lui aussi de la formation VOXALY. Cette absence devra nous être signalée par mail par un membre de son organisation syndicale pour lui permettre d’avoir accès au taux de participation en cas d’absence du représentant de liste en titre.

Lors de cette séance :

• les membres du bureau de vote, ainsi que la direction de l’entreprise et les représentants de listes, seront formés par VOXALY DOCAPOSTE sur les procédures d’ouverture, de clôture et de dépouillement.

• les membres du bureau de vote valideront le dispositif de vote.

Lors de cette formation, le bureau de vote générera trois codes secrets correspondant à trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.

Modalités de vote

Le prestataire VOXALY DOCAPOSTE adresse à l’ouverture du scrutin un email sur l’adresse professionnelle des électeurs, ce dernier contenant un code d’accès généré par VOXALY DOCAPOSTE ainsi qu’un lien qui renvoie sur un écran d’authentification et de création du compte personnel.

Concernant les salariés en longue absence, un courrier précisant les modalités de vote électronique par internet leur sera adressé à leur domicile.

L’électeur est invité à cliquer sur le lien du site de vote puis à renseigner son code d’accès ainsi que deux données à caractère personnel (date de naissance et clé NIR du numéro de Sécurité Sociale) afin de confirmer son identité pour générer en ligne son mot de passe. L’électeur sera invité à renseigner le numéro de téléphone de son choix pour recevoir par SMS ou messagerie vocale son code d’activation.

En cas de demande de renvoi de son code d’accès perdu ou non reçu, l’électeur est invité à saisir des données à caractère personnel (nom, prénom, date de naissance, code postal du domicile, clé NIR du numéro de Sécurité Sociale) avec renvoi sur l’adresse email de son choix.

Déroulement du vote électronique par internet

Conformément aux dispositions du présent accord et dans le cadre de l’accord RSG du 19 février 2008 sur le vote électronique, l’ensemble des salariés de la société procèdera au vote par le biais du système électronique décrit ci-après.

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le matériel de vote transmis à l’électeur par mail ou par courrier postal).

Le déroulement est le suivant :

• l’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote à partir de tout terminal connecté à internet,

• après identification sur le site de vote (cf article 10), le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,

• (cf ci-dessus), le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,

• les listes sont affichées en mode aléatoire étant entendu que le vote blanc apparaitra toujours en dernière position,

• l’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,

• le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,

• l’électeur peut :

• choisir une liste complète,

• raturer des candidats,

• voter blanc

  • le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,

  • l’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisi le code défi demandé,

  • un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote, une fois le vote effectué, l’électeur peut à tout moment se reconnecter à la plateforme pour récupérer son accusé de réception de vote.

  • à tout moment avant la confirmation de son vote, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

Les listes d’émargement ne seront pas consultables durant le scrutin.

Les membres du bureau de vote, la direction et les représentants de liste définis l’article 9 seront informés du taux de participation en temps réel pour l’élection des membres des CSE.

Assistance des électeurs

En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique.

.

Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à VOXALY DOCAPOSTE un fichier reprenant, pour chaque salarié électeur, les éléments suivants :

• nom,

• prénom,

• date de naissance,

• code postal d’habitation connu à la date d’établissement des listes électorales

• ainsi qu’une donnée à caractère personnel complémentaire connue de chaque salarié-électeur (exemple : clef NIR du numéro de Sécurité Sociale - 2 chiffres).

Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.

Dépouillement et résultat du vote

Le dépouillement des élections des membres du CSE aura lieu, pour le 1er tour, le mercredi 17 mai 2023 après la clôture du vote prévue à 15heures. Dans l’éventualité d’un second tour, il se tiendra le mercredi 31 mai 2023 après la clôture du vote prévue à 15heures.

Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.

Le résultat du vote sera proclamé en séance publique.

Le processus de dépouillement est le suivant :

• Clôture du site internet de vote,

• Déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,

• Calcul automatique des résultats et attribution des sièges,

• Téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité du 1^er tour des élections,

• Impression et signature des procès-verbaux,

• Proclamation des résultats.

Procès-verbaux

Un procès-verbal est établi permettant de faire état des résultats du scrutin. 3 exemplaires originaux sont signés par les membres du bureau de vote et se voient apposer le cachet de l’employeur.

Les résultats seront consultables sur le site intranet de l’entreprise dans une rubrique dédiée aux élections professionnelles.

Les résultats du vote seront télétransmis, via le dispositif de VOXALY, au centre de traitement des élections professionnelles (CTEP). Cela donnera lieu à la réception d’un accusé de réception.

La DRH d’AXA Banque, de son côté, devra procéder à la transmission à l’inspecteur du travail territorialement compétent de la version scannée des procès-verbaux établis, dans les quinze jours suivant la tenue des élections.

Il est précisé qu’une copie de chaque procès-verbal signé

• sera transmise aux organisations syndicales ayant présenté une liste de candidats

• sera consultable dans la ressource dédiée aux opérations électorales sur ONE.

Dispositions relatives à la campagne électorale

Les parties signataires conviennent des dispositions suivantes :

• Durant la pré-campagne électorale (entre la signature du protocole d’accord préélectoral et l’affichage des listes de candidats), chaque organisation syndicale partie à la négociation pourra

  • transmettre au maximum 3 tracts à la boite mail drh-affairessociales@axabanque.fr pour diffusion aux salariés via la BAL communication-RH

  • Organiser au maximum deux permanences / réunions d’échanges avec les salariés. Les demandes seront envoyées à la boite mail drh-affairessociales@axabanque.fr, afin de convenir des modalités d’organisation (dates, heures, site et/ou Teams). Les salariés en seront informés via la BAL communication-RH.

• Durant la campagne électorale (entre l’affichage des listes de candidats et la veille de l’ouverture du vote), chaque organisation syndicale ayant déposé des listes de candidats

  • verra les listes de candidats et les professions de foi diffusées auprès des salariés via la ressource dédiée aux opérations électorales sur ONE

  • pourra procéder à la diffusion de 4 communications syndicales au maximum, par mail interne, durant cette période.

  • verra chacun de ses candidats (titulaires et suppléants) bénéficier d’une journée fractionnable pour mener sa campagne électorale, soit 7h17 pour un technicien et une journée pour un cadre. Ce temps ne sera pas reportable d’un tour à l’autre ou d’un candidat à l’autre.

Ces dispositions viennent s’ajouter à celles prévues par l’accord droit syndical.

Quorum

Si au premier tour, le nombre de votes valablement exprimés d’un collège est inférieur à la moitié des électeurs inscrits, un second tour sera organisé.

Pour la détermination du quorum, il sera tenu compte pour les titulaires d’une part, pour les suppléants d’autre part, des suffrages valablement exprimés, étant entendu que les bulletins blancs et nuls sont considérés comme des suffrages non valablement exprimés.

En tout état de cause, et conformément à la loi du 20 août 2008, il sera procédé au dépouillement du 1^er tour de scrutin, même si le quorum n’a pas été atteint.

Ratures

Conformément aux textes en vigueur :

• lorsque le nom d’un ou de plusieurs candidats a été rayé, les ratures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10 % des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat ; dans ce cas, les candidats sont proclamés élus dans l’ordre de présentation.

• si le nombre de ces ratures est égal ou supérieur à 10 % des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste, l’ordre de présentation des candidats sur cette liste est modifié.

Les votes blancs et les votes nuls ne sont pas des suffrages valablement exprimés.

La communication effectuée auprès des salariés sur le dispositif des élections professionnelles précisera, dans un souci pédagogique, les modalités pratiques de ratures eu égard au processus qui s’effectue en ligne.

TITRE III - DISPOSITIONS GENERALES

Communication sur les élections professionnelles

AXA Banque s’attachera à communiquer auprès de l’ensemble des salariés en amont des élections professionnelles et pendant le scrutin afin de les sensibiliser sur l’intérêt de participer aux élections professionnelles et veillera à ce que les salariés disposent du temps suffisant pour participer au scrutin. Cette communication portera notamment sur le calendrier et les modalités pratiques retenus et sur la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral. Cette communication pourra prendre plusieurs formes (newsletter, vidéos explicatives, informations sur les écrans…).

Il est rappelé que cette communication sera faite dans le respect des dispositions du code électoral.

Durée et effet de l’accord

Le présent accord préélectoral vaut pour l’élection des membres du CSE en 2023 et pour toute élection partielle à venir en cours de mandat.

Il sera consultable dans la ressource dédiée aux opérations électorales sur ONE et fera l’objet d’une diffusion et d’un dépôt dans le respect des dispositions du Code du Travail :

• sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail : https://www.teleaccords.travail-emmploi.gouv.fr

• auprès du Secrétariat-Greffe du Conseil des Prud’hommes de Nanterre.

  Fait à Fontenay-sous-Bois, le 24/03/2023

  Pour AXA Banque

XXX

DRH

Pour les organisations syndicales

CFDT
CFTC
CGT
FO
SNB/CFE-CGC
UDPA-UNSA

ANNEXE 1 – Calendrier des opérations électorales

PLANNING INDICATIF OPERATIONS ELECTORALES 2023
CHRONOLOGIE	1ER TOUR	2ND TOUR
1ERE SEANCE DE NEGOCIATION DU PAP 9h30/12h	Mercredi 08.03.2023
2EME SEANCE DE NEGOCIATION DU PAP - 9h30/11h30	Vendredi 17.03.2023
MISE A DISPOSITION DES LISTES ELECTORALES	Lundi 17.04.2023	NC
DATE LIMITE DE MODIFICATION DES LISTES ELECTORALES	Jeudi 20.04.2023	NC
DATE DE DEPOT DES LISTES DE CANDIDATS	Vendredi 21.04.2023 à 12h00	Vendredi 19.05.2023 12h00
DATE DE DEPOT DES PROFESSIONS DE FOI + LOGO	Vendredi 21.04.2023 à 12h00	Vendredi 19.05.2023 12h00
AFFICHAGE INTRANET DES LISTES DES CANDIDATS ET DES PROFESSIONS DE FOI ET ENVOI PAR MAIL OU COURRIER POUR LES ABSENTS	Mardi 25.04.2023	Lundi 22.05.2023
FORMATION DES MEMBRES DU BUREAU DE VOTE	Jeudi 04.05.2023	NC
ENVOI DES CODES D'ACCES AUX ELECTEURS PAR MAIL PAR COURRIER POUR LES ABSENTS	10.05.2023 ouverture du scrutin Dépôt à compter du 02.05.2023	NC
OUVERTURE DU VOTE	Mercredi 10.05.2023 à 9h30	Jeudi 25.05.2023 à 9h30
CLOTURE DU VOTE	Mercredi 17.05.2023 à 15h00	Mercredi 31.05.2023 à 15h00
DEPOUILLEMENT ET PROCLAMATION DES RESULTATS	Mercredi 17.05.2023 après la clôture du vote	Mercredi 31.05.2023

ANNEXE 2 – Description détaillée du fonctionnement de VOXALY-DOCAPOSTE (prestataire retenu)

1. Les exigences de sécurité pour le vote

La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.

1. Anonymat

   1. L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur

Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire attribue à chaque électeur un code d’accès qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

2. L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin

L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux.

Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.

De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

3. La préservation de l’anonymat

Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.

L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

2. Confidentialité et chiffrement

Pour garantir la confidentialité, VOXALY-DOCAPOSTE chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,

• la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.

Ainsi le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption.

3. Intégrité

Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ».

L’application assure l’intégrité des votes :

• après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,

• un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,

• une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :

• aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,

• aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

  4. Disponibilité

Les services de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.

Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY-DOCAPOSTE.

En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.

La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

2. Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.

3. L’expertise

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, la plate-forme de vote VOXALY-DOCAPOSTE est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.

Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY-DOCAPOSTE avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.

4. Recommandations CNIL

Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.

VOXALY-DOCAPOSTE a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.