ACCORD RELATIF A L’UTILISATION DE LA VISIOCONFERENCE

LORS DES REUNIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Entre

La société NATIXIS SA représentée par XXXXXXXXXXX, en sa qualité de Directrice des ressources humaines,

Ci-après dénommée « la Direction »,

D’une part

Et

Les membres élus du Comité Social et Economique de la société NATIXIS SA, représenté par XXXXXXXX, en sa qualité de Secrétaire de l’instance,

D’autre part

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Préambule

La Direction et les membres élus du Comité Social et Economique (ci-après désigné par le « CSE ») ont engagé des discussions afin de convenir des modalités de recours à la visioconférence pour la tenue des réunions du Comité Social et Economique et de ses commissions tenues en présence de la Direction.

En effet, si le principe pour l’organisation des réunions de négociation et des instances doit rester celui de la tenue des réunions en présentiel, l’expérience de l’année passée démontre que certaines circonstances peuvent nécessiter de l’adapter. Notamment, le contexte d’épidémie de coronavirus a démontré la nécessité et la pertinence de fixer un cadre pour recourir à la visioconférence dans le cadre de situations exceptionnelles.

En effet, la visioconférence permet de répondre de façon adéquate à des circonstances exceptionnelles et impondérables, comme actuellement l’urgence liée à la situation sanitaire ou une grève des transports généralisée. Par exemple, dans le contexte de pandémie actuelle et de distanciation physique, le CSE doit pouvoir continuer à être informé et consulté, notamment sur l’organisation du travail, l’activité et plus généralement la vie de l’entreprise.

Dès lors, conformément à l’article L. 2315-4 du Code du travail, il est décidé de définir par le présent accord les modalités de recours à la visioconférence lors des réunions du CSE et de ses commissions tenues en présence de la Direction uniquement dans le cadre d’évènements exceptionnels ne permettant pas la tenue en présentiel des réunions du CSE et de ses commissions en présence de la Direction.

Ce dispositif a fait l’objet d’un vote favorable à la majorité des membres titulaires du CSE présents lors de sa réunion ordinaire du 21 et 22 janvier 2021.

Le présent accord s’inscrit dans le cadre et le respect des dispositions prévues par l’accord collectif relatif au dialogue social de Natixis Intégrée du 13 mars 2019, par l’accord relatif à la mise en place du Comité Social et Economique de Natixis SA du 25 avril 2019 ainsi que celles prévues par le Règlement Intérieur du Comité Social et Economique en vigueur.

Article 1 – Recours à la visioconférence lors des réunions du CSE et de ses commissions

1. Organisation des réunions en visioconférence

Les parties rappellent que, par principe, les réunions du CSE et de ses commissions seront organisées en présentiel.

Par dérogation à ce principe, dans le respect des dispositions légales et en cas de circonstances exceptionnelles telles que définies ci-après, la Direction et les membres élus du CSE actent par le présent accord de la possibilité de recourir à la visioconférence, après que la Direction en a informé les membres élus du CSE, pour tout ou partie des réunions plénières du CSE et de ses commissions.

Sont considérées comme circonstances exceptionnelles :

• la mise en œuvre de mesures gouvernementales prévoyant l’interdiction ou la limitation des déplacements ou l’interdiction de rassemblement ;

• les dysfonctionnements ou l’indisponibilité des transports en commun ;

• la survenance d’intempéries ou catastrophes naturelles,

• l’activation du dispositif de Plan de Continuité d’Activité (PCA).

Il est précisé que la possibilité de recourir à trois réunions par année civile maximum à l’initiative de la Direction, en dehors des circonstances exceptionnelles listées dans le présent accord, demeure.

En amont de chacune de ces réunions, la Direction se concertera avec le Secrétaire afin de définir les modalités d’organisation et de valider la décision de recourir à la visioconférence. La majorité des membres élus du CSE pourra également décider en amont de chacune de ces réunions de recourir à la visioconférence.

L'information des membres du Comité Social et Economique sur les modalités de tenue de la réunion se fera lors de chaque envoi de la convocation à la réunion du Comité.

Les modalités définies dans le présent accord ne sont pas applicables aux réunions organisées par les membres du Comité Social et Economique pour organiser les travaux de ses commissions, hors la présence de la Direction, les membres du Comité Social et Economique restant libres d’organiser les modalités de tenue de ces réunions.

2. Matériel nécessaire à la visioconférence

Les parties conviennent que chaque membre du CSE (élu et désigné) doit être équipé du matériel informatique nécessaire pour participer aux réunions du CSE ou de ses commissions en visioconférence, à savoir :

• un ordinateur portable ou fixe équipé d’une caméra et d’un micro / un smartphone ;

• et une connexion Internet fiable et sécurisée ou, à défaut, d’un smartphone équipé de la connexion 4G.

Il est précisé qu’en cas de connexion internet limitée des participants à la réunion, seule l’activation du son audio sera autorisée (sans usage de la caméra).

Article 2 — Établissement de l’ordre du jour des réunions du CSE et de ses commissions

Les Parties conviennent que dans l’hypothèse où le contexte rendrait impossible la signature physique de l’ordre du jour, celle-ci sera actée par échange d’emails entre le Président et le Secrétaire avec envoi de l’ordre du jour signé et scanné.

La convocation et l’ordre du jour seront adressés par la Direction par email.

Article 3 — Déroulement des réunions

Lorsque le Comité Social et Economique et ses commissions sont réunis en visioconférence, le dispositif technique mis en œuvre garantit l’identification des membres des instances et leur participation effective, en permettant d’assurer la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations conformément à l’article D.2315-1 du Code du travail. Il est précisé qu’en cas de connexion internet limitée des participants à la réunion, seule l’activation du son audio sera autorisée (sans usage de la caméra).

Les membres du Comité Social et Economique et de ses commissions peuvent, à la majorité des présents ayant voix délibérative, y compris son Président, suspendre la séance.

Le procès-verbal doit mentionner ces suspensions ainsi que leur durée.

En cas de vote à « main levée », les membres élus du CSE et de ses commissions, présents seront amenés à voter par le biais de la messagerie instantanée ou du dispositif de visioconférence utilisé. Cette messagerie leur permettra d’exprimer s’ils le souhaitent par écrit le sens de leur vote (vote favorable, vote défavorable, abstention) et toute délibération accompagnant leur avis. Par ailleurs, à la demande de la majorité des membres élus du CSE formulée en séance, ce vote pourra être réalisé par la communication de chaque membre présent du CSE qui le souhaite à un représentant désigné de son Organisation Syndicale d’appartenance, ce dernier informera alors l’instance du vote exprimé par chacun des membres du CSE présents appartenant à son Organisation Syndicale.

Il est convenu entre les parties que lorsque le CSE est amené, dans le cadre de ses attributions, à procéder à un vote à bulletin secret, la réunion ne pourra se tenir dans le cadre de la visioconférence.

Si dans l’avenir les parties souhaitaient faire évoluer cette disposition, la Direction s’engage à étudier la possibilité d’identifier une solution technique garantissant le vote à bulletin secret. Cette solution, une fois identifiée, serait présentée aux membres du CSE et les Parties se retrouveraient alors pour conclure un avenant au présent accord.

Article 3 – Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur au lendemain de la réalisation des formalités de dépôt et de publicité.

Article 4 - Révision et dénonciation de l’accord

Les parties conviennent de se rencontrer, à l’initiative de la plus diligente, s’il y avait lieu d’envisager des modifications de cet accord.

S’il tel devait être le cas, le présent accord pourrait éventuellement faire l’objet d’un avenant qui serait soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.

Le présent accord pourra être dénoncé par la Direction ou par la majorité des membres du CSE sous réserve de respecter un préavis de trois mois. Cette dénonciation devra être notifiée à l’autre partie signataire par lettre recommandée avec avis de réception.

En cas de dénonciation, la Direction et les membres du CSE se réuniront pendant la durée du préavis pur discuter des possibilités de conclusion d’un nouvel accord.

Article 5 – Suivi de l’accord

Les stipulations du présent accord feront l’objet d’un point en Comité Social et Economique.

Article 6 – Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’un dépôt, dans les conditions prévues à l’article L. 2232-29-1 du Code du travail, c’est-à-dire :

• d’une part, en format papier au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes territorialement compétent,

• d’autre part, par voie dématérialisée sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr en vue de sa transmission automatique à la DIRECCTE pour instruction.

Conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale.

Fait à Paris, le 21/01/2021

en 2 exemplaires originaux.