Accord d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel au sein de la SIGH

ENTRE :

La Société Immobilière Grand Hainaut (SIGH), dont le siège est situé 40 boulevard Saly - 59300 VALENCIENNES, représentée par , agissant en qualité de Président du Directoire, dûment mandaté.

Et,

Les Organisations Syndicales, représentées par leurs délégués syndicaux :

• CFDT représentée par

• CFTC, représentée par

• RENOUVEAU, représentée par

Cet accord a été présenté et soumis à l’avis du Comité Social Economique lors de sa séance du
22 septembre 2022.

Cet accord signé entre la Direction SIGH et les Syndicats RENOUVEAU, CFDT et CFTC, intervient suite à des négociations entamées en janvier 2022.

Préambule :

Afin d’organiser les prochaines élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel au CSE de la Société Immobilière Grand Hainaut et aux éventuels Représentants de proximité du CSE, le vote électronique par Internet lors d’élections directes par des salariés.

Lors d’élections directes, cette modalité de vote sera utilisée, soit pour le renouvellement de l’instance, soit en cas d'élections partielles.

Ce dispositif s’inscrit notamment dans le cadre de la loi relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels n° 2016-1088 du 8 août 2016 et du Décret n° 2016-1676 du 5 décembre 2016. Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux par voie dématérialisée choisi par l’Employeur avec lequel il contractera un contrat de prestation de services.

Une présentation du système par un vote blanc a été effectuée par le prestataire en présentiel en amont des négociations du protocole d’accord préélectoral.

Principes généraux

Le système de vote retenu par La Société Immobilière Grand Hainaut doit reposer sur des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité et le secret du vote

• L’identité du votant : authentification sécurisée du votant

Modalité d’organisation des opérations

Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection de mise en place ou de renouvellement, les parties chercheront à signer un protocole d’accord préélectoral définissant notamment les modalités de mise à disposition des outils informatiques nécessaires au vote sur les différents sites de la Société Immobilière Grand Hainaut, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales. Il est également mis en ligne par l'entreprise.

Déclaration CNIL

Conformément à la mise en application du RGDP en date du 25 mai 2018, la déclaration auprès de la CNIL du dispositif de vote électronique n’est plus nécessaire.

Formation au système de vote électronique

Les membres de la délégation du personnel, les représentants des sections syndicales, et les membres du bureau de vote, bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu. La composition des membres du bureau de vote sera définie par le protocole d’accord pré-électoral.

Expertise

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral. Pour plus d’informations sur le fonctionnement et la description du vote électronique, il est également joint au protocole d’accord la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique.

Cellule d’assistance technique

L’entreprise met en place, pendant la durée des opérations de vote, une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique définit dans le protocole d’accord pré-électoral.

Elle comprend des représentants de l’Employeur, un ou des représentants du prestataire, ainsi que les membres du bureau de votes.

En présence des membres du bureau de vote et d’un membre de chaque organisation syndicale, la cellule d'assistance technique :

1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par 3 clés délivrées à cet effet ;

2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Déroulement des opérations de vote

Établissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique, par rapport aux listes électorales transmises au prestataire, est effectué sous la responsabilité de l’employeur.

L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Professions de foi

Les Organisations Syndicales ou un Représentant d’une liste peuvent transmettre une profession de foi dont ils auront vérifié préalablement la conformité des données. Chaque profession de foi devra être remise datée et signée à l’Employeur par un Représentant de la liste concernée. Les Organisations Syndicales ou les Représentants des listes restent seuls responsables du contenu, des propos et des termes utilisés dans leur profession de foi.

Une information quant aux conditions légales de mise en place d’un second tour sera également délivrée aux électeurs.

Les modalités pratiques seront déterminées par le protocole d’accord pré-électoral.

Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal (ordinateur, tablette, téléphone), de leur lieu de travail, ou de n’importe quel autre terminal, notamment personnel, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Les salariés en suspension de contrat de travail pourront donc voter de tout lieu équipé d’un terminal ou de tout terminal personnel.

Pour le Personnel de la proximité et notamment les gardiens et employés d’immeubles ; la direction s’engage à vérifier que ce personnel ait correctement accès aux modalités de vote.

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants sera indiqué au milieu du scrutin, afin de procéder, le cas échéant à une relance informative. Le taux de participation sera mis à disposition, dès connaissance, aux organisations syndicales, aux membres du bureau de vote, Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établira ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur en éprouvant le besoin ou la nécessité peut se faire assister par un électeur de son choix. L’accessibilité ergonomique du site sera garantie par le prestataire à chaque électeur quel que soit sa situation.

Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, par mail, l’adresse du site et les moyens d’authentification. Un envoi par courrier recommandé sera prévu en cas d’électeur en situation d’arrêt de travail.

Conformément aux recommandations de la CNIL, un code d’authentification sera transmis par sms au moment de la connexion. Un support technique sera mis en place par le prestataire afin de fournir à l’électeur son code s’il ne dispose pas de moyen de communication.

Ces codes sont valables pour les deux tours et ne seront connus que par le salarié et le prestataire. L’adresse du site de vote (URL) sera déterminée dans le cadre du contrat de prestation de services entre l’Employeur et le Prestataire.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes accès.

A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter (ex. : élection des membres titulaires du CSE et élection de leurs suppléants).

Le nombre de liste et leur dénomination apparaitront sur le même écran, de manière uniforme, et par ordre alphabétique. L’électeur pourra ensuite accéder aux détails de la liste et sa profession de foi.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation. L’électeur peut rayer un ou plusieurs noms. Le vote blanc est rendu possible par le système.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du ou des votes ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote ou les votes viennent d’être réalisés.

Programmation du site

Le prestataire assurera la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. Une présentation du visuel sera faite en amont de la publication, en présence de l’employeur et des organisations syndicales.

Le prestataire reproduira sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.

Clôture et Résultats

Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est faite de manière à prouver de façon irréfutable que seul le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.

Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le site reste accessible aux salariés pendant 15 jours calendaires à l’issue de la proclamation afin de présenter le résultat des élections.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Délais de recours et destruction des données

L’entreprise s’assure que le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

Sécurité et confidentialité

Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Entrée en vigueur et durée

Le présent accord entrera en vigueur au lendemain de son dépôt auprès de la DREETS et est conclu pour une durée indéterminée.

Révision – Dénonciation

Révision

Conformément aux dispositions légales, le présent accord pourra être révisé à tout moment d’un commun accord entre les parties signataires.

Chacune des parties signataires pourra être à l’initiative d’une demande de révision.

Cette demande de révision devra donner lieu au déclenchement d’une négociation de révision dans les 3 mois suivant l’information de la partie signataire de l’accord d’entreprise sollicitant la révision auprès des autres signataires.

L’information de l’auteur de la demande de révision devra être écrite et motivée et comportera notamment les dispositions dont la révision est sollicitée ainsi qu’une proposition de rédaction nouvelle.

La négociation de révision prendra fin au plus tard dans les 6 mois suivant son ouverture.

La conclusion d’un avenant de révision est subordonnée à la signature de l’ensemble des parties signataires de l’accord initial ainsi que de la ou les organisations syndicales ayant postérieurement adhéré au présent accord d’entreprise sans réserve.

En l’absence de signature de cet avenant de révision, le présent accord continuera à s’appliquer dans les conditions initialement prévues.

Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires ou adhérentes, selon les modalités suivantes :

• La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et déposée auprès de la DREETS ainsi qu’au Secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes.

• Une nouvelle négociation devra être engagée à la demande de l’une des parties, le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de 3 mois suivant la réception de la lettre de dénonciation par lettre recommandée avec accusé de réception.

• Durant les négociations, l’accord d’entreprise initial restera applicable sans aucun changement, ce dans la limite de la durée de 12 mois à compter de l’expiration du préavis.

• A l’issue des négociations sera établi, soit un nouvel accord constatant l’accord intervenu, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord. Ces documents signés, selon le cas, par les parties en présence, feront l’objet des formalités de dépôt dans les conditions prévues ci-dessus.

Les dispositions du nouvel accord d’entreprise se substitueront intégralement à celles de l’accord initial dénoncé, avec pour prise d’effet soit la date qui aura été expressément convenue, soit, à défaut, le jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents.

En cas de procès-verbal de clôture des négociations constatant le défaut d’accord, l’accord initial ainsi dénoncé restera applicable sans changement pendant une année, qui commencera à courir à l’expiration du délai de préavis fixé par les dispositions légales. Passé ce délai, le texte de l’accord d’entreprise initial cessera de produire ses effets.

Dépôt et publicité

Le présent accord d’entreprise a été signé au cours d’une séance qui s’est tenue le 17 octobre 2022 après avoir été préalablement soumis pour avis au Comité Social et Economique.

La Direction notifiera sans délai, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge auprès de chaque délégué syndical, le présent accord d’entreprise à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise.

A l’expiration du délai d’opposition prévu par les dispositions légales, le présent accord d’entreprise sera déposé par la Direction auprès de la DREETS dont relève l’entreprise, dont une version sur support électronique accompagnée du bordereau de dépôt et un exemplaire au Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud’hommes, conformément aux dispositions légales.

Le présent accord d’entreprise fera l’objet de la publicité suivante, auprès de l’ensemble des salariés de l’entreprise :

• Copie adressée aux membres titulaires du Comité Social et Economique.

• Diffusion de l’accord sur l’intranet.

  Fait à Valenciennes, le 17/10/2022

  En 5 exemplaires originaux.

Pour la SIGH, représentée par en qualité de Président du Directoire

Pour les organisations syndicales, composées de :

Pour l’organisation Syndicale Renouveau, représentée par , délégué syndical.

Pour l’organisation Syndicale CFDT, représentée par , délégué syndical.

Pour l’organisation Syndicale CFTC, représentée par ,

délégué syndical.