Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place du vote électronique" chez ROCHE

ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

L’UES ROCHE

Entre :

• L’UES Roche

Ci-après dénommée « L’entreprise ou l’UES Roche »

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

• CFE-CGC,

• UNSA,

D’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

PREAMBULE :

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (CSE), et de favoriser la participation des salariés, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 aout 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance
n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Afin de rendre accessible le vote à l’ensemble des électeurs, un système de vote électronique accessible sur le web du réseau Internet via PC (Fixe/Portable), tablette ou smartphone, sera mis en œuvre.

ARTICLE 1 : OBJET DE L’ACCORD

Le présent accord vise à mettre en place le principe du vote électronique pour les élections professionnelles de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de l’UES Roche ;

ARTICLE 2 : CHAMP D’APPLICATION ET PERSONNELS CONCERNES

Le présent accord est applicable pour les élections professionnelles auxquelles sont invités à participer, conformément aux dispositions légales applicables, les collaborateurs liés par un contrat de travail à l’UES Roche sur l'ensemble du territoire français et les collaborateurs mis à disposition de la société Roche SAS qui remplissent les conditions légales et qui ont opté pour un vote au sein de la société utilisatrice.

ARTICLE 3 : EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE

La mise en œuvre du vote électronique se substitue en totalité au vote à bulletin secret sous enveloppe et au vote par correspondance.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

ARTICLE 4 : ETABLISSEMENT DES FICHIERS

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance,

• Pour le fichier des électeurs : matricule, nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, adresse postale, statut, clé NIR, email professionnel, sexe ;

• Pour les listes d’émargement : matricule, nom, prénom, collège d’appartenance, date et heure d’émargement ;

• Pour les listes des candidats : collège d’appartenance, nom et prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale le cas échéant, ordre d’apparition de la liste, ordre d’apparition dans la liste, sexe ;

• Pour la liste des résultats : nom et prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège d’appartenance, destinataires tels que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités de la DRH ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités de la DRH ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités de la DRH ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités de la DRH.

Le fichier des électeurs comprenant l’adresse postale ne sera accessible qu’au « prestataire fournisseur »

ARTICLE 5 : DISPOSITIONS TECHNIQUES

La Direction et les Organisations syndicales représentatives décident de confier l’organisation des scrutins électroniques à un organisme externe.

Ce prestataire devra garantir que :

1. Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

2. Les modalités de mise en place du scrutin électronique respecteront les principes suivants :

   • La vérification de l’identité des électeurs,

   • L’assurance de la sincérité et de l’intégrité du vote,

   • Le respect du secret du vote électronique,

   • La publicité du scrutin.

ARTICLE 6 : BULLETINS DE VOTE

Le « prestataire fournisseur » assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le « prestataire fournisseur » reproduira sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par la DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une seule et même page, dans l’ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

ARTICLE 7 : FORMATION AU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Les représentants de chaque liste de candidats (scrutateurs) et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu. Cette formation servira également à créer les phrases secrètes nécessaires pour le dépouillement du scrutin.

ARTICLE 8 : CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprend des représentants de l’entreprise et le cas échéant, des représentants du prestataire

En présence des scrutateurs et des membres du bureau de vote, la cellule d'assistance technique :

• Procède, lors de la formation, à un test du système de vote électronique, ainsi qu’un dépouillement test

• Vérifie, avant que le vote ne soit ouvert, que l'urne électronique est vide, que les listes d’émargement sont vierges et que le site est bien scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

ARTICLE 9 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Article 9 § 1 : Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique doit être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Article 9 § 2 : Modalités d’accès au serveur de vote

Pendant toute la durée des opérations électorales, le système de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d’un code d’accès.

Les électeurs recevront leur code d’accès avec un lien vers le site de vote, par courrier électronique, ou par lettre simple le cas échéant (pour les électeurs en CAA, congé de reclassement ou absent pour longue maladie).

Une fois sur le site de vote, il est demandé à l’électeur de saisir son code d’accès et un code de sécurité visible directement sur l’écran.

L’électeur arrive alors sur une page de création de mot de passe, sur laquelle il lui est demandé de saisir un mot de passe et de le confirmer par ses informations personnelles.

Une fois connecté :

- l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège pour l’élection tant des titulaires que des suppléants. Au total, l’électeur, sauf cas particulier, sera amené à procéder à deux votes distincts.

- Après avoir voté, l’électeur aura la possibilité d’imprimer son accusé de réception.

Dans le cas où un utilisateur perdrait ses codes d’accès, il pourra obtenir leur réédition selon la procédure suivante :

• L’utilisateur contacte le service support du prestataire ou effectue sa demande en ligne sur le dispositif de vote ;

• en cas de contact du service support du prestataire, l’opérateur recevant l’appel se connecte au système de vote puis ouvre la session de réédition des éléments d’authentification ; sélectionne le nom de l’utilisateur ; vérifie l’identité de celui-ci à partir des données affichées par le système, saisit l’adresse email ou le numéro de téléphone mobile indiqués par l’utilisateur, puis déclenche l’envoi ;

• le système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d’accès à l’utilisateur, selon le media retenu (email ou sms).

• La procédure a pour effet d’adresser à l’électeur son identifiant (inchangé) et un nouveau mot de passe (le mot de passe précédent devenant alors inutilisable).

La procédure assure la confidentialité de l’envoi. A aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l’écran.

Toute régénération d’identifiant et de mot de passe est enregistrée au sein du système de vote.

Article 9 § 3 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences légales, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

ARTICLE 10 : CLOTURE ET RESULTATS

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du Bureau de Vote (Président, Assesseurs).

Les membres du Bureau de Vote éditeront les procès-verbaux et proclameront les résultats.

ARTICLE 11 : CHOIX DU PRESTATAIRE

Le choix de l’organisme retenu pour chaque scrutin sera arrêté par la Direction. Un cahier des charges établi par l’organisme retenu sera annexé au protocole d’accord préélectoral et viendra préciser les conditions de mise en œuvre du vote électronique.

ARTICLE 12 : EXPERTISE INDEPENDANTE

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

• du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.

ARTICLE 13 : DUREE D’APPLICATION DE L’ACCORD ET ENTREE EN VIGUEUR

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, entrant en vigueur à sa date de signature.

ARTICLE 14 : REVISION DE L’ACCORD

Conformément aux dispositions de l’article L.2222-5 du Code du travail, chaque partie signataire ou adhérente peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités suivantes.

Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties signataires sus-indiquées devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.

Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord.

Les dispositions de l’avenant portant révision, se substituent de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient et sont opposables à l’Entreprise et aux salariés liés par l’accord, soit à la date qui aura été expressément convenue, soit à défaut à partir du jour qui suivra son dépôt.

ARTICLE 16 : ADHESION

Conformément à l'article L. 2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DIRECCTE.

Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

ARTICLE 17 : ACTION EN NULLITE

Conformément aux dispositions de l’article L. 2262-14 du code du travail, toute action en nullité de tout ou partie du présent accord doit, à peine d'irrecevabilité, être engagée dans un délai de deux mois à compter :

• de la notification de l'accord aux organisations disposant d'une section syndicale dans l'entreprise ;

• de la publication de l'accord prévue à l'article L. 2231-5-1 dans tous les autres cas.

ARTICLE 18 : DEPOT - PUBLICITE

Le présent accord sera notifié par la Direction à l’ensemble des Organisations Syndicales Représentatives dans l’entreprise.

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail ;

• et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Boulogne-Billancourt

Le présent accord sera également publié sur la base de données nationale des accords d’entreprise conformément à la législation en vigueur.

Le personnel de Roche S.A.S. sera informé du présent accord par voie d’affichage ou par tout moyen de communication habituellement utilisé au sein de l’UES Roche.

Fait à Boulogne-Billancourt, en 4 exemplaires originaux, le

Pour l’UES Roche

Pour les Organisations Syndicales Représentatives:

- Pour la CFE-CGC :

- Pour l’UNSA :

ANNEXE

CAHIER DES CHARGES

Ce document constitue le cahier des charges

relatif à la mise en œuvre du vote électronique

pour les élections des représentants du personnel

aux élections professionnelles de la société Roche SAS

1. Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

2. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.

   1. Fonctionnalités générales.

Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.

1. Période des élections.

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

2. Nature des élections

Les élections à organiser sont des élections professionnelles (représentants du personnel au Comité Social et Economique).

3. Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).

Par ailleurs, le prestataire fournit à la société Roche les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

2. Scénario de vote

   4. Étapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter

• une étape de présentation des listes de candidats en présence,

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,

• la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie de sa date de naissance,

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

  5. Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

6. Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote

  3. Dépouillement des urnes électroniques

     7. Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement,

• L’accès à la liste des émargements Internet,

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

  4. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

5. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.

6. Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

7. Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.