Accord d’entreprise relatif aux modalités d’accès et d’utilisation des technologies d’information et de communication par les organisations syndicales

ENGIE ENERGIE SERVICES

ENGIE Energie Services Tour T1 – Faubourg de l’Arche 1, place Samuel de Champlain 92930 Paris La Défense Cédex - France
T +33 (1) 41 20 10 87	ENGIE Energie Services : SA au capital de 698 555 RCS Nanterre 552 046 955 – APE 3530Z Siège social : 1, place Samuel de Champlain – 92030 Paris La Défense Cédex

Entre les soussignés  

La société ENGIE ENERGIE SERVICES, dont le siège social est situé Tour T1, 1 Place Samuel Champlain La Défense cedex (92930), prise en la personne de son DRH, , domicilié en cette qualité audit siège.  

D’une part,
Ci-après dénommée ENGIE ENERGIES SERVICES

Et

Les Délégations Syndicales :  

• CFDT, représentée par , Délégué Syndical Central

• CFE-CGC, représentée par , Délégué Syndical Central

• CGT, représentée par , Délégué Syndical Central

• FO, représentée par , Délégué Syndical Central

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit étant précisé que les organisations syndicales signataires du présent accord satisfont aux conditions de majorité requises par l’article L.2232-12 du Code du Travail, pour la validité des accords d’entreprise :

Préambule

Les organisations syndicales représentatives au niveau d’ENGIE ENERGIES SERVICES ou de ses établissements, ainsi que les représentants du personnel sont bénéficiaires, à ce jour, des moyens prévus par les dispositions de l’accord relatif à la représentation du personnel et au dialogue social du 20 décembre 2018.

ENGIE ENERGIE SERVICES souhaite s’engager dans une nouvelle étape de la modernisation du dialogue social, notamment par la mise en place, pour les Organisations Syndicales de moyens modernes de communication.

L’accès aux Technologies de l’Information et de Communication (TIC) est, à cet égard, considéré comme un vecteur primordial du développement du dialogue social en ce qu’il facilite la communication entre les organisations syndicales représentatives et non représentatives ayant constitué une section syndicale, et la Direction ainsi que les salariés.

La loi Travail du 8 Août 2016 est ainsi venue préciser au travers de l’article L.2142-6 du Code du travail « qu’un accord d'entreprise peut autoriser la mise à disposition des publications et tracts de nature syndicale, soit sur un site syndical mis en place sur l'intranet de l'entreprise, soit par diffusion sur la messagerie électronique de l'entreprise. Dans ce dernier cas, cette diffusion doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique de l'entreprise et ne pas entraver l'accomplissement du travail. L'accord d'entreprise définit les modalités de cette mise à disposition ou de ce mode de diffusion, en précisant notamment les conditions d'accès des organisations syndicales et les règles techniques visant à préserver la liberté de choix des salariés d'accepter ou de refuser un message ».

Dans le cadre de l’article ci-dessus rappelé du Code du Travail, ainsi que dans le respect des recommandations de la CNIL, les parties signataires du présent accord ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des technologies d’information et de communication aux organisations syndicales.

Le présent accord a pour objet de permettre à chaque salarié d’ENGIE ENERGIE SERVICES d’avoir accès à l’information syndicale de son choix, poursuivant ainsi l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

Le présent Accord organise, dans ce cadre, les modalités de mise en place et d’utilisation de la messagerie électronique interne par les organisations syndicales.

Cet accord s’inscrit également dans le respect des dispositions prévues dans la Charte Ethique ainsi que dans la Charte Informatique qui seraient en vigueur pendant toute la durée de l’application du présent accord, s’appliquant à tout utilisateur des systèmes d’information d’ENGIE ENERGIE SERVICES.

SOMMAIRE

ARTICLE 1 – Champ d’application et objet 5

ARTICLE 2 – Organisations syndicales visées 5

ARTICLE 3 – Dispositions générales 5

ARTICLE 4 – Adresse de messagerie électronique de l’organisation syndicale 6

ARTICLE 5 – Création et utilisation d’un nom de domaine par une organisation syndicale 6

ARTICLE 6 – Création et utilisation d’une liste de diffusion syndicale 6

ARTICLE 7 –Utilisation de la liste de diffusion syndicale 7

ARTICLE 8 – Contenu de la diffusion syndicale par messagerie 7

ARTICLE 9 – Droit de retrait de la liste de diffusion constituée par l’Organisation Syndicale 9

ARTICLE 10 – Confidentialité 9

ARTICLE 11 – Interlocuteur Référent et Délégué à la protection des données 9

ARTICLE 12 – Sanctions 10

ARTICLE 13 - Commission de suivi 10

ARTICLE 14 - Durée de l’accord 10

ARTICLE 15 – Révision 10

ARTICLE 16 – Dénonciation 10

ARTICLE 17 – Publicité 11

ARTICLE 1 – Champ d’application et objet

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés d’ENGIE ENERGIE SERVICES, auxquels l’entreprise reconnait le droit d’avoir librement accès aux informations syndicales de leur choix.

Il vise à créer un cadre négocié pour la mise en place et l’utilisation de la messagerie électronique interne par les Organisations Syndicales.

ARTICLE 2 – Organisations syndicales visées

Cet accord s’applique à chaque organisation syndicale représentative ainsi qu’à chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise.

ARTICLE 3 – Dispositions générales

ENGIE ENERGIE SERVICES autorise les organisations syndicales mentionnées à l’article 2 à utiliser la messagerie électronique de l’entreprise à des fins de communication syndicale dans les conditions définies au présent accord, et à l’exclusion de toutes autres formes d’utilisation non prévues par celui-ci.

Le présent accord concerne exclusivement l’utilisation des technologies de l’information et de la communication. Il ne concerne en aucune façon les conditions d’expression syndicale traditionnelle qui sont expressément prévues et encadrées quant à elles par le Code du travail (affichage sur panneaux et distribution de tracts).

Les parties au présent accord actent que l’utilisation des outils mis à disposition s’inscrit dans le respect des dispositions applicables au sein d’ENGIE ENERGIE SERVICES, dont, notamment, la Charte Informatique, tout en prenant en compte les impératifs liés à la liberté d’expression dont bénéficient les Organisations Syndicales.

L’utilisation des technologies d’information et de communication (TIC) doit :

• être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du système d’information de l’entreprise ;

• ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l’entreprise ;

• préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message.

L’utilisation des TIC prévus au présent accord doit se faire dans le respect des lois et règles applicables relatives, notamment à :

• Le Règlement Général sur la Protection des Données ;

• La Loi sur la Liberté de la Presse du 29 juillet 1881

• L’informatique et libertés ainsi qu’aux préconisations de la CNIL ;

• La protection des droits d’auteur ;

• La confidentialité et la discrétion ;

• La politique de sécurité et la Charte Informatique, ainsi que la Charte éthique ;

• La protection de la vie privée et du droit à l’image ;

• L’exercice du droit syndical ;

• Le Règlement Intérieur ;

• L’accord sur le droit à la déconnexion.

ARTICLE 4 – Adresse de messagerie électronique de l’organisation syndicale

ENGIE ENERGIE SERVICES met à la disposition de chaque organisation syndicale une adresse de messagerie électronique interne « OS.EngieEnergieServices@engie.com ».

La mise à disposition d’une adresse e-mail générique Groupe aux organisations syndicales définies à l’article 2 a pour objet de leur permettre de communiquer avec la Direction, entre elles et avec les salariés.

Sous la responsabilité du Délégué Syndical Central ou du Représentant de Section Syndicale, les Organisations Syndicales peuvent utiliser la messagerie pour l’envoi de messages à caractère syndical individuel ou groupés, à destination de la Direction et des salariés inscrits sur les listes de diffusion.

Tout envoi de communications ou de tracts syndicaux au niveau de l’entreprise ou d’un établissement doit être émis depuis l’adresse de messagerie générique de l’organisation syndicale, l’adresse e-mail professionnelle individuelle des représentants du personnel et des délégués syndicaux n’ayant pas cette vocation.

ARTICLE 5 – Création et utilisation d’un nom de domaine par une organisation syndicale

Afin d’accroître la lisibilité, la clarté et la cohérence des contenus digitaux délivrés à l’ensemble des parties prenantes du Groupe, mais également dans le but de prévenir les contrefaçons et limiter les actions de malveillance de la part de tiers (typosquatting ; pishing …), le Groupe a établi une politique en matière de Nom de domaine.

Ainsi, avant toute création de Nom de domaine utilisant la dénomination « ENGIE », chaque Organisation Syndicale devra effectuer la réservation dudit nom de domaine auprès de la Direction Juridique Corporate, qui pourra lui conseiller d’utiliser un sous-domaine offrant les mêmes possibilités de création de contenu. (A titre d’exemple, passer de OS-engie-cofely.com à OS-cofely.engie.com).

ARTICLE 6 – Création et utilisation d’une liste de diffusion syndicale

Article 6.1 : Constitution de la liste par la Direction

Les salariés doivent être clairement et préalablement informés de l’utilisation de leur messagerie professionnelle afin de pouvoir manifester leur accord ou leur opposition à l’envoi de tout message syndical sur leur messagerie professionnelle.

15 jours après l’accomplissement des formalités de dépôt du présent accord, la Direction enverra un mail à l’ensemble des salariés d’ENGIE ENERGIE SERVICES présents au jour de de l’engagement écrit (mail, etc…) de l’OS de signer l’accord ou de la signature formelle de l’accord, afin de les informer du dispositif mis en place pour la diffusion des communications syndicales par les Organisations Syndicales présentes dans l’entreprise

Ce mail informera les salariés de la communication de leur adresse mail professionnelle à toutes les Organisations Syndicales présentes dans l’Entreprise, afin que celles-ci puissent leur adresser des communications syndicales par cette voie.

Ce mail précisera la faculté pour le salarié de s’opposer à la communication de son adresse mail aux organisations syndicales, en utilisant la fonctionnalité « vote » permise par Outlook, décrite en annexe du présent accord.

L’absence de réponse du salarié dans les 15 jours suivant l’envoi de ce courriel vaut acceptation de la communication de son adresse mail professionnelle aux organisations syndicales.

La Direction adressera le même mail 2 fois par an aux nouveaux embauchés afin de mettre à jour les listes de diffusion.

Article 6.2 : Communication de la liste aux Organisations Syndicales

La Direction est seule habilitée à communiquer aux Organisations syndicales définies à l’article 2, les adresses mail professionnelles des salariés, leur permettant ainsi de constituer leur liste de diffusion pour l’envoi des communications syndicales.

Le fichier contenant les adresses mail professionnelles comportera le nom et le prénom du salarié, son adresse mail professionnelle, ainsi que son établissement distinct de rattachement au sens du CSE tel que prévu par l’accord relatif à la représentation du personnel et au dialogue social du 20 décembre 2018.

2 fois par an, la Direction communiquera aux Organisations syndicales, les adresses mail professionnelles des salariés nouvellement entrés qui n’auront pas refusé ce mode de diffusion des communications syndicales.

Le traitement de la liste de diffusion syndicale ainsi constituée, sera sous la seule responsabilité de l’Organisation syndicale concernée, notamment au regard de la loi informatique et libertés dont la CNIL est la garante, ainsi que du RGPD.

ARTICLE 7 – Utilisation de la liste de diffusion syndicale

Les adresses de messagerie électronique des salariés ne peuvent être utilisées que dans le cadre prévu au présent accord pour la communication de publications et de tracts de nature syndicale.

Afin de garantir l’anonymat des salariés ayant souhaité recevoir des communications syndicales par voie de messagerie électronique, mais également pour éviter les réponses « en cascade », les Organisations Syndicales s’engagent à adresser tous leurs messages électroniques à destination des salariés en mettant les destinataires en « copie cachée ».

Afin d’éviter toute possibilité d’utilisation détournée, l’entreprise n’exercera pas de contrôle sur les listes de diffusion ainsi constituées. En effet, celles-ci sont susceptibles de révéler l’opinion favorable d’un salarié à l’égard d’une organisation, voire son appartenance à un syndicat déterminé, sur la base du choix opéré par ce salarié quant à son acceptation ou son refus de recevoir des messages à caractère syndical.

Dans le respect des règles relatives à l’envoi de mails groupés, les listes de diffusion devront être scindées en groupe de 500 utilisateurs maximum.

ARTICLE 8 – Contenu de la diffusion syndicale par messagerie

Article 8.1 : Contenu général du message

L’indication du caractère syndical du message devra systématiquement être mentionné dans l’objet du message électronique, de façon à informer clairement les salariés quant à l’origine et à la nature du message.

L’envoi ou la réception de messages électroniques individuels (c’est-à-dire hors premier envoi de masse à l’ensemble des salariés concernés) bénéficient de la protection du secret des correspondances privées, dès lors que leur objet mentionne expressément leur caractère personnel et/ ou privé. Il est ainsi fortement recommandé aux organisations syndicales d’apposer dans l’objet du message la mention :

« Personnel - Message syndical - Nom de l’OS - Territoire/ Etablissement/ Agence Concerné au besoin - Thème abordé ».

Les syndicats sont seuls responsables des publications et communication effectuées par le biais des technologies de l’information et de la communication mis à leur disposition dans le cadre du présent accord.

Le contenu des messages doit respecter les dispositions sur le droit à l’image, de la presse et ne doit à ce titre contenir ni injure, ni diffamation, ni atteinte à la vie privée, ni contenir de données à caractère personnel dans le respect de la Loi du 6 janvier 1978 relative à l’Informatique, aux fichiers et aux libertés. Le contenu des informations diffusées doit également respecter les dispositions relatives au secret professionnel.

Les communications seront sous l’entière responsabilité de l’Organisation Syndicale concernée.

Les organisations syndicales engagent donc leur responsabilité :

-en cas de non-respect de dispositions de nature pénale et notamment celles relatives à l’injure et à la diffamation publiques, à la contrefaçon, aux obligations de la loi informatique et libertés, à la diffusion de fausses nouvelles ou à la provocation.

-en cas de non-respect de dispositions statutaires et notamment la violation de l’obligation de discrétion professionnelle.

L’entreprise n’exercera pas de contrôle en amont sur les communications syndicales.

La Direction des Ressources Humaines sera destinataire des communications syndicales envoyées aux salariés par voie électronique au plus tard simultanément à leur publication. Elle ne peut s’opposer à une publication ni procéder ou faire procéder à son retrait. Si elle estime que la publication ou son contenu est litigieux, elle pourra saisir les tribunaux compétents à cette fin.

Les organisations syndicales s’engagent également à ne pas diffuser par voie de messagerie électronique :

• les informations classées confidentielles par la loi : documents comptables notamment,

• les informations à caractère confidentiel désignées comme telles par le groupe ENGIE ou par ENGIE ENERGIE SERVICES, présentant objectivement ce caractère, et dont la divulgation pourrait porter atteinte aux intérêts légitimes du Groupe et/ou d’ENGIE ENERGIE SERVICES.

• Par ailleurs, les identités visuelles et logos d’ENGIE SA ainsi que du Groupe ENGIE ne peuvent être utilisés sans l’autorisation expresse et préalable de la Direction, sauf s’il s’agit de procéder à la diffusion de documents émanant de la Direction, dans le respect des principes précités.

Article 8.2 : Taille maximale des messages

Le volume de communications syndicales diffusées par la messagerie ainsi que les pièces jointes doivent respecter les limites des messageries de l’entreprise. Seules les pièces jointes compatibles avec les paliers techniques en vigueur dans les entreprises sont autorisées. La Direction fera réaliser par l'opérateur informatique des contrôles du respect de cette disposition limitant la taille des messages.

ARTICLE 9 – Droit de retrait de la liste de diffusion constituée par l’Organisation Syndicale

Les salariés qui auraient autorisé l’utilisation de leur messagerie électronique doivent pouvoir se retirer d’une liste de diffusion à tout moment et sur simple demande écrite (mail, …).

Ce droit ainsi que ses modalités d’exercice devront systématiquement être rappelés dans tout message émanant de l’Organisation Syndicale, afin que les salariés puissent à tout moment manifester leur volonté de s’opposer à la réception de messages à caractère syndical.

ARTICLE 10 – Confidentialité

La confidentialité des échanges mails intervenant entre les organisations syndicales et les salariés de l’entreprise doit être préservée et garantie tant par les syndicats que par l’entreprise.

L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu’elle entretient avec les salariés.

ARTICLE 11 – Interlocuteur Référent et Délégué à la protection des données

Chaque organisation syndicale définie à l’article 2 devra désigner un interlocuteur (par exemple le Délégué Syndical Central ou toute autre personne de son choix), identifié auprès de l’entreprise, qui sera en charge de s’assurer du respect des conditions générales d’utilisation des TIC telles que régies par le présent accord.

Chaque Organisation Syndicale définie à l’article 2 devra en outre désigner auprès de la CNIL un délégué à la protection des données, qui aura la charge de mettre en œuvre la conformité au règlement européen sur la protection des données au sein de l’organisation syndicale qui l’a désigné s’agissant de l’ensemble des traitements mis en œuvre par celle-ci.

Le Délégué à la protection des données choisi devra disposer de qualités professionnelles et de connaissances spécifiques sur ce sujet.

La Direction s’engage à assurer une formation interne au Délégué à la protection des données choisi par la ou les organisation(s) syndicale(s).

ARTICLE 12 – Sanctions

Toute utilisation non conforme aux dispositions du présent accord ainsi qu’aux règles en vigueur au sein d’ENGIE ENERGIE SERVICES, relatives à l’utilisation des outils informatiques et à la protection des données, fera l’objet d’un rappel, en fonction du périmètre concerné, par le représentant de la Direction d’ENGIE ENERGIE SERVICES ou celui de l’établissement concerné.

En cas de récidive, la suspension de ces services, justifiée et validée de manière écrite par la Direction, est effectuée pour une durée de trois mois, au périmètre de l’entreprise.

En cas de nouvelle récidive, il est procédé à la fermeture définitive des connexions réseaux de l’organisation syndicale, pendant la durée du mandat en cours.

ARTICLE 13 - Commission de suivi

Une commission de suivi, composée de 1 représentant de chaque Organisation Syndicale représentative signataire de l’accord, et de 2 représentants de la Direction sera mis en place. Elle se réunira une fois, un an après la date de signature du présent accord pour dresser le bilan de la mise en œuvre de l’accord, et examiner les éventuelles adaptations à apporter, au regard notamment de l’évolution des technologies de l’information au sein de l’entreprise.

Par ailleurs, elle sera également réunie en cas de constatation d’une nouvelle récidive d’utilisation non conforme aux dispositions du présent accord préalablement à toute fermeture définitive des connexions réseaux de l’Organisation Syndicale en cause.

ARTICLE 14 - Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur après les formalités de dépôt.

ARTICLE 15 – Révision

Conformément aux articles L 2261-7 et 2261-8 du code du travail, les parties signataires du présent accord ont la faculté de le modifier.

La demande de révision qui peut intervenir à tout moment à l’initiative de l’une des parties signataires doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres signataires.

La Direction et les Organisations syndicales se réuniront alors dans un délai de 2 mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.

L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions de présent accord qu’il modifiera.

ARTICLE 16 – Dénonciation

La dénonciation du présent accord par la direction ou par l’ensemble des organisations syndicales signataires peut intervenir à tout moment, au terme d’un préavis de 3 mois, dans les conditions prévues à l’article L2261-9 du Code du Travail .

ARTICLE 17 – Publicité

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt, conformément aux dispositions légales.

Cet accord est fait en nombre suffisant d’exemplaires pour remise à chacune des parties signataires.

Fait à la Défense, le 30 avril 2019

La Direction
CFDT CFE-CGC
CGT
FO ANNEXE : Mode Opératoire de la fonctionnalité « Vote » de la messagerie Outlook 1/ Ouvrir la messagerie, cliquez sur « Nouveau Courrier », et choisir « Options » dans la barre d’outils
2/ Sélectionnez « utiliser les boutons de vote » dans la barre d’outils, puis cliquez sur « Oui/Non »

3/ Le message « vous avez ajouté des boutons de vote » apparait, cliquez sur « cc » pour ajouter les destinataires en copie cachée, indiquez l’objet du message, et cliquez sur « envoyer »

4/ Le destinataire reçoit le courriel, avec la mention « Votez en cliquant sur vote dans le groupe Répondre ci-dessus »

5/ Le salarié clique sur le bouton « Vote » et Sélectionne « Oui ou Non »

6/ Une boite de dialogue Outlook s’ouvre invitant le salarié à confirmer son choix.

7/ Le salarié est informé de sa réponse par Outlook

8/ L’expéditeur (OS) est informé du choix du salarié et peut donc constituer sa liste de diffusion