Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE - MANDAT 2018-2022" chez LA VILLEGUERIN EDITIONS... - GROUPE REVUE FIDUCIAIRE (Siège)

ACCORD COLLECTIF SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

POUR LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

MANDAT 2018-2022

Entre

La société GROUPE REVUE FIDUCIAIRE représentée par Monsieur XX, Président

Et

Le Syndicat National des Journalistes représenté par Madame XX, déléguée syndicale

Il a été convenu

1. PREAMBULE

Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles du Comité social et économique (article L2313-1), d'intégrer parmi les alternatives possibles, concernant le mode d'organisation des scrutins, le vote électronique comme le propose la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004, le décret 2007-60 du 25 avril 2007 et le décret 2011-595 du 26 mai 2011 et conformément aux articles L.2314-26 et R.2314-5 du Code du Travail.

2. RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiés à un prestataire extérieur de service externe, AKG SOLUTIONS (ci-après dénommée « le prestataire »). Le vote électronique se déroulera par le biais de la plateforme de vote en ligne Votéo.

Le prestataire s’engage sur :

• La sincérité et l’intégrité du vote

• L’anonymat et le secret du vote

• L’unicité du vote

• La confidentialité et la liberté du vote

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral. Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément aux articles R2314-5 et R2314-8 du Code du travail. Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges. Un exemplaire pourra être remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Le prestataire crée une fiche de traitement des données conformément aux normes RGPD. Cette fiche de traitement est transmise à la société pour enregistrement dans le dossier de traitement des données personnelles de la société. La création et enregistrement de la fiche de traitement remplace la déclaration normale à la CNIL.

3. MODALITES D’ORGANISATION DU VOTE

1. COMMUNICATION DES LISTES ELECTORALES ET DES LISTES DES CANDIDATS

Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date de naissance, date d’ancienneté dans l’entreprise, collège, l’email professionnel ou l’adresse personnelle pour les salariés en congé maternité, parental, sabbatique… ou les salariés pigistes n’ayant pas d’email professionnel.

• Pour les listes des candidats : non, prénom, collège, candidat titulaire ou suppléant, date d’entrée dans la société, date de naissance, organisation syndicale ou nom de liste libre

• Pour les membres du bureau de vote : nom, prénom, email, rôle dans le bureau de vote (président et 2 assesseurs)

• Pour la liste des résultats : nom, prénom, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, employés habilité des Ressources Humaines

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, salariés habilités des Ressources Humaines

• Pour les listes de candidats : électeurs, syndicats représentatifs, employés habilité des Ressources Humaines

• Pour la liste des résultats : électeurs, la Direccte, syndicats représentatifs, employeur ou employés habilités des Ressources Humaines

Les listes électorales, candidates et membres du bureau de vote sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les professions de foi, logos et photos éventuelles doivent être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

Le prestataire paramètre le site de vote et le met en ligne.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran par ordre aléatoire. La dimension des « bulletins » et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

2. DEROULEMENT DE L’OPERATION DE VOTE

Les élections auront lieu sur 2 jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période.

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du scrutin. Chaque électeur recevra par courriel ses informations de connexion (un code d’identification, un mot de passe généré de façon aléatoire). Les électeurs n’ayant pas d’email professionnel recevront leurs informations de connexion par courrier postal. Les codes fonctionnent dès réception et sont les mêmes pour toute la durée du scrutin.

Avant toute opération de vote :

• Le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique

• Les membres du bureau de vote doivent vérifier que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel lieu connecté à un réseau internet.

Le salarié se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courriel ou courrier, ainsi qu’un 3^ème critère d’identification personnel qui sera sa date de naissance.

L’électeur ne verra que les scrutins de son collège. Il pourra également consulter le protocole préélectoral.

La saisie des trois critères par l’électeur vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance.

Le prestataire transmet par courriel aux membres du bureau et aux tiers gestionnaires un mot de passe pour accéder à la partie administration du système et le mode opératoire correspondant.

3. GARANTIE DE CONFIDENTIALITE PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-26 du Code du Travail, le flux de vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentants de l’employeur désignés au protocole d’accord préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé personnelle, le taux de participation et la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage à détruire toutes les données du client.

4. ASSISTANCE

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et téléphone pendant le vote.

5. DEPOUILLEMENT ET RESULTATS

A l’heure du scrutin définie dans le protocole d’accord préélectoral, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduite dans le système pour le descellement.

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole d’accord préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que nombre de sièges par liste.

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme au modèle CERFA 15822*01 (titulaires) et 15883*01 (suppléants). A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint ou que tous les sièges n’ont pas été pourvus, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au 1^er tour, ou si à l’issu du 1^er tour il reste encore des sièges à pourvoir.

4. REVISION DE L’ACCORD

Toute modification qui serait apportée au présent accord donnera lieu à l’élaboration d’un avenant qui sera soumis aux formalités légales.

5. DUREE

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du processus électoral des élections du Comité social et économique. Il prendra fin à l’expiration dudit processus.

6. PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord sera diffusé dans l’entreprise par voie d’affichage et sur le RSE (Réseau Social d’Entreprise). Il sera porté à la connaissance de chacun des salariés concernés. Un exemplaire du présent accord sera remis à la DUP.

7. DEPOT LEGAL

En application de l’article L2231-5 du Code du Travail, le présent accord sera notifié à chacun des organisations représentatives.

En application de l’article L.2231-2 du Code du Travail, le présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE et du Conseil des Prud’hommes de Paris. Il entrera en vigueur le lendemain de son jour de dépôt.

Fait à Paris le 10 juillet 2018 en 5 exemplaires.

Pour le SNJ Pour la société GROUPE REVUE FIDUCIAIRE

Mme XX Monsieur XX

Déléguée syndicale Président