Accord sur le recours au vote électronique pour les élections des membre du CSE

Entre les soussignés :

La société XX., dont le siège social est situé au XX,

représentée par XX, en qualité de Directeur du site, dûment mandaté ;

Ci-après dénommée « La Direction »

D’une part,

Et Les Délégués Syndicaux des organisations syndicales représentatives de salariés :

- Le syndicat C.F.D.T. représenté par XX,

- Le syndicat F.O. représenté par XX,

- Le syndicat U.N.S.A. représenté par XX,

D’autre part.

Il a été convenu ce qui suit :

Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.

Table des matières

PREAMBULE. 3

ARTICLE 1 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES. 3

1.1 MODALITES DE VOTE & RECOURS A UN PRESTATAIRE. 3

1.2 MODALITES DES ELECTIONS. 3

Etablissement du fichier des électeurs. 3

Communication des listes électorales et des listes de candidats. 4

Lieux et Temps du Scrutin. 4

Consultation du nombre de votants. 5

Liste d’émargement : 5

1.3 BULLETINS DE VOTE. 5

1.4 LISTE DES CANDIDATS. 5

ARTICLE 2 : INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS. 5

Assistance aux électeurs. 5

2.1 MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE 5

2.2 GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN. 6

ARTICLE 3 : DONNEES PERSONNELLES DES CANDIDATS ET DES ELECTEURS. 6

ARTICLE 4 : DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD. 7

PREAMBULE.

Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

ARTICLE 1 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES.

Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution du bureau de vote et la répartition des sièges pour les élections.

Il est précisé que lorsque que le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux élections professionnelles 2022, à savoir des membres du CSE.

Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral lors de sa mise en œuvre.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les Organisations Syndicales.

1.1 MODALITES DE VOTE & RECOURS A UN PRESTATAIRE.

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote électronique pour la seconde fois à l’occasion des élections professionnelles des membres du CSE.

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société XX (ci-après dénommée « le prestataire ») a été choisie pour organiser le scrutin des élections 2022, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

1.2 MODALITES DES ELECTIONS.

Etablissement du fichier des électeurs.

A des fins de préparation de l’élection, le service des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, lui-même établit à partir des listes électorales.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, établissement d’appartenance, adresse postale et email des inscrits.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et ce qui leur permettra :

• de s’identifier et de prendre part au vote,

• de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inviolable, inaltérable et probant.

Communication des listes électorales et des listes de candidats.

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF d'un poids au maximum égal à2Mo sans lien hypertexte et sur une ou deux pages.

Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format minimum.

Lieux et Temps du Scrutin.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, à partir de tout appareil connecté à Internet et permettant l’action de vote, en tout lieu, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Consultation du nombre de votants.

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console leur permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Liste d’émargement :

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres du département Ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

1.3 BULLETINS DE VOTE.

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

1.4 LISTE DES CANDIDATS.

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.

ARTICLE 2 : INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette technique de vote.

Assistance aux électeurs.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au niveau du département des Ressources Humaines. Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote.

2.1 MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra, avant le premier tour, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code challenge, qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

2.2 GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN.

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-21 et suivants et L.2324-19 du code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

ARTICLE 3 : DONNEES PERSONNELLES DES CANDIDATS ET DES ELECTEURS.

Le prestataire de vote électronique retenu devra répondre aux recommandations de la Commission Nationale Informatique & Libertés, notamment celle n°2019-053 du 25 avril 2019, qui indique :

• Objectif de sécurité n°2-01 : Assurer une haute disponibilité de la solution : disposer d’une infrastructure dimensionnée pour supporter l’élection et la charge attendue. Il est prévu un système de redondance par un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et caractéristiques.

• Objectif de sécurité n°2-02 : Assurer un contrôle automatique de l’intégrité du système, de l’urne et de la liste d’émargement : calculer à intervalles non réguliers et non prévisibles une empreinte des éléments précités et les comparer à la valeur de référence calculée en amont.

• Objectif de sécurité n°2-03 : Permettre le contrôle automatique par le bureau électoral de l’intégrité de la plateforme de vote pendant tout le scrutin : mettre à disposition du bureau électoral un dispositif lui permettant de vérifier directement la mise en œuvre de l’objectif de sécurité n° 2-02 depuis un écran de contrôle.

• Objectif de sécurité n°2-04 : Authentifier les électeurs en s’assurant que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative : L’électeur s’authentifie à l’aide d’un couple identifiant et mot de passe personnel qui lui a été remis de manière sécurisée (deux canaux séparés) et répond à une question défi-réponse non triviale (sont ainsi exclus la date de naissance et tout autre élément facilement décelable) dont il est le seul à connaitre la réponse (avec le responsable de traitement). En cas de perte ou de vol de ses moyens d’authentification, une procédure permet à l’électeur d’effectuer son vote et rend les moyens d’authentification perdus ou volés inutilisables.

ARTICLE 4 : DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD.

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Cet accord s'appliquera donc également en cas d'élections partielles en cours de mandat des membres du CSE ainsi que pour les prochaines élections, à échéance, des membres du CSE.

Il est précisé que le choix du prestataire pourra être modifié après consultation des organisations syndicales.

Le présent accord remplace et annule toutes les dispositions résultant d'accords collectifs, d'usages ou de tout autre politique en vigueur au sein d’XX portant sur le même objet.

En cas de modifications des dispositions légales ou réglementaires ayant pour conséquence de remettre en cause les dispositions du présent accord, des négociations s'ouvriraient sans délai, pour examiner les possibilités d'adapter le présent accord aux nouvelles conditions de la législation, de la réglementation et des dispositions conventionnelles visées dans l'accord.

Il pourra être révisé à tout moment par voie d'avenant signé entre la Direction et tout ou partie des organisations syndicales signataires ou ayant adhéré au présent accord, dans les conditions définies à l'article L. 2222-5 du Code du travail.

Conformément au décret du 17 mai 2006, le présent accord sera déposé auprès de la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS), via la plateforme Téléaccords.

Le présent accord sera déposé, en un exemplaire original, auprès du secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de XX.

Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du Travail, le présent accord sera notifié à chacune des organisations syndicales représentatives.

A l’issue du délai d’opposition, les dispositions du présent accord prendront effet.

Fait à XX, le 9 septembre 2022 en 5 exemplaires originaux.

La société XX représentée par XX, en qualité de Directeur de site,

Les Organisations Syndicales :

Le syndicat C.F.D.T. représenté par XX, en sa qualité de délégué syndical,

Le syndicat F.O. représenté par XX, en sa qualité de délégué syndical,

Le syndicat U.N.S.A. représenté par XX, en sa qualité de délégué syndical,