Accord d'entreprise "Accord d'entreprise sur le vote électronique pour les elections des membres du comité social et économique" chez EJA - LEXTENSO (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS

DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Entre les soussignés :

• La société LEXTENSO, société anonyme au capital de 2.300 000€, dont le siège est situé à la Grande Arche de la Défense – Paroi nord – 1, parvis de la Défense – 92044 Paris la Défense, représentée par , Directeur Général Déléguée,

Et

• Madame , membre titulaire du collège Journalistes,

• Madame , membre titulaire du collège Cadres,

• Monsieur , membre titulaire du collège Cadres,

• Madame , membre titulaire du collège Techniciens/Agents de maîtrise,

• Madame , membre titulaire du collège Employés,

élus en qualité de membres titulaires du Comité Social et Economique lors des dernières élections du 11 juillet 2018 de la société LEXTENSO,

I - Préambule

Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité social et économique, concernant le mode d'organisation des scrutins, de recourir au vote électronique en application de la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004 et le décret 2017-1819 du 29 décembre 2017.

Le vote électronique est le seul mode de scrutin retenu pour ces élections professionnelles.

Le présent accord a pour objet de fixer les règles relatives au vote électronique au sein de l’entreprise.

Il est précisé qu’un protocole d’accord préélectoral précisera notamment, les modalités techniques et fonctionnelles de vote.

II – Recours à un prestataire extérieur

Les parties conviennent de confier à une société prestaire, l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société prestataire retenue pour l’organisation matérielle du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La sincérité et l’intégrité du vote ;

• L’anonymat et le secret du vote ;

• L’unicité du vote ;

• La confidentialité et la liberté du vote.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral.

Le prestataire sera choisi sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R 2314-5 et suivants du Code du travail, qui sera tenu à la disposition des salariés et mis en ligne sur l’intranet de la société.

Conformément à l’article R.2314-9 du Code du travail, le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante. Les certificats de conformité issus de cette expertise seront annexés au cahier des charges du prestataire et remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord d’entreprise.

III – Modalités du vote

Les élections auront lieu pour le 1er et le 2ème tour de scrutin, sur une journée, sur une plage horaire de 08H00 à 19H00 et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. La plateforme de vote sera accessible sans interruption pendant cette période de n’importe quel terminal via un lien direct avec le site du prestataire du travail, du domicile ou de toute autre lieu en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Pendant la période ouvrée du scrutin, un ordinateur avec une connexion au site sécurisé du prestataire, sera mis à disposition des électeurs ne disposant pas d’ordinateur, dans chacun des 3 établissements de l’entreprise, dans un lieu préservant la sécurité du vote.

Par ailleurs, les salariés absents de l’entreprise pendant la période du scrutin pourront voter par internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

IV - Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales seront transmises à la date prévue dans le protocole d’accord préélectoral, au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité.

La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

V - Déroulement des opérations de vote

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courriel et un courrier contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.

Avant toute opération de vote :

• le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique

• les membres du bureau de vote doivent vérifier que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courriel et courrier ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur pour s’authentifier.

La saisie de ses trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entraînant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Le code d’identification ainsi que le mot de passe seront valables pour les deux tours.

VI - Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-26 à 28 et R.2314-6 et suivants du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote et les agents habilités du personnel peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation et la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage à détruire toutes les données du client.

VII - Assistance

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.

VIII - Dépouillement et résultats

A l’heure de clôture du scrutin définie dans le protocole préélectoral, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur. A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issue du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.

IX – Révision de l’accord

Conformément à l’article L.2261-7-1 du Code du travail, toute modification qui serait apportée au présent accord donnera lieu à l’élaboration d’un avenant lequel sera soumis aux formalités légales.

X– Durée du présent accord

Le présent accord est applicable pour les élections des membres du Comité social et économique dont le 1^er tour est envisagé le 24 juin 2022 et le 2^ème tour envisagé le 11 juillet 2022, mais également en cas d’organisation d’élections partielles survenant pendant la durée du mandat en cours des membres du Comité social et économique.

Il cessera en tout état de cause, de produire effet à l’échéance des mandats des membres du Comité social et économique (4 ans).

XI – Formalités de dépôt et de publicité

Conformément à l’article D.2231-4 du Code du travail, le présent accord sera déposé à la DRIEETS d’Ile de France, via la plateforme en ligne TéléAccords.

Il sera également remis en un exemplaire au greffe du conseil de prud'hommes et un exemplaire sera transmis pour information à la Commission paritaire de branche.

Un exemplaire du présent accord sera affiché dans les locaux de l’entreprise aux emplacements prévus et mis en ligne sur l’intranet de la société.

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

Fait à Paris La Défense, le 12 mai 2022 en 5 exemplaires

Les membres élus du Comité Social et Economique