PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

Elections de la délégation du personnel du Comité Social et Economique 2019

PRÉAMBULE

Cet accord a pour objet de déterminer les principales modalités d’organisation des élections de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.

Chapitre I

Dispositions Générales

ARTICLE 1 - EFFECTIFS

Sont pris en compte dans l'effectif d'assujettissement :

- les salariés en CDI et les salariés en CDD, à temps plein et à temps partiel,

- les salariés dont le contrat de travail est suspendu (congé, maladie, maternité, congé de reclassement...),

- les intérimaires,

- les personnels mis à disposition par une entreprise extérieure dans les conditions ci-dessous.

Ne sont pas pris en compte dans l'effectif d'assujettissement :

- les salariés sous contrat d'apprentissage, contrat de professionnalisation,

- les remplaçants des personnels absents ou dont le contrat est suspendu.

Les personnels à temps partiel sont comptabilisés au prorata de leur durée de travail.

Les salariés en CDD, les intérimaires sont comptabilisés au prorata de leur temps de présence au cours des 12 derniers mois. Les personnels mis à disposition par une entreprise extérieure, sont pris en compte dans les effectifs dès lors qu’ils sont présents de manière continue dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an.

La date de référence de l'effectif est arrêtée au 31 janvier 2019.

ARTICLE 2 - NOMBRE DE REPRESENTANTS A ELIRE

Le nombre de représentants à élire est déterminé conformément aux dispositions du Code du Travail.

A la date envisagée du premier tour, l’effectif de la Société est de 665,19 salariés, prenant en compte les proratas liés aux temps partiels ainsi qu’aux contrats de travail à durée déterminée sur les 12 mois précédant la date du premier tour.

Le nombre de sièges à pourvoir est de 14 pour les titulaires et de 14 pour les suppléants.

Depuis le 5 décembre 2016, et conformément au décret n°2016-1676 faisant référence au vote électronique, la mise en œuvre du vote électronique n’est plus soumise à l’obligation de la conclusion d’un accord.

Toutefois, le nouvel article R.2324-4 du Code du travail précise :

« Sans préjudice des dispositions relatives au protocole d'accord préélectoral prévues aux articles L. 2324-4 et suivants, la possibilité de recourir à un vote électronique est ouverte par un accord d'entreprise ou par un accord de groupe. A défaut d'accord, l'employeur peut décider de ce recours qui vaut aussi, le cas échéant, pour les élections partielles se déroulant en cours de mandat ».

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles et modifiant le code du travail.

ARTICLE 3 – DATE DES ELECTIONS

Le premier tour des élections des représentants au CSE aura lieu du vendredi 15 mars à 10 heures au lundi 18 mars 2019 à 15 heures.

Le cas échéant, un deuxième tour aura lieu du 29 mars au 1^er avril 2019.

Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :

• de clôture des votes par internet,

• du dépouillement électronique,

• de la proclamation des résultats.

  1. ARTICLE 4 – ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL

4.1 Répartition des sièges

Pour les élections sont retenus 2 collèges électoraux, comprenant chacun les catégories professionnelles suivantes :

• 1^er collège : ouvriers et employés

• 2^ème collège : agents de maîtrise et cadres

4.2 Répartition du personnel dans les collèges électoraux

L’effectif se compose, suivant les catégories professionnelles, de :

• 211 ouvriers ;

• 35 employés ;

• 159 agents de maîtrise ;

• 239 cadres.

Soit un total par collège, pour le CSE de:

• 1^er collège : 246 salariés

• 2^ème collège : 398 salariés

4.3 Répartition des effectifs selon le sexe par collège électoral

Depuis le 1^er janvier 2017, la loi (n°2015-994) du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l’emploi dite « Loi Rebsamen » impose une représentation équilibrée des hommes et des femmes au cœur des instances représentatives du personnel et ce notamment lors des élections professionnelles que ce soit pour les titulaires ou les suppléants.

Répartition des effectifs par sexe et par collège	Femme	Homme
Collège ouvriers et employés	3	3
Collège agents de maîtrise et cadres	4	4

ARTICLE 5 – Durée des mandats

La durée des mandats pour les membres du CSE est de 4 ans.

ARTICLE 6 - ELECTEURS ET ELIGIBLES

Les listes des électeurs et éligibles seront établies par la Direction et affichées sur les panneaux réservés aux communications de la Direction au plus tard deux semaines calendaires avant la date du premier tour de scrutin. Elles comporteront les noms par ordre alphabétique, prénoms, date de naissance et date d’entrée dans l’entreprise.

Une copie des listes pourra être transmise aux organisations syndicales qui le demanderont.

Selon les articles L2314-18 et suivants du Code du Travail, sont électeurs les salariés des deux sexes, âgés de 16 ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l’entreprise et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance, ou incapacité relatives à leurs droits civiques.

En outre, pour les salariés mis à disposition qui remplissent les conditions mentionnées au 2° de l’article L1111-2, la condition de présence dans l’entreprise utilisatrice est de 12 mois continus pour être électeur pour l’élection des délégués du personnel et des membres au Comité d’Entreprise.

Sont éligibles, les salariés âgés d’au moins 18 ans révolus, travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins et n’ayant aucun lien de parenté avec l’employeur.

En outre, selon les articles L2314-18-1 et L 2324-17-1du code du travail, pour les salariés mis à disposition qui remplissent les conditions mentionnées au 2° de l’article L1111-2, la condition de présence dans l’entreprise utilisatrice est de 24 mois continus pour être éligible pour l’élection des délégués du personnel ; en revanche les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles pour l’élection des membres au Comité d’Entreprise.

Les salariés mis à disposition qui remplissent les conditions mentionnées choisissent s’ils exercent leur droit de vote et de candidature dans l’entreprise qui les emploie ou au sein de l’entreprise utilisatrice.

Par conséquent, seuls les salariés ayant expressément choisi d’exercer leur droit de vote et de candidature pour le renouvellement des institutions représentatives du personnel seront inscrits sur les listes électorales.

La liste du personnel électeur et éligible est établie par l'employeur pour chaque collège et affichée le 28 février 2019.

ARTICLE 7 – LISTES DE CANDIDATS ET propagande électorale

7.1 Listes de candidats 1^er tour 

Il est rappelé que les seules organisations syndicales mentionnées aux premier et deuxième alinéas des articles L. 2314-3 et L. 2324-4 du Code du travail sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.

Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront être adressées à la Direction des Ressources Humaines sur l’adresse e-mail electionscse@septodont.com, avant le 28 février 2019 à 17 h 00 avec accusé de réception.

Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

En cas de liste commune, si une répartition des voix est prévue, elle sera communiquée à toutes les organisations syndicales lors du dépôt des listes. 

Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix sont affichées par la Direction dès qu’elle en a connaissance et au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt, soit le 1^er mars 2019.

7.2 Listes de candidats au 2^nd tour 

En cas de deuxième tour, les candidatures sont libres.

La date limite de dépôt des candidatures, dans les mêmes formes que pour le premier tour, est fixée au 20 mars 2019.

Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix sont affichées par la direction dès qu’elle en a connaissance et au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt, soit le 21 mars 2019.

7.3 Professions de foi et logo

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines :

• Les professions de foi (tracts électoraux) au format PDF (500 Ko maximum), consistant chacun en un feuillet 21 × 29,7 (format A4),

• Les logos au format JPG (200 Ko maximum), hauteur 200 pixels, largeur 200 pixels,

jusqu'au 28 février 2019 à 17 h 00, pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet.

De même, au second tour, les candidats pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines les professions de foi jusqu'au 20 mars 2019.

Les organisations syndicales assureront leur propagande dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.

La propagande électorale débutera le 28 février 2019 et cessera le 14 mars 2019.

ARTICLE 8 – VOTE ELECTRONIQUE

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Un descriptif détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexé au présent protocole.

Chaque salarié est informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

ARTICLE 9 – MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE

9.1 Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaire et suppléant).

Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

9.2 Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).

3. Matériel de vote - Codes confidentiels

Chaque électeur est identifié par des codes d’accès personnel et sa date de naissance (code challenge) communiqué par l’entreprise.

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise. Ces codes permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

Des nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.

4. Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur.

En cas de non réception de ce matériel de vote (mauvaise adresse), l’électeur pourra prendre contact avec la Direction des Ressources Humaines pour se voir restituer des nouveaux codes de vote.

5. Protocole de restitution des nouveaux codes de vote

En cas de perte ou de non réception de ce courrier, l'électeur s'adressera à la Direction des Ressources Humaines ou déclarera cette perte ou non réception à partir du site internet.

Après vérification de l’identité de l’électeur, la Direction des Ressources Humaines enverra à l’adresse déclarée dans le système ou remettra en mains propres et une seule fois, un nouveau matériel de vote énoncé ci-dessus, cacheté sous pli fermé avec de nouveaux codes d’accès.

Pour les électeurs à distance ou ceux qui en font la demande, il sera possible de récupérer des nouveaux codes de vote par mail via un serveur sécurisé.

6. Scellement du système et formation (articles R2314-15 et R2324-11 du Code du Travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un correspondant de la Direction des Ressources Humaines, chargé du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou webformation.

La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de la Direction des Ressources Humaines qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

L'information et la formation sont assurées :

• pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

• pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Cette intervention consiste à :

• Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote,

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Constater que les résultats sont conformes au vote à blanc réalisé,

• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides.

  7. Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

8. Assistance aux électeurs

Un numéro spécifique d’assistance, sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

ARTICLE 10 – DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour les élections professionnelles sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :

Du 15 mars 2019 à 10 heures au 18 mars 2019 à 15 heures

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

Du 29 mars 2019 à 10 heures au 1^er avril 2019 à 15 heures

Les heures de vote seront affichées dans les différents sites.

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

En outre, un poste en libre-service protégé dans un bureau réservé à cet effet sera mis à disposition et permettra à tout électeur de voter sur internet.

Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole.

Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive, ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.

8. ARTICLE 11 – BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE

Le bureau de vote est constitué d'un Président et de deux assesseurs, les deux plus âgés et le plus jeune parmi les électeurs présents sur le site et acceptant ce rôle. En cas de nécessité, le Président peut accepter des assesseurs supplémentaires, sous réserve de la tenue d'une feuille de présence émargée par chacun.

La présidence appartient au plus âgé, sauf s'il se présente comme candidat.

Il s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Le bureau sera constitué au siège social de la société.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de disfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote et de deux représentants de la Direction Ressources Humaines.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

ARTICLE 12 – DEPOUILLEMENT

Après clôture automatique de scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les procès-verbaux de résultats, les listes d’émargements et justificatifs et proclame les résultats.

ARTICLE 13 – PROCLAMATION

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.

Le procès-verbal sera signé par les membres du Bureau de vote en 7 exemplaires originaux :

• 2 pour la Direction qui se chargera de l’affichage sur les panneaux réservés aux communications de la direction

• 1 pour chaque organisation syndicale ou liste de candidats libres

• 2 adressés à l’Inspection du Travail par la Direction

• 1 adressé par la Direction au centre de traitement des élections professionnelles (ctep/TSA 79104/76934 Rouen Cedex)

  13. ARTICLE 14 – ORGANISATION D’UN SECOND TOUR

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :

• carence de candidat au premier tour,

• quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),

• un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.

Chapitre II

Mise en application

ARTICLE 14 - DUREE

Le présent protocole préélectoral est conclu pour les élections de la délégation du personnel du Comité Social et Economique dont le 1^er tour est fixé du 15 au 18 mars 2019 et le second tour éventuel du 29 mars au 1^er avril 2019.

ARTICLE 15 - EFFETS DE L’ACCORD

Le présent accord s’applique à la date de signature.

ARTICLE 16 - FORMALITES DE PUBLICITE

Conformément aux conditions prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail, et à la loi du 8 août 2016 relative au travail à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels, depuis le 28 mars 2018, tout accord sera déposé auprès de la DIRECCTE IDF UD094 par le biais du site de télétransmission www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Par ailleurs, un exemplaire du présent accord sera remis au secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes.

La Direction Générale remettra un exemplaire du présent accord à chaque organisation syndicale présente à la négociation.

Le présent accord sera affiché dès le lendemain de sa signature sur les panneaux réservés aux représentants du personnel.

ARTICLE 17 - DISPOSITIONS DIVERSES

Les avantages du présent accord s’imputent sur toutes les dispositions législatives, réglementaires et conventionnelles existantes, prévoyant pour le même objet des avantages de même nature.

Le 12 février 2019

En 5 exemplaires