Accord d'entreprise "Accord collectif relatif au vote électronique" chez ASTRAZENECA (Siège)

ACCORD COLLECTIF RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE

AU SEIN DE LA SOCIETE ASTRAZENECA

Entre les soussignées :

La Société AstraZeneca, société par actions simplifiée dont le siège social est situé Tour Carpe Diem – 31, place des Corolles – 92400 Courbevoie, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro B 558 201 075

Ci-après dénommée « la Société »,

D’une part,

Et :

Les organisations syndicales représentatives au sein de la Société, représentées par leurs délégués syndicaux respectifs :

• le Syndicat CFTC,

• le Syndicat CFDT,

• le Syndicat CFE-CGC,

• le syndicat FO.

Ci-après désignées les « Organisations Syndicales »,

D’autre part,

Ci-après désignées ensemble les « Parties »,

• Vu l’article L.2314-26 du Code du travail relatif au mode de scrutin aux élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique, et les articles R.2314-5 à R.2314-18 du Code du travail relatifs à l’organisation d’un vote électronique pour ces élections ;

• Vu l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise et modifiant le code du travail ;

• Vu la délibération de la CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote électronique tel que créé par la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique dite loi Fontaine.

Le présent accord est conclu dans le respect des articles L.2314-26 et suivants et R. 2314-6 à -17 du Code du travail ainsi que des dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection du Comité Social et Economique et modifiant le code du travail.

Outre le fait de faciliter le processus d’organisation des élections professionnelles et les opérations de dépouillement, le scrutin électronique s’inscrit dans une démarche de développement durable en ce qu’il réduit les consommations de papier. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif il a été décidé, avec les Organisations Syndicales représentatives signataires du présent accord de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.

En application de l'article R.2314-5 du Code du travail et dans un souci de clarté des renvois, les dispositions du cahier des charges technique de la prestation relative à l’organisation matérielle et technique par vote électronique sont intégrés dans le corps du texte de l’accord.

ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés d’AstraZeneca et aux électeurs des élections professionnelles.

ARTICLE 2 : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 2.1 Principes généraux

Les modalités du système de vote électronique mis en œuvre en exécution du présent accord garantissent le respect des principes généraux du droit électoral à savoir :

- Vérification de l’identité de l’électeur ;

- L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

- L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

- L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

- La confidentialité et le secret du vote : confidentialité des données transmises et exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Article 2.2 Modalités de vote

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote électronique pour la première fois à l’occasion de l’élection du Comité Social et Economique, dont les mandats expirent le 30 juin 2018.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne. Les élections seront en conséquence organisées par un « prestataire » spécialisé dans les technologies internet et plus particulièrement dans le développement du vote électronique. Il sera confié au prestataire mandaté à cet effet par la Direction la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base du cahier des charges inclus dans le présent accord. Le prestataire s’engagera contractuellement à garantir le respect des principes généraux rappelés à l’article 2.1 ci-dessus.

Article 2.3 Garantie de confidentialité du vote

La confidentialité du vote sera notamment assurée par :

- L’existence de deux bases distinctes relatives à l’identité des électeurs d’une part et à l’urne électronique d’autre part ;

- Un chiffrement du vote électronique dès son émission ;

- Un processus spécifique de remise des moyens d’authentification des électeurs défini à l’article 3.4 ci-après ;

- Une génération publique des clés de dépouillement et une remise en public de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l'urne électronique » qui recense les votes exprimés par voie électronique. Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » est scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du fichier « contenu de l’urne électronique » font l'objet d'un chiffrement ininterrompu dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur. Le vote de l’électeur est ainsi crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire.

Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales. Le prestataire devra mettre en place un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

Article 2.4 Etablissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales. Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : - noms et prénoms des inscrits, - date de naissance au format JJMMAAAA, - date d’entrée dans l’entreprise en continu, - ancienneté, - collège d’appartenance, - établissement d’appartenance. Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir. Ce moyen d’authentification lui permettra :

- de s’identifier et de prendre part au vote,

- de compléter la liste d’émargement.

Article 2.5 Stockage des données pendant la durée du scrutin

Outre les données des listes électorales visées à l’article 2.4, sont enregistrées les données suivantes :

- pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège pour les élections des membres du Comité Social et Economique, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

- pour les listes des candidats aux élections des membres du Comité Social et Economique : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, 1^er tour réservé aux organisations ;

- pour les listes des résultats établies pour l’élection (titulaires et suppléants XXXX) : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège.

Sont destinataires de ces informations :

- pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, salariés habilités de la Direction des Ressources Humaines

- pour le fichier des électeurs : électeurs pour modifier ou/et vérifier les informations les concernant

- pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote à des fins de contrôle de la régularité des opérations électorales, salariés habilités de la Direction des Ressources Humaines ;

- pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, salariés habilités de la Direction des Ressources Humaines ;

- pour les listes des résultats : électeurs, syndicats, employeurs ou salariés habilités de la Direction des Ressources Humaines.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs. Le prestataire retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des Accords relatifs au vote électronique, les programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 2.6 Cellule d’assistance technique et de sécurité et commission de surveillance

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique comprenant des représentants du prestataire, des salariés du service informatique et de la Direction des Ressources Humaines sera mise en place de même qu’une commission de surveillance composée des membres du bureau de vote et des représentants des listes de candidats.

La cellule d’assistance technique est chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote et de répondre à toute interrogation technique des salariés. La cellule d’assistance technique a notamment pour mission, avant que le vote ne soit ouvert, en présence de la commission de surveillance :

- De procéder à un test du système de vote électronique. A cette occasion, la commission de surveillance vérifie la liste d’électeurs et s’assure de la présence effective de l’exhaustivité des listes de candidats sur la solution de vote et des professions de foi, de la conformité des listes avec celles déposées ;

- De vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

- De procéder à un test du système de dépouillement.

A l’issue de ces opérations de contrôle et avant l’ouverture du scrutin, le système de vote électronique utilisé fera l'objet d'un scellement, c'est à dire d'un procédé permettant de déceler toute modification du système. Il appartient en outre à la cellule d’assistance technique de contrôler à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 2.7 Suspension du scrutin par le bureau de vote

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 2.8 Expertise et déclaration auprès de la CNIL

Le système de vote électronique nécessitant le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi Informatique et Libertés n° 78-17 du 6 janvier 1978 sera soumis aux formalités préalables auprès de la CNIL. Les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise seront tenues informées de l'accomplissement de ces formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

Article 2.9 Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. Chaque salarié recevra par courriel, avant le scrutin une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Il sera par ailleurs mis en ligne sur Nucleus (intranet) la même notice ainsi qu’une série de questions/réponses.

Afin de pouvoir mener à bien leur mission, les membres de la commission de surveillance, des délégués syndicaux ainsi que des représentants du personnel élus bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu dans un délai suffisant leur permettant de procéder aux opérations de contrôle du scrutin. Cette formation ne pouvant utilement être dispensée dans le même temps à un trop grand nombre, le nombre de délégués syndicaux et de représentants du personnel élus auxquels la formation sera dispensée est limité à deux par organisation syndicale présentant une liste de candidats aux élections.

ARTICLE 3 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Article 3.1 Modalités d’organisation des opérations électorales

Parallèlement au présent accord, les modalités d'organisation et de déroulement des opérations électorales seront fixées conformément aux articles L.2314-4 et suivants du Code du travail. Les organisations syndicales intéressées définies aux articles L.2314-5 du Code du travail seront invitées à négocier le protocole d'accord préélectoral qui a notamment pour objet de définir le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition du personnel dans les collèges électoraux, le nombre de sièges ainsi que leur répartition entre les différentes catégories de personnels. Le présent accord sera, le cas échéant, annexé audit protocole d'accord préélectoral.

Article 3.2 Caractéristiques du matériel de vote

Le prestataire assure la programmation des pages internet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié ainsi que des liens vers les professions de foi. Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site dédié par simple lien identifié. Cependant, ces professions de foi devront être normées en lecture pour ne favoriser aucune des listes. En conséquence, les professions de foi seront limitées à deux pages maximum format A4, elles devront être au format PDF exclusivement et de poids limité. Les professions de foi seront stockées sur le même serveur informatique, afin d'éviter des dysfonctionnements d'affichage entre l'une ou l'autre profession de foi. Le « prestataire » reproduira sur le serveur les listes des noms des candidats transférées par la Direction des Ressources Humaines.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur un seul et même écran (sans défilement) dans l'ordre défini par tirage au sort préalable à chaque élection.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. De plus, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes. Les logos seront stockés sur le même serveur informatique, afin d'éviter des dysfonctionnements d'affichage entre l'un ou l'autre logo. Le logo déterminé librement par chaque organisation syndicale devra être communiqué à la Direction des Ressources Humaines en même temps que le dépôt des listes de candidats.

Afin de limiter les erreurs, le système proposera par défaut le vote pour l'intégralité des membres des listes. La fonctionnalité permettant de rayer explicitement en cliquant sur un ou plusieurs noms est intégrée dans le moyen de vote électronique, les noms rayés apparaissant clairement.

Article 3.3 Lieux, temps du Scrutin et articulation des différents modes de vote

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections pourront être organisées sur plusieurs jours et ce conformément aux modalités d'organisation et de déroulement des opérations électorales qui seront fixées en application des articles L.2314-4 et suivants et suivants du Code du travail.

Les électeurs selon ce mode de scrutin auront la possibilité de voter de n’importe quel terminal Internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Le bureau de vote éditera, à l’issue du vote électronique, la liste complète des électeurs.

Le système de vote électronique sera : - scellé à l’ouverture du scrutin conformément à l’article 2.6, -.

Article 3.4 Modalités d'accès au serveur de vote

3.4.1 Remise du matériel de vote par internet

Chaque électeur admis à voter par internet recevra des codes d'accès personnels au serveur de vote, constitués :

• d'un identifiant de vote

• d’un code confidentiel

Ces codes sont générés de manière aléatoire par le prestataire. Les modalités d'envoi garantissant la confidentialité de cette communication seront définies en application des articles L.2314-4 et suivants du Code du travail.

3.4.2 Accès au serveur de vote

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et de la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. L’électeur pourra, s’il le souhaite, conformément à l’article 3.2, rayer les noms de candidats. Le choix du salarié apparaîtra clairement à l’écran, il pourra alors le modifier avant de le confirmer et le valider par la saisie de son code confidentiel.

Cette opération devra être réalisée pour chaque élection (titulaires et suppléants du CSE) c’est-à-dire 2 fois.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

L’électeur pourra saisir son adresse électronique (personnelle) afin qu’un accusé de réception de son vote lui soit transmis.

Conformément au 4ème alinéa de l’article 6 de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique lors des élections professionnelles, « tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par une personne majeure de son choix ».

Les mêmes modalités seront appliquées en cas de deuxième tour. Les électeurs ne pourront pas utiliser les mêmes codes que ceux du premier tour. Ils se verront ainsi remettre de nouveaux codes.

Article 3.5 Consultation du nombre de votants

Pendant la période de scrutin, les membres du bureau de vote pourront consulter le taux de participation. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le scrutin.

Article 3.6 Liste d’émargement

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et aux membres de la Direction des ressources Humaines habilités, exclusivement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Article 3.7 Assistance technique au cours du scrutin

Une rubrique d’aide et d’explications est disponible depuis l’interface de vote.

En cas de difficulté technique constatée par les membres du bureau de vote ou de la commission de surveillance, ceux-ci pourront contacter un service d’assistance téléphonique mis en place par le prestataire joignable par mail et téléphone.

Article 3.8 Dépouillement

A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, la commission de surveillance et la cellule d’assistance technique contrôlent la fermeture du scrutin et le scellement du système de vote.

Le dépouillement est effectué par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois détenues par les membres du bureau de vote. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

ARTICLE 4 : MODALITES D’APPLICATION

Article 4.1 Mise en place, durée, dénonciation

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

II est applicable pour toutes les élections et renouvellement des élections du Comité Social et Economique. Il est ainsi expressément convenu qu’il s’appliquera notamment en cas d’élections partielles ou de report d’élections consécutif à un litige ou à une saisine de la DIRECCTE.

Le présent accord prendra effet à l’issue du délai d’opposition.

Article 4.2 Modification, révision

Toute disposition modifiant le présent accord fera l’objet d’un avenant de révision conclu conformément aux articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail entre les parties signataires ou qui y ont adhéré conformément aux dispositions de l’article L. 2261-3 du Code du travail. L’avenant portant révision donnera lieu aux formalités de dépôt définies aux articles L. 2231- 6 et D. 2231-2 du Code du travail.

Article 4.3 Adhésion

Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale représentative de salariés dans l’entreprise, non signataire, pourra adhérer au présent accord. L’adhésion sera notifiée aux parties signataires de l’accord et fera l’objet du dépôt prévu aux articles L.2231-6 et D.2231-2. L’adhésion sera valable à partir du jour suivant le dépôt visé à l’alinéa ci-dessus

Article 4.4 Dépôt légal

En vertu des articles L 2231-6, L 2231-7 et D 2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord fait l’objet d’un dépôt en deux exemplaires à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique.

Un exemplaire du présent accord sera par ailleurs déposé au greffe du conseil de prud'hommes du lieu de conclusion.

En outre, chaque partie signataire se voit remettre un exemplaire de l’accord.

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Fait à Courbevoie, le 12 Avril 2018

En 8 exemplaires originaux

Pour la société ASTRAZENECA,

Pour les Organisations Syndicales,

• Le syndicat CFTC,

• Le syndicat CFDT

• Le syndicat CFE/CGC,

• le syndicat FO.