ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE VOTE ELECTRONIQUE

DANS LE CADRE DE L’ELECTION DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Entre la Banque Populaire Occitane - Société Anonyme coopérative de Banque Populaire à capital variable dont le Siège Social est situé à BALMA - 33/43 avenue Georges Pompidou, représentée par …, agissant en qualité de Directeur Général,

D’une part

Et

Les représentants des organisations syndicales signataires du présent accord,

D’autre part

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

En 2023, des élections professionnelles seront organisées à la Banque Populaire Occitane (BPOC) afin d’élire les représentants du personnel au Comité Social et Economique (CSE).

La BPOC comprend de nombreuses unités réparties sur 8 départements ce qui nécessite, une logistique importante et rigoureuse pour le bon déroulement du processus électoral.

A cet effet, la BPOC a proposé de reconduire la solution du vote électronique qui a déjà été utilisée lors des élections professionnelles de 2007, 2010, 2013, 2016 et 2019.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles, ainsi que dans le cadre des dispositions de l’article L2314-26 issu de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

L’employeur et les organisations syndicales veilleront à ce que le recours au vote électronique soit conforme : au règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données) ; à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ; au code du travail ; aux principes généraux du droit électoral ; à l’arrêté du 25 avril 2007 (NOR: SOCT0751067A) ; aux délibérations de la CNIL ; à tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.

Le présent accord est distinct du protocole d’accord pré-électoral et sera annexé à ce dernier.

Chapitre 1 : Modalités d’organisation des opérations

Article 1 : Modalités de vote

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet à l’occasion des élections professionnelles de 2023.

La mise en place du vote électronique exclura le recours au vote à bulletin secret sous enveloppe

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l’entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé et respectant les dispositions des articles R. 2314-6 et suivants du code du travail.

Ainsi, les parties conviennent que les élections seront organisées par Election-Europe mandaté pour ce faire par la Direction et déjà intervenue lors des élections antérieures.

Le système de vote électronique tel que développé par la Société Election Central a été soumis à une expertise indépendante en 2020 dont les conclusions ont validé le respect des prescriptions du code électoral et du code du travail en matière de vote électronique.

Le rapport de l'expert sera tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) et de l’Entreprise.

Le descriptif du système de vote électronique est annexé au présent accord.

Le système de vote électronique fera l’objet d’une inscription dans le registre des activités de traitement et d’une éventuelle analyse d’impact, selon la norme du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Article 2 : Modalités des élections

Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet pour accéder à l’Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile, de leur lieu de villégiature… en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les salariés seront informés de l’ouverture des bureaux de vote par un mail de la Direction des Ressources Humaines (DRH) adressé à l’ensemble des salariés la veille du jour de l’ouverture du scrutin.

Par ailleurs, durant la période du scrutin, un rappel des opérations électorales en cours sera fait dans l’intranet.

Article 3 : Bulletins de vote

Election-Europe assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Election-Europe reproduira sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur les écrans, par ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, Election-Europe veillera à ce que :

• La totalité des listes en présence apparaissent sur le même écran ;

• La dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ;

• Une alerte spécifique rappellera aux électeurs les conséquences du raturage des noms au moment du vote.

Chapitre 2 : Déroulement des opérations de vote

A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Notamment, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs conformément aux modalités prévues dans le protocole d’accord préélectoral concernant les élections.

Par ailleurs la page d’accueil du site Election Central comportera 3 liens visant à faciliter l’accès des électeurs aux informations suivantes :

1. La présentation de l’ensemble des listes électorales de manière strictement identique par scrutin.

2. La conformité du logiciel de vote aux principes fondamentaux du droit électoral et le rappel des garanties d’intégrité du vote, du secret du vote de son unicité et de son anonymat.

3. La mention du respect de la réglementation Informatique et Libertés et le rappel du droit d’accès et de rectification de chaque électeur.

Article 1 : Modalités d’accès au serveur de vote

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur devra se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité.

Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Il sera alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple un code identifiant généré de manière aléatoire par Election-Europe, ainsi qu’un mot de passe. Seul Election Central aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devrait être organisé.

Parallèlement à cet envoi postal, Election-Europe adressera à chaque collaborateur, sur son poste de travail, par courriel privé, son code confidentiel et son identifiant. Cet envoi sera effectué une première fois le jour de l’ouverture du scrutin, puis deux fois en cours de scrutin.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe ainsi que d’une information connue de lui seul constituant un 3^ème niveau de sécurité. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Chaque saisie de code identifiant et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élection créé pour l’occasion par Election Central.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège pour l’élection des membres du Comité Social et Economique tant des titulaires que des suppléants. Au total, l’électeur sera amené à procéder à deux votes distincts.

Son choix devra apparaître clairement à l’écran, il pourra être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur aura la possibilité de conserver. Le vote sera anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ». La validation le rendra définitif et empêchera toute modification.

L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret interroger un compteur donnant avec précision le nombre de votants pour chacune des élections (suppléants-titulaires) en vertu de l’article L 57-1 du code électoral.

En cas de perte par le collaborateur du code identifiant généré de manière aléatoire par Election-Europe et du mot de passe, le collaborateur en informera sans délai la DRH de la Banque.

Après avoir identifié le demandeur, la DRH contactera Election Central (en conservant la trace de l’envoi) afin que ce dernier communique à nouveau par mail ou par téléphone (ou en dernier recours par courrier) le code identifiant et le mot de passe au collaborateur.

Afin de répondre aux exigences réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix.

La composition du bureau de vote sera déterminée par le protocole d’accord préélectoral.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les membres du bureau de vote pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clé électronique, la liste d’émargement en ligne et suivre l’évolution de la participation électorale, et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Etant rappelé que le code électoral n’autorise pas la reproduction et la diffusion des listes d’émargement.

Les membres du bureau de vote et les représentants des organisations syndicales bénéficieront d‘une séance de formation sur le système de vote électronique. Celle-ci aura lieu le jour de la recette du site de vote.

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote, sera mise en place au sein de la DRH durant toute la durée des opérations électorales.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifiera que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôlera, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 2 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

La mise en œuvre du système de vote électronique sera opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures seront prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne seront uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le traitement « fichier des électeurs » sera établi à partir des listes électorales. Il aura pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indiquera la date et l'heure du vote. Les listes seront enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recensera les votes exprimés par voie électronique.

Les données de ce fichier feront l'objet d'un chiffrement et ne devront pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système retenu devra assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des différents collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système de vote électronique devra pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Les données du vote feront l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Article 3 : Gestion des incidents techniques

Le système de vote électronique retenu devra comporter un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 4 : Dépouillement des bulletins de vote électronique

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement est effectué à la clôture des opérations électorales par le bureau de vote. Il se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de Vote (Président, Assesseur) sur les trois qui doivent être éditées, selon les modalités fixées par l’article 7 de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l’écran et fera l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les membres des bureaux de vote assureront l’ouverture des urnes et la proclamation des résultats après la signature des procès-verbaux.

Article 5 : Conservation et destruction des fichiers

Le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes devra, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.

Chapitre 3 : Durée de validité de l’accord et formalités de publicité et de dépôt

Le présent accord est conclu en vue des seules élections des membres du CSE dont les opérations se dérouleront en 2023.

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L.2231-6, D.2231-2 et D.2231-4 du Code du travail, à savoir dépôt sur la plateforme de téléprocédure dénommée « Télé Accords » accompagné des pièces prévues à l’article D.2231-7 du code du travail et en un exemplaire auprès du greffe du Conseil de prud'hommes de Toulouse.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties signataires.

Le texte intégral de l’accord est mis à la disposition de l’ensemble des collaborateurs par le biais du fonds documentaire.

Fait à BALMA, le 13 décembre 2022

En cinq exemplaires originaux

Pour les Organisations Syndicales Pour la Banque Populaire Occitane

Son Directeur Général

Pour la C.F.D.T.

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Pour la C.F.T.C.

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Pour le S.N.B / CFE-CGC

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Annexe 1 : Cahier des charges relatif à l’organisation matérielle et technique par vote électronique de l’élection des membres du Comité Social et Economique

INTRODUCTION

Afin de permettre l’usage du vote électronique pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique, la Banque Populaire Occitane a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

La Banque Populaire Occitane a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par internet et de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles des articles R2314-5 et suivants du décret pris en application de l’article 1^er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système assurera la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges), ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, le scrutin se fera par vote électronique pour tous les salariés.

Le scrutin par voie électronique se déroulera selon le calendrier fixé dans le protocole préélectoral.

1 - NATURE DU CAHIER DES CHARGES

1.1 - Principes de l’élection

La Banque Populaire Occitane souhaite utiliser un système de vote par internet et intranet à l’occasion des prochaines élections du Comité Social et Economique.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La sincérité du vote et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne ;

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

1.2 - Modalités de l'élection

Modalités du vote : Vote Electronique

Le Prestataire communique à chaque électeur un courrier contenant les instructions de vote et ses codes confidentiels, la communication peut se faire par courrier postal, par distribution en mains propres ou par mail selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l‘ouverture du « bureau de vote électronique », à partir de n’importe quel terminal Internet ou Intranet (lien direct avec le site du prestataire), de leur lieu de travail, de leur domicile ou de lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs handicapés amenés à voter sur les lieux de travail et le logiciel de vote devra respecter les standards leur permettant d’utiliser les dispositifs normalisés d’aide à la navigation sur internet.

Le cas échéant, pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire, dont le nombre serait adapté à la configuration notamment géographique de chaque établissement, pourront être mis à la disposition des électeurs sur les lieux de travail. Dans ce cadre, ils devront être installés de telle manière que la confidentialité du vote soit garantie.

Par ailleurs, les électeurs absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail des établissements les plus proches pour voter dans le respect des règles d’accès en vigueur. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès Internet (La Poste, un cybercafé, etc…) ainsi que d’un smartphone.

Le logiciel de vote devra donc absolument éviter tout téléchargement de logiciel sur le navigateur internet du votant tout en permettant le chiffrement du bulletin de vote dès son émission du poste du votant. L’usage de Java ou de cookies est à proscrire sur le poste du votant à cause des problèmes des failles de sécurité qu’il peut générer remettant ainsi en cause la sincérité du scrutin ou l’anonymat du vote.

Le Prestataire reproduira sur le logiciel de vote les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises. Les listes seront présentées dans l’ordre prévu au protocole préélectoral. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme et à ce que la totalité des listes en présence apparaissent sur un même écran.

Opérations de dépouillement

A la fin de chaque tour, les membres des bureaux de vote proclament la fermeture du scrutin et procèdent au dépouillement sur chaque site.

La séance de dépouillement se déroulera de la manière suivante :

• Dépouillement du vote par internet par les membres des bureaux de vote ;

• Intégration automatisée des résultats du vote internet ;

• Edition automatisée des Procès-verbaux et calcul des sièges attribués à chaque liste ;

• Proclamation des résultats et signature des Procès-Verbaux par les membres des bureaux de vote ;

• Edition automatisée des Listes d’émargement et signature par les membres des bureaux de vote.

La solution retenue doit strictement garantir l’anonymat par la non-corrélation entre l’émargement et l’expression de vote par Internet sans possibilité de double vote.

Le dépouillement est réalisé en présence des membres des bureaux de vote. Les résultats du dépouillement sont accessibles via l’interface d’administration du site de vote en ligne au Président de chaque bureau de vote pour répartition des sièges entre les listes ayant présenté des candidats.

Après établissement du procès-verbal, le Président du bureau de vote proclame les résultats et indique les noms des élus.

Le procès-verbal est porté à la connaissance du personnel, par affichage dans les établissements ou via intranet.

Chaque procès-verbal porte obligatoirement les renseignements suivants :

• Résultats des votes : nombre d'inscrits, de votants, de bulletins blancs, des suffrages exprimés et nombre de voix obtenues par liste ;

• Contestations, irrégularités : mention explicite des contestations ou des irrégularités de tous ordres dont le bureau de vote a pu avoir connaissance.

Les informations sont accessibles via l’interface d’administration du vote en ligne aux membres du bureau de vote concerné avec les données suivantes :

• Quotient électoral ;

• Pour chaque liste : nombre de voix recueillies, moyenne des voix, nombre de sièges attribués au quotient, à la « plus forte moyenne », ou tenant compte des règles de parité ou de préséance du poste titulaire par rapport au poste suppléant.

Le Président du bureau de vote attribue les sièges comme décrit ci-dessous :

Dans un premier temps, il est attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral. Le quotient électoral est égal au nombre total de suffrages, valablement exprimés par les électeurs, divisé par le nombre de sièges à pourvoir ; cette division étant poussée jusqu'aux décimales nécessaires pour parvenir au résultat le plus juste.

S'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur le principe de « la plus forte moyenne ». A cet effet, le nombre de voix obtenues par chaque liste est divisé par le nombre, augmenté d'une unité, des sièges déjà attribués à cette liste. Les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues. Le premier siège à pourvoir est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne. Il est procédé successivement à la même opération pour chacun des sièges restant à pourvoir.

Si deux ou plusieurs listes ont la même moyenne et s'il ne reste qu'un siège à pourvoir, le siège restant est attribué à la liste qui a le plus grand nombre de voix.

Si deux ou plusieurs listes ont également recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats en présence, pris dans l'ordre des listes en concurrence.

En cas d’égalité de voix entre deux candidats ayant obtenus le même nombre de voix après raturage à plus de 10%, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats.

Dans le cas où une liste incomplète obtient un nombre de sièges supérieur au nombre de candidats y figurant, les sièges non pourvus sont attribués aux autres listes, selon la règle de la plus forte moyenne indiquée ci-avant.

Enfin, il conviendra d’appliquer la règle de la parité qui attribue aussi les sièges par effet « miroir » du pourcentage homme/femme du collège votant.

Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

Lorsque l’application de cette disposition n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant :

• Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5

• Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

La constatation par le juge, après l’élection, du non-respect par une liste de candidats des prescriptions prévues entraîne, selon le cas :

• L’annulation de l’élection d’un nombre d’élus du sexe surreprésenté égal au nombre de candidats du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste de candidats au regard de la part de femmes et d’hommes que celle-ci devait respecter. Le juge annule l’élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l’ordre inverse de la liste des candidats.

• L’annulation de l’élection du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.

2 - INTERVENANTS

2.1 - Organisation des élections

La conduite des opérations ainsi que la gestion opérationnelle et financière du marché seront suivies par la DRH, maître d'œuvre des différentes opérations électorales objet du présent cahier des charges.

2.2 - Le Prestataire

Références

Le prestataire fournira des informations permettant d’évaluer son savoir-faire en en ce qui concerne les opérations électorales. Il devra fournir des références équivalentes en termes de volumétrie du nombre de votants potentiels et de performances et être capable d’organiser sur simple demande un contact avec les références citées.

Le Prestataire doit d’engager à assurer en permanence, pour ce qui est de ses prestations, l’anonymat du vote, l’unicité du vote, la liberté de choix des électeurs, l’intégrité du vote, le secret du vote et la sincérité du scrutin (ci-après les « Principes Electoraux »).

De façon générale le Prestataire doit d’engager à assurer et garantir la sincérité du scrutin et à en permettre le contrôle effectif par le Juge de l’élection.

Coordination, suivi de l’opération et garanties

Le prestataire indiquera les correspondants désignés par son entreprise pour le suivi de l’opération.

Le prestataire indiquera le recours éventuel à des sous-traitants, il détaillera les opérations confiées à la sous-traitance.

Le prestataire indiquera le ou les sites de production du matériel de vote et la localisation des serveurs du système de vote électronique sur le territoire national, ceux-ci devront être accessibles sur simple demande pour une visite.

Le prestataire devra disposer d’un site de production de secours disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal et capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance de ce dernier.

Le prestataire doit être propriétaire de ses accès réseaux, de ses serveurs et de sa technologie de vote électronique, il doit être ainsi capable le cas échéant d’apporter toute modification nécessaire à son code-source pour répondre aux besoins du marché et disposer de sa propre équipe de développement.

En cas de recours contentieux, le Prestataire doit être capable de répondre à toute demande d’expertise judiciaire à la demande du juge électoral et d’apporter toute preuve du respect de la technologie proposée aux Principes Electoraux tels que définis ci-dessus.

Le Prestataire devra certifier, sous sa responsabilité exclusive, que le ou les logiciels qu’il a développés ou qu’il a modifiés et qu’il utilise pour les opérations électorales (ci-après le « Logiciel ») ainsi que les procédés qu’il met en œuvre pour réaliser ces opérations, sont de nature à assurer, à tout moment, le respect des Principes Électoraux.

Afin de s’en assurer et, si besoin est, d’en administrer la preuve, le Prestataire devra attester avoir réalisé et fait réaliser par des personnes qualifiées et indépendantes les tests nécessaires, notamment que :

• Le Logiciel a fait l’objet d’un audit détaillé, incluant notamment les questions de sécurité, destiné à s’assurer du respect des Principes Electoraux ;

• Le Logiciel ne contient aucune fonction espionne ;

• Le Logiciel a fait l’objet d’une recette fonctionnelle et technique interne dont les résultats ont été positifs au regard du respect des Principes Electoraux (ci-après la « Recette Interne »).

Le Prestataire devra s’engager à prendre toutes les mesures nécessaires afin de conserver ne varietur :

• Une copie scellée de la version du Logiciel ayant fait l’objet de l’Audit et de la Recette Interne ;

• Le rapport de l’Audit ;

Ainsi que de justifier de leur caractère original et fidèle.

Toute jurisprudence relative aux opérations électorales déjà effectuées par le prestataire devra être fournie sur simple demande.

3 - DEFINITION DU BESOIN

Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet, le Prestataire devra assurer pour l'opération électorale :

• La fourniture d’un logiciel de vote électronique et d’administration du vote par Internet dans un environnement sécurisé ;

• La fourniture d’un système de vote configuré selon les modalités de l’élection ;

• La disponibilité d’un support technique pendant la durée de l’opération.

3.1 - Fonctionnalités générales attendues

Le Prestataire devra mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer :

• La coordination de l'opération en relation avec la DRH ;

• Une assistance technique pour les organisateurs de l’élection ;

• La réalisation, diffusion et gestion des différents courriers vers les électeurs ;

• Le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification et d’authentification et de la liste d’émargement ;

• Le traitement et l’intégration des listes de candidats ;

• La gestion des votes par Internet durant la période du scrutin ;

• Le dépouillement et calcul automatique des résultats du vote électronique ;

• La fourniture d'une liste d'émargement et de résultats dans un format permettant sa diffusion ;

• La conservation des fichiers pendant les délais de recours ;

• La destruction des archives.

3.2 - Contraintes

Les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l'urne électronique.

Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur, des codes lui permettant d’exprimer son vote par voie électronique, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer la liste d’émargement.

Le traitement de l'urne électronique a pour objet, pour les suffrages exprimés par voie électronique, de collecter les votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par les membres du bureau de vote.

3.3 - La plate-forme de vote électronique

La plateforme de vote est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d’élection.

La solution proposée devra obligatoirement comporter une architecture de type client léger sans aucun téléchargement sur le poste de l’électeur. Les échanges seront chiffrés par usage du protocole HTTPS/TLS et d’un chiffrement du bulletin dès son émission indépendante du chiffrement HTTPS/TLS.

Il comprend obligatoirement :

• Un site internet sécurisé, accessible via des codes d’identification ;

• Une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires ;

• Une séparation stricte des données sera assurée :

a) pour le fichier des électeurs

b) pour la réception des votes (urne électronique)

Le Prestataire décrira sous forme de schémas commentés l’architecture (logicielle, matérielle et réseau) qu’il compte mettre en œuvre, ainsi que les flux associés. En particulier, il précisera les positions des serveurs web et des serveurs de données dans l’architecture et les différents dispositifs techniques de sécurité. Il donnera aussi une cartographie des différents flux générés (exploitation, administration, maintenance, …)

Un site géographiquement distant ou de redondance devra obligatoirement être prévu. Les mécanismes mis en œuvre pour assurer la communication entre les 2 sites seront décrits, notamment en cas de défaillance du site principal.

Quelle que soit la solution proposée, le système de vote devra être opérationnel à la date définie au calendrier de la prestation.

La plateforme est ouverte sur Internet. Elle doit de ce fait intégrer tous les mécanismes de sécurité physique et logique adéquats pour assurer :

• La fiabilité de l’ensemble ;

• Une protection des accès physiques ;

• Un contrôle d'accès logique - une gestion des droits - l’intégrité des données ;

• La protection contre toutes les attaques et codes malveillant pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin.

Le Prestataire devra s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plateforme au moyen de logiciels de surveillance adaptés.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties doit pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne.

Tous les incidents liés à la plate-forme seront remontés à la DRH. Tous les accès et tentatives d’accès au système seront tracés.

Disponibilité de la plateforme

La disponibilité de la plateforme devra être maximale. Cette disponibilité sera assurée tant au niveau matériel qu’au niveau accessibilité réseau.

L’infrastructure réseau devra permettre d’assurer durant toute la période du scrutin l’accessibilité à la plateforme de vote.

Durant la période de vote les électeurs doivent pouvoir utiliser le site 24h/24, 7j/7 sans aucune interruption.

Tout incident entravant la disponibilité de la plateforme devra être tracé et remonté à la DRH.

Le Prestataire indiquera le temps de rétablissement en cas d’incident.

Accessibilité de la plateforme

L’ensemble des électeurs dispose d’un environnement de travail très hétérogène et largement décentralisé.

En conséquence, le Prestataire devra proposer une solution technique minimisant la logistique du support et de déploiement de l’accès à l’application de vote et s’affranchir autant que faire se peut de toute contrainte matérielle.

Aussi le système réalisé avec une interface en mode HTTPS devra pouvoir être utilisé à minima depuis tout ordinateur fonctionnant sous Linux/Unix, MacOS ou Windows avec les navigateurs les plus courants dans leurs versions actuelles les plus utilisées (Internet Explorer, Edge, Firefox, Chrome, ou Safari) ainsi qu’à partir de smartphone ou tablettes utilisant des versions actuelles des navigateurs les plus courants.

Le système devra être capable de traverser les firewalls et proxy de façon transparente.

Dans la mesure du possible, les contraintes techniques de mise en œuvre (adresse IP, noms de domaines, ports ouverts, NAT, filtrage, firewall, proxy) seront minimales.

Les numéros de ports des protocoles réseaux utilisés seront normalisés. L’ensemble des prérequis techniques sera clairement indiqué.

L’accès à la plateforme par les électeurs se fera exclusivement en HTTPS, seul ce port devra être obligatoirement ouvert depuis le client à destination de la plate-forme. Les flux d’administration et de gestion seront également chiffrés en mode HTTPS.

Accès au système de vote

L’accès au système sera limité aux utilisateurs autorisés. Tous les accès au système seront tracés. Les utilisateurs devront se connecter par l’utilisation d'un code d'identification personnel.

L’identité de chaque utilisateur (administrateur, gestionnaire) accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur.

Les accès par identifiant/mot de passe seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs (mot de passe de longueur suffisante, modification des identifiants en cas de vol, etc.).

Recette

La solution proposée devra être "recettée" par les organisateurs. A cet effet, la documentation nécessaire sera fournie et l’accès à la plateforme de recette sera proposé.

Maintenance

Durant toute la durée du vote, le produit bénéficiera d’une maintenance technique et Applicative.

Fonctionnalités du système de vote électronique

Horodatage

L’outil devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines, notamment lors du vote de chaque électeur.

L'heure de référence pour l'opération de vote et de clôture, affichée à l'écran, sera celle de Paris.

Chiffrement

La solution devra utiliser le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur. Aucun téléchargement d’applet sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le cryptage des bulletins.

Vérifiabilité

L’électeur devra être capable de constater par lui-même que le choix qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation.

Procédure de vote

Le système de vote devra permettre :

• Le vote blanc

• Le raturage dans une liste

• À l’électeur de revenir sur son choix avant validation

• La confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement du bulletin dans l’urne électronique

• La possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote)

Le système de vote devra interdire :

• De sélectionner plus d’une liste

• De voter plusieurs fois

• Tout lien entre le nom de l’électeur et son vote

  4. - Mise en place d’un processus électoral

Moyens d’identification et d'authentification

A partir du fichier des électeurs, le Prestataire générera pour chacun des électeurs un identifiant et un mot de passe.

Les identifiants et mots de passe seront adressés aux électeurs directement par le Prestataire selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral.

Les codes de vote par internet pourront être réédités pendant le scrutin en cas de perte ou de non-réception via une hotline mise en place à cet effet par la cellule technique.

Écrans de vote

Les résolutions d’écran des postes des électeurs sont variables. La solution devra proposer une ergonomie adaptée au profil « électeur » des utilisateurs de ce type de service Web en mode Responsive Web Design.

L’application de vote doit supporter tout type de navigateur en mode HTTPS (version TLS), Internet Explorer, Edge, Firefox, Safari, Chrome, etc… être compatible avec le niveau le plus bas de Javascript V1.1, et répondre aux standards du W3C et du WAI pour la compatibilité des interfaces pour les personnes handicapées, malvoyantes et non-voyantes (norme Web Accessibility Initiative).

La solution devra respecter autant que possible les recommandations relatives aux temps de réponses variables d’internet, en particulier le poids des pages devra être limité.

Compte tenu du niveau informatique disparate des électeurs, une ergonomie particulièrement simple du site Internet sera mise en place.

Il sera clairement fait mention de la date de la clôture de vote sur l’écran d’accueil, ainsi que les coordonnées et heures d'ouverture de l'assistance utilisateur.

Paramétrage de l’élection

La DRH fournira le fichier des électeurs, permettant l’attribution d’un code d’identification et l’établissement de la liste pour l’émargement.

La DRH fournira le fichier avec les listes et leurs candidats dans l'ordre de présentation, ainsi que les logos des listes candidates en format GIF ou JPEG et leurs professions de foi en format PDF (maximum préconisé de 1Mo).

Le Prestataire devra intégrer ces données au système de vote de façon à ce que toutes les listes candidates soient affichées sur une seule page. En cas de nécessité, la visibilité des candidats associés à la liste peut s’effectuer au moyen d’un ascenseur vertical. En aucun cas, un ascenseur horizontal ne doit être utilisé.

Interface de contrôle

Le Prestataire mettra à la disposition des membres du bureau de vote et des scrutateurs une interface de contrôle du système. Elle répondra aux mêmes spécifications techniques que le système de vote. L’autorisation d’accès sera limitée aux utilisateurs habilités.

L’accès à l’interface de contrôle sera sécurisé selon le protocole HTTPS.

L’identité de chaque utilisateur habilité accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée par le système. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur. Les accès par identifiant/authentification seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs.

Tests et recette

Avant ouverture de la période de vote, la recette doit d'abord permettre de constater, après paramétrage de l’élection :

• Le bon fonctionnement du processus de connexion

• La présence de la liste d’émargement

• La présence et l’exactitude des listes candidates et des candidats associés

• La présence et l’exactitude des professions de foi et des logos

• Le fonctionnement du processus de vote

• Le fonctionnement du processus de dépouillement

Le Prestataire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant ouverture de la période de vote.

Après la recette validée, le Prestataire :

• Détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles

• Scellera les listes de candidats

• Remettra à zéro le compteur des votes

• Videra et scellera l’urne électronique

Après ouverture de la période de vote, ce système de contrôle doit ensuite permettre d’avoir accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques et aux listes d’émargement correspondantes.

Période de vote

L’ouverture du système de vote par internet se fera à l’heure prévue dans le protocole préélectoral, les électeurs devront avoir la possibilité de voter 24h/24 7/7.

Au moyen de l’interface d’administration du vote, les membres du bureau de vote vérifieront avant l'ouverture de la période de vote électronique que l’urne est vide et scellée.

La validation du vote par l’électeur engendre automatiquement

• L’émargement dans le fichier des électeurs ;

• L’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique ;

• L’impossibilité de revoter ;

• La présentation à l'électeur d'un accusé de réception électronique mentionnant la date et l’heure de validation de son vote.

Le système de vote se fermera automatiquement à la clôture du scrutin rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin. Un délai de grâce de 10 minutes permettra aux électeurs qui se sont connectés juste avant l’heure de fermeture du scrutin de terminer leur vote.

4 - ASSISTANCE

4.1 - Aux électeurs

Pendant la phase de vote par internet aux jours et heures ouvrées une hotline sera mise en place par la cellule technique pour :

• Répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension du système…) ;

• Envoyer des demandes de réédition des codes perdus ou non-reçus via le système d’administration de la liste électorale du prestataire. Le mode courant de renvoi des codes se fera par courrier électronique ou SMS par le système d’administration après authentification stricte de l’électeur par la DRH sans que la DRH ne puisse prendre connaissance des codes de l’électeur.

4.2 - A la Direction RH

Pendant toute la durée de l'opération, le Prestataire veillera au bon déroulement des opérations de vote, il assurera l'assistance également pour :

• Les problèmes liés à l'utilisation de l’interface d'administration ;

• L’information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système ;

• Les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et assesseurs ;

• L’assistance à l’édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.

4.3 - Documentation

Le Prestataire fournira :

• Une documentation sur le système de vote ;

• Une documentation sur le système de dépouillement ;

• Une documentation sur le système d'administration pour le renvoi des codes.

Le Prestataire fournira un rapport complet, le cas échéant, des incidents.

Le Prestataire fournira les éléments collectés et enregistrés par la hotline indiquant le nombre d’appel, le type d’appel, le nom des électeurs ayant demandé une réédition de leurs codes.

Annexe 2 : Description de la solution « Election Central »

Election Central v3 a fait l’objet :

• D’un audit réalisé par un cabinet d’expertise indépendant, Stéphane LIPSKI, Expert judiciaire en informatique agréé par la Cour de Cassation et Lionnel SACCOMANI, Expert indépendant en matière de vote électronique inscrit sur la liste tenue par la CNIL, appartenant à la CNEJITA, la Compagnie des Experts de Justice Agréés par les Tribunaux spécialistes des systèmes numériques.

• L’attestation d’audit est tenue à disposition du client sur simple demande dans le respect de sa confidentialité.

• D’un dépôt des codes sources chez un huissier.

Le système de vote Election Central® est un système existant qui a déjà largement fait ses preuves. Il repose sur un progiciel paramétrable qui a fait l’objet par des experts qualifiés et indépendants d’audits détaillés, incluant notamment les questions de sécurité.

La sécurisation fonctionnelle du système de vote est considérée comme un axe fondamental contribuant à la sécurité globale de la solution du vote électronique ; elle permet de renforcer l’adhésion et la confiance des partenaires sociaux et des électeurs, et concourt ainsi à augmenter la participation.

Le progiciel Election Central® installé dans son environnement matériel d’exécution permettra aux électeurs de voter quand ils le souhaiteront 24/24 7/7.

Le temps de réponse de l’application est optimisé de manière à permettre à l’électeur de voter rapidement et sans contrainte.

L’électeur pourra ainsi voter en toute confidentialité de tout type d’ordinateur relié à internet et utilisant un navigateur standard que ce soit d’un ordinateur mis à disposition par son établissement (lieu de vote électronique), soit de son poste de travail relié à l’intranet de l’établissement ou d’un ordinateur quelconque relié à internet (liberté de choix de l’électeur de son lieu de vote permettant la garantie de confidentialité du vote).

L’émargement électronique immédiat prévient toute tentative de double vote (garantie d’unicité du vote).

Le flux du vote chiffré dès son émission du poste du votant et celui de l’identification de l’électeur sont séparés et les bulletins de vote sont conservés chiffrés sur les serveurs (urnes électroniques) afin de garantir l’anonymat du vote.

Les données relatives aux électeurs et à leurs votes font donc l’objet de deux traitements automatisés d’informations distincts, dédiés et isolés. L’établissement d’un lien entre un électeur et l’expression de son vote est impossible.

Le suivi du scrutin peut être effectué via l’interface d’administration dont des clefs seront remises aux membres des bureaux de vote désignés leur permettant de consulter la liste d’émargement en ligne et les compteurs de bulletins dont ils ont le contrôle (garantie de contrôle par les autorités électorales).

La présentation des listes de candidats et des professions de foi est traitée de manière identique pour chaque liste sur la page du bulletin de vote.

Dès le choix effectué par l’électeur, son bulletin sera chiffré et envoyé à l’urne correspondante, le système lui renverra alors une image du bulletin chiffré en attente de sa confirmation dans l’urne, s’il le confirme, le bulletin est définitivement enregistré sans qu’aucun autre traitement informatique ne puisse modifier le choix originellement émis par l’électeur. Ce processus exclusif est le garant absolu de la sincérité du scrutin.

Le système de vote sera disponible en continu afin que l’électeur puisse voter très facilement et rapidement, les seuls aléas réellement possibles seront essentiellement les problèmes d’accès internet que pourraient avoir l’électeur à partir de son propre ordinateur dans son réseau ou des codes égarés.

L’ensemble des bulletins est donc stocké dans le format émis par l’électeur (garantie de sincérité du scrutin) au moment de la confirmation de son vote dans l’urne électronique correspondant à son collège et/ou son établissement.

L’ensemble du dispositif est hébergé dans le cadre d’un système transactionnel à tolérance de panne offrant ainsi une totale garantie d’intégrité des données et un temps de réponse immédiat.

Election Central® couvre ainsi l’ensemble des garanties nécessaires au strict respect du Code Electoral et du Code du Travail exigées pour des élections professionnelles tout en offrant un outil facile d’accès aux électeurs leur permettant d’exercer très simplement leur droit de vote.

Ces garanties sont donc indispensables au respect des principes généraux de notre droit électoral, à savoir :

• Garantie de sincérité du scrutin,

• Garantie d’intégrité des données de vote,

• Garantie d’anonymat,

• Garantie de confidentialité,

• Garantie de contrôle par les autorités.