Avenant n° 2 à l’accord collectif

au vote électronique pour l’élection

des membres du Comité Social et Economique

des sociétés composant l’UES SCOR en France

ENTRE :

Les sociétés composant l’UES SCOR à Paris :

• SCOR SE, Société européenne au capital de 1 520 931 435,11 euros, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 562 033 357,

• SCOR Investment Partners SE, Société européenne au capital de 2 500 000 euros, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 510 235 815,

Dont le siège social de toutes les sociétés se situe sis, 5, Avenue Kléber – 75795 Paris cedex 16,

Représentée par …, Directeur des Ressources Humaines du Hub EMEA,

D’UNE PART,

ET,

L’organisation syndicale CFDT

Représentée par …,

L’organisation syndicale CFE-CGC

Représentée par …,

D’AUTRE PART,

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections professionnelles et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent avenant n°2, conviennent de procéder à la révision de l’avenant n°1 à l’accord relatif au vote électronique daté du 17 novembre 2006 et de remplacer l’intégralité des articles qui y sont mentionnés afin de mettre à jour cet avenant pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique de l’UES SCOR en France, dans le cadre du vote électronique par Internet.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (Loi N°2004-575 du 21 juin 2004), de son décret d’application (N°2007-602) et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des représentants du personnel au Comité Social et Economique et conformément au règlement de l’Union Européenne nº 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel dit « Règlement Général de la Protection des Données » (« RGPD »).

Les parties signataires conviennent de poursuivre le principe de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux par voie électronique.

Le recours électronique sera réalisé dans les conditions précisées par le cahier des charges figurant en annexe au présent avenant. Le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.

Principes généraux

Le système retenu par les sociétés composant l’UES SCOR en France (comprenant SCOR SE ; SCOR Investment Partners SE) doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• La sincérité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité : le secret du vote

• La surveillance effective du vote

• Le respect des données personnelles

Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties au présent avenant sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

3. Modalité d’organisation des opérations

   1. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral qui reprendra le principe du vote électronique.

Ce protocole devra définir notamment les modalités de constitution des bureaux de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon la configuration de l’UES SCOR en France au moment de l’élection pour la mise en place du Comité Economique et Social.

Le protocole d’accord préélectoral devra également comporter, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

Choix du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’employeur et n’ayant pas fait d’opposition des syndicats représentatifs dans le cadre de la négociation du protocole d’accord préélectoral, et respectant le cahier des charges figurant au présent accord.

Les coordonnées du prestataire, si le choix de celui-ci est déjà arrêté, seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Formation au système de vote électronique et information des salariés

Les Représentants du personnel, les Délégués syndicaux, et les Membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu avant les élections professionnelles.

Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique.

Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• D’une part de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique,

• D’autre part du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des représentants du personnel au Comité d’Entreprise et des Délégués du Personnel,

• Ainsi que du RGPD.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit permettre de vérifier le respect des dispositions des articles R.2314-5 et suivants du Code du travail et de mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par les décrets et arrêté du 25 avril 2007, ainsi que le RGPD.

Cellule d’assistance technique

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprend des représentants de l’entreprise et des représentants du prestataire.

En présence des Présidents des bureaux de vote, des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

4. Déroulement des opérations de vote

   6. Établissement des listes électorales et transmission¹

Les listes électorales sont établies par l’employeur.

Le contrôle de la conformité de la liste d’électeurs importée sur le système de vote électronique à la liste électorale transmise au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Lieu et temps du scrutin

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales².

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut cependant être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. ³

Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification qui lui permettront de se connecter sur place ou à distance au système de vote.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

En cas de perte d’identifiant, le gestionnaire du vote, sur simple demande, enverra par courrier électronique adressée à l’adresse électronique professionnelle, et durant toute la durée du scrutin, les codes permettant de voter.

Déroulement du vote⁴

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé, ce qui permet de garantir l’unicité du vote.

Les délégués syndicaux, leur(s) adjoint(s), les représentants des listes de candidats, les candidats ne figurant sur aucune liste, les membres du bureau de vote, les scrutateurs ainsi que les responsables des ressources humaines auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.

Les listes d’émargement ne seront mises à disposition qu’aux membres des bureaux de vote.

Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

5. Clôture et Résultats

   11. Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs⁵.

Décompte et attribution des sièges⁶

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La remise de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne. Des clés de sauvegarde sont également gardées sous scellés.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Conservation et destruction des données⁷

L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

6. Sécurité et confidentialité

   14. Anonymat et confidentialité des suffrages⁸

La conception et la mise en place du système de votre électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises conformément au règlement européen « RGPD ».

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote⁹.

Existence et contenu des fichiers¹⁰

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, lieu du site ;

• Pour le fichier des électeurs¹¹ : civilité, noms, prénoms, adresse postale, E-mail professionnel, date de naissance, éligibilité, collège, établissement, moyen d’authentification ;

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale ;

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, lieu du site ;

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collèges concernés. 

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, les collaborateurs habilités de la Direction des Ressources Humaines.

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, collaborateurs habilités de la Direction des Ressources Humaines.

• Pour les résultats : électeurs, services du Ministère du travail, de l’emploi, de la formation professionnelle et du dialogue social, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

  16. Le dispositif de secours¹²

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Le prestataire retenu doit donc nécessairement prévoir un tel dispositif de secours.

Sécurité des données personnelles

Les fichiers supports constitués dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles constituent un traitement de données à caractère personnel au sens du RGPD, traitement nécessaire au respect de l’obligation légale d’organiser les élections professionnelles imposée à la Société. Ils seront conservés pour une durée limitée et détruits dès l’expiration du délai de recours ou jusqu’à l’issue définitive d’une action contentieuse (cf. article 5, section 5.III).

Les informations visées aux articles 13 et 14 du RGPD seront communiquées aux salariés via une note d’information.

Application de l’avenant

Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée.

Interprétation de l'accord

Les parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 6 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent avenant.

Les avenants interprétatifs sont adoptés à l’unanimité des signataires du présent avenant.

Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum de 8 jours suivant la première réunion de négociation. A défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord.

Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

Suivi de l’accord

A l’occasion de tous les renouvellements des mandats des membres du CSE, un suivi du présent avenant est réalisé par les parties signataires.

Clause de rendez vous

Les parties signataires s’engagent à se rencontrer tous les 4 ans suivant l’application du présent avenant en vue d’entamer des négociations relatives à son adaptation.

En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent avenant, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai d’un mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent avenant.

Dénonciation

Le présent avenant pourra être dénoncé par les parties signataires dans les conditions prévues par le Code du travail. La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec AR à chacune des autres parties signataires ou adhérentes.

Lorsque la dénonciation émane de l’employeur ou de la totalité des signataires salariés, l'avenant continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de la convention qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis de trois mois. Une nouvelle négociation devra être engagée dans le délai de préavis de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation. A l’issue de cette négociation, sera établi soit un avenant ou un nouvel accord constatant l’accord intervenu, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord et signé des parties en présence.

Les règles de conclusion de l’accord sont celles énoncées par la loi. Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l’avenant dénoncé, avec pour prise d’effet, soit la date qui en aura été expressément convenue soit à défaut, le jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents.

Dépôt de l’avenant

Le présent avenant donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et
D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail ;

• et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Paris.

En outre, un exemplaire sera remis à chaque partie signataire.

Publication de l’avenant

Le présent avenant pourra faire l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Toutefois, les parties signataires conviennent que les dispositions prévues aux articles ne doivent pas faire l’objet d’une publication dans cette base de données. Cette demande sera formulée sur un document spécialement établi à cet effet et communiquée lors du dépôt de l’accord.

Un exemplaire original de cet avenant est remis à chacune des parties signataires.

Le présent accord sera affiché, intégré à l’Intranet de l’entreprise et communiqué à l’ensemble du Personnel.

Il sera déposé, comme le prévoit la législation en vigueur, à la Direction Départementale du Travail et de l’Emploi de Paris, en deux exemplaires dont une en version électronique, ainsi qu’auprès du secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de Paris en un seul exemplaire.

Fait à Paris,

Le 18 avril 2019

Pour les sociétés composant l’UES SCOR (SCOR SE, SCOR Investment Partners SE),

…, Directeur des Ressources Humaines du Hub EMEA,

Pour la CFDT

Représentée par …

Pour la CFE-CGC

Représentée par …

ANNEXE

CAHIER DES CHARGES

Ce document constitue le cahier des charges relatif

à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections

des représentants du personnel aux élections professionnelles

des sociétés composant l’UES SCOR en France

CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE PAR VOTE ELECTRONIQUE DE L’ELECTION

DES MEMBRES DU COMITE ECONOMIQUE ET SOCIAL

INTRODUCTION

Afin de permettre l’usage du vote électronique pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique, l’UES SCOR a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

L’UES SCOR a pris contact ‘avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par internet et de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles des articles R2314-5 et suivants du décret pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système assurera la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, le scrutin se fera par vote électronique pour tous les salariés.

Le scrutin par voie électronique se déroulera selon le calendrier fixé dans le protocole préélectoral.

1 NATURE DU CAHIER DES CHARGES

1.1 Principes de l’élection

L’UES SCOR souhaite introduire un système de vote par internet et intranet à l’occasion des prochaines élections du Comité Social et Economique.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

-la sincérité du vote et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne

-l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

-l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

-la confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

1.2 Modalités de l'élection

Modalités du vote

Vote Electronique :

Le Prestataire communique à chaque électeur un courrier contenant les instructions de vote et ses codes confidentiels, la communication peut se faire par courrier postal, par distribution en mains propres ou par mail selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l‘ouverture du « bureau de vote électronique », à partir de n’importe quel terminal Internet ou Intranet (lien direct avec le site du prestataire), de leur lieu de travail, de leur domicile ou de lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs handicapés amenés à voter sur les lieux de travail et le logiciel de vote devra respecter les standards permettant aux personnels handicapés d’utiliser les dispositifs normalisés d’aide à la navigation sur internet.

Le cas échéant, pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire, dont le nombre serait adapté à la configuration notamment géographique de chaque établissement, pourront être mis à la disposition des électeurs sur les lieux de travail. Dans ce cadre, ils devront être installés de telle manière que la confidentialité du vote soit garantie.

Par ailleurs, les électeurs absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail des établissements les plus proches pour voter dans le respect des règles d’accès en vigueur. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès Internet (La Poste, un cybercafé, etc…) ainsi que d’un smartphone.

Le logiciel de vote devra donc absolument éviter tout téléchargement de logiciel sur le navigateur internet du votant tout en permettant le chiffrement du bulletin de vote dès son émission du poste du votant. L’usage de Java ou de cookies est à proscrire sur le poste du votant à cause des problèmes des failles de sécurité qu’il peut générer remettant ainsi en cause la sincérité du scrutin ou l’anonymat du vote.

Le Prestataire reproduira sur le logiciel de vote les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises. Les listes seront présentées dans l’ordre prévu au protocole préélectoral. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme.

Opérations de dépouillement

A la fin de chaque tour, les membres des bureaux de vote proclament la fermeture du scrutin et procèdent au dépouillement sur chaque site.

La séance de dépouillement se déroulera de la manière suivante :

-dépouillement du vote par internet par les membres des bureaux de vote.

-intégration automatisée des résultats du vote internet.

-édition automatisée des Procès-verbaux et calcul des sièges attribués à chaque liste.

-proclamation des résultats et signature des Procès-Verbaux par les membres des bureaux de vote

-édition automatisée des Listes d’émargement et signature par les membres des bureaux de vote.

La solution retenue doit strictement garantir l’anonymat par la non-corrélation entre l’émargement et l’expression de vote par Internet sans possibilité de double vote.

Le dépouillement est réalisé en présence des membres des bureaux de vote. Les résultats du dépouillement sont accessibles via l’interface d’administration du site de vote en ligne au Président de chaque bureau de vote pour répartition des sièges entre les listes ayant présenté des candidats.

Après établissement du procès-verbal, le Président du bureau de vote proclame les résultats et indique les noms des élus.

Le procès-verbal est porté à la connaissance du personnel, par affichage dans les établissements ou via intranet.

Chaque procès-verbal porte obligatoirement les renseignements suivants :

-Résultats des votes : nombre d'inscrits, de votants, de bulletins blancs, des suffrages exprimés et nombre de voix obtenues par liste ;

-Contestations, irrégularités : mention explicite des contestations ou des irrégularités de tous ordres dont le bureau de vote a pu avoir connaissance.

Les informations sont accessibles via l’interface d’administration du vote en ligne aux membres du bureau de vote concerné avec les données suivantes :

-Quotient électoral ;

-Pour chaque liste : nombre de voix recueillies, moyenne des voix, nombre de sièges attribués au quotient, à la « plus forte moyenne », ou tenant compte des règles de parité ou de préséance du poste titulaire par rapport au poste suppléant.

Le Président du bureau de vote attribue les sièges comme décrit ci-dessous :

Dans un premier temps, il est attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral.

Le quotient électoral est égal au nombre total de suffrages, valablement exprimés par les électeurs, divisé par le nombre de sièges à pourvoir ; cette division étant poussée jusqu'aux décimales nécessaires pour parvenir au résultat le plus juste.

S'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur le principe de « la plus forte moyenne ».

A cet effet, le nombre de voix obtenues par chaque liste est divisé par le nombre, augmenté d'une unité, des sièges déjà attribués à cette liste. Les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues. Le premier siège à pourvoir est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne. Il est procédé successivement à la même opération pour chacun des sièges restant à pourvoir.

Si deux ou plusieurs listes ont la même moyenne et s'il ne reste qu'un siège à pourvoir, le siège restant est attribué à la liste qui a le plus grand nombre de voix.

Si deux ou plusieurs listes ont également recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats en présence, pris dans l'ordre des listes en concurrence.

En cas d’égalité de voix entre deux candidats ayant obtenu le même nombre de voix après raturage à plus de 10%, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats.

Dans le cas où une liste incomplète obtient un nombre de sièges supérieur au nombre de candidats y figurant, les sièges non pourvus sont attribués aux autres listes, selon la règle de la plus forte moyenne indiquée ci-avant.

Enfin il conviendra d’appliquer la règle de la parité qui attribue aussi les sièges par effet « miroir » du pourcentage homme/femme du collège votant.

Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

Lorsque l’application de cette disposition n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant : - Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 - Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

La constatation par le juge, après l’élection, du non-respect par une liste de candidats des prescriptions prévues entraîne, selon le cas :

L’annulation de l’élection d’un nombre d’élus du sexe surreprésenté égal au nombre de candidats du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste de candidats au regard de la part de femmes et d’hommes que celle-ci devait respecter. Le juge annule l’élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l’ordre inverse de la liste des candidats.

L’annulation de l’élection du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.

2 INTERVENANTS

2.1 – Organisation des élections

La conduite des opérations ainsi que la gestion opérationnelle et financière du marché seront suivies par la Direction des Ressources Humaines, maître d'œuvre des différentes opérations électorales objet du présent cahier des charges.

2.2 Le Prestataire

Références

Le Prestataire fournira des informations permettant d’évaluer son savoir-faire en en ce qui concerne les opérations électorales. Il devra fournir des références équivalentes en termes de volumétrie du nombre de votants potentiels et de performances et être capable d’organiser sur simple demande un contact avec les références citées.

Le Prestataire doit d’engager à assurer en permanence, pour ce qui est de ses prestations, l’anonymat du vote, l’unicité du vote, la liberté de choix des électeurs, l’intégrité du vote, le secret du vote et la sincérité du scrutin (ci-après les « Principes Electoraux »).

De façon générale le Prestataire doit d’engager à assurer et garantir la sincérité du scrutin et à en permettre le contrôle effectif par le Juge de l’élection.

Coordination, suivi de l’opération et garanties

Le Prestataire indiquera les correspondants désignés par son entreprise pour le suivi de l’opération et communiquera leurs curriculum-vitae attestant leur expérience en conduite d’opérations électorales.

Le Prestataire indiquera le recours éventuel à des sous-traitants, il détaillera les opérations confiées à la sous-traitance.

Le Prestataire indiquera le ou les sites de production du matériel de vote et la localisation des serveurs du système de vote électronique sur le territoire national, ceux-ci devront être accessibles sur simple demande pour une visite.

Le Prestataire devra disposer d’un site de production de secours disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal et capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance de ce dernier.

Le prestataire doit être propriétaire de ses accès réseaux, de ses serveurs et de sa technologie de vote électronique, il doit être ainsi capable le cas échéant d’apporter toute modification nécessaire à son code-source pour répondre aux besoins du marché et disposer de sa propre équipe de développement.

En cas de recours contentieux, le Prestataire doit être capable de répondre à toute demande d’expertise judiciaire à la demande du juge électoral et d’apporter toute preuve du respect de la technologie proposée aux Principes Electoraux tels que définis ci-dessus.

Le Prestataire devra certifier, sous sa responsabilité exclusive, que le ou les logiciels qu’elle a développés ou qu’elle a modifiés et qu’elle utilise pour les opérations électorales (ci-après le « Logiciel ») ainsi que les procédés qu’elle met en œuvre pour réaliser ces opérations sont de nature à assurer, à tout moment, le respect des Principes Électoraux.

Afin de s’en assurer, et, si besoin est, d’en administrer la preuve, le Prestataire devra attester avoir réalisé et fait réaliser par des personnes qualifiées et indépendantes les tests nécessaires, notamment que :

-le Logiciel a fait l’objet d’un audit détaillé, incluant notamment les questions de sécurité, destiné à s’assurer du respect des Principes Electoraux ;

-le Logiciel ne contient aucune fonction espionne ;

-le Logiciel a fait l’objet d’une recette fonctionnelle et technique interne dont les résultats ont été positifs au regard du respect des Principes Electoraux (ci-après la « Recette Interne »).

Le Prestataire devra s’engager à prendre toutes les mesures nécessaires afin de conserver (i) :

-une copie scellée de la version du Logiciel ayant fait l’objet de (ii) l’Audit et de la Recette Interne ;

-le rapport de l’Audit ;

Ainsi que de justifier de leur caractère original et fidèle.

Toute jurisprudence relative aux opérations électorales déjà effectuées par le Prestataire devra être fournie sur simple demande.

3 DEFINITION DU BESOIN

Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet, le Prestataire devra assurer pour l'opération électorale :

-la fourniture d’un logiciel de vote électronique et d’administration du vote par Internet dans un environnement sécurisé

-la fourniture d’un système de vote configuré selon les modalités de l’élection

-la disponibilité d’un support technique pendant la durée de l’opération

3.1 Fonctionnalités générales attendues

Le Prestataire devra mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer :

-la coordination de l'opération en relation avec la Direction RH

-une assistance technique pour les organisateurs de l’élection

-la réalisation, diffusion et gestion des différents courriers vers les électeurs

-le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification et d’authentification et de la liste d’émargement - le traitement et l’intégration des listes de candidats

-la gestion des votes par Internet durant la période du scrutin

-le dépouillement et calcul automatique des résultats du vote électronique

-la fourniture d'une liste d'émargement et de résultats dans un format permettant sa diffusion

-la conservation des fichiers pendant les délais de recours

-la destruction des archives

3.2 Contraintes

Les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l'urne électronique.

Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur, des codes lui permettant d’exprimer son vote par voie électronique, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer la liste d’émargement.

Le traitement de l'urne électronique a pour objet, pour les suffrages exprimés par voie électronique, de collecter les votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par les membres du bureau de vote.

3.3 La plate-forme de vote électronique

La plateforme de vote est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d’élection.

La solution proposée devra obligatoirement comporter une architecture de type client léger sans aucun téléchargement sur le poste de l’électeur. Les échanges seront chiffrés par usage du protocole HTTPS/TLS et d’un chiffrement du bulletin dès son émission indépendante du chiffrement HTTPS/TLS.

Il comprend obligatoirement :

-un site internet sécurisé, accessible via des codes d’identification

-une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires

-une séparation stricte des données sera assurée :

a) pour le fichier des électeurs

b) pour la réception des votes (urne électronique)

Le Prestataire décrira sous forme de schémas commentés l’architecture (logicielle, matérielle et réseau) qu’il compte mettre en œuvre, ainsi que les flux associés. En particulier, il précisera les positions des serveurs web et des serveurs de données dans l’architecture et les différents dispositifs techniques de sécurité. Il donnera aussi une cartographie des différents flux générés (exploitation, administration, maintenance, …)

Un site géographiquement distant ou de redondance devra obligatoirement être prévu. Les mécanismes mis en œuvre pour assurer la communication entre les 2 sites seront décrits, notamment en cas de défaillance du site principal.

Quelle que soit la solution proposée, le système de vote devra être opérationnel à la date définie au calendrier de la prestation.

La plateforme est ouverte sur Internet. Elle doit de ce fait intégrer tous les mécanismes de sécurité physique et logique adéquats pour assurer :

-la fiabilité de l’ensemble

-une protection des accès physiques

-un contrôle d'accès logique - une gestion des droits - l’intégrité des données

-la protection contre toutes les attaques et codes malveillant pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin

Le Prestataire devra s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plateforme au moyen de logiciels de surveillance adaptés.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties doit pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne.

Tous les incidents liés à la plate-forme seront remontés à la Direction RH. Tous les accès et tentatives d’accès au système seront tracés.

Disponibilité de la plateforme

La disponibilité de la plateforme devra être maximale. Cette disponibilité sera assurée tant au niveau matériel qu’au niveau accessibilité réseau.

L’infrastructure réseau devra permettre d’assurer durant toute la période du scrutin l’accessibilité à la plateforme de vote.

Durant la période de vote les électeurs doivent pouvoir utiliser le site 24 h/24, 7j/7 sans aucune interruption.

Tout incident entravant la disponibilité de la plateforme devra être tracé et remonté à la Direction RH.

Le Prestataire indiquera le temps de rétablissement en cas d’incident.

Accessibilité de la plateforme

L’ensemble des électeurs dispose d’un environnement de travail très hétérogène et largement décentralisé.

En conséquence, le Prestataire devra proposer une solution technique minimisant la logistique du support et de déploiement de l’accès à l’application de vote et s’affranchir autant que faire se peut de toute contrainte matérielle.

Aussi le système réalisé avec une interface en mode HTTPS devra pouvoir être utilisé à minima depuis tout ordinateur fonctionnant sous Linux/Unix, MacOS ou Windows avec les navigateurs les plus courants dans leurs versions actuelles les plus utilisées (Internet Explorer, Firefox, Chrome, ou Safari) ainsi qu’à partir de smartphones ou tablettes utilisant des versions actuelles des navigateurs les plus courants.

Le système devra être capable de traverser les firewalls et proxy de façon transparente.

Dans la mesure du possible, les contraintes techniques de mise en œuvre (adresse IP, noms de domaines, ports ouverts, NAT, filtrage, firewall, proxy) seront minimales.

Les numéros de ports des protocoles réseaux utilisés seront normalisés. L’ensemble des pré requis techniques sera clairement indiqué.

L’accès à la plateforme par les électeurs se fera exclusivement en HTTPS, seul ce port devra être obligatoirement ouvert depuis le client à destination de la plate-forme. Les flux d’administration et de gestion seront également chiffrés en mode HTTPS.

Accès au système de vote

L’accès au système sera limité aux utilisateurs autorisés. Tous les accès au système seront tracés. Les utilisateurs devront se connecter par l’utilisation d'un code d'identification personnel.

L’identité de chaque utilisateur (administrateur, gestionnaire) accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur.

Les accès par identifiant/mot de passe seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs (mot de passe de longueur suffisante, modification des identifiants en cas de vol, etc.).

Recette

La solution proposée devra être "recettée" par les organisateurs. A cet effet, la documentation nécessaire sera fournie et l’accès à la plateforme de recette sera proposé.

Maintenance

Durant toute la durée du vote, le produit bénéficiera d’une maintenance technique et Applicative.

Fonctionnalités du système de vote électronique

Horodatage

L’outil devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines, notamment lors du vote de chaque électeur.

L'heure de référence pour l'opération de vote et de clôture, affichée à l'écran, sera celle de Paris.

Chiffrement

La solution devra utiliser le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur. Aucun téléchargement sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le cryptage des bulletins.

Vérifiabilité

L’électeur devra être capable de constater par lui-même que le choix qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation.

Procédure de vote

Le système de vote devra permettre :

-Le vote blanc,

-Le raturage dans une liste,

-À l’électeur de revenir sur son choix avant validation,

-La confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement du bulletin dans l’urne électronique,

-La possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote),

Le système de vote devra interdire :

-De sélectionner plus d’une liste,

-De voter plusieurs fois,

-Tout lien entre le nom de l’électeur et son vote.

3.4 Mise en place d’un processus électoral

Moyens d’identification et d'authentification

A partir du fichier des électeurs, le Prestataire générera pour chacun des électeurs un identifiant et un mot de passe.

Les identifiants et mots de passe seront adressés aux électeurs directement par le Prestataire selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral.

Les codes de vote par internet pourront être réédités pendant le scrutin en cas de perte ou de non-réception via une hotline mise en place à cet effet par la Direction RH.

Écrans de vote

Les résolutions d’écran des postes des électeurs sont variables. La solution devra supporter au moins les deux résolutions les plus largement utilisées :

-1024 x 768

-1280 x 1024

La solution devra respecter autant que possible les recommandations relatives aux temps de réponses variables d’internet, en particulier le poids des pages devra être limité. Le système de vote devra être conforme aux standards du W3C et du WAI concernant la normalisation de l’application web.

Compte tenu du niveau informatique disparate des électeurs, une ergonomie particulièrement simple du site Internet sera mise en place.

Il sera clairement fait mention de la date de la clôture de vote sur l’écran d’accueil ainsi que les coordonnées et heures d'ouverture de l'assistance utilisateur.

Paramétrage de l’élection

La Direction RH fournira le fichier des électeurs, permettant l’attribution d’un code d’identification et l’établissement de la liste pour l’émargement.

La Direction RH fournira le fichier avec les listes et leurs candidats dans l'ordre de présentation ainsi que les logos des listes candidates en format GIF de 4 kilo-octets (130x60 pixels) et leurs professions de foi en format PDF d’un maximum de 500 kilooctets.

Le Prestataire devra intégrer ces données au système de vote de façon à ce que toutes les listes candidates soient affichées sur une seule page. En cas de nécessité, la visibilité des candidats associés à la liste peut s’effectuer au moyen d’un ascenseur vertical. En aucun cas, un ascenseur horizontal ne doit être utilisé.

Interface de contrôle

Le Prestataire mettra à la disposition des membres du bureau de vote et des scrutateurs une interface de contrôle du système. Elle répondra aux mêmes spécifications techniques que le système de vote. L’autorisation d’accès sera limitée aux utilisateurs habilités.

L’accès à l’interface de contrôle sera sécurisé selon le protocole HTTPS.

L’identité de chaque utilisateur habilité accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée par le système. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur. Les accès par identifiant/authentification seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs.

Tests et recette

Avant ouverture de la période de vote, la recette doit d'abord permettre de constater, après paramétrage de l’élection :

-le bon fonctionnement du processus de connexion

-la présence de la liste d’émargement

-la présence et l’exactitude des listes candidates et des candidats associés

-la présence et l’exactitude des professions de foi et des logos

-le fonctionnement du processus de vote

-le fonctionnement du processus de dépouillement

Le Prestataire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant ouverture de la période de vote.

Après la recette validée, le Prestataire :

-détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles

-scellera les listes électorales

-scellera les listes de candidats

-remettra à zéro le compteur des votes

-videra et scellera l’urne électronique

Après ouverture de la période de vote ce système de contrôle doit ensuite permettre d’avoir accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques et aux listes d’émargement correspondantes.

Période de vote

L’ouverture du système de vote par internet se fera à l’heure prévue dans le protocole préélectoral, les électeurs devront avoir la possibilité de voter 24h/24h et 7j/7j.

Au moyen de l’interface d’administration du vote, les membres du bureau de vote vérifieront avant l'ouverture de la période de vote électronique que l’urne est vide et scellée.

La validation du vote par l’électeur engendre automatiquement

L’émargement dans le fichier des électeurs

L’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique

L’impossibilité de revoter

La présentation à l'électeur d'un accusé de réception électronique mentionnant la date et l’heure de validation de son vote

Le système de vote se fermera automatiquement à la clôture du scrutin rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin. Un délai de grâce de 10 minutes permettra aux électeurs qui se sont connectés juste avant l’heure de fermeture du scrutin de terminer leur vote.

4 ASSISTANCE

4.1 Aux électeurs

Pendant la phase de vote par internet aux jours et heures ouvrées une hotline sera mise en place par la Direction des Ressources Humaines pour :

-Répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension du système…),

-Envoyer des demandes de réédition des codes perdus ou non-reçus via le système d’administration de la liste électorale du prestataire. Le mode courant de renvoi des codes se fera par courrier électronique ou SMS par le système d’administration après authentification de l’électeur par la Direction des Ressources Humaines sans que la Direction des Ressources Humaines ne puisse prendre connaissance des codes de l’électeur.

4.2 A la Direction des Ressources Humaines

Pendant toute la durée de l'opération, le Prestataire veillera au bon déroulement des opérations de vote, il assurera l'assistance également pour :

-les problèmes liés à l'utilisation de l’interface d'administration

-l’information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système

-les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et assesseurs

-l’assistance à l’édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.

4.3 Documentation

Le Prestataire fournira :

-une documentation sur le système de vote

-une documentation sur le système de dépouillement

-une documentation sur le système d'administration pour le renvoi des codes

Le Prestataire fournira un rapport complet sur le cas échéant des incidents.

Le Prestataire fournira les éléments collectés et enregistrés par la hotline indiquant le nombre d’appel, le type d’appel, le nom des électeurs ayant demandé une réédition de leurs codes.

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1. Article3 de l’arrêté du 25 avril 2007↩

2. Article 6 de l’arrêté du 25 avril 2007↩

3. Article 6 de l’arrêté du 25 avril 2007↩

4. Article 6 de l’arrêté du 25 avril 2007↩

5. Article R 2314-8du code du travail et article 7 de l’arrêté du 25 avril 2007↩

6. Article 7 de l’arrêté du 25 avril 2007↩

7. Articles R.2314-17du Code du travail↩

8. Article R2314-7 du code du travail et article 3 de l’arrêté du 25 avril 20076↩

9. Article 2 de l’arrêté du 25 avril 2007↩

10. Articles 3, 4 et 5 du décret du 25 avril 2007↩

11. L’arrêté du 25 avril 2007 impose, concernant la liste des électeurs, d’enregistrer les seules données suivantes : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et le cas échéant, coordonnées (adresse du domicile)↩

12. Article 3 de l’arrêté du 25 avril 2007↩