Accord d'entreprise "Accord relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des représentants du personnel au CSE" chez U G C (Siège)

VAAccord relatif
AUX CONDITIONS ET AUX MODALITÉS DE VOTE PAR VOIE ÉLECTRONIQUE POUR L’ÉLÉCTION DES REPRÉSENTANTS DU PERSONNEL AU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE

ENTRE LES SOUSSIGNÉES :

Les sociétés composant l’UES UGC, représentées par agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines, dûment habilité aux effets des présentes, sise au 24, avenue du Général De Gaulle – 92522 Neuilly Sur Seine

D’une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’UES UGC :

• CFDT, représentée par, en qualité de Délégués Syndicaux

• CFE - CGC, représentée par, en qualité de Délégués Syndicaux

• CGT, représentée par, en qualité de Délégués Syndicaux

D’autre part,

Ci-après désignées les « Parties »

Cette négociation s’est ouverte le 25 mars 2019, et a fait l’objet ensuite de 2 réunions en dates des 17 et 24 avril 2019.

PRÉAMBULE

Le recours au vote électronique a été autorisé par la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (Loi n° 2004-575 du 21 juin 2004) pour les anciennes institutions représentatives du personnel, puis, par l'ordonnance 2017-1386 du 22 septembre 2017 concernant l’élection des membres de la délégation du personnel au CSE.

Le décret n°2007-602 du 25 avril 2007 puis, le décret du 2017-1819 du 29 décembre 2017, ainsi que l’arrêté SOCT0751067A du 25 avril 2007, sont venus préciser les conditions dans lesquelles un tel vote peut valablement être organisé.

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les Parties ont étudié la solution du vote électronique.

C’est dans ce contexte que les Parties conviennent de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

SOMMAIRE

Chapitre 1 – Champ d’application et objet de l’accord 6

Article 1. Champ d’application 6

Article 2. Principes généraux 6

Chapitre 2 – ModalitÉ d’organisation des opÉrations 7

Article 3. Protocole d’accord préélectoral (article R 2324-12 du code du travail) 7

Article 4. Formation au système de vote électronique (article R .2314-12 du code du travail) 7

Article 5. Expertise indépendante 7

Article 6. Cellule d’assistance technique (articles R.2314-10 du code du travail) 7

Chapitre 3 – DÉroulement des opÉrations de vote 9

Article 7. Etablissement des listes électorales et transmission (article 3 de l’arrêté du 25/04/2007) 9

Article 8. Lieu et temps du scrutin 9

Article 9. Modalités d’accès au site de vote (article 6 de l’arrêté du 25 avril 2007) 9

Article 10. Déroulement du vote (article 6 de l’arrêté du 25 avril 2007) 10

Article 11. Programmation du site 10

Chapitre 4 – Clôture et RÉsultats 11

Article 12. Clôture 11

Article 13. Décompte et attribution des sièges (article 7 de l’arrêté du 25 avril 2007) 11

Article 14. Délais de recours et destruction des données (art.R.2314-17 du code du travail) 11

Chapitre 5 – SÉcuritÉ et confidentialitÉ 12

Article 15. Anonymat et confidentialité (art. R. 2314-7 du code du travail et art. 2 de l’arrêté du 25/04/2007) 12

Article 16. Existence et contenu des fichiers (articles 3, 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007) 12

Article 17. Le dispositif de secours (article 3 de l’arrêté du 25 avril 2007) 13

Dispositions finales 14

Article 18. Durée, révision et dénonciation 14

Article 19. Dépôt et publicité 14

Chapitre 1 – Champ d’application et objet de l’accord

1. Champ d’application

Les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel de l’UES UGC (membres du Comité Social et Economique), le vote électronique par internet pour tous les électeurs de l’UES UGC.

Le vote électronique constitue le seul moyen de vote retenu.

Les parties signataires conviennent par ailleurs d’en confier la conception et la mise en place à un prestataire extérieur choisi par l’UES UGC (ci-après le « Prestataire »), en concertation avec les organisations syndicales signataires du présent accord.

L’UES UGC confiera à ce Prestataire l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique sur la base du cahier des charges ressortant du présent accord et respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R.2314-6 s.

2. Principes généraux

Le système retenu par l’UES UGC et développé par le Prestataire reposera sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont notamment :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité, le secret du vote.

Chapitre 2 – ModalitÉ d’organisation des opÉrations

3. Protocole d’accord préélectoral (article R 2324-12 du code du travail)

Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires de vote et de dépouillement et la répartition des sièges et l’identité du prestataire externe en charge de la mise en place du système.

Le protocole d’accord préélectoral fera référence au présent accord lequel y figurera en annexe, et il mentionnera, s’il est déjà arrêté, le nom du Prestataire choisi par l’UES UGC.

Sera également joint en annexe du protocole d’accord préélectoral une description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

4. Formation au système de vote électronique (article R .2314-12 du code du travail)

Les représentants du personnel, les représentants de liste (ou « délégués » de liste) et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu. Les parties conviennent que la réunion à prévoir avec le Prestataire, au cours de laquelle sera présenté le système de vote conçu par ce dernier tient lieu de formation pour les besoins du présent article.

Toutefois le représentant du Prestataire se tient à la disposition pour tout complément d’information.

5. Expertise indépendante

Les parties signataires du présent accord conviennent que préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique aura été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail.

6. Cellule d’assistance technique (articles R.2314-10 du code du travail)

L’UES UGC met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprend deux représentants de l’UES UGC, les délégués de listes, un représentant du Prestataire.

La cellule d’assistance technique :

1) Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2) procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

3) contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Chapitre 3 – DÉroulement des opÉrations de vote

7. Etablissement des listes électorales et transmission (article 3 de l’arrêté du 25/04/2007)

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au Prestataire est effectué sous la responsabilité de l’UES UGC.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que l’intégration des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions. Les organisations syndicales auront vérifié préalablement la conformité des données qu’elles auront transmises à l’UES UGC.

La mise en œuvre du système de vote est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que ceux éventuellement déployés sur place, des représentants du Prestataire. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

8. Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée (laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’UES UGC établira ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

9. Modalités d’accès au site de vote (article 6 de l’arrêté du 25 avril 2007)

Chaque électeur recevra, pour chaque tour des élections, l’adresse du site et les moyens d’authentification associés. L’adresse du site de vote (URL) et les modalités de remise des moyens d’authentification seront déterminées dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants (code d’accès et mot de passe), l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses identifiants personnels (code d’accès et mot de passe), ainsi qu’un code secret (date de naissance). La nature de ce code secret sera précisée dans le protocole pré-électoral.

Une procédure spécifique d’authentification sera mise en place aux fins de réédition de codes perdus ou non reçus.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Les modalités de votes des électeurs n’ayant pas de possibilité d’accès au système électronique seront précisées dans le protocole préélectoral.

10. Déroulement du vote (article 6 de l’arrêté du 25 avril 2007)

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ».

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé réception que l’électeur à la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

11. Programmation du site

Le Prestataire assurera la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le Prestataire reproduira sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Chaque profession de foi devra être remise datée et authentifiée par un représentant légal de la liste concernée.

Chapitre 4 – Clôture et RÉsultats

12. Clôture

Dès la clôture du scrutin par Internet, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs (article 7 de l’arrêté du 25 avril 2007).

13. Décompte et attribution des sièges (article 7 de l’arrêté du 25 avril 2007)

Le décompte des résultats n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement distinctes. La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls les acteurs du scellement/descellement du système de vote en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne, y compris le personnel du prestataire retenu.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

14. Délais de recours et destruction des données (art.R.2314-17 du code du travail)

Le Prestataire conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, le Prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Chapitre 5 – SÉcuritÉ et confidentialitÉ

15. Anonymat et confidentialité (art. R. 2314-7 du code du travail et art. 2 de l’arrêté du 25/04/2007)

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

16. Existence et contenu des fichiers (articles 3, 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007)

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, âge, collège,

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification (date de naissance), coordonnées (adresse, mail).

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale.

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heures d’émargement, collège, site.

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège, destinataires mentionnés ci-dessous ;

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, personnes habilitées de la DRH

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.

• Pour les listes d’émargement : membres du bureau de vote, personnes habilitées de la DRH.

Les listes d’émargement ne sont accessibles qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou personnes habilitées de la DRH.

Le taux de participation sera communiqué une fois pendant la période des élections et après la clôture des scrutins.

17. Le dispositif de secours (article 3 de l’arrêté du 25 avril 2007)

Le système de vote électronique mis en place par le Prestataire comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du Prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Dispositions finales

18. Durée, révision et dénonciation

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée pour les élections du comité social et économique de l’UES UGC.

Il entrera en vigueur à compter de l’accomplissement des formalités de dépôt.

Il pourra être révisé conformément aux dispositions des articles L.2261-7-1 et suivants du Code du travail. Toute demande de révision devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires, afin que soit organisée une nouvelle négociation avec les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Dans l’hypothèse d’une évolution des dispositions légales ou réglementaires mettant en cause directement les dispositions du présent accord, les Parties se réuniront afin d’envisager la révision du présent accord.

Il pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires, sous réserve de respecter un préavis de 3 mois. La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des parties signataires ou adhérentes et adressée en copie à la DIRECCTE.

19. Dépôt et publicité

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure dédiée du ministère du travail par le représentant de l’UES UGC.

Un exemplaire signé sera déposé auprès du Conseil de prud’hommes ;

Les organisations syndicales signataires recevront un exemplaire du présent accord.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole d’accord préélectoral par les moyens de communication habituels.

Fait à Neuilly-Sur-Seine, le 7 mai 2019,

En nombre suffisant d’originaux pour remise à chacune des parties signataires.

Pour l’ues ugc :

, DRH UES UGC, dûment habilité aux fins des présentes

Pour les organisations syndicales représentatives :

Pour le syndicat CFDT	Pour le syndicat CFDT
Pour le syndicat CFDT
Pour le syndicat CFE-CGC	Pour le syndicat CFE-CGC
Pour le syndicat CGT	Pour le syndicat CGT