Accord sur LE VOTE ELECTRONIQUE

B. Braun Medical

Le présent accord est conclu entre :

La Société B. Braun Medical, Société par Actions Simplifiées au capital de 31.000.000 €, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro B 562 050 856, dont le siège social se situe 26 rue Armengaud – 92210 Saint Cloud, représentée par , en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines et de la Communication, dûment habilitée à l’effet des présentes,

Ci-après dénommée « la Société »,

D’une part,

Et :

Les Organisations Syndicales représentatives de salariés, représentées par leurs délégués syndicaux respectifs suivants:

• CFDT, représentée par;

• CFTC, représentée par;

• FO, représentée par;

Ci-après dénommées « les Organisations Syndicales »,

D’autre part,

Ensemble, dénommés ci-après « les Parties ».

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les Parties ont souhaité mettre en place le vote électronique lors des prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social & Economique.

Dans cet esprit, et conformément au décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Economique aux articles R. 2314-5 à R. 2314-17 du Code du Travail, le présent accord s’articule autour de plusieurs objectifs :

• simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral ;

• faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement ;

• obtenir des résultats sécurisés et affichés en fin de scrutin en quelques minutes ;

• favoriser l'accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs, et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social,

• sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats ;

• favoriser une démarche de préservation de l’environnement.

Par ailleurs, afin de faciliter l’organisation des élections du CSE pour l’ensemble des établissements, les Parties ont convenu de la prorogation des mandats des délégués du personnel, du comité d'entreprise, et du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail.

Sommaire

Préambule 3

Chapitre 1. Principes généraux 5

Article 11. Prorogation de fin des mandats 5

Article 12. Recours au vote électronique 5

Chapitre 2. Caractéristiques du système de vote électronique 6

Article 21. Recours à un prestataire extérieur 6

Article 22. Modalités préalables au vote électronique 6

22-1. Expertise et déclaration auprès de la CNIL 6

22-2. Information des électeurs et formation du système de vote retenu 7

22-3. Contrôle du système de vote électronique 7

Chapitre 3 – Déroulement des opérations électorales 7

Article 31. Accès au serveur de vote 8

Article 32. Chiffrement du bulletin de vote 8

Article 33. Déroulement du scrutin 8

Article 34. Dépouillement 9

Stipulations liminaires 9

Article 1. Définition 9

Article 2. Champ d’application 9

Article 3. Durée, Révision et Dénonciation 10

Article 4. Dépôt légal et affichage 10

Annexe . Cahier des charges 12

Chapitre 1. Principes généraux

Article 11. Prorogation de fin des mandats

La date de fin des mandats des délégués du personnel et des membres du comité d’entreprise doivent arriver à leur terme aux dates suivantes :

• établissement de Saint Cloud (anciennement Boulogne) : le 12 mars 2019 pour les titulaires & suppléants DP, CE du collège 2 et le 26 mars 2015 pour les titulaires & suppléants DP, CE du collège 1 ;

• établissement de Saint Jean de Luz : le 10 mars 2019 pour les titulaires & suppléants DP, CE du collège 1, 2 et 3 ;

• établissement de Chasseneuil : le 20 mars 2019 pour les titulaires & suppléants DP, CE du collège 1, 2 et 3 ;

• établissement de Ludres : le 18 mars 2019 pour les titulaires DP, CE du collège 1 et 2 délégués du personnel et le 31 mars 2019 pour les suppléants DP du collège 1 ;

• établissement de Nogent le Rotrou : le 26 mars 2015 pour les titulaires DP, CE du collège 1, les titulaires & suppléants du collège 2 et le 9 avril 2019 pour les titulaires & suppléants DP, CE du collège 3 et des suppléants DP du collège 1.

Dans ce cadre, afin de faciliter l’organisation des élections du Comité Social et Economique pour l’ensemble des établissements, et en application de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017, les Parties conviennent de proroger l’intégralité des mandats électifs susmentionnés jusqu’au 9 avril 2019.

En conséquence, pour l’ensemble des établissements distincts de la Société, seront prorogés jusqu’au 9 avril 2019 :

• les mandats électifs des Comités d’Etablissements et les mandats syndicaux afférents (représentant syndical) ;

• les mandats électifs du Comité Central d’Entreprise et les mandats syndicaux afférents (représentant syndical) ;

• les mandats électifs des Délégués du Personnel ;

• les mandats électifs des CHSCT et les mandats syndicaux afférents (représentant syndical).

Article 12. Recours au vote électronique

Le système de vote électronique retenu sera mis en place conformément aux articles R. 2314-5 à R. 2314-17 du Code du travail et à la délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010.

Le système de vote électronique retenu sera mis en œuvre conformément aux principes généraux du droit électoral, en vue de s’assurer notamment :

• de l’intégrité du vote ;

• de l’unicité du vote ;

• de l’anonymat et de la sincérité du vote ;

• de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique ;

• de la publicité du scrutin.

Chapitre 2. Caractéristiques du système de vote électronique

Article 21. Recours à un prestataire extérieur

Les Parties conviennent de recourir au vote électronique comme moyen unique de procéder au vote lors des prochaines élections professionnelles. Ce système de vote numérique remplace le vote par correspondance et vote physique à bulletin secret.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales, les Parties conviennent de recourir à un prestataire choisi par la Direction, et ce conformément aux dispositions énoncées aux articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail. Ce prestataire sera choisi sur la base d’un cahier des charges défini en annexe et respectant les articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

Le nom du prestataire choisi sera mentionné dans le protocole d’accord pré-électoral auquel sera annexé un cahier des charges détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 22. Modalités préalables au vote électronique

22-1. Expertise et déclaration auprès de la CNIL

Le système de vote électronique retenu devra préalablement avoir été soumis à une expertise indépendante du prestataire, et ce conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail.

Le rôle de l’expertise est notamment de vérifier :

• l'existence d'un cahier des charges respectant les dispositions des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail ;

• la confidentialité et la sécurité du dispositif ;

• l'accessibilité aux données et la présence de fichier dédié.

Le rapport de l’expertise sera tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail

Par ailleurs, la Direction s’engage à déclarer le système retenu auprès de la CNIL. Les formalités déclaratives préalables auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés seront effectuées par le délégué à la protection des données (DPD).

Les Délégués Syndicaux Centraux des Organisations Syndicales Représentatives au sein de la Société seront tenus informés par voie électronique de l’accomplissement de l’expertise et des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL conformément à l’article R. 2314-11 du Code du travail.

22-2. Information des électeurs et formation du système de vote retenu

La Direction s’engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés et les membres des bureaux de vote.

En application des dispositions de l’article R. 2314-12 du Code du travail, les représentants du personnel des CHSCT, Comités d’Etablissements, Délégués du Personnel et Délégués Syndicaux bénéficieront d’une formation interne sur le système de vote électronique retenu.

Les membres du bureau de vote et les Délégués Syndicaux Centraux bénéficieront d’une formation équivalente, dispensée par le prestataire retenu par la Direction.

Par ailleurs, chaque salarié bénéficiera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations de vote avant le premier tour du scrutin. Celle-ci précisera les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique.

22-3. Contrôle du système de vote électronique

Conformément à l’article R. 2314-10 du Code du travail, une cellule d’assistance technique sera mise en place par le prestataire choisi et assurée par le prestataire ou un représentant du prestataire. Cette cellule d’assistance technique sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique avant chaque scrutin, pendant et à l’issue des opérations de vote.

Avant chaque scrutin, un test à blanc du système de vote sera effectué par les membres des bureaux de vote avec la supervision de la cellule d’assurance technique.

A la fin du test à blanc du système de vote, les membres du bureau de vote procèderont au scellement du système de vote à l’aide de leur clé de scellement, avec la supervision de la cellule d’assurance technique.

A l’issue des opérations de vote, et avant les opérations de dépouillement, la cellule d’assistance technique sera chargée de contrôler le scellement du dispositif de vote.

Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Chapitre 3 – Déroulement des opérations électorales

Article 31. Accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra, par courrier, avant le premier tour des élections, son identifiant et son mot de passe généré de manière aléatoire par le prestataire. Ces identifiants seront valables pour les deux tours et seront envoyés, en général, 7 jours avant l’ouverture du scrutin.

Ces identifiants seront personnels et confidentiels, la Société et les Organisations Syndicales n’y auront naturellement pas accès.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée après saisie de son identifiant et de son mot de passe sur le serveur dédié.

En cas de perte de son identifiant et de son mot de passe, chaque électeur pourra contacter une assistance téléphonique pendant toute la durée du scrutin (7j/7, 24h/24).

Les électeurs seront informés par courrier des coordonnées téléphoniques et de l’adresse mail de la cellule d’assistance technique et des heures auxquelles elle pourra être contactée.

A l’aide de ces identifiants, l’électeur pourra donc se connecter sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le prestataire et voter en toute confidentialité. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Article 32. Chiffrement du bulletin de vote

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.

Lorsque l’électeur aura exprimé son vote, son choix devra apparaître clairement à l’écran. Chaque vote de l’électeur pourra être modifié avant validation.

La saisie de ses identifiants lors de la connexion sur la plateforme dédiée, vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur aura la possibilité de conserver.

Article 33. Déroulement du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimale, les Parties conviennent pour les 2 tours de scrutin, que les opérations électorales par voie électronique auront lieu sur plusieurs jours pendant une période délimitée et ce, conformément au calendrier défini par le protocole préélectoral.

Pendant la durée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment depuis leur poste de travail, leur domicile ou de tout autre lieu, en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections professionnelles, par les outils numériques (ordinateur, smartphone ou tablette) à leur disposition, qu’ils soient personnels ou professionnels.

Afin de permettre à chaque électeur d’exprimer son vote, la Direction s’engage à mettre à disposition des salariés des ordinateurs sur des plages horaires fixes qui seront définies dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs seront informés par courriel de l’ouverture et de la fermeture des périodes de vote, qui seront définies dans le protocole d’accord pré-électoral.

Article 34. Dépouillement

Les opérations de dépouillement seront centralisées au sein d’un bureau de vote unique situé au sein de notre établissement à Saint Cloud dont la composition sera définie dans le protocole d’accord pré-électoral.

A l’issue des opérations de vote et avant le dépouillement, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le scellement des urnes sera effectué par le prestataire choisi, et en présence des membres du bureau de vote et de la Direction. Ainsi, les membres des bureaux de vote pourront contrôler la fermeture du scrutin.

Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de modifier les résultats.

Compte tenu du dispositif retenu, le mode électronique permettra d’obtenir les résultats de manière quasi-instantanée.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes détenues par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). On entend pas clés de chiffrement des codes permettant d’accéder au système de vote et procéder au dépouillement.

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux pré-remplis automatiquement avec la mention des voix obtenues, et leurs listes d’émargement et proclament les résultats. Ils signent les procès-verbaux, lesquels sont portés à la connaissance du personnel par voie d’affichage.

Les salariés seront informés du jour, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote selon les modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral.

Stipulations liminaires

Article 1. Définition

Le terme de « vote électronique » mentionné dans le présent accord constitue le moyen exclusif de communication pour procéder au vote. A ce titre, le vote électronique se substitue au vote par correspondance et au vote physique par urne.

Article 2. Champ d’application

Le présent accord s’applique pour l’ensemble des salariés de la Société B. Braun Medical.

Article 3. Durée, Révision et Dénonciation

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de un (1) an et applicable à compter de sa date de signature. Il sera donc applicable pour les élections professionnelles ayant lieu au sein de la Société dans les douze (12) mois calendaires qui suivent la date de signature.

Conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail, sont habilitées à engager la procédure de révision du présent accord :

• jusqu’à la fin du cycle électoral en cours, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives et signataires de cet accord ;

• à l’issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans la Société.

Les demandes de révision du présent accord doivent être présentées par leur(s) auteur(s) par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge à l’ensemble des organisations syndicales représentatives. La demande de révision doit être obligatoirement accompagnée de propositions sur les thèmes dont il est demandé la révision.

Les négociations au sujet des demandes de révision doivent obligatoirement être initiées au plus tard dans un délai de deux mois à compter de la réception de la demande avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

L’avenant de révision sera alors conclu dans le respect des conditions de validité des accords collectifs d’entreprise. Si un avenant de révision est valablement conclu, ses dispositions se substitueront de plein droit aux dispositions de l’accord qu’il modifie.

Par ailleurs, il est convenu que la dénonciation fait l'objet d'une notification motivée aux signataires par lettre recommandée avec accusé de réception. Un délai de préavis de 3 mois court à compter de cette notification. A l’issue de ce délai, la dénonciation devient effective et le présent accord continue alors de produire ses effets pendant une période de survie de 12 mois.

Article 4. Dépôt légal et affichage

Le présent accord sera déposé, à la diligence de la Société, en deux exemplaires dont un sur support électronique, auprès de la Direction Départementale du Travail et de l’Emploi et en un exemplaire au secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes. Il sera également remis aux Organisations Syndicales et consultable sur l’intranet de l’entreprise.

Fait à Saint Cloud, le 24 octobre 2018, en 8 exemplaires originaux.

Pour les Organisations Syndicales
Délégué Syndical Central CFDT	Délégué Syndical Central CFTC
Délégué Syndical Central FO
Pour la Société
Directeur Ressources Humaines & Communication

Annexe 1. Cahier des charges

Conformément à l’article R. 2314-5 du Code du Travail, un cahier des charges est établi par l'employeur respectant les dispositions des articles R. 2314-6 et suivants du Code du Travail.

Le prestataire s’engage à respecter le présent cahier des charges. Ce cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés et publié sur « BKC ».

Le prestataire choisi aura en charge :

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique

• l’élaboration des résultats permettant l’attribution des sièges.

Article 1. Fonctionnalités générales.

Le système de vote électronique sera hébergé chez un prestataire externe.

Le nom du prestataire choisi par la Direction sera fixé dans le protocole d’accord pré-électoral.

Article 2. Confidentialité et sécurité des données transmises pour les opérations électorales

Conformément aux articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail, la Direction s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers électoraux ;

• la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;

• la sécurité de l'émargement ;

• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

2-1. Confidentialité des fichiers électoraux

Le système de vote électronique retenu devra assurer la confidentialité des données transmises, notamment du fichier des électeurs, de la liste des candidats, des listes électorales, collèges électoraux et tout fichier électoral.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que les données relatives à leur vote seront traitées par des fichiers informatiques distincts, dédiés et isolés.

Ces fichiers seront respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique » et ce, conformément à l’article R. 2314-7 du Code du Travail.

Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

2-2. Contenu des fichiers des électeurs et liste des candidats

On entend par « fichier des électeurs » tout document dans lequel figure l’ensemble des électeurs participant au processus de vote électronique. Ce fichier est établi à partir des listes électorales et sera adressé par la Direction au prestataire, en vue de paramétrer le système de vote électronique.

La Direction devra contrôler la conformité des listes électorales et des candidatures importées avant de les transmettre au prestataire.

La Direction s’engage à transmettre le « fichier électeurs » au prestataire aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé ;

• contrôler les accès au système de vote électronique ;

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote  ;

• éditer les listes d’émargement.

Le « fichier électeurs » contient pour chaque électeur les données suivantes :

• la civilité de l’électeur ;

• les nom et prénom de l’électeur ;

• la date de naissance de l’électeur ;

• le site de rattachement de vote de l’électeur ;

• le collège de l’électeur ;

• l’adresse de l’électeur.

En outre, la Direction adresse au prestataire la liste de candidats. qui contient les données suivantes :

• l’élection concernée, titulaires ou suppléants, et le collège ;

• l’appartenance syndicale le cas échéant ;

• les nom et prénom de chaque candidat ;

• l’ordre de présentation des candidats dans les listes.

Les listes de candidat seront enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le prestataire s’engage à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ses propres systèmes et s’engage à limiter la consultation de ces informations aux seules personnes chargées de la gestion du vote électronique.

2-3. Contenu de l’urne électronique

On entend par « urne électronique » le moyen par lequel on recense les votes exprimés par voie électronique.

Afin de garantir la confidentialité du vote :

• les données du vote feront l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur et avant sa transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ».

• les données de ce fichier ne permettront pas d’établir un lien entre le vote exprimé et l’identification des électeurs.

Article 3. Les procédés d’authentification de l’électeur

Le prestataire assure un système d’authentification sécurisé et confidentiel pour accéder au système de vote et ainsi exprimer son vote.

Afin de garantir la confidentialité des données, chaque électeur recevra, à son domicile, par courrier postal, un identifiant et un mot de passe générés de manière aléatoire, par le prestataire.

Article 4. Confidentialité et sécurité du vote

Le prestataire met en œuvre les étapes nécessaires permettant de vérifier que l’urne est vide à l’ouverture du vote.

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote.

A cette fin, pour garantir la confidentialité, le prestataire « chiffre » le bulletin de vote tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Article 5. Opération de dépouillement et scellement de l’urne

L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne devra être possible que par l’activation conjointe de deux clés de chiffrement, générées par le prestataire et utilisées conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats à la fin du scrutin.

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

Seuls les membres du bureau de vote ainsi que le personnel technique du prestataire ont connaissance des clés de chiffrement à l'exclusion de toute autre personne.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote.

Article 6. Dispositif de secours

En cas de panne d’un des systèmes, un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

 

Article 7. Conservation des données

Le Prestataire conserve les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde jusqu’à l’expiration du délai de recours de contestation des opérations électorales.

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.