Accord d’entreprise organisant les modalités d’utilisation par les organisations syndicales et les IRP des Technologies de l'Information et de la Communication (TIC)

Table des matières

Préambule : 2

CHAPITRE 1 - l’INTRANET SYNDICAL AU NIVEAU DE L’ENTREPRISE 3

ARTICLE 1 - PRINCIPES 3

ARTICLE 2 – MOYENS MIS A DISPOSITION 3

ARTICLE 3 – CONDITIONS D’UTILISATION ET DE MISE A DISPOSITION 3

ARTICLE 4 – RESPONSABILITES 5

CHAPITRE 2 - l’ACCES AUX TIC PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES REPRESENTATIVES ET LES REPRESENTANTS DU PERSONNEL 6

ARTICLE 1 - PRINCIPES 6

ARTICLE 2 – MOYENS MIS A DISPOSITION 6

ARTICLE 3 – CONDITIONS D’UTILISATION 6

3-1 - Principes d'usage des ressources informatiques et électroniques 6

3-2 - Messagerie électronique 7

3-3 - Diffusion des convocations et documents des réunions sociales 8

3.4 - L’utilisation de la visioconférence 8

3-5 - L’accès à la BDES (Base de Données Economiques et Sociales) 8

CHAPITRE 3 – UTILISATION LITIGIEUSE ET / OU ABUSIVE 9

CHAPITRE 4 – INSTALLATION ET PERIODE EXPERIMENTALE 10

CHAPITRE 5 – DURÉE, REVISION, PUBLICITE 10

CHAPITRE 6 – DEPOT DE L’ACCORD 10

Entre, d’une part,

La société VILMORIN SA. , Route du Manoir - La Ménitré 49250, représentée par, Directeur Général

Et, d’autre part,

Les organisations syndicales représentatives dans le champ d’application de l’accord,

représentées par les délégués syndicaux suivants :

CFDT représentée par

CGT représentée par

FO représentée par

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule :

Le présent accord a pour objet d’accompagner la modernisation du dialogue social au sein de Vilmorin SA, à travers l’accès aux réseaux de communications informatiques par les organisations syndicales.

Par le présent accord, Vilmorin SA et les organisations syndicales manifestent leur volonté de promouvoir et de développer l’usage des réseaux de communications informatiques, en continuant à construire des relations sociales avec un dialogue de qualité et en privilégiant les échanges en présentiel.

Les signataires du présent accord sont conscients que les ressources informatiques font partie intégrante du patrimoine de l’entreprise. Ils actent que l’utilisation des outils mis à disposition par le présent accord s’inscrit dans le respect de la Charte Informatique du Groupe Limagrain et du règlement intérieur.

La Direction, ainsi que les organisations syndicales signataires, conviennent par le présent accord des conditions d’accès et d’utilisation des Technologies d’Information et de Communication par les Organisations Syndicales représentatives ou ayant constitué une section syndicale, et les représentants du personnel dans l’exercice de leurs mandats.

CHAPITRE 1 - l’INTRANET SYNDICAL AU NIVEAU DE L’ENTREPRISE

ARTICLE 1 - PRINCIPES

La direction et les organisations syndicales représentatives conviennent de l'intérêt, pour le développement du dialogue social, de l'accès et de l’utilisation par les organisations syndicales des technologies de l'information et de la communication (TIC).

Chaque Organisation syndicale représentative ou ayant constitué une section syndicale au niveau national de Vilmorin SA, disposera d’un espace d’affichage informatique identifié sur un espace dédié du système d’information de l’entreprise, sous son étiquette syndicale.

L’accès à ces espaces permet à chaque salarié d’accéder librement et anonymement à l’ensemble des informations syndicales de son choix.

ARTICLE 2 – MOYENS MIS A DISPOSITION

L’entreprise s’engage à mettre à la disposition de chaque organisation syndicale représentative les moyens suivants :

- un ordinateur dans le local syndical connecté à la messagerie intranet et à internet

- des périphériques nécessaires (imprimante, scanner, photocopieur)

- l’installation et la prise en charge des connexions intranet et internet.

ARTICLE 3 – CONDITIONS D’UTILISATION ET DE MISE A DISPOSITION

Le site d’affichage électronique sera conçu pour mettre uniquement des informations syndicales à la disposition des salariés, conformément à la règlementation des panneaux d’affichage.

Chaque salarié ayant accès à cet espace dédié, a la possibilité de créer une alerte pour être informé de la mise à disposition des documents dans les différents espaces syndicaux.

La diffusion massive d’informations par mail à l’ensemble des salariés n’est ainsi pas admise.

L’utilisation des outils informatiques et de communication mis à disposition dans le cadre du présent accord ne devra être pratiquée que dans le cadre du droit syndical et induit de facto la déclaration des heures de délégation dans les limites définies.

Les organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise s'engagent à respecter les principes développés ci-dessous dans le souci du bon fonctionnement et de la sécurité des systèmes d'information :

- Ces outils informatiques et de communication doivent être compatibles avec les exigences du bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de la société et s’assurer que les informations relatives aux données des salariés (adresse mail …) sont protégées ;

Dans ce sens :

• La charte d’utilisation des ressources informatiques en vigueur dans la société doit être respectée ;

• L’hébergeur du site syndical doit garantir un niveau minimum de sécurité, accès sécurisé (protocole https), protection des données personnelles des salariés ;

• Le site syndical ne peut pas créer de liens et de flux RSS avec un site extérieur à la société ;

• Les informations obtenues grâce au site syndical, qui relèvent de l’information interne, ne peuvent en aucun cas être utilisées à des usages externes à la société.

- Ne pas avoir de conséquences préjudiciables à la bonne marche de la société ;

- Préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message. L’envoi de lettres d’informations est possible à condition que les salariés aient explicitement donné leur accord pour être destinataires.

La direction tient à réaffirmer et à maintenir effective la connaissance à tout collaborateur du droit d'avoir accès aux informations syndicales de son choix, et du libre choix de ne pas y accéder.

Préalablement à l’intégration du site syndical sur l’intranet de la société, les équipes techniques et sécurité informatiques et le service RH vérifient que l’ensemble des conditions ci-dessus sont respectées.

Chaque salarié peut accéder sur l'intranet de son entreprise aux tracts et informations de caractère syndical sur le site d'affichage électronique mis en place pour chacune des organisations syndicales représentatives.

Pour ce faire, il est mis en place une page d'accueil « organisations syndicales représentatives », accessible directement sur l'intranet. Le salarié peut accéder, sur cette page d'accueil et via un lien hypertexte, à l'espace d'information syndicale ouvert au niveau de l’entreprise pour chaque organisation syndicale représentative ou ayant constitué une section syndicale.

Le volume de cet espace est défini au niveau de l’entreprise, après concertation avec les partenaires sociaux.

Sur la page d'accueil dédiée aux organisations syndicales représentatives, le salarié est informé de la date de la dernière mise à jour de chaque espace d'information syndicale.

Le contenu des pages intranet du site est librement déterminé par l'organisation syndicale représentative et/ou les syndicats ayant constitué une section syndicale, dans la limite de la capacité fixée (méga-octets), Elles ne doivent contenir ni injure, ni diffamation, ni fausse information, conformément aux dispositions légales relatives à la presse. Le site est en effet conçu pour mettre des informations à la disposition des salariés de l'entité concernée, dans le cadre de la réglementation traditionnelle des panneaux d'affichage.

Le service informatique de l’entreprise contrôle le processus de mise en place et de gestion technique des pages ouvertes sur l'intranet destinées à recevoir l'information syndicale. Les systèmes d'information nécessaires à la mise en place de ces espaces d'information syndicale seront hébergés au sein de l’entreprise. Les modalités de mise en œuvre de cette disposition qui tient compte de la configuration technique du système d'information de l’entreprise, sont déterminées à son niveau en concertation avec les organisations syndicales.

Chaque organisation syndicale représentative et/ou les syndicats ayant constitué une section syndicale désigne son administrateur de site au sein de l’entreprise, éventuellement dans chaque établissement. Cet administrateur est responsable du contenu des informations transmises sur son site, ainsi que du bon fonctionnement et du bon usage des outils informatiques mis à disposition. Il est l'interlocuteur du service informatique de l’entreprise.. À défaut de désignation, le site d'affichage électronique ne peut entrer en service, ou son fonctionnement peut être suspendu.

La publication par un syndicat d'informations confidentielles obtenues par certains de ses membres dans le cadre de leurs fonctions représentatives dans l'entreprise, n’est pas autorisée.

Les organisations syndicales représentatives ne peuvent pas créer de lien entre leur site syndical Vilmorin et un site quelconque extérieur à l’entreprise. Compte tenu des règles d’utilisation des ressources informatiques en vigueur dans l’entreprise, la mise en ligne de vidéos sur les espaces syndicaux, tels que des tutoriels devra rester exceptionnelle et sera soumise à l’autorisation de la direction.

La protection de la vie privée et notamment le droit à l'image doivent être respectés par les organisations syndicales pour l’ensemble des documents publiées sur leur site.

Les logos de l’entreprise et des sociétés du groupe sont leurs propriétés respectives et ne peuvent être ni utilisés ni modifiés sans leur accord préalable, conformément aux dispositions du Code de la propriété intellectuelle et aux règles en vigueur dans l’entreprise.

En contrepartie des moyens mis à disposition par le présent accord, chaque organisation syndicale représentative et/ou les syndicats ayant constitué une section syndicale s’engagent à respecter les règles fixées ; en cas de non-respect des conditions d’utilisation du site syndical par l’OS, les parties se réuniront afin d’en rappeler les règles d’utilisation. En cas de non-respect à nouveau, la société peut suspendre l’accès au lien internet syndical pendant une durée de 1 mois, voire de supprimer définitivement l’accès au lien via l’intranet sans que cela ne puisse constituer une discrimination syndicale dès lors que l’OS conserve la possibilité d’affichage sur ses panneaux, telle que définie par la loi. 

ARTICLE 4 – RESPONSABILITES

Le matériel sera sous l’entière responsabilité des organisations syndicales.

L’entretien courant sera assuré par les services informatiques de l’entreprise.

Le matériel utilisé est intégré dans le parc informatique de l’entreprise. L’entreprise s’engage à prendre en charge le coût d’installation, de mise à jour et d’assistance technique des outils matériels mis à disposition pour l’utilisation de la messagerie intranet, et internet.

Cette prise en charge comporte également les produits consommables (papier, recharge d'encre...).

Il est rappelé aux organisations syndicales représentatives que :

- la reproduction et l'utilisation d'un logiciel, après autorisation en bonne et due forme de la société via l'administrateur du réseau de l’entreprise, ne peuvent intervenir que dans le strict respect des conditions et limites définies par le fournisseur du logiciel considéré, titulaire des droits.

- Il est strictement interdit d'effectuer des copies de logiciels commerciaux pour quelque usage que ce soit, hormis une copie de sauvegarde dans les conditions prévues par le code de la propriété intellectuelle.

- elles ne peuvent installer un logiciel, gratuit ou onéreux, sur un poste informatique visé par le présent accord ou le rendre accessible sur le réseau qu'après avis de l'administrateur du réseau de l’entreprise. Ce dernier doit donc être consulté avant toute opération. A cet effet, un document de demande d'installation de logiciel devra être remis à l’administrateur sus-visé. Toute introduction illicite engage la responsabilité de l'auteur de la reproduction. En cas de délit de contrefaçon, ce dernier est seul responsable du délit et ne peut invoquer le lien de subordination.

- L'utilisateur ne devra en aucun cas installer des logiciels à caractère ludique (jeux ou autres).

- Ces règles s'appliquent à tous les logiciels même gratuits qu'ils soient de type "freeware" ou "shareware".

CHAPITRE 2 - l’ACCES AUX TIC PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES REPRESENTATIVES ET LES REPRESENTANTS DU PERSONNEL

ARTICLE 1 - PRINCIPES

Chaque organisation syndicale représentative a accès à Internet et au contenu de l'intranet de l’entreprise.

Les organisations syndicales représentatives et les représentants du personnel bénéficient d’une adresse e-mail, d’un accès intranet à l’exception des services en accès restreints et d’un accès internet, relatives au droit syndical et aux IRP par les personnes titulaires :

• d’un mandat syndical

• d’un mandat de délégué du personnel (DP)

• d’un mandat en Comité d’Etablissement (CE) ou de représentant de la section syndicale (RSS)

• d’un mandat en Comité Central d’Entreprise (CCE)

• d’un mandat du CEE (Comité de Groupe Européen)

• d’un mandat en Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT)

ARTICLE 2 – MOYENS MIS A DISPOSITION

Afin de faciliter l’exercice du mandat et pendant la durée de celui-ci, il sera mis à disposition des membres élus titulaires, un téléphone à usage professionnel, ainsi qu’un ordinateur portable, dès lors que le représentant du personnel n’en dispose pas dans l’exercice de son activité professionnelle.

Les informations et documents obtenus grâce à ces outils, qui relèvent de l'information interne et qui sont la propriété exclusive de l'entreprise, ne peuvent en aucun cas être utilisés à des usages externes. Ils ne peuvent être reproduits et/ou communiqués à des tiers sans l'autorisation expresse de la direction et leurs contenus ne peuvent être divulgués.

ARTICLE 3 – CONDITIONS D’UTILISATION

3.1 - Principes d'usage des ressources informatiques et électroniques

Comme pour l'ensemble des collaborateurs, et conformément aux règles d'utilisation en vigueur dans l’entreprise, sont notamment exclues de l'usage de la messagerie électronique les pratiques suivantes :

- création de discussions et forums (chat) ;

- le téléchargement de vidéo, d'images animées, de bandes-son ;

- la visualisation de vidéo par le biais du réseau, au fur et à mesure du chargement (vidéostreaming) ;

- la diffusion, notamment en grand nombre, de communications non sollicitées par leurs destinataires (spaming) ;

- les moteurs de recherche ou programmes informatiques associés aux messages ;

Tout ordinateur connecté sur le réseau intranet doit pouvoir faire l'objet d'un contrôle de ses conditions de connexion par les services de sécurité informatique de l'entreprise.

Les services de sécurité informatique de l’entreprise sont appelés à la plus stricte discrétion sur les informations dont ils auraient connaissance et à ne pas utiliser ces informations en violation des principes de libertés individuelles, de liberté syndicale et de non-discrimination syndicale.

Notamment, ils s’engagent, ainsi que l’entreprise, dans le respect de ces principes, à assurer la confidentialité du contenu et du flux de ces messages. C’est pourquoi, l’entreprise s’engage à ne pas contrôler ni divulguer le contenu des messages, ni à rechercher l’identification des salariés expéditeurs et destinataires de ces messages sauf sur requête des autorités.

3.2 - Messagerie électronique

L’utilisation de la messagerie n’a pas vocation à remplacer les moyens traditionnels d’information et de communication dont disposent les organisations syndicales et les représentants du personnel.

Ces messageries permettent à chaque organisation syndicale de communiquer en interne entre :

- mandatés et élus ;

- organisations syndicales représentatives ;

- mandatés, élus et direction.

Il est convenu que ces messages ont un caractère confidentiel entre les parties.

L'utilisation de la messagerie électronique par les élus et mandatés doit rester compatible avec le maintien de la fluidité nécessaire au bon fonctionnement du réseau informatique.

L’utilisation de la messagerie électronique mise à disposition dans le cadre du présent accord ne devra être faite que dans le cadre du droit syndical et induit de facto la déclaration des heures de délégation dans les limites définies.

Dans le respect des règles générales de sécurité des systèmes d’information, les messages électroniques en provenance des élus et mandatés parviennent à leurs destinataires sans blocage, ni lecture par un tiers.

Les envois individuels et collectifs de tracts et toutes autres publications aux salariés par la messagerie ne sont pas autorisés, sauf accord exprès de la Direction. Ces tracts sont disponibles sur le site de l'organisation syndicale représentative.

3.3 - Diffusion des convocations et documents des réunions sociales

Les convocations des CE, CCE, DP et CHSCT tenues en séances ordinaires ou extraordinaires et le cas échéant les documents s'y rapportant sont transmises par le président à tous les membres du comité, par voie électronique au moyen d'une liste de diffusion. Les convocations écrites et documents seront transmis aux suppléants ou aux représentants ne disposant pas d’un ordinateur.

Les procès-verbaux et compte rendus des CE, CCE, DP et CHSCT tenus en séances ordinaires ou extraordinaires, ont pour vocation à être affichés et diffusés par voie électronique, auprès du personnel de l'entreprise, afin de tenir les salariés informés des questions et sujets débattus.

Ces documents ne doivent contenir :

- ni informations confidentielles couvertes par l'obligation de discrétion ;

- ni propos injurieux ou diffamatoires contrevenant à la loi sur la presse ;

- ni d'informations susceptibles de porter atteinte à la vie privée.

Ils sont réservés à une utilisation interne, ce qui exclut leur diffusion à l'extérieur de l'entreprise.

3.4 - L’utilisation de la visioconférence

Toutes les réunions de la Direction avec les institutions représentatives du personnel (IRP) sont potentiellement concernées par le recours à la visioconférence :

- comité d'entreprise - comité central d'entreprise - CHSCT - lorsqu’une réunion commune est organisée sur un projet concernant plusieurs IRP

Les échanges en présentiels resteront privilégiés et seront le mode principal de tenue des séances avec les représentants du personnel.

Afin d’éviter des déplacements pour participer à une réunion d’une durée d’une demi-journée au plus ou pour faire face à des impondérables, les parties conviennent que le recours à la visioconférence sera mis en place dès lors qu’il sera nécessaire d’organiser des réunions extraordinaires, ou sur des sujets restreints, communs, avec les institutions des deux sites, sans se limiter à trois réunions par an.

La direction veillera à mettre en place les moyens techniques adaptés, permettant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations.

La visioconférence ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séances, ainsi qu’au vote à bulletins secrets.

3.5 - L’accès à la BDES (Base de Données Economiques et Sociales)

La BDES a vocation à mettre à disposition des représentants des salariés les informations et rapports remis de manière récurrente aux CE et CHSCT dans le cadre d’informations ou de consultations régulières, conformément à l’article R2323-1-2 du Code du travail.

Les documents liés aux échanges avec les IRP, tels que les ordres du jour et supports d’Information Consultation seront également hébergés sur ce même logiciel.

Les convocations et documents ci-dessus seront transmis aux suppléants ou aux représentants ne disposant pas d’un ordinateur.

Cette BDES est accessible, dans le cadre de leurs attributions, aux membres des Comités d’Etablissements, aux membres des Comités Centraux d’Entreprise (CCE), aux Délégués Syndicaux (DS), aux Représentants syndicaux (RS) et de section syndicale (RSS), aux Délégués du Personnel, et aux membres des CHSCT.

L'ensemble des informations de la BDES contribue à donner une vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l'activité de l'entreprise.

Un outil informatique spécialement dédié à cet usage est mis en place. Le prestataire choisi à la date de signature des présentes est Docapost. Ce choix sera susceptible d’évoluer à l’initiative de la Direction.

La Direction a procédé à une information consultation du CE préalablement à la mise en place de cet outil, et à une déclaration normale à la CNIL.

L’accès est limité aux attributions respectives de chaque institution représentative du personnel (IRP).

L’accès à la BDES se fait par une connexion via l’annuaire du Groupe (active directory) 24h/24 et 7jours /7.

Une présentation de l’outil a été faite aux représentants du personnel et des séances de formation seront mises en place afin de faciliter l’accès et la consultation des documents.

- contenu

Les informations contenues dans la BDES sont mises à jour selon leur périodicité légale.

Les mises à jour sont notifiées par courriel à chaque représentant destinataire de l’information via l’outil BDES.

La notification des mises à jour au titre des rubriques légales à chaque représentant, dans le respect des conditions prévues à l’article R 2323-1-9 du Code du travail vaut communication des rapports et informations concernés. Dans ce cas, la date de notification constitue le point de départ du délai d’information consultation.

- règles de confidentialité

Les représentants du personnel sont informés des conditions générales d’utilisation de l’outil lors de la première connexion et à la suite de modification de celles-ci. Ils doivent les accepter avant l’utilisation de l’outil.

Les représentants du personnel ayant accès à la BDES sont tenus à une obligation de discrétion sur les informations de la BDES identifiées comme « confidentielles » par la Direction, conformément à l’article L2323-8 du Code du travail.

La Direction précise la durée du caractère confidentiel des informations concernées sur le document.

Le non-respect de cette obligation est susceptible d’être sanctionné en application du règlement intérieur de la société.

CHAPITRE 3 – UTILISATION LITIGIEUSE ET / OU ABUSIVE

Tout litige sur le contenu ou sur la forme des documents publiés sous forme électronique est porté à la connaissance des délégués syndicaux et des représentants du personnel de l'établissement ou de l’entreprise, pour être réglé dans les meilleurs délais.

Toute utilisation abusive ou non conforme aux dispositions du présent accord, fera l'objet d'un examen qui pourra conduire :

• à une première alerte formalisée par écrit ;

• à un rappel à l'ordre des organisations syndicales représentatives ou des RP concernés, par les responsables des ressources humaines des sites concernés ou, en cas de récidive ;

• à une fermeture immédiate de l'accès au site et aux moyens de communication confiés à l'organisation syndicale représentative pour une durée d'un mois, voire en cas de récidive, pour une durée d’une année.

Ceci ne préjudicie pas à la possibilité pour l'entreprise de porter l'affaire en justice dans les cas les plus graves.

CHAPITRE 4 – INSTALLATION ET PERIODE EXPERIMENTALE

L’entreprise dispose d’un délai de six mois pour mettre en œuvre les dispositions du présent accord, à partir de sa signature, lesquelles devront l’être simultanément pour toutes les organisations syndicales représentatives.

Les parties signataires conviennent de se rencontrer après une année d’application, afin de procéder à l'analyse de la situation et de revoir si nécessaire les règles générales ainsi établies compte tenu de la pratique constatée.

CHAPITRE 5 – DURÉE, REVISION, PUBLICITE

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée jusqu’au renouvellement des représentants du personnel en 2019. Il entre en vigueur à compter de son dépôt auprès de la DIRECCTE.

La révision du présent accord intervient dans les conditions prévues à l’article L2261-7 du Code du travail.

Toute demande de révision doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courrier électronique aux parties habilitées à participer aux négociations de l’avenant de révision. Cette lettre doit indiquer les points concernés par cette demande de révision.

A chaque élection, les Organisations syndicales légalement constituées et autorisées renouvellent la désignation de leur administrateur

CHAPITRE 6 – DEPOT DE L’ACCORD

La direction de la société notifiera, sans délai, par courrier recommandé avec AR (ou par remise en main propre contre décharge auprès du délégué syndical) le présent accord à l’ensemble des organisations syndicales présentes en son sein.

Le présent accord sera déposé en ligne par la société sur TéléAccords, la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail, et un exemplaire « support papier » sera déposé au Conseil de Prud'hommes de Saumur.

Mention de cet accord figurera sur le tableau de la Direction réservé à cet effet et sera porté sur l’intranet de la société.

Fait à La Ménitré, le 26 juillet 2018 en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Le Directeur Général Le Directeur des Ressources Humaines

Le délégué syndical FO La déléguée syndicale CFDT

La déléguée syndicale CGT