ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF

A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

CHANTELLE S.A.

ENTRE : La Société CHANTELLE S.A., immatriculée au RCS de Créteil sous le numéro
B 562 053 694, dont le siège social est situé 8 / 10 rue de Provigny - 94230 CACHAN,

Représentée par en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines Groupe, ayant pouvoir aux fins des présentes.

Ci-après désignée « la Société »

D’une part,

ET :

L’organisation syndicale représentative au sein de la Société Chantelle S.A ci-après désignée :

- La C.G.T. représentée par en qualité de Déléguée Syndicale Centrale ;

D’autre part,

Ci-après désignées ensemble « les Parties ».

PREAMBULE

A la suite de l’adoption de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, le Comité Social et Economique (CSE) se substituera au Comité central d'entreprise, aux Comités d’établissement, aux Comités d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail et aux Délégués du personnel.

Conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent avoir lieu par voie électronique.

Au-delà de sa facilité d'utilisation, ce procédé est de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.

Il est toutefois primordial que le recours au vote électronique respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la conclusion d’un accord d’entreprise, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

Les discussions ont alors abouti au présent accord qui a pour objet de mettre en œuvre l’utilisation du vote électronique au sein de la Société :

• il prévoit qu’il sera recouru au vote électronique pour l’ensemble des opérations électorales au sein de la Société ;

• il définit les modalités de recours au vote électronique qui sont renvoyées à la négociation du(des) protocole(s) d’accord préélectoral(aux) ;

• il rappelle les conditions essentielles de recours au vote électronique.

Cet accord est conforme aux dispositions des articles R. 2314-5 et suivants du code du travail issus du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 pris en application de l’article 1^er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017.

CECI ETANT EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

ARTICLE I : Principes généraux

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de la Société pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Le vote par correspondance papier sera toutefois ouvert pour les personnes absentes ou le personnel de vente n’ayant pas accès à un ordinateur sur leur lieu de travail dans les conditions prévues dans le(s) protocole(s) d’accord préélectoral(aux).

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• L’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié électeur et le vote enregistré ;

• Le caractère libre, anonyme, personnel et sincère du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La sincérité et la surveillance effective des opérations électorales ;

• La confidentialité et le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;

• Et, le cas échéant, contrôle à postériori des opérations électorales par le juge.

Il est rappelé en outre que :

• le système retenu permet d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le code du travail, le dispositif garantit que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement ;

• le vote émis par chaque électeur est crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée ;

• le vote électronique se déroule pour chaque tour de scrutin, pendant une période déterminée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin peuvent être contrôlées par les membres du(des) bureau(x) de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales ;

• aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande d'une ou des organisations syndicales représentatives ou de la direction de la Société ;

• seules les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système  ont accès aux fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ;

• le dépouillement et le décompte des voix sont faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007 ;

• le scellement du système de vote électronique peut être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique est également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés peut être déroulée de nouveau ;

• Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports sont détruits.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 18 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL. Ce rapport sera tenu à la disposition de la CNIL.

ARTICLE II : Modalités de vote – Protocole(s) préélectoral(aux)

Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales intéressées discuteront notamment, dans le cadre d’un (ou plusieurs) protocole(s) d’accord préélectoral(aux), du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote et en particulier :

• les établissements et les sites sur lesquels il sera recouru au vote par internet physique, en complément du vote par internet à distance ;

• les établissements et les sites sur lesquels il sera recouru au vote par correspondance papier, en complément du vote par internet à distance et/ou physique ;

• pour les établissements qui opteraient pour le vote par internet physique :

  • le matériel (type d’outils, nombre d’outils, isoloirs) qui serait mis à disposition pour voter par internet physiquement sur site ;

  • les horaires de mise à disposition de ce matériel et donc d’ouverture du(des) bureau(x) de vote présents physiquement ;

  • la salle qui logera le matériel de vote par internet ;

  • le nombre de bureaux de vote physique en fonction du nombre de sites sur lesquels du matériel de vote par internet sera mis à disposition.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les Parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne à l’entreprise et décident que les élections seront organisées par un prestataire mandaté pour ce faire par la direction de la Société. Il lui est confié la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base du cahier des charges annexé au présent accord.

Afin de vérifier le respect des règles relatives à la conception du système de vote électronique, le prestataire remet à la direction de la Société le rapport d’expertise correspondant à la version du logiciel qui sera mis en place le jour de l’élection.

Conformément aux dispositions légales et réglementaires, l’expert indépendant vérifiera :

• l’existence d’un cahier des charges respectant les dispositions des articles R. 2314-6 et suivants du code du travail ;

• la confidentialité et la sécurité du dispositif ;

• l’accessibilité aux données et la présence de fichier dédié

• les scellements du dispositif.

Le(s) protocole(s) d’accord préélectoral(aux) mentionnera(ont la conclusion du présent accord et comportera(ont) en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Le(s) protocole(s) d’accord préélectoral(aux) indiquera(ont) en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique si celui-ci est déjà arrêté.

ARTICLE III : Déroulement des opérations de vote - Accès au vote électronique

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette…).

Certains salariés de la Société, relativement aux fonctions qu’ils exercent, ne disposent pas de matériel informatique dans le cadre professionnel.

Ainsi, pour ces sites, pendant toute la période du scrutin électronique, un ou plusieurs ordinateurs ou tablettes avec une connexion au site sécurisé des élections sera mis à la disposition, en libre-service, des salariés électeurs dans une salle de l’établissement ou du site dédiée à cet effet. Les modalités de déroulement du vote par internet physique (plage horaire, matériel de vote par internet physique, nombre d’ordinateurs ou tablettes, salle du site, composition du(des) bureau(x) de vote) seront précisées dans le(s) protocole(s) d’accord préélectoral(aux).

L’emplacement de ce(s) poste(s) permettra(-ont) l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui (ceux)-ci. Le détail de la mise en place de ces ordinateurs ou tablettes et des règles d’accès seront définis dans le(s) protocole(s) d’accord préélectoral(aux).

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du(des) protocole(s) d’accord préélectoral(aux), des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

Aussi, et afin d'assurer un taux de participation optimum, les Parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur une durée maximale de 7 jours calendaires, la durée effective devant être définie dans le calendrier de(s) protocole(s) d’accord préélectoral(aux).

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin électronique, de n’importe quel terminal professionnel ou privé, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du(des) bureau(x) de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le(s) protocole(s) d’accord préélectoral(aux).

ARTICLE IV : Sincérité du vote électronique et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par l’article R. 2314-7 du code du travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du(des) bureau(x) de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande d'une ou des organisations syndicales représentatives ou de la direction de la Société.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Conformément à l’article R. 2314-16 du Code du travail, seuls les membres du(des) bureau(x) de vote constitué(s) pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clé d’accès, la liste d’émargement en ligne et ce à des fins de contrôle du scrutin et les taux de participation.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues notamment par l'arrêté du 25 avril 2007.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du(des) bureau(x) de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Les procès-verbaux sont édités et le Président de chaque bureau de vote proclame les résultats.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

ARTICLE V : Sécurité

Une cellule d'assistance technique commune aux différents établissements chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du(des) bureau(x) de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, elle aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

La cellule d’assistance technique ne pourra intervenir sur le système de vote en cours de scrutin que pour faire face à une panne grave. Une telle intervention s’accompagnera d’une information simultanée du(des) bureau(x) de vote et d’une traçabilité des actions menées.

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le(s) bureau(x) de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Toute décision de suspension du vote doit faire l’objet au préalable d’une consultation des membres du(des) bureau(x) de vote concernés.

ARTICLE VI : Information et Formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée et mettra à disposition un tutoriel précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les membres de la délégation du personnel, les délégués syndicaux, et les membres du(des) bureau(x) de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique animée par le prestataire. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.

Pendant la période du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, les membres de leur bureau de vote et/ou le représentant désigné de la direction et/ou le prestataire de vote électronique (hotline) afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

ARTICLE VII : Gestion des données à caractère personnel et RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 telle que modifiée par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 du 27 avril 2016 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

ARTICLE VIII : Expertise de la solution de vote

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place pour chaque scrutin recourant au vote électronique ou à toute modification de sa conception, sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

Les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

ARTICLE IX : Durée de l’accord – Entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet à compter de l’accomplissement des formalités de publicité et de dépôt.

Le cadre de mise en place du vote électronique au sein de la Société fixé par les présentes dispositions est applicable aux élections qui interviendront à l’issue de la mandature actuelle, ainsi qu’aux élections suivantes.

ARTICLE X : Champ d’application territorial et professionnel

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Société Chantelle SA.

ARTICLE XI - Dépôt et publicité et information du personnel

Les formalités de dépôt du présent accord seront réalisées conformément aux dispositions du Code du travail.

Ainsi :

• un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Créteil ;

• un exemplaire sera déposé en ligne sur la plateforme TéléAccords (https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).

• Un exemplaire du présent accord, signé par les Parties, sera remis à chaque organisation syndicale représentative au sein de la société Chantelle SA par courrier simple et par courrier électronique avec accusé de réception, pour notification au sens de l’article L. 2231-5 du Code du travail.

Le présent accord fera également l’objet, conformément l’article L. 2231-5-1 du Code du travail nouvellement applicable, d’une publication anonymisée sur la base de données nationale, aucune des Parties n’ayant exprimé le souhait d’occulter tout ou partie des dispositions de cet accord préalablement à son dépôt.

Le présent accord sera diffusé et mis à disposition du personnel au sein du service des ressources humaines.

Enfin, en application des dispositions des articles R. 2262-1 et suivants du Code du travail, un exemplaire du présent accord sera transmis aux représentants du personnel et à la disposition du personnel au service des ressources humaines.

ARTICLE XII – Commission de suivi et clause de rendez-vous

La commission de suivi aura pour mission de veiller à la bonne application des mesures du présent accord. Elle pourra être sollicitée pour formuler des suggestions.

Elle sera composée de :

• 1 représentant par organisation syndicale représentative ; et

• 2 représentants de la Direction.

Dans le cadre des dispositions de l’article L. 2222-5-1 du Code du travail, cette commission se réunira sur la base d’une réunion avant chaque élection professionnelle, à la demande de l’une des organisations syndicales signataires du présent accord ou de la Direction.

En cas de difficulté, une réunion exceptionnelle pourra être organisée à la demande de l’une des parties.

ARTICLE XI – Révision et dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra, le cas échéant, être révisé pendant sa période d’application conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.

Les demandes de révision ou de modification du présent accord doivent être présentées par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge.

Les Parties signataires du présent accord et présentes dans l’entreprise s’engagent à participer de bonne foi aux réunions organisées par la Direction en vue de la négociation d’un éventuel avenant de révision, ce qui ne saurait les engager à signer quelque accord ou avenant de révision que ce soit.

Par ailleurs, et en application de l’article L. 2222-6 du Code du travail, le présent accord pourra être dénoncé, totalement ou partiellement, par l’une des parties signataires ou adhérentes selon les modalités suivantes.

La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge aux autres parties signataires et déposée auprès de la DIRECCTE et au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes.

Elle comportera obligatoirement une proposition de rédaction nouvelle et entraînera l’obligation pour les parties signataires de se réunir le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation, en vue de déterminer le calendrier des négociations.

Durant les négociations, l’accord restera applicable dans toutes ses dispositions et sans aucun changement.

A l’issue de ces négociations, sera établi soit un avenant ou un nouvel accord, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord.

Ces documents signés feront l’objet de formalités de dépôt auprès de la DIRECCTE et au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes.

Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles dénoncées, avec pour prise d’effet soit la date qui aura été expressément convenue, soit à défaut, à compter de la date de réalisation des formalités de publicité et de dépôt.

En cas de procès-verbal constatant le défaut d’accord, l’accord ou les dispositions ainsi dénoncées resteront applicables sans aucun changement pendant un délai d’un an à compter de l’expiration du délai de préavis de trois mois. A l’issue de ce délai de quinze mois, l’accord ou les dispositions ainsi dénoncées cesseront de produire tout effet.

Annexe : Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique

Fait à Cachan, le 28 janvier 2019, en 5 exemplaires originaux

Pour la société CHANTELLE

, Directeur des Ressources Humaines Groupe

Pour l’organisation syndicale CGT

, Déléguée Syndicale Centrale