Accord d'entreprise "Vote électronique" chez CLINIQUE DE L ESTREE (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE

Vote électronique

Entre :

La Clinique de l’Estrée, située 35 rue d’Amiens 93240 Stains représentée par Monsieur A, son directeur,

d’une part,

La CGT représentée par Madame B, déléguée syndicale, habilitée à signer les accords d’entreprise

La CFDT représentée par Madame C, déléguée syndicale.

d’autre part,

Il est conclu le présent accord.

Préambule

Les élections professionnelles peuvent être organisées par vote électronique si un accord d'entreprise ou à défaut l'employeur le décide.

Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, la clinique de l’Estrée décide en vue des élections professionnelles des membres du CSE d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

L'entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral distinct du présent accord notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

Article 1 - Principe du recours à un prestataire

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée «le prestataire»), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire ») qui sera retenue pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la commission nationale informatique et libertés.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.

Article 2 - Respect de la loi informatique et libertés et de la réglementation générale sur la protection des données

Pour les seules nécessitées des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.

Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés avant l'ouverture du vote. L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales.

Le système de vote électronique doit être en conformité avec les dispositions issues de la réglementation générale sur la protection des données.

Article 3 - Modalités de vote

Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique, se déroulant, pour le premier et le second tour sur plusieurs jours.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l'entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège

Article 4 - Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF couleur blanche d'un poids au maximum égal à 5 go sans lien hypertexte et sur une ou deux pages.

Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format minimum suivant : 5 go

Article 5 - Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Article 6 - Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de la clinique afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence du ou des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

• par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Le scellement de ce système sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement.

Article 7 - Modalités d'accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le vote un courrier à son adresse personnelle précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que les codes d'accès.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Après avoir accédé au site, l'électeur devra répondre à une question (date de naissance par exemple) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS.

La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois.

Article 8 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-5 à L. 2314-18 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés.

L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera mise à jour tous les soirs.

Article 9 - Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Les Parties conviennent en outre que, dans l’hypothèse où une disposition réglementaire ou légale venait à rendre inapplicable une des dispositions du présent accord, des négociations s’engageront dans les 3 mois de l’entrée en vigueur de ladite disposition.

Article 10 – Durée de l’accord,

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Article 11 – Entrée en vigueur

Le présent accord entrera en vigueur le lendemain de son dépôt auprès de la Direccte compétente.

Article 12 – Modalités de suivi

L’application des dispositions prévues au présent accord fera l’objet d’un bilan présenté au Comité d’entreprise dans le cadre de la consultation annuelle sur la politique sociale de l’entreprise en application de l’article L.2323-15 du Code du travail.

Ce même bilan sera présenté aux délégués syndicaux lors de la Négociation Annuelle Obligatoire.

Article 13 – Révision

Le présent accord peut être révisé dans les conditions légales.

L'avenant portant révision de tout ou partie du présent accord se substitue de plein droit aux stipulations qu'il modifie à compter de l’accomplissement des formalités de dépôt.

Article 14 – Dénonciation

Le présent accord peut être dénoncé dans les conditions légales.

Article 15 – Dépôt de l’accord

Dès sa conclusion, le présent accord sera, à la diligence de la Clinique de l’Estrée, signé et déposé à la Direction Régionale des Entreprise, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) Unité Territoriale de Seine Saint Denis.

Il sera également déposé en un exemplaire au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes de Bobigny.

Fait en 5 exemplaires originaux (un exemplaire original étant remis à chaque signataire) à Stains le 30 janvier 2019

Pour la CGT Pour la Direction

B A

Déléguée syndicale Directeur

Pour la CFDT

C

Déléguée syndicale