PROTOCOLE D'ACCORD PRÉÉLECTORAL

ÉLECTION DE LA DÉLÉGATION DU PERSONNEL DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE

MERCK SANTÉ SITE DE CALAIS

ENTRE

La Société Merck Santé sas, site de Calais (code APE : 2110Z) représentée par xxx mandaté pour conclure le présent protocole d'accord Préélectoral,

ET

Les Organisations Syndicales signataires,

Il a été convenu ce qui suit, pour les élections des membres de la Délégation du Personnel du Comité Social et Economique Merck Santé sas, site de Calais,

Préambule 

Les Organisations syndicales représentatives au niveau national et interprofessionnel et les Organisations syndicales représentatives dans le champ professionnel et géographique de Merck Santé site de CALAIS ont été invitées à négocier un protocole d’accord préélectoral le 22 mars 2018.

Les autres Organisations syndicales intéressées ont été informées de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral par voie d’affichage dans les locaux de Merck santé CALAIS.

En réponse à ces convocations, les Organisations syndicales et la Direction de Merck Santé site de CALAIS se sont réunies le 4 avril 2018 pour convenir du présent protocole d’accord préélectoral.

Il est acté entre les parties qu’une négociation sur les Relations Sociales au sein de Merck Santé s’ouvrira à l’issue des élections de juin 2018, avec pour objet de définir le fonctionnement des différentes instances représentatives de l’entreprise : CSE, CSE Central, CSST, CSST Centrale, mise en place éventuelle d’autres commissions ainsi que la périodicité des négociations obligatoires.

Table des matières

ARTICLE I : Elections par voie électronique 4

ARTICLE II : Dates des élections 4

 Dates des élections par voie électronique 4

 Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité 4

ARTICLE III : Durée des mandats 4

ARTICLE IV : Calcul de l’effectif 5

 Dates de calcul de l’effectif 5

 Personnes prises en compte dans l’effectif 5

ARTICLE V : Nombre de sièges à pourvoir 5

 Nombre de sièges à pourvoir 5

 Répartition du personnel entre collèges électoraux 5

 Répartition des sièges entre collèges 6

ARTICLE VI : Electorat et éligibilité 6

 Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel de Merck Santé site de Calais 6

 Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel mis à disposition 6

ARTICLE VII : Listes électorales 7

 Contenu des listes électorales 7

 Publication des listes électorales 7

 Réclamations relatives aux listes électorales 7

ARTICLE VIII : Appel et dépôt des candidatures 7

 Information du personnel et appel à candidatures 7

 Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au 1^er tour des élections 7

 Cas d’organisation d’un 2nd tour 8

 Modalités de dépôts des listes de candidats 8

 Nombre de candidats par liste 8

 Cumul de candidatures 8

 Représentation équilibrée des hommes et des femmes 8

 Affichage des listes de candidats 9

ARTICLE IX - Propagande électorale 9

 Tracts et affiches 9

 Professions de foi des candidats 9

 Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale 9

 Dates limites de dépôt des professions de foi 10

ARTICLE X : Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales 10

 Vote électronique, principes généraux 10

 Matériel de vote 10

 Déroulement du vote par internet 10

 Assistance téléphonique 10

 Procédure de restitution de codes 11

 Bureau de vote 11

 Cellule d’assistance technique 11

 Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement 11

 Chiffrement et déchiffrement des votes 12

 Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique 12

ARTICLE XI : Modalités de désignation des élus 12

 Ratures 12

 Egalité des voix 12

ARTICLE XII : Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux 13

ARTICLE XIII : Mesure de la représentativité syndicale 13

 Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise 13

 Calcul des suffrages portés sur le nom des candidats 14

ARTICLE XIV : Durée de conservation des données 14

ARTICLE XV : Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord 14

ARTICLE I : Elections par voie électronique

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, Merck Santé site de CALAIS souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique accessible sur le web du réseau internet. La solution de vote par internet de la société Gedicom a été retenue.

Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition.

Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues par le code du travail, spécialement aux articles L. 2314-4 à L. 2314-10, s’agissant de l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et au décret du n°2016-1676 du 5 décembre 2016, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Un accord d’entreprise a été conclu le 29 septembre 2017 entre la direction de Merck Santé SAS et les syndicats représentatifs dans l’entreprise quant à la mise en œuvre du vote électronique.

La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est détaillée au sein du présent protocole d’accord préélectoral et de ses annexes.

ARTICLE II : Dates des élections

Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants seront élus par scrutins électroniques.

• Dates des élections par voie électronique

Au premier tour, les élections par voie électronique seront ouvertes le lundi 11 juin 2018 à 09H00 et seront clôturées le lundi 18 juin 2018 à 16H00.

Au second tour, s’il y a lieu, les élections par voie électronique seront ouvertes le vendredi 29 juin 2018 à 09H00 et seront clôturées le vendredi 06 juillet 2018 à 16H00.

• Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité

Aux termes de la jurisprudence, les conditions relatives à l’électorat et à l’éligibilité s’apprécient au jour du premier tour de scrutin.

En matière de vote électronique, le vote se déroule fréquemment sur plusieurs jours. En l’absence de précision réglementaire ou jurisprudentielle, les entreprises disposent donc d’une marge d’interprétation pour fixer la date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité pendant le premier tour.

Au cas présent, les parties ont convenu de calculer l’effectif de l’entreprise le jour de clôture de la période de vote du premier tour soit le lundi 18 juin 2018.

ARTICLE III : Durée des mandats

La durée des mandats des membres de la délégation du personnel du comité social et économique de Merck Santé site de Calais est de 4 ans.

Pour tenir compte de la décision unilatérale de l’employeur de prorogation des mandats jusqu’au 30 juin 2018, les mandats actuels des élus CE/DP/CHSCT prendront fin le 30 juin 2018 et les mandats des nouveaux élus du CSE prendront effet à compter du 1er juillet 2018.

Lorsqu’à l’issue du premier tour, une partie des sièges est non pourvue, le mandat des élus au premier tour prend effet le lendemain de la proclamation des résultats du second tour.

En cas de second tour, les mandats actuels des élus CE/DP/CHSCT prendront fin le 6 juillet 2018 et les mandats des nouveaux élus du CSE prendront effet à compter du 7 juillet 2018.

Le mandat des nouveaux élus expirera donc :

• le 30/06/2022, si un seul tour est organisé ;

• le 06/07/2022, si un second tour est organisé.

ARTICLE IV : Calcul de l’effectif

L'effectif total de Merck Santé site de Calais s’élève à 112,17 salariés en équivalent temps plein (ETP) avec le détail suivant :

• Effectif Merck Santé (CDI / CDD) site de Calais au 28.02.2018 : 108,6

• Effectif intérimaire, moyenne 2017, motif surcroît de travail : 3,57

• Salariés mis à disposition par entreprises extérieures : 0

• Dates de calcul de l’effectif

L’effectif est celui estimé à la date de cloture du 1er tour des élections.

• Personnes prises en compte dans l’effectif

L’effectif pris en compte pour les élections inclut, conformément à l’article L. 1111-2 du Code du travail à due proportion de leur temps de présence :

• les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein ;

• les travailleurs à domicile ;

• les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée ;

• les salariés titulaires d’un contrat de travail intermittent ;

• les salariés mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an ;

• les salariés à temps partiel sont également pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.

Les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d’un congé de maternité, d’un congé d’adoption ou d’un congé parental d’éducation.

ARTICLE V : Nombre de sièges à pourvoir

• Nombre de sièges à pourvoir

Compte tenu de cet effectif et conformément à l‘article R2314-1 du Code du travail, le nombre de sièges à pourvoir est défini de la manière suivante pour l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique 6 titulaires et de 6 suppléants.

• Répartition du personnel entre collèges électoraux

Le personnel au 28 février 2018 représentent 108,6 salariés en équivalent temps plein, réparti en 2 collèges.

• Le 1^er collège, composé des salariés « Agents » (Ouvriers et Employés)

Le total de l'effectif de ce collège s'élève à 55 personnes dont 55 hommes

• Le 2^ème collège, composé des « Techniciens & Agents de Maîtrise » et des salariés « Cadres »

Le total de l'effectif de ce collège s'élève à 53,6 personnes dont 18,6 femmes et 35 hommes

• Répartition des sièges entre collèges

Les 6 sièges de titulaires et les 6 sièges de suppléants pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique seront ainsi répartis :

• 1^er collège : 3 sièges de titulaires et 3 sièges de suppléants

• 2ème collège : 3 sièges de titulaires et 3 sièges de suppléants

ARTICLE VI : Electorat et éligibilité

• Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel de Merck Santé site de Calais

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-8 à L. 2314-29 du Code du travail. Conformément à ces textes :

• sont électeurs, les salariés de l’entreprise, des deux sexes, ayant au moins 3 mois d’ancienneté à la date du 1^er tour des élection soit le 11 juin 2018, âgés de 16 ans au moins, et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

• sont éligibles, les salariés ayant la qualité d’électeur, travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins sans interruption, à la date du 1^er tour des élection soit le 11 juin 2018, âgés de 18 ans révolus, à l’exception des conjoints, partenaires d’un PACS, concubins, ascendants, descendants, frères, sœurs ou alliés au même degré de l’employeur.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l’une de ces entreprises.

• Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel mis à disposition

Pour le personnel mis à disposition par des entreprises extérieures, la condition de présence dans l’entreprise utilisatrice au jour des élections est de 12 mois continus conformément à l’article L. 2314-23 du Code du travail.

Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles au comité social et économique dans l'entreprise utilisatrice.

Les personnes mises à disposition de Merck Santé site de Calais remplissant les conditions mentionnées ci-dessus doivent choisir si elles exercent leur droit de vote dans leur entreprise d’origine ou au sein de Merck Santé site de Calais.

A cette fin, la Direction des ressources humaines de Merck Santé site de Calais adresse un formulaire aux employeurs des personnes mises à disposition les informant de leur droit d’option. Les employeurs des personnes mises à disposition communiquent en retour, dans un délai imparti, la liste des collaborateurs dont l’ancienneté est au moins de trois mois et ayants choisis de voter aux élections organisées par Merck Santé site de Calais.

Les personnes mises à disposition de Merck Santé site de Calais pourront également exprimer leur choix d’être électeurs directement auprès de la Direction de ressources humaines de Merck Santé site de Calais, par écrit adressé au plus tard le 3ème jour suivant la publication des listes électorales.

Si les personnes mises à disposition satisfont à la condition présence visée ci-dessus et n’ont pas déjà émis de volonté contraire, Merck Santé site de Calais procèdera à leur inscription sur les listes électorales.

ARTICLE VII : Listes électorales

• Contenu des listes électorales

La Direction établira une liste des électeurs et des éligibles.

A des fins de vérification et conformément au droit commun électoral, les listes électorales comporteront l’indication des noms, prénoms, date de naissance et date d’ancienneté des salariés, leur qualité d’électeur et, le cas échéant, d’éligible.

• Publication des listes électorales

Le vendredi 20 avril 2018 les listes électorales seront affichées dans les locaux de l’entreprise et publiées sur le site intranet de Merck Santé site de Calais.

Les listes électorales préciseront le pourcentage d’hommes et de femmes dans chaque collège (C. trav. art. L. 2324-13).

• Réclamations relatives aux listes électorales

Toute réclamation relative à ces listes doit être adressée par écrit à la Direction des ressources humaines dans les plus brefs délais et au plus tard le troisième jour suivant leur publication.

A l’issue du délai de réclamation de trois jours, les éventuelles modifications sont portées sur les listes électorales mises à jour.

ARTICLE VIII : Appel et dépôt des candidatures

• Information du personnel et appel à candidatures

Le vendredi 20 avril 2018, le personnel sera informé du déroulement des élections par messagerie et par affichage dans les locaux de Merck Santé site de Calais.

Cette information constituera en outre un appel à candidatures.

• Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au 1^er tour des élections

Il est rappelé que seules peuvent présenter des listes de candidats au 1^er tour des élections les Organisations syndicales visées à l’article L. 2314-5, à savoir les organisations syndicales :

• représentatives dans l’entreprise (notamment en ayant obtenu au moins 10% des voix aux précédentes élections dans l'entreprise) ;

• ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise ou l'établissement,

• représentatives au niveau national et interprofessionnel (CGT, CGT-FO, CFDT, CFTC ainsi que CFE-CGC pour les cadres) ;

• ou légalement constituées depuis au moins deux ans, respectant les valeurs républicaines et d'indépendance et couvrant le champ professionnel et géographique de Merck Santé site de Calais.

• Cas d’organisation d’un 2nd tour

Il sera procédé à un second tour uniquement dans l’un des trois cas suivants :

• si le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas au moins égal à la moitié des électeurs inscrits au premier tour ;

• en cas d’absence totale ou partielle de candidatures ;

• ou en cas de vacance partielle des sièges à l’issue du premier tour.

Au second tour, les candidatures ne seront soumises à aucune condition d’appartenance syndicale.

Les listes pour le second tour pourront être modifiées par les Organisations Syndicales si nécessaire, avant la date limite de dépôt des listes le 21 juin à 18h00.

• Modalités de dépôts des listes de candidats

Les listes de candidats à chaque instance seront établies par collège, en distinguant titulaires et suppléants.

Elles seront déposées contre récépissé à la DRH ou envoyées par mail à l’adresse suivante : karine.mazza@merckgroup.com

Lors du dépôt des listes de candidats, le syndicat devra renseigner son syndicat professionnel ou interprofessionnel d’affiliation. En l’absence d’indication, le syndicat d’affiliation ne recueillera pas les suffrages exprimés en faveur du syndicat qui lui est affilié pour la mesure de l’audience, que ce soit au niveau de la branche professionnelle ou au niveau national interprofessionnel.

Les Organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les Organisations syndicales concernées.

Il pourra être exigé du déposant les statuts ou tout document témoignant de la compétence géographique et professionnelle de l’organisation syndicale qu’il représente ainsi que de la date de sa création.

La date limite de dépôt des listes de candidats est fixée au :

• Vendredi 18 mai 2018 à 12H00 pour le 1^er tour,

• Jeudi 21 juin à 18H00 pour le 2^nd tour éventuel

• Nombre de candidats par liste

Chacune des listes proposées ne pourra comprendre plus de candidats qu’il n’est prévu de sièges à pourvoir. Ceci n’exclut pas la possibilité de présenter des listes incomplètes.

• Cumul de candidatures

La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, sera également admise, conformément aux règles légales. En revanche, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.

• Représentation équilibrée des hommes et des femmes

Les listes de candidats sont composées, dans la mesure du possible, d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale du collège considéré. Si cette proportion ne peut être respectée, faute de candidat(e), la liste pourra être complétée indifféremment par des candidats hommes ou femmes.

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des deux sexes. 

Lorsque l'application du premier alinéa du présent article n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant : 

• arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ; 

• arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire. 

Le présent article s'applique aux élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants.

• Affichage des listes de candidats

Les listes de candidats seront affichées par la Direction dans les locaux de  Merck Santé site de Calais. Ces listes seront également publiées sur l’intranet de Merck Santé site de Calais.

ARTICLE IX - Propagande électorale

Les Organisations syndicales assureront leur campagne électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.

• Tracts et affiches

Au premier tour, les Organisations syndicales pourront distribuer des tracts et affiches jusqu’au vendredi 08 juin 2018 à minuit

Au second tour, les candidats pourront distribuer des tracts et affiches jusqu’au jeudi 28 juin 2018 à minuit.

• Professions de foi des candidats

Les candidats pourront remettre à la DRH lors du dépôt de leur candidature leur profession de foi au format numérique. Celles-ci seront mises en ligne sur l’application de vote électronique.

Dans le cadre d’un éventuel 2^nd tour, les professions de foi des listes des candidats seront mises en ligne dans les mêmes conditions.

Pour un rendu optimal les logos des syndicats et les photographies devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :

	Format	Poids (Ko)	Dimensions	Nom du fichier
Professions de foi	.pdf	1 000 (1 Mo)	-	PF_NOM SYNDICAT
Logos OS	.png	100	65*62 (minimum)	LOGO_NOM SYNDICAT
Photos candidats	.jpg	500	4/3 : rapport hauteur/longueur de 1,33	PHOTO_NOM PRENOM

• Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale

L’usage de la messagerie professionnelle Outlook mise à disposition par Merck Santé site de Calais n’est pas autorisé pour la propagande électorale.

• Dates limites de dépôt des professions de foi

Les documents des professions de foi devront être remis à la DRH en même temps que les candidatures, soit :

• Vendredi 18 mai 2018 à 12H00 pour le 1^er tour,

• Jeudi 21 juin à 18H00 pour le 2^nd tour éventuel

ARTICLE X : Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales

• Vote électronique, principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :

• vérifier l’identité des électeurs,

• s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,

• respecter le secret du vote électronique,

• permettre la publicité du scrutin.

• Matériel de vote

Le matériel de vote sera adressé le vendredi 01 juin 2018, au domicile de chaque salarié et sera constitué d’une lettre précisant les modalités du scrutin et des codes confidentiels de l’électeur.

• Déroulement du vote par internet

Les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet à tout moment pendant la période du scrutin.

L’adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante : www.merck-Calais.webvote.fr

Après s’être identifiés à l’aide de leurs codes confidentiels (identifiant + code secret) et avoir saisi leur date de naissance, les électeurs se verront présenter les élections de leurs collèges respectifs pour lesquels ils détiennent des droits de vote.

Les listes de candidats seront présentées par ordre alphabétique par rapport au nom de l’Organisation syndicale. En cas de 2^nd tour, les éventuelles listes libres seront positionnées par ordre alphabétique à la suite des listes proposées par les Organisations syndicales.

Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne leur sera plus possible de le modifier.

Les électeurs auront à la possibilité d’imprimer ou d’enregistrer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application.

• Assistance téléphonique

Durant la période de vote un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égarés leurs codes.

L'assistance téléphonique sera joignable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L'appel sera facturé au prix d'un appel local.

• Procédure de restitution de codes

Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès (non réception, perte) de participer au vote.

Les modalités pratiques d'authentification et de renvoi des codes sont définies dans l'annexe 2 du présent protocole.

• Bureau de vote

Un bureau de vote unique centralisateur composé d’un Président et de deux Assesseurs veillera au bon déroulement du scrutin. Les fonctions de Président et d’Assesseurs seront confiées aux deux électeurs les plus âgés ainsi qu’à l’électeur le plus jeune, présents le 11 juin à 9h00 et le 18 juin à 16h00.

• Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement du processus de vote électronique. Celle-ci sera constituée des membres du bureau de vote, des représentants des organisations syndicales, des représentants de la direction et du prestataire.

Chaque Organisation syndicale pourra désigner un délégué de liste qui composera la cellule d’assistance technique.

Lors du scrutin à blanc il sera procédé à la remise aux différents membres de la cellule d’assistance technique de leurs codes administrateurs. Ces codes permettant d’accéder à des outils de supervision du déroulement des opérations seront remis de manière sécurisée et confidentielle. Les droits associés à ces codes sont précisés dans l'annexe 3 du présent protocole.

Les membres de la cellule d’assistance technique bénéficieront d’une formation à la solution de vote concomitamment au scrutin à blanc.

• Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement

Le jour ouvré avant l’ouverture du scrutin, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote.

Le scrutin à blanc vise à tester l’application client en fonctionnement réel. Durant cette phase les membres du bureau de vote, en présence des représentants des Organisations syndicales et la direction, vont pouvoir tester tous les modules de l’application y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des Procès-Verbaux.

Pour ce faire les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test les membres du bureau de vote centralisateur valideront l’intégrité du dispositif et programmeront l’ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement.

Entre les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement  permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.

• Chiffrement et déchiffrement des votes

Lors de la cérémonie d'ouverture une clé publique de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote centralisateur. Durant le scrutin aucun dépouillement partiel ne sera possible.

La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote centralisateur.

Chacun des membres du bureau de vote devra conserver durant le scrutin :

• un exemplaire de ses codes,

• une copie de sa séquence secrète,

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :

• une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote,

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

• Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique

Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement.

Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote centralisateur d’au moins deux séquences secrètes.

Il sera alors possible d’accéder :

• aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…),

• aux Procès-Verbaux des résultats,

• aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.

ARTICLE XI : Modalités de désignation des élus

La désignation des membres de la délégation du personnel au comité social et économique se fera au scrutin de listes à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. L’attribution des sièges à chaque liste sera calculée :

• par application du quotient électoral ;

• et, si des sièges n’ont pas été pourvus, par calcul de la plus forte moyenne.

• Ratures

Lorsque le nom d’un candidat aura été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de présentation de la liste.

• Egalité des voix

En cas d’égalité des voix sur une même liste, le candidat élu sera celui venant en premier dans l’ordre de présentation sur cette liste.

ARTICLE XII : Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux

Une fois les opérations de dépouillement terminées, les résultats sont proclamés par le bureau de vote dans les conditions suivantes.

• Proclamation des résultats

La proclamation des résultats s’effectue pour chaque élection, au sein de chaque collège, en commençant par les titulaires puis par les suppléants.

Le bureau de vote proclame les résultats de chaque Organisation syndicale et de chaque candidat. Il proclame le nom de chaque élu et le nombre de voix obtenues.

• Signature du procès-verbal

Concernant les élections par voie électronique, un procès-verbal pré-rempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote. Le module de génération des Procès-Verbaux aura été contrôlé et validé par les membres du bureau de vote lors du scrutin à blanc.

Le président du bureau de vote, un assesseur ou un électeur qu’il a désigné, lit à haute voix les résultats inscrits sur le procès-verbal pré-rempli tandis qu’un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s’assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin.

Une fois cette vérification effectuée et après inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote.

• Affichage des résultats

Les résultats définitifs des élections sont affichés par la Direction sur les panneaux réservés à cet effet dans les locaux de Merck Santé site de Calais.

• Envoi des procès-verbaux

Après la proclamation des résultats, Merck Santé site de Calais transmet, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.

Dans les 15 jours suivants les élections, Merck Santé site de Calais envoie les procès-verbaux par lettre recommandée avec avis de réception à :

• l’inspection du travail (DIRECCTE) territorialement compétente, en deux exemplaires,

• au Centre de traitement des élections professionnelles – TSA 79104 – 76934 ROUEN CEDEX 9, en un exemplaire (C. trav. art. D. 2122-7).

ARTICLE XIII : Mesure de la représentativité syndicale

• Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise

Afin de mesurer l’audience électorale de chaque organisation syndicale, nécessaire à l’appréciation de leur représentativité, il sera procédé au dépouillement des suffrages exprimés au premier tour des élections des élus titulaires au comité social et économique et ce, quel que soit le nombre de votants.

En application des dispositions légales et réglementaires (notamment Circulaire d’information DGT n°06 du 27 juillet 2011), le calcul de l’audience électorale est obtenu de la manière suivante :

Nombre de suffrages valablement exprimés pour la liste du syndicat / Nombre total des suffrages valables recueillis par toutes les listes x 100 = % de représentativité

Pour les syndicats catégoriels, affiliés à une confédération catégorielle interprofessionnelle nationale, l’audience est mesurée dans les seuls collèges dans lesquels ils ont vocation à présenter des candidats, dès lors qu’ils ne font pas le choix de présenter des candidats dans tous les collèges (C. trav. art. L. 2122-2).

Les organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles dans leur propagande électorale.

A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les organisations syndicales concernées.

• Calcul des suffrages portés sur le nom des candidats

Pour être désigné délégué syndical par une organisation syndicale représentative, le candidat sur une liste doit avoir obtenu au moins 10 % des suffrages portés sur son nom (liste titulaire ou suppléant).

Sont prises en compte les voix portées sur son nom et non les voix portées sur la liste (la différence est liée aux éventuelles ratures de son nom). Ces voix sont rapportées au nombre de bulletins valables recueillis pour l’ensemble des listes de son collège, pour obtenir le pourcentage sur son nom.

Nombre de bulletins valables recueillis par la liste du candidat dont son nom n’a pas été raturé / Nombre total des suffrages valables recueillis par toutes les listes du collège x 100 = % de suffrages portés sur le nom du candidat

ARTICLE XIV : Durée de conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à la fin du délai de contestation des élections, soit 15 jours à compter de la date de la proclamation des résultats.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Passé ce délai, seuls les procès-verbaux doivent être conservés.

ARTICLE XV : Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord

Le présent protocole est conclu pour les élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Conformément à la loi, le présent accord est établi en un nombre suffisants d’exemplaires pour être remis à chacune des parties signataires, et il sera déposé auprès de la DIRECCTE et auprès du secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail.

Le lendemain de sa signature, le texte du présent accord sera porté à la connaissance des salariés par affichage sur les panneaux réservés à la Direction et mis en ligne sur le site intranet de Merck Santé site de Calais.

A Calais le, 11 avril 2018

Pour Merck Santé site de Calais

Directeur du Site

Pour la CFDT

Pour la CFE CGC

ANNEXE 1 : PLANNING RECAPITULATIF DES OPERATIONS

Dates	Tâche
Vendredi 13 avril au plus tard	Signature du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales
Vendredi 13 avril au plus tard	Publication du protocole d’accord préélectoral
Vendredi 20 avril	Affichage d’une note d’information sur le déroulement des élections (dates du scrutin et dates limites de dépôt des candidatures)
Vendredi 20 avril	Rédaction de la déclaration CNIL et information des organisations syndicales de l’accomplissement des formalités déclaratives à la CNIL
Vendredi 20 avril	Affichage des listes électorales
Mercredi 25 avril	Date limite de réclamations relatives aux listes électorales
Vendredi 18 mai	Avt 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats
Jeudi 24 mai	Affichage des listes de candidats
Du 24 au 29 mai	Tests du site de vote par la DRH et les organisations syndicales
Vendredi 1er juin	Envoi du matériel de vote aux électeurs
Vendredi 8 juin	Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
Lundi 11 juin	09H00 : Ouverture du scrutin 1er tour
Lundi 18 juin	16H00 : Fermeture du scrutin 1er tour
Lundi 18 juin	Dépouillement et proclamation des résultats
Mardi 19 juin	Affichage des résultats
Jeudi 21 juin	Avt 18H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats
Mardi 26 juin	Affichage des listes de candidats
Mardi 26 juin	Tests du site de vote par la DRH et les Organisations syndicales
Jeudi 28 juin	Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
Vendredi 29 juin	09H00 : Ouverture du scrutin 2nd tour
Vendredi 6 juillet	16H00 : Fermeture du scrutin 2nd tour
Vendredi 6 juillet	Dépouillement et proclamation des résultats
Vendredi 6 juillet	Affichage des résultats

ANNEXE 2 : PROCEDURE DE RESTITUTION DE CODES

PROCEDURE DE RESTITUTION DES CODES AUPRES DU SERVICE D’ASSISTANCE TELEPHONIQUE
Eléments d’authentification	Nom/Prénom Date de naissance Lieu de naissance Adresse postale
Modalité de restitution prioritaire	Code identifiant	Par téléphone
	Code secret	Par mail sur messagerie professionnelle communiquée dans le fichier des électeurs par la DRH
Modalité de restitution secondaire	Code identifiant	Par téléphone
	Code secret	Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son code secret lui a été transmis par SMS. . Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un code secret par SMS.

PROCEDURE DE RESTITUTION DES CODES EN LIGNE SUR LE SITE DE VOTE
Eléments d’authentification	Nom (3 premières lettres) Date de naissance Lieu de naissance
Modalité de restitution prioritaire	Code identifiant et Code secret	Par mail sur messagerie professionnelle communiquée dans le fichier des électeurs par la DRH
Modalité de restitution secondaire	Code identifiant et Code secret	Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son code secret lui a été transmis par SMS. . Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un code secret par SMS.

ANNEXE 3 : ADMINISTRATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Les droits de chacun des membres de la cellule d’assistance technique seront les suivants :

FONCTIONNALITES	BUREAU DE VOTE PAR COLLEGE	REPRESENTANTS DE LA DIRECTION	DELEGUES DE LISTES
CONSULTATION DE LA PARTICIPATION	OUI	OUI	OUI
CONSULTATION DES LISTES D’EMARGEMENTS	Pendant le scrutin	NON	NON	NON
	A l’issue du scrutin	OUI	OUI	NON
	Téléchargement des états à l’issue du scrutin (Excel/pdf)	OUI	OUI	NON
RESULTATS	Etats en ligne et états de synthèse	OUI	OUI	OUI
	Procès-Verbaux Cerfa	OUI	OUI	NON (remise d’une copie signée par les membres du bureau de vote)
JOURNAL DES EVENEMENTS	Journal des évènements de l’application	OUI	OUI	OUI
	Journal de la hotline	OUI	OUI	NON
	Journal des Plis Non Distribués	OUI	OUI	NON
PROGRAMMATION APPLICATION	Ouverture et fermeture du scrutin	OUI	NON	NON
	Création de la clé de chiffrement des votes	OUI	NON	NON
	Déchiffrement des votes	OUI	NON	NON