Accord d'entreprise "DROIT A LA DECONNEXION" chez HOTEL PLAZA ATHENEE (Siège)

DROIT A LA DECONNEXION

Le présent accord a été conclu entre :

La société HOTEL PLAZA ATHENEE PARIS SAS le siège social est situé 25, avenue Montaigne – 75008 PARIS, immatriculée au RCS de Paris, sous le numéro B 572 093 128, représentée par XXXXXXXXX, en sa qualité de Directeur Général, dénommée ci-après « la société »,

d'une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives de salariés :

• le syndicat UNSA-HCR représenté par XXXXXXXXX en sa qualité de Délégué Syndical ;

• le syndicat CFDT-HTR représenté par XXXXXXXX en sa qualité de Déléguée Syndicale;

D’autre part,

Préambule

L’article 55 de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels impose que la négociation collective prenne en compte les contraintes que font peser sur les salariés les outils numériques qui sont mis à leur disposition par l’employeur (article L.2242-8, 7°, du code du travail).

Par ailleurs, l’avenant 22 bis de la Convention Collective Nationale HCR prévoit que le matériel professionnel, mis à sa disposition (ordinateur, téléphone portable), ne doit pas, en principe, être utilisé pendant des périodes de repos. Aussi, la convention dispose que « le salarié bénéficie d’un droit à la déconnexion pendant les jours fériés non travaillés, les repos hebdomadaires et les congés payés ».

C’est dans le cadre de ce dispositif légal et conventionnel que les dispositions applicables au sein de l’Hôtel Plaza Athénée ont été établies afin de définir concrètement la notion de droit à la déconnexion et d’en déterminer les modalités d’application et le suivi.

Article I : Objet

Il y a lieu d’entendre par :

-Droit à la déconnexion :

La mise en place par l’entreprise de dispositifs de régulation de l’utilisation d’outils numériques en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que la vie personnelle et familiale.

Eu égard à la définition légale et conventionnelle, il est précisé que le principe du droit à la déconnexion s’applique dès lors que le salarié ne se trouve pas sur son temps de travail.

-Outils :

Tous les TIC : technologie de l’information et de la communication ; cela englobe aussi bien les objets physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones…) que des outils dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, courriers électroniques, internet/extranet…).

-Contexte :

• L’hôtel Plaza Athénée fonctionne en continue 24h/24h et tous les jours de l’année.

• L’activité de l’Hôtel nécessite d’être en lien avec des clients ou des agences à l’étranger, en dehors des fuseaux horaires de travail en France,

• Le service aux clients (attachés de Direction, la Réception, les Conciergerie notamment) créé des connexions privilégiées entre ceux-ci et le personnel.

Aussi, chacun des services en relation directe avec la clientèle doit s’organiser pour assurer la continuité du service Ainsi, il est établit le principe d’une déconnexion, sachant que l’employé peut, lui-même, décider de rester connecter, mais qu’il s’agit alors d’un choix personnel ; une formalisation écrite sera demandée dans ce dernier cas.

Article II : Champ d’Application

L’ensemble du personnel est concerné par les dispositions de cet accord. Toutes les personnes ne sont toutefois pas exposées de la même façon puisque des salariés ne possèdent pas d’adresse électronique professionnelle et n’ont pas d’objet connecté à leur disposition.

II-1 Pour le Comité de Direction :

• La Direction Générale est toujours joignable selon un calendrier établit toutes les semaines afin de pouvoir joindre systématiquement en fonction de la rotation établie soit le Directeur Général, soit le Directeur de l’hôtel, soit le Directeur des Opérations.

• Si un des membres du Comité de Direction doit être appelé de façon urgente le soir, les week-ends, ou en vacances, le téléphone portable doit être privilégié et le groupe WhatsApp sera utilisé en parallèle.

• Pour les membres du Comité de Direction non opérationnels, il a été autorisé pour une période de vacances ou un déplacement professionnel de plus de 48 heures d’insérer un message d’absence et d’indiquer la personne qui fait le suivi des dossiers en son absence. Pour les membres du Comité de Direction en charge des opérations, L’Assistant(e) rattachée à la Direction doit prendre le relais en fonction de chaque organisation.

II-2 Les salariés pour lesquels les dispositifs de régulation doivent être étudiés sont en priorité les suivants :

Les salariés qui disposent d’un téléphone professionnel et/ou qui sont en relation directe avec la clientèle :

• Le service Commercial, Marketing et Communication, le service des Guest Relations,

• Certains chefs de service au regard de leurs responsabilités ou de leurs fonctions (Directeur de la Sécurité, Directeur Informatique, l’Adjoint du Directeur de la Restauration).

Article III : Moyens mis en place afin de limiter l’utilisation des technologies de l’information et de la communication 

III-1 : Pour les salariés qui ne sont pas en contact directement avec la clientèle

• L’encadrement ne doit pas contacter par téléphone leurs équipes entre 20h et 8h00, pendant les week-ends et vacances.

• Une situation d’urgence doit être identifiée au préalable avant toute autre décision (se référer à son N+1).

• Concernant, les e-mails, les employés qui ont une adresse professionnelle dispose de - l’option « out of office » avec mention d’un référant pendant l’absence supérieure à 48 heures.

• Il n’y a pas d’obligation de répondre à des messages électroniques envoyés en dehors des jours et horaires habituels de travail. L’émetteur du message pourra utiliser l’option d’envoi différé afin de respecter les plages horaires de travail définies. Dans l’hypothèse où le collaborateur est en vacances, il sera spécifié que le mail envoyé ne requiert pas de réponse immédiate.

III-2 : Pour les salariés en relation directe avec la clientèle :

L’encadrement s’abstiendra dans la mesure du possible et sauf urgence avérée de contacter leurs équipes en dehors de leurs horaires de travail tels que définis au sein de l’entreprise.

Il appartient néanmoins d’assurer la continuité de service pour les clients (clients directs, agences, ou toute autre entité intervenant pour un client) en l’absence des salariés avec lesquels ils sont en relation :

- Pour le service commercial :

Les messageries électroniques sont gérées par un autre commercial ou par un Assistant commercial pendant les vacances permettant au salarié en congé de se déconnecter de la gestion de ses e-mails. Les Commerciaux ont par ailleurs la possibilité de laisser leur téléphone portable professionnel au sein de l’Hôtel pendant leurs périodes de vacances. Une présence le samedi peut s’avérer nécessaire en période de haute activité et plus particulièrement sur les semaines de « Fashion-Week », la récupération de cette journée se fait dans la semaine suivante. Pour les autres week-end, un message d’absence est mis en place afin de renvoyer les communications vers la centrale de réservations (Le Global Contact Center).

-Pour le service Marketing :

Les messageries électroniques sont gérées en interne au niveau du service Marketing et Communication Digitale afin de permettre une déconnexion à chaque salarié en congé. En outre, La Responsable du Marketing et de la Communication Digitale qui dispose d’un téléphone mobile professionnel a la possibilité de le laisser au sein de l’Hôtel. En cas d’urgence, elle reste joignable sur son téléphone personnel.

Pour les week-end, il s’agit d’assurer une organisation en période de haute activité, c’est-à-dire sur les périodes de « Fashion-Week » essentiellement. Un roulement est organisé entre les deux membres de l’équipe afin d’assurer une permanence sur les week-end concernés et une journée de récupération sera octroyée afin de compenser cette connexion nécessaire.

-Pour le service des Attachés de Direction :

Afin d’assurer la déconnexion aux membres de l’équipe, les salariés sont informés de la possibilité de laisser pendant le week-end leur téléphone portable professionnel au Directeur de Garde présent.

-Pour le Directeur Adjoint de la Restauration : il délègue la gestion de sa messagerie électronique auprès de l’Assistant(e) de la Restauration et du Directeur de la Restauration lors de ses périodes de congés.

-Pour les services Informatique et Sécurité : les déplacements nécessaires et demandés par la Direction afin de faire face à des situations d’urgence sur des jours de repos ou la nuit seront indemnisés.

III-3 : Pédagogie & Formation :

Il est nécessaire de sensibiliser les équipes à la bonne utilisation d’une messagerie électronique ainsi qu’aux outils ou applications numériques afin de diffuser les bonnes pratiques le plus largement possible.

Il sera ainsi remis une note à l’arrivée de chaque nouveau collaborateur qui a accès à une messagerie électronique ou aux nouveaux outils et applications numériques mentionnant les bonnes règles d’utilisation (voir Annexe 1).

Article IV : Suivi

Les parties conviennent de faire un suivi annuel dans le cadre du CSE et de voir si des dispositions doivent être aménagées lors de la négociation sur l’égalité professionnelle et la qualité de vie au travail.

Ce point sera également spécifiquement abordé avec le personnel cadre lors de l’entretien annuel sur la charge de travail des cadres au forfait jours.

L’accord ainsi que la charte annexée seront publiés sur l’intranet de l’entreprise.

Article V - Application de l’accord

Dès sa conclusion, le présent accord sera, à la diligence de l'entreprise, déposé à la Direction Départementale du Travail et de l'Emploi à partir du site de dépôt des accords collectifs d’entreprise.

Ce dépôt permet de répondre à l’obligation légale de publicité des accords prévue à l’article L2231-5-1 du Code du Travail.

Un exemplaire de l’accord sera également déposé au greffe du conseil des prud’hommes du lieu de conclusion. Un exemplaire sera également affiché dans l’entreprise dans les panneaux réservés à cet effet et une information sera diffusée tous les salariés qui entrent dans le champ d’application de cet accord.

Article VI : Durée de l’accord

Cet accord est conclu pour une durée indéterminée à compter du lendemain de son dépôt auprès de la DIRECCTE.

Article VII : Modalités de dénonciation et de révision

Cet accord pourra faire l’objet d’une procédure de dénonciation et de révision dans les formes et délais légaux.

Fait en 5 exemplaires originaux

Le 16 janvier 2020

Pour la société HOTEL PLAZA ATHENEE SAS

XXXXXXXX, Directeur Général.

Pour les organisations syndicales représentatives :

Pour le syndicat UNSA-HCR

représenté par XXXXXXXX en sa qualité de Délégué Syndical 

Pour le syndicat CFDT-HTR

représenté par XXXXXXXX, en sa qualité de Déléguée Syndicale

ANNEXE 1

CHARTE D’OPTIMISATION ET DE BONNE APPLICATION DES OUTILS INFORMATIQUES ET NUMERIQUES

L’établissement de règles de bonne utilisation des outils numériques est essentiel. Il est donc recommandé à tous les salariés qui dispose de ces outils de :

-s’interroger sur le moment opportun pour envoyer un e-mail / SMS /WhatsApp / ou appeler un collaborateur et mesurer le degré de priorité,

-Toujours se poser la question si l’utilisation d’un autre moyen que la messagerie ne serait pas plus adéquate, notamment pour les salariés opérationnels qui n’ont pas un accès permanent à leur boîte e-mail professionnelle (téléphone ou face-à-face),

- Vérifier les adresses d’envoi,

- Ne pas solliciter de réponse immédiate si cela n’est pas nécessaire et l’indiquer formellement,

-Indiquer la personne référente en charge de la gestion des e-mails pendant une période de vacances et qui est donc la personne à joindre en cas d’urgence,

-Privilégier les envois différés lors de la rédaction d’e-mails en dehors des horaires de travail,

- Faire attention lors d’un envoi à une liste d’expéditeurs de ne pas « faire répondre à tous » si cela n’est pas nécessaire,

- Toujours vérifier et ouvrir les pièces jointes avant envoi,

- Vérifier le contenu, la forme et le ton d’un message envoyé qui peut toujours être repris et renvoyé ensuite par la personne qui l’a réceptionné,

- Ne pas répondre à un message par « Merci » afin de limiter le flux important d’emails.