Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif au Dialogue Social et aux Responsabilités Syndicales" chez ASF - AUTOROUTES DU SUD DE LA FRANCE (Siège)

Cet accord signé entre la direction de ASF - AUTOROUTES DU SUD DE LA FRANCE et le syndicat CFE-CGC et CFDT et CGT-FO le 2019-06-11 est le résultat de la négociation sur l'exercice du droits syndical, les instances représentatives du personnel et l'expression des salariés.

Périmètre d'application de la convention signée entre l'entreprise et le syndicat CFE-CGC et CFDT et CGT-FO

Numero : T09219011957
Date de signature : 2019-06-11
Nature : Accord
Raison sociale : AUTOROUTES DU SUD DE LA FRANCE
Etablissement : 57213999603575 Siège

Droit syndical : les points clés de la négociation

La négociation s'est portée sur le thème Droit syndical, IRP, expression des salariés Accord d'entreprise relatif aux nombre et périmètres des établissements distincts, au vote électronique, à la cessation des mandats CE, CCE, DP et CHSCT issus des élections professionnelles 2017 (2019-04-04) Accord d'entreprise relatif aux nombre et périmètres des établissements distincts (2022-05-24)

Conditions du dispositif droit syndical pour les salariés : le texte complet de l'accord du 2019-06-11

Accord d’entreprise relatif au Dialogue Social et aux Responsabilités Syndicales

ENTRE :

La société ASF, représentée par , Directrice des Ressources Humaines

D’une part,

ET :

Les Organisations Syndicales Représentatives suivantes :

CFDT	Représentée par
CFE-CGC	Représentée par
CGT	Représentée par
FO	Représentée par
UNSA	Représentée par

D’autre part,

Table des matières

Préambule 4

Titre I – Champ d’application 6

Chapitre 1 – Cadre de mise en place des IRP 6

Article 1 – Définition des établissements distincts 6

Article 2 – Concomitance des élections professionnelles 6

Article 3 – Durée des mandats 7

Article 4 – Vote électronique 7

Titre II – Dispositions spécifiques relatives aux IRP 8

Chapitre 1 – Les Comités Sociaux et Economiques d’Etablissements (CSE-E) 8

Article 1 – Le Comité Social et Economique d’Etablissement (CSE-E) 8

Article 2 – Les Commissions obligatoires du CSE-E 12

Article 3 – La commission supplémentaire du CSE-E 15

Article 4 – Formation des membres du CSE-E 16

Chapitre 2 – Le Comité Social et Economique Central (CSE-C) 16

Article 1 – Le Comité Social et Economique Central (CSE-C) 16

Article 2 – Attributions du CSE-C 16

Article 3- Composition du CSE-C 18

Article 4 – Réunions du CSE-C 18

Article 5 – Moyens du CSE-C 20

Article 6 – Les commissions obligatoires du CSE-C 21

Article 7 – La commission supplémentaire du CSE-C 24

Article 8 – Formation 25

Chapitre 3 – Les budgets des Comités sociaux et économiques 25

Article 1 – Dotation activités sociales et culturelles 25

Article 2 -Subvention de fonctionnement 26

Article 3 – Mise à disposition de personnel 27

Titre III- Dispositions spécifiques relatives aux Organisations Syndicales 30

Chapitre 1- Les mandats désignatifs 30

Article 1 – Le délégué syndical central (DSC) 30

Article 2 - Le délégué syndical central adjoint (DSCA) 31

Article 3 – Délégués syndicaux régionaux (DSR) 31

Article 4 – Représentant de Section Syndicale (RSS) 32

Article 5 - Salarié mis à disposition d’une organisation syndicale 32

Chapitre 2 – Le dialogue social 33

Article 1 – La commission de Dialogue Social 33

Article 2 - Agendas sociaux et convocations aux négociations 35

Titre IV – Dispositions communes aux membres des CSE et aux Organisations Syndicales 36

Chapitre 1 – Développement professionnel 36

Article 1 - Principes de gestion de l’équilibre vie professionnelle et vie de représentant du personnel 36

Chapitre 2 – Exercice des mandats 38

Article 1 - Moyens mis à disposition 38

Article 2 - Principes généraux d’exercice des mandats 46

Titre V – Dispositions transitoires 54

Titre VI– Dispositions diverses 54

ANNEXES 57

Préambule

Le présent accord est le résultat de négociations menées avec toutes les Organisations Syndicales Représentatives suite à l’entrée en vigueur de la loi n° 2018-217 du 29 mars 2018 en faveur du renforcement du dialogue social instituant, notamment, le Comité Social et Economique (CSE).

Dans ce cadre, il est apparu nécessaire de transformer les règles et pratiques en vigueur au sein de la société en matière de dialogue social et d’exercice du droit syndical tout en cherchant à aller au-delà de la fusion des Instances Représentatives du Personnel.

Notre environnement est en effet marqué par de profonds changements issus notamment de la révolution numérique, de nouvelles méthodes de travail et d’un rythme de transformation qui s’accélère.

Pouvoir s’adapter, se renouveler, attirer de nouveaux représentants du personnel, innover également dans le domaine du dialogue social constituent autant de nouveaux enjeux pour les Partenaires Sociaux.

Il a donc été cherché à construire une nouvelle architecture du dialogue social au sein de la société, autour des deux catégories de représentants du personnel :

Les mandats « électifs », à partir de l’élection des membres du CSE, qui contribuent aux différentes Instances Représentatives du Personnel (IRP) selon les niveaux (société, établissements) ;
Les mandats syndicaux « désignatifs », qui concernent principalement les Organisations Syndicales Représentatives, désignés selon des modalités précisées dans le présent accord.

Chaque catégorie de mandat a des attributions propres et il est important que ces rôles et responsabilités, les droits et moyens qui leur sont octroyés soit par le législateur soit à travers le présent accord, soient clairement rappelés et respectés.

Ces principes traduisent la volonté des parties de renforcer la transparence et l’information auprès de tous les acteurs concernant les attributions des représentants du personnel dans l’entreprise, contribuant par là même à valoriser leurs rôles.

En outre, les parties réaffirment leur volonté d’assurer, dans la mesure du possible, une représentation équilibrée des femmes et des hommes dans la future composition de l’ensemble des instances de la société.

Cette architecture s’appuie sur trois axes prioritaires qui ont conduit à définir le nouveau modèle du présent accord :

Un dialogue social plus orienté sur les questions stratégiques et la marche générale de l’entreprise avec une structure globale revue permettant de donner aux représentants du personnel une meilleure vision d’ensemble et de mieux suivre la transformation de la société en phase avec les thèmes clés que sont la diversité, la mixité, la gestion prévisionnelle des emplois et des parcours professionnels (GPEPP) , la digitalisation, la satisfaction client, la performance ou encore la compétitivité;
Un renforcement de la négociation collective, au plus près des perspectives d’évolution de l’entreprise. Afin de consacrer plus de temps aux phases de concertation pour associer plus étroitement les partenaires sociaux dans l’élaboration des solutions et être agile ;
Un renforcement des moyens dédiés à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail des salariés à travers la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail dans les CSE.

Les parties sont convenues de ce qui suit :

Titre I – Champ d’application

Relève du présent accord l’ensemble des salariés d’ASF et spécifiquement ceux détenant au niveau de l’entreprise et/ou de l’établissement un mandat de Représentant du Personnel (titulaires et suppléants) et/ou un mandat de Représentation Syndical (Délégués Syndicaux Centraux, Délégués Syndicaux Régionaux, Représentants Syndicaux, Représentants de Section Syndicale).

Chapitre 1 – Cadre de mise en place des IRP

Article 1 – Définition des établissements distincts

Il est mis en place un Comité Social et Economique (CSE) dans chaque établissement distinct de l’entreprise.

A la date de signature du présent accord, le nombre d’établissements distincts au sein d ‘ASF est de huit (8), lesquels sont dénommés :

Direction Régionale d’Exploitation Rhône-Alpes Auvergne, établie sis Echangeur Valence Nord - B.P. 325 - 26503 BOURG -LES -VALENCE CEDEX

Direction Régionale d’Exploitation Provence Camargue, établie sis 337, Chemin de la Sauvageonne – CS 20198 - 84107 ORANGE CEDEX

Direction Régionale d’Exploitation Languedoc Roussillon, établie sis Echangeur de Narbonne sud - Plateau du Quatourze - CS 60605 - 11785 NARBONNE Cedex
Direction Régionale d’Exploitation Aquitaine Midi-Pyrénées, établie sis B.P. 40037 – Lieu-dit "Gaussens" - 47901– AGEN Cedex 9

Direction Régionale d’Exploitation Centre Auvergne, établie sis « Aux Brousseaux » - BP 10025 USSAC – 19317 BRIVE CEDEX

Direction Régionale d’Exploitation Ouest Atlantique, établie sis Echangeur 33 – A10 - 79360 Granzay Gript
Direction Régionale d’Exploitation Sud-Atlantique Pyrénées, établie sis 2, allée de Barroilhet - A63 - sortie n° 4 Biarritz La Négresse - BP 166 – 64204 BIARRITZ CEDEX
Directions Support établies sis 74, allée de Beauport - CS 90304 - 84278 VEDENE CEDEX

Article 2 – Concomitance des élections professionnelles

Les élections professionnelles des membres des CSE sont organisées de manière concomitante au sein de l’ensemble des établissements d’ASF, afin d’assurer notamment une stabilité de la représentation du personnel au CSE-Central.

Article 3 – Durée des mandats

La durée des mandats des représentants élus des CSE est fixée à quatre (4) ans, sans que le nombre de mandats successifs puissent dépasser trois (3) consécutifs.

La proclamation des résultats confère aux élus la qualité de représentants du personnel et marque le début de la protection.

Le mandat débute lui :

dès la proclamation des résultats si les élections se sont déroulées après l'expiration du mandat des élus précédents ; étant précisé qu’en cas de second tour, le point de départ de la durée des mandats est fixé à la date du premier tour ;

OU

lors de l'expiration du mandat des élus précédents si les élections se sont déroulées avant.

Article 4 – Vote électronique

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel des Comités Sociaux et Economiques des Etablissements et de favoriser la participation des salariés à leur élection, le scrutin sera organisé par voie électronique exclusivement, dans les conditions légales et dans les conditions figurant dans le cahier des charges annexé au présent accord (Annexe 1).

Le vote électronique est garant des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

l’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
l’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
la confidentialité, le secret du vote

La société prestataire extérieure spécialisée dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux à qui ASF confiera l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral, devra garantir les règles de confidentialité et de sécurisation pour toutes les opérations liées au vote électronique.

Les modalités du vote électronique seront mentionnées dans le Protocole d’Accord Préélectoral (PAP) avant chaque élection.

Titre II – Dispositions spécifiques relatives aux IRP

Chapitre 1 – Les Comités Sociaux et Economiques des Etablissements (CSE-E)

1-1 Composition du CSE-E

La composition du CSE-E est régie par les dispositions légales et réglementaires en vigueur tant pour la délégation du personnel du CSE-E que pour les représentants syndicaux.

A défaut de stipulations dans le protocole d’accord préélectoral, le nombre des membres de la délégation du personnel du CSE-E est défini conformément au tableau ci-après, tiré de l’article R. 2314-1 du Code du Travail en vigueur ; étant précisé que la délégation du personnel comporte un nombre égal de titulaires et de suppléants :

Effectif (nombre de salariés)	Nombre de titulaires
250 à 299	11
300 à 399	11
400 à 499	12
500 à 599	13

Chaque CSE-E désigne parmi ses membres titulaires : un secrétaire, un secrétaire adjoint, un trésorier et un trésorier adjoint. Le fonctionnement du bureau du CSE-E est fixé par le règlement intérieur du Comité.

Le CSE-E désigne également parmi ses membres un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes, ce conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur. Il est chargé d’orienter, d’informer et d’accompagner les salariés en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes.

Si la composition du CSE-E le permet, il pourra être procédé à la désignation de deux référents en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes parmi ses membres : un homme et une femme.

La désignation dudit/desdits référent(s) intervient sous la forme d'une résolution adoptée selon les modalités définies à l'article L. 2315-32 du Code du travail en vigueur, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du Comité.

1-2 Remplacements des élus du CSE-E

Les dispositions législatives et réglementaires en vigueur définissent les modalités de remplacement d’un élu titulaire.

Si, en application des règles légales et règlementaires, deux ou plusieurs remplaçants potentiels se trouvent en concurrence, la désignation se fait au plus grand nombre de voix obtenu et, si nécessaire, au bénéfice de l’âge, le plus âgé étant désigné.

En cas de vacance définitive constatée du mandat d’élu suppléant, il sera procédé à son remplacement en fonction des règles suivantes :

Le membre suppléant, nommé titulaire à la place de celui qui a cessé ses fonctions, est remplacé par le 1^er candidat non élu de la liste titulaire à laquelle appartenait le titulaire dont les fonctions ont cessées ;
Le membre suppléant qui cesse ses fonctions, alors que le titulaire est toujours en poste, est remplacé par le 1^er candidat non élu de la liste suppléant à laquelle il appartenait.

1-3- Attributions du CSE-E

Les attributions du Comité Social et Economique sont définies par les dispositions légales et réglementaires en vigueur pour son périmètre de compétence.

En matière de santé, sécurité et conditions de travail, le CSE-E conserve les pouvoirs suivants qu’il ne peut déléguer à la CSSCT-E :

Avis dans le cadre de la politique sociale, les conditions de travail et d’emploi ;
Avis sur les aspects santé, sécurité et conditions de travail des projets soumis au CSE-E ;
Déclenchement du droit d’alerte en cas de danger grave et imminent ;
Désignation d’expert.

1-4 – Réunions du CSE-E

1-4-1- Convocation et ordre du jour

La convocation est adressée par la Direction aux représentants titulaires et suppléants ainsi qu’aux représentants syndicaux sept (7) jours au moins avant la réunion.

Une réunion supplémentaire peut être demandée par la majorité des membres de l’instance.

L’ordre du jour du CSE-E est établi conjointement avec le secrétaire dans les conditions légales.

Il est communiqué par le président aux membres du CSE-E, à l'agent de contrôle de l'inspection du travail compétent ainsi qu'à l'agent des services de la CARSAT sept (7) jours au moins avant la réunion.

Les documents établis en vue d’une consultation sont transmis via la Base de Données Economiques et Sociales (BDES) par la Direction aux représentants titulaires et suppléants ainsi qu’aux représentants syndicaux dans le même délai.

Lorsque des sujets relatifs à la santé, la sécurité et les conditions de travail sont à l’ordre du jour, sont également convoqués, pour la partie de la réunion consacrée à ces sujets :

Le responsable prévention santé de l’établissement ;
Le ou les médecins du travail de l’établissement ou leurs représentants ;
L’inspecteur du travail compétent ;
L’agent du service prévention de la CARSAT

La Direction informe annuellement l'agent de contrôle de l'inspection du travail, le médecin du travail et l'agent des services de prévention de la CARSAT du calendrier retenu pour les réunions consacrées aux sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail, et leur confirme par écrit au moins quinze jours à l'avance la tenue de ces réunions.

Le CSE-E peut, en accord avec le Président, faire appel en fonction de l’ordre du jour, à titre consultatif et occasionnel, au concours de toute personne de la société/de l’établissement qu’il juge qualifiée, en raison de ses compétences pour intervenir sur un ou des sujets relevant de son expertise.

1-4-2- Tenue des réunions du CSE-E

Le nombre de réunions ordinaires mensuelles des CSE-E est fixé à douze (12) par an dont au-moins quatre (4) portent en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

Chaque réunion du CSE-E est présidée par l’employeur ou son représentant, assisté de trois (3) collaborateurs qui ont voix consultative.

Seuls les membres titulaires, les représentants syndicaux et les suppléants remplaçants les titulaires absents participent aux réunions.

Les séances peuvent être enregistrées dans le respect des dispositions légales et règlementaires en vigueur.

Il est possible d’avoir recours à la visioconférence pour la tenue en tout ou partie d’au moins trois (3) réunions du CSE-E et plus particulièrement pour les réunions supplémentaires, extraordinaires ou en cas de circonstances exceptionnelles (perturbations des réseaux de transport, conditions météorologiques dégradées etc.)

Le recours à la visioconférence peut être effectué autant que de besoin pour permettre l’intervention de toute personne jugée qualifiée, en raison de ses compétences sur un ou des sujets relevant de son expertise.

L’utilisation de ce dispositif est réalisée dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur et avec les moyens nécessaires à son fonctionnement efficace.

1-4-3-Réunion préparatoire du CSE-E

Les membres titulaires, les suppléants et les représentants syndicaux ont la possibilité de tenir une réunion préparatoire entre l’envoi de l’ordre du jour et le jour précédant la réunion du CSE-E.

Le temps de réunion préparatoire s’effectuera pour les membres titulaires, les suppléants et les représentants syndicaux en convocation employeur dans la limite de 4 heures par réunion préparatoire. Le temps passé au-delà sera pris sur les heures de délégation.

1-4-4-Remplacement des titulaires absents

En cas d’absence, le membre titulaire en informe dès que possible par courrier électronique le président, le secrétaire et le représentant syndical de son organisation syndicale.

Le titulaire précise au président et au secrétaire l’identité du suppléant qui le remplace.

1-4-5-Procès-verbal de réunion

Un projet de procès-verbal de réunion est établi sous l’autorité du secrétaire du CSE-E sur la base des éventuels enregistrements de séance qu’il conserve sous sa responsabilité.

Ce projet est transmis à l’ensemble des membres du CSE-E sept (7) jours au moins avant la réunion suivante afin que chacun y apporte ses observations en vue de son approbation lors de la séance suivante.

Le secrétaire met le procès-verbal approuvé à l’affichage et détruit les enregistrements éventuels correspondants.

Les éventuels frais d’enregistrement et de dactylographie restent à la charge des CSE-E.

1-5- Moyens du CSE-E

1-5-1 Local et équipement

Un (1) local commun aux membres du CSE-E et de la CSSCT-E est mis à disposition par la Direction.

Ce local est meublé (table, chaises, armoire, téléphone) éclairé et chauffé.

Un (1) équipement informatique avec accès intranet et messagerie interne est mis à disposition du secrétariat administratif du CSE-E sous réserve du respect des règles d’utilisation précisées ci-après.

Un ordinateur portable avec accès internet, intranet, wifi, outil de visio et messagerie dont les conditions d’utilisation fixées ci-après, est mis à disposition:

du secrétaire élu du CSE-E ;
du secrétaire en charge de la CSSCT-E

L’entretien courant de ces matériels informatiques est assuré par les services informatiques de l’entreprise dans le cadre de la politique de renouvellement et de maintenance de l’entreprise.

A ce titre tout dommage, hors fonctionnement normal, aux matériels informatiques ainsi mis à disposition entraîne leur remplacement aux frais du CSE-E.

Les consommables (papier, cartouches d’encre, photocopies, impressions etc.) restent à la charge du CSE-E.

Sur chaque lieu de travail, des panneaux d’affichage éventuellement informatisés ou dynamiques sont réservés à son usage dans un lieu de passage suffisamment fréquenté pour permettre aux salariés de prendre aisément connaissance des informations fournies par le CSE-E.

1-5-2 Crédit d’heures

1-5-2-1- Le crédit d’heures des représentants élus au CSE-E

Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, les représentants du personnel titulaires au CSE-E disposent d’un crédit d’heure de délégation mensuel pour exercer leurs fonctions :

Effectif (nombre de salariés)	Nombre de titulaires	Nombre mensuel d'heures de délégation	Total heures de délégation
250 à 299	11	22	242
300 à 399	11	22	242
400 à 499	12	22	264
500 à 599	13	24	312

Le temps de délégation légal peut être utilisé cumulativement dans la limite de douze (12) mois ; cette règle ne pouvant conduire un membre à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demi le crédit d’heure de délégation mensuel dont il bénéficie par effet de la Loi.

Pour l’utilisation des heures ainsi cumulées, le représentant informe l’employeur au plus tard huit (8) jours avant leur utilisation.

Les membres titulaires de la délégation du personnel du CSE-E peuvent, chaque mois, répartir entre eux et avec les membres suppléants le crédit d’heures de délégation légal dont ils disposent.

La répartition de ces heures ne peut conduire l’un d’eux à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demi le crédit d’heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire en application des dispositions légales et règlementaires en vigueur.

Les membres titulaires de la délégation du personnel du CSE-E informent l’employeur du nombre d’heures réparties au titre de chaque mois au plus tard le vingt (20) du mois précédent la date prévue de leur utilisation. L’information de l’employeur se fait, dans l’attente de la mise en place d’un système de déclaration informatisée, par un document écrit précisant leur identité ainsi que le nombre d’heure mutualisé pour chacun d’eux. (Annexe 2)

1-5-2-2- Le crédit d’heures des représentants syndicaux au CSE-E

Les représentants syndicaux au CSE-E dans les établissements d’au moins cinq cents un (501) salariés bénéficient d’un crédit d’heures de délégation de 20 heures par mois, utilisables conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur.

Article 2 – Les Commissions obligatoires du CSE-E

2-1 – La Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT-E)

Il est institué au sein du CSE de chaque établissement une Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT- E).

Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, la CSSCT-E exerce par délégation du CSE-E, les missions suivantes :

Examen des documents soumis au CSE-E en matière de santé, sécurité et conditions de travail (DUER, rapport annuel SSCT, programme annuel de prévention des risques professionnels, fiche entreprise, rapport annuel du médecin du travail) ;
Analyse, sous l’angle de la santé, de la sécurité et des conditions de travail, des projets qui lui sont soumis ;
Analyse des risques professionnels ;
Visites/inspections ;
Enquêtes en matière d’accident du travail et de maladie professionnelle.

Cette délégation fait l’objet d’une délibération du CSE-E.

2-1-1- Composition

La CSSCT-E est composée comme suit :

Le chef d’établissement ou son représentant, président de la commission ;
Six (6) membres désignés par le CSE-E :
- 3 membres parmi ses titulaires, dont au-moins un représentant du 2^e collège ou le cas échéant du 3^e collège;
- 3 membres supplémentaires parmi ses titulaires et/ou suppléants et/ou les candidats non élus des listes auxquelles ils appartenaient aux dernières élections professionnelles CSE.

Afin de poursuivre la promotion de la mixité et de favoriser l’égal accès des femmes et des hommes aux mandats électoraux et fonctions électives, 2 des membres supplémentaires constituent la représentation minimale de l’autre sexe (sexe sous représenté du CSE-E) dans la mesure du possible et dès lors que la composition du CSE-E le permet.

Les membres de la CSSCT-E sont désignés par une résolution du CSE-E adoptée à la majorité des membres présents, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du Comité.

2-1-2- Les Réunions

2-1-2-1-Convocation et ordre du jour

L’ordre du jour des réunions de la CSSCT-E est établi conjointement par le secrétaire de la CSSCT-E et le président de la commission puis arrêté par ce dernier.

La convocation et l’ordre du jour sont adressés par la Direction aux représentants du personnel, membres de la commission, sept (7) jours au moins avant la réunion.

Les éventuelles pièces leur sont communiquées via la BDES dans le même délai.

Sont convoqués, outre les membres de la CSSCT-E:

Un représentant du service RH de l’établissement ;
Le responsable prévention santé de l’établissement ;
Le ou les médecins du travail de l’établissement ou leurs représentants ;
L’inspecteur du travail compétent ;
L’agent du service de prévention de la CARSAT
Les représentants syndicaux de la CSSCT-E

2-1-2-2- Tenue des réunions

Les réunions de la CSSCT-E sont présidées par l’employeur ou son représentant.

L’employeur ou son représentant peut faire appel à titre consultatif et occasionnel au concours de toute personne de la société/ de l’établissement qu’il juge qualifiée, en raison de ses compétences et en fonction de l’ordre du jour pour intervenir sur un ou des sujets relevant de son expertise.

La CSSCT-E est réunie à la fréquence de quatre (4) fois par an, au-plus tard un mois avant les réunions du CSE-E portant sur les attributions santé, sécurité et conditions de travail de celui-ci.

Elle peut, en cas d’urgence, tenir des réunions exceptionnelles, sur accord entre le président de la commission et le secrétaire.

Les représentants du personnel absents temporairement sont remplacés au sein de la commission selon les modalités de désignation de celle-ci.

A l’issue de chaque réunion, un compte-rendu à destination du CSE-E est établi par le secrétaire en lien avec le président ou son représentant. Ce document est envoyé au Président et aux membres du CSE-E au-moins sept (7) jours avant la réunion du Comité.

Il est possible d’avoir recours à la visioconférence pour permettre l’intervention de toute personne jugée qualifiée, en raison de ses compétences sur un ou des sujets relevant de son expertise.

L’utilisation de ce dispositif est réalisée dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur et avec les moyens nécessaires à son fonctionnement efficace.

2-2 Les autres commissions obligatoires du CSE-E

Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, au sein des CSE de chaque établissement, sont constituées :

Une commission de l’emploi et de la formation laquelle prépare les travaux du CSE-E de son périmètre de compétence. Elle examine en particulier :
- La synthèse des données sociales,
- La situation de l’emploi ;
- Les orientations formation.
Une commission d’information et d’aide au logement ;
Une commission de l’égalité professionnelle dénommée Diversité et égalité des chances laquelle prépare les travaux du CSE-E de son périmètre de compétence dans le domaine de la diversité et de l’égalité et examine les données en la matière.

2-2-1- Composition

Chaque commission obligatoire est composée de cinq (5) membres désignés par le CSE-E :

3 membres parmi ses titulaires dont au moins un représentant du 2^e collège ou le cas échéant du 3^e collège ;
2 membres supplémentaires parmi ses titulaires et/ou suppléants et/ou les candidats non élus des listes auxquelles ils appartenaient lors des dernières élections professionnelles CSE.

Afin de poursuivre la promotion de la mixité et de favoriser l’égal accès des femmes et des hommes aux mandats électoraux et fonctions électives, ces membres supplémentaires constituent la représentation minimale de l’autre sexe (sexe sous représenté du CSE-E) dans la mesure du possible et dès lors que la composition du CSE-E le permet.

Les membres des commissions obligatoires sont désignés par une résolution du CSE-E adoptée à la majorité des membres présents, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du Comité.

2-2-2 Réunions

Les commissions obligatoires du CSE-E se réunissent au moins une fois par an.

Les représentants syndicaux désignés pour chacune des commissions sont convoqués aux réunions.

L’utilisation de ce dispositif est réalisée dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur et avec les moyens nécessaires à son fonctionnement efficace.

Les membres absents temporairement pourront être remplacés au sein de la commission selon les modalités de désignation de celle-ci.

L’employeur est systématiquement invité à participer aux réunions des commissions.

2-2-3- Crédit d’heures pour les réunions

Conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur, le temps passé par les membres de la délégation du personnel et les représentants syndicaux désignés aux commissions obligatoires du CSE-E n’est pas déduit des heures de délégation, dès lors toutefois que la durée annuelle globale de ces réunions n’excède pas 30 heures.

Au-delà, le temps passé à ces réunions est déduit des heures de délégation.

Conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur, ne sont imputé sur aucun crédit d’heures de délégation :

Le temps consacré aux réunions ordinaires et extraordinaires du CSE-E ;
Le temps passé aux réunions de la CSSCT-E ;
Le temps passé à la recherche de mesures préventives dans toutes les situations d’urgence et de gravité ;
Le temps passé aux enquêtes menées après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave ;
Le temps passé aux formations visées à l’article 4 ci-dessous.

Article 3 – La commission supplémentaire du CSE-E

Le CSE-E a la possibilité de constituer une commission supplémentaire pour traiter des sujets relatifs aux activités sociales et culturelles.

3-1- Composition

Cette commission est composée de cinq (5) membres désignés par le CSE-E :

3 membres parmi ses titulaires dont au moins un représentant du 2e collège ou le cas échéant du 3e collège ;
2 membres supplémentaires parmi les salariés de l’établissement

Les membres de la commission supplémentaire sont désignés par une résolution du CSE-E adoptée à la majorité des membres présents, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du Comité.

3-2- Réunion

Les réunions de la commission supplémentaire sont tenues en convocation employeur dans la limite de 2 réunions par an et 4 heures pour chacune d’elle. Le temps passé en réunion au-delà sera pris en heures de délégation.

Les membres absents temporairement pourront être remplacés au sein de la commission selon les modalités de désignation de celle-ci.

Article 4 – Formation des membres du CSE-E

4-1- Formation économique

Les membres titulaires et suppléants du CSE-E, bénéficient à chaque mandat, dans les conditions et limites prévues par la loi, d'un stage de formation économique d'une durée maximale de cinq jours.

Le financement de la formation est pris en charge par le CSE-E.

Cette formation est imputée sur la durée légale du congé de formation économique, sociale et syndicale.

4-2- Formation Santé, Sécurité et Conditions de travail

Les membres titulaires et suppléants du CSE-E et de la CSSCT-E bénéficient de la formation nécessaire à l’exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail dans les conditions déterminées par la règlementation.

Le financement de la formation est pris en charge par l’employeur dans les conditions prévues par les dispositions légales et règlementaires en vigueur.

Le CSE-C :

Délibère sur les sujets santé, sécurité et conditions de travail dans le cadre de la consultation sur la politique sociale ;
Intègre le volet santé, sécurité et conditions de travail dans l’analyse des projets qui lui sont soumis.

Article 2 – Attributions du CSE-C

2-1 – Consultations récurrentes annuelles

Les dispositions légales prévoient trois consultations périodiques portant sur :

Les orientations stratégiques de l’entreprise ;
La situation économique et financière de l’entreprise ;
La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et d’emploi.

La Direction met à la disposition du CSE-C l’ensemble des données requises par la Loi et le Règlement au titre de ces consultations.

Ces données sont déposées dans la BDES dès lors qu’elles sont disponibles et au plus tôt au moment de l’envoi de l’ordre du jour de la réunion de consultation correspondante.

A réception des données, leurs destinataires transmettent à la Direction leurs éventuelles questions en vue de la réunion de consultation correspondante.

2-1-1 – Orientations stratégiques

Les orientations stratégiques relèvent du seul pouvoir du chef d'entreprise et excèdent ceux des chefs d'établissement.

Le CSE-C est donc informé et consulté chaque année. La consultation relative aux orientations stratégiques se tient lors de la réunion ordinaire du CSE-C du troisième trimestre.

2-1-2- Situation économique et financière

Le CSE-C est informé et consulté chaque année sur la situation économique et financière de l’entreprise.

La consultation relative à la situation économique et financière se tient lors de la réunion ordinaire du CSE-C du deuxième trimestre.

2-1-3- Politique sociale, conditions de travail et d’emploi

Le CSE-C est informé et consulté chaque année sur la politique sociale, les conditions de travail et d’emploi dans l’entreprise.

Cette consultation porte en particulier sur le bilan social, l’évolution de l’emploi, les qualifications, les orientations formation, les actions de prévention et de formation envisagées, l’apprentissage, le recours à des stages et l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes.

Les CSE-E sont, quant à eux, informés et consultés chaque année sur leur propre périmètre et dans la limite des pouvoirs des chefs d’établissement.

La consultation relative à la politique, sociale, conditions de travail et d’emploi se tient :

Lors de la réunion ordinaire du CSE-C du deuxième trimestre pour ce qui concerne le bilan social, l’égalité professionnelle et l’évolution de l’emploi ;
Lors de la réunion ordinaire du quatrième trimestre pour ce qui concerne les actions de prévention et de formation envisagées (Plan de Développement N+1), l’apprentissage, les stages, les conditions d’accueil, les conditions de travail, les congés et l’aménagement du temps de travail de même que la durée du travail.

Ce calendrier est rappelé à toutes les commissions concernées ainsi qu’aux experts-comptables qui pourraient être sollicités dans le cadre de ces consultations de sorte que ces derniers interviennent de manière regroupée et optimisée dans le temps afin de garantir l’effet utile des consultations.

2-2– Consultations ponctuelles

Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, le CSE-C est informé et consulté sur les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise en particulier sur les projets afférents à ces questions.

Lorsque le CSE-C et un ou plusieurs CSE-E sont informés et consultés, l’avis de ces derniers est transmis au CSE-C au plus tard dans un délai de sept (7) jours calendaires avant la réunion dudit Comité. A défaut, l'avis du CSE-E est réputé négatif.

Lorsque la CSSCT-C est saisie par le CSE-C, ses observations et conclusions sont transmises au Comité au plus tard sept (7) jours calendaires avant la réunion de ce dernier.

Article 3- Composition du CSE-C

Le CSE-C est composé d’un nombre égal de membres titulaires et suppléants élus pour chaque établissement par chacun des CSE-E parmi les membres titulaires et suppléants. Parmi ces membres, un au moins est représentant cadre.

Un membre suppléant d’un CSE-E ne peut être désigné comme membre titulaire du CSE-C.

La répartition des sièges entre les différents établissements et les différents collèges est fixée par le Protocole d’Accord Préélectoral.

Chaque Organisation Syndicale Représentative peut désigner un représentant syndical pour siéger au CSE-C. Ce représentant peut être distinct du Délégué Syndical Central.

Le CSE-C est présidé par l’employeur ou son représentant, assisté éventuellement de trois (3) collaborateurs qui ont voix consultative.

Le CSE-C désigne un secrétaire, un secrétaire adjoint ainsi qu’un trésorier et un trésorier adjoint.

Tous les quatre (4) sont désignés parmi les membres titulaires du CSE-C.

Conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur, le CSE-C désigne un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes. Il est chargé d’orienter, d’informer et d’accompagner les salariés en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes. Dans la mesure du possible, si la composition du CSE-C le permet, il pourra être procédé à la désignation de deux référents en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes parmi ses membres : un homme et une femme.

La désignation dudit/desdits référent(s) intervient sous la forme d'une résolution adoptée selon les modalités définies par les dispositions légales et règlementaires en vigueur pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du Comité.

Article 4 – Réunions du CSE-C

Le CSE-C se réunira, à l’initiative de son Président une fois tous les trois (3) mois, soit quatre (4) réunions ordinaires dans l’année civile.

Une réunion supplémentaire peut être demandée par la majorité des membres de l’instance.

Seuls les membres titulaires, les représentants syndicaux, les délégués syndicaux centraux et les suppléants remplaçants les titulaires absents participent aux réunions.

Chacune de ces réunions portera, pour partie, sur les attributions du Comité en matière de santé, sécurité, et conditions de travail.

Des réunions extraordinaires sous la responsabilité du Président du CSE-C pourront être nécessaires en fonction de l’activité de la société.

Les séances sont enregistrées conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Il est possible d’avoir recours à la visioconférence pour la tenue en tout ou partie d’au moins trois (3) réunions du CSE-C et plus particulièrement pour les réunions supplémentaires, extraordinaires ou en cas de circonstances exceptionnelles (perturbations des réseaux de transport, conditions météorologiques dégradées etc.).

L’utilisation de ce dispositif est réalisée dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur et avec les moyens nécessaires à son fonctionnement efficace.

4-1- Convocation et ordre du jour

La convocation est adressée par la Direction aux représentants titulaires et suppléants ainsi qu’aux représentants syndicaux quinze (15) jours au moins avant la réunion.

L’ordre du jour du CSE-C est établi en concertation entre le Président et le Secrétaire dans les conditions légales et communiqué aux membres du CSE-C.

Les documents établis en vue d’une consultation sont transmis via la BDES par la Direction aux représentants titulaires et suppléants ainsi qu’aux représentants syndicaux dans le même délai.

Lorsque des sujets relatifs à la santé, la sécurité et les conditions de travail sont à l’ordre du jour, sont également convoqués, en même temps qu’il leur est alors adressé l’ordre du jour pour la partie de la réunion consacrée à ces sujets :

Le responsable prévention santé de la société
Le ou les médecins du travail du site où se tient la réunion ou leurs représentants ;
L’inspecteur du travail du site où se tient la réunion ;
L’agent du service prévention de la CARSAT du site où se tient la réunion.

La Direction informe annuellement l'agent de contrôle de l'inspection du travail, le médecin du travail et l'agent des services de prévention de la CARSAT du site où se tiendront les réunions du calendrier retenu pour les réunions consacrées aux sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail, et leur confirme par écrit au moins quinze jours à l'avance la tenue de ces réunions.

Le CSE-C peut, en accord avec le Président, faire appel, en fonction de l’ordre du jour, à titre consultatif et occasionnel, au concours de toute personne de la société qu’il juge qualifiée, en raison de ses compétences.

4-2- Réunions préparatoires

Les membres titulaires, les suppléants, les représentants syndicaux et les délégués syndicaux centraux ont la possibilité de tenir une réunion préparatoire entre l’envoi de l’ordre du jour et le jour précédant la réunion du CSE-C.

Le temps de réunion préparatoire s’effectuera pour les membres titulaires, les suppléants, les représentants syndicaux et les délégués syndicaux centraux en convocation employeur dans la limite de 8 heures par réunion préparatoire. Le temps passé au-delà en réunion sera pris en heures de délégation.

4-3- Remplacement des représentants titulaires absents

En cas d’absence, le représentant titulaire en informe par courrier électronique dès que possible le président, le secrétaire et le représentant syndical de son organisation syndicale.

Le titulaire précise au président et au secrétaire l’identité du suppléant amené à le remplacer.

4-4-Procès-verbal de réunion

Un projet de procès-verbal de réunion est établi sous l’autorité du secrétaire du CSE-C sur la base des enregistrements de séance qu’il conserve sous sa responsabilité.

Ce projet est transmis à l’ensemble des membres du CSE-C trois (3) semaines avant la réunion suivante afin que chacun y apporte ses observations en vue de de son approbation lors de la séance suivante.

Le secrétaire met le procès-verbal approuvé à l’affichage et détruit les enregistrements correspondants.

Les éventuels frais d’enregistrement et de dactylographie restent à la charge du CSE-C.

Article 5 – Moyens du CSE-C

5-1- Local et équipement

Un (1) local meublé (table, chaises, armoire, téléphone), éclairé et chauffé est mis à la disposition du CSE-C et de la CSSCT-C par la direction.

Un (1) équipement informatique avec accès internet, intranet, accès wifi, outil de visio et messagerie interne est mis à disposition du secrétariat administratif du CSE-C sous réserve du respect des règles d’utilisation précisées ci-après.

Un ordinateur portable avec accès internet, intranet, accès wifi, outil de visio et messagerie dont les conditions d’utilisation sont fixées ci-dessous est mis à disposition :

du Secrétaire élu du CSE-C
du secrétaire en charge de la CSSCT-C

L’entretien courant de ces matériels informatiques est assuré par les services informatiques de l’entreprise dans le cadre de la politique de renouvellement et de maintenance de l’entreprise.

A ce titre tout dommage, hors fonctionnement normal, aux matériels informatiques ainsi mis à disposition entraîne leur remplacement aux frais du CSE-C.

Les consommables (papier, cartouches d’encre, photocopies, impressions etc.) restent à la charge du CSE-C.

5-2- Crédit d’heures

5-2-1 – Représentants élus au CSE-C

Le crédit d’heures des membres titulaires du CSE-C est celui dont ils disposent pour l’exercice de leur mandat au CSE-E.

Le temps de délégation peut être utilisé cumulativement dans la limite de douze (12) mois ; cette règle ne pouvant conduire un membre à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit d’heure de délégation mensuel dont il bénéficie.

Les membres titulaires de la délégation du personnel du CSE-C peuvent, chaque mois, répartir entre eux et avec les membres suppléants le crédit d’heures de délégation dont ils disposent.

La répartition de ces heures ne peut conduire l’un d’eux à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demi le crédit d’heures de délégation mensuel dont bénéficie un membre titulaire en application des dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Les membres titulaires de la délégation du personnel du CSE-C informent l’employeur du planning prévisionnel de ses heures de délégation connues chaque mois au plus tard 8 jours précédant leur utilisation.

Les membres titulaires de la délégation du personnel du CSE-C informent l’employeur du nombre d’heures réparties au titre de chaque mois au plus tard le vingt (20) du mois précédent la date prévue de leur utilisation. L’information de l’employeur se fait, dans l’attente de la mise en place d’un système de déclaration informatisée, par un document écrit précisant leur identité ainsi que le nombre d’heures mutualisées pour chacun d’eux. (Annexe 2).

5-2-2 – Représentant syndicaux au CSE-C

Les représentants syndicaux au CSE-C bénéficient d’un crédit d’heures de délégation de 20 heures par mois, utilisables conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Article 6 – Les commissions obligatoires du CSE-C

Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, le temps passé par les membres de la délégation du personnel et les représentants syndicaux désignés aux commissions obligatoires du CSE-C n’est pas déduit des heures de délégation, dès lors toutefois que la durée annuelle globale de ces réunions n’excède pas 60 heures.

Au-delà, le temps passé à ces réunions est déduit des heures de délégation.

Ne sont imputé sur aucun crédit d’heures de délégation :

Le temps consacré aux réunions ordinaire et extraordinaires du CSE-C ;
Le temps passé aux réunions de la CSSCT-C ;
Le temps passé à la recherche de mesures préventives dans toutes les situations d’urgence et de gravité ;
Le temps passé aux enquêtes menées après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave ;
Le temps passé aux formations visées à l’article 8 ci-dessous.

6-1 – La Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT-C)

La CSSCT-C :

prépare les travaux du CSE-C sur les sujets santé, sécurité et conditions de travail dans le cadre de la consultation sur la politique sociale ;
Transmet au CSE-C, sur demande de celui-ci, son analyse sur le volet santé, sécurité et conditions de travail des projets soumis au comité.

6-1-1- Composition

La CSSCT-C est composée comme suit :

Le chef d’établissement ou son représentant, président de la commission ;
Huit (8) membres désignés par le CSE-C :
- 3 membres parmi ses titulaires, dont au-moins un représentant du 3^e collège ;
- 5 membres supplémentaires parmi ses titulaires et/ou suppléants

Afin de poursuivre la promotion de la mixité et de favoriser l’égal accès des femmes et des hommes aux mandats électoraux et fonctions électives, 2 des membres supplémentaires constituent la représentation minimale de l’autre sexe (sexe sous représenté du CSE-C) dans la mesure du possible et si la composition du CSE-C le permet.

6-1-2-Réunion

La CSSCT-C est réunie à la fréquence de quatre (4) fois par an, au plus tard un mois avant les réunions du CSE-C portant sur les attributions santé, sécurité et conditions de travail de celui-ci.

Elle peut, en cas d’urgence, tenir des réunions exceptionnelles, sur accord entre le président de la commission et le secrétaire.

Assistent de plein droit aux réunions les personnes suivantes :

Un représentant de la Direction des Ressources Humaines
Le responsable prévention santé de la société
Le médecin du travail ou un membre de l’équipe pluridisciplinaire du service de santé au travail ayant les compétences en la matière, sur délégation du médecin du site sur lequel se tient la réunion ;
L’agent de contrôle de l’inspection du travail du site sur lequel se tient la réunion ;
Les agents des services de prévention des CARSAT du site sur lequel se teint la réunion
Les représentants syndicaux de la CSSCT-C.

Les membres absents temporairement pourront être remplacés au sein de la commission selon les modalités de désignation de celle-ci.

A l’issue de chaque réunion, un compte-rendu à destination du CSE-C est établi par le secrétaire en lien avec le président ou son représentant. Ce document est envoyé au Président et aux membres du CSE-C au-moins quinze (15) jours avant la réunion du Comité.

L’utilisation de ce dispositif est réalisée dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur et avec les moyens nécessaires à son fonctionnement efficace.

6-2- Les autres commissions obligatoires du CSE-C

Les Commission économique, Commission Emploi/Formation ainsi que la Commission Diversité/Egalité des Chances se réunissent au plus près des consultations obligatoires dans le respect du calendrier des consultations récurrentes.

La Commission d’Information et d’Aide au Logement se réunit une fois par an.

Les représentants syndicaux désignés sont convoqués aux réunions.

Les membres absents temporairement pourront être remplacés au sein de la commission selon les modalités de désignation de celle-ci.

6-2-1 – La Commission Economique

Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, la commission économique, obligatoire dans les entreprises de plus de 1000 salariés, est présidée par un représentant de l’employeur, désigné par la Direction de la société et assisté des collaborateurs qu’il juge nécessaire à la bonne présentation des dossiers, et de cinq (5) membres, dont au moins un représentant cadre, désignés par le CSE-C parmi ses membres titulaires lors de la réunion d’installation du CSE-C.

Le CSE-C désigne parmi ces 5 membres un secrétaire de la commission économique.

Les membres de la commission économique sont désignés par une résolution du CSE-C adoptée à la majorité des membres présents, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du Comité.

La Commission économique prépare les travaux du CSE-C dans le domaine économique mais également de la couverture sociale.

Elle étudie tout sujet qui lui est confié par le CSE-C et prépare les avis de celui-ci.

Elle éclaire le CSE-C, en complément des données mises à disposition sur la BDES, en vue de ses consultations, en particulier de celle sur les orientations stratégiques.

Elle alimente les travaux des experts-comptables auxquels le CSE-C viendrait éventuellement à recourir.

6-2-2- La Commission de l’Emploi et de la Formation

La commission Emploi/Formation prépare les travaux du CSE-C. Elle examine en particulier :

La synthèse des données sociales,
La situation de l’emploi ;
Les orientations formation.

La Commission emploi-formation est composée de cinq (5) représentants du personnel désignés par le CSE-C :

3 membres parmi ses titulaires dont au moins un représentant cadre ;
2 membres supplémentaires parmi ses titulaires et/ou suppléants

Afin de poursuivre la promotion de la mixité et de favoriser l’égal accès des femmes et des hommes aux mandats électoraux et fonctions électives, 2 des membres supplémentaires constituent la représentation minimale de l’autre sexe (sexe sous représenté du CSE-C) dans la mesure du possible et dès lors que la composition du CSE-C le permet.

Les membres de la commission de l’emploi et de la formation sont désignés par une résolution du CSE-C adoptée à la majorité des membres présents, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du Comité.

Le secrétaire est élu par un vote à la majorité des membres présents du CSE-C parmi ses membres titulaires lors de la mise en place de la commission de l’emploi et de la formation.

La Direction est invitée à participer aux réunions de la Commission de l’emploi et de la formation.

6-2-3- La Commission Diversité et égalité des chances

La commission Diversité/Egalité des Chances prépare les travaux du CSE de son périmètre de compétence dans le domaine de la diversité et de l’égalité et examine les données en la matière.

La Commission diversité et égalité des chances est composée de cinq (5) représentants du personnel désignés par le CSE-C :

3 membres parmi ses titulaires dont au moins un représentant cadre;
2 membres supplémentaires parmi ses titulaires et/ou suppléants

Afin de poursuivre la promotion de la mixité et de favoriser l’égal accès des femmes et des hommes aux mandats électoraux et fonctions électives, 2 des membres supplémentaires constituent la représentation minimale de l’autre sexe (sexe sous représenté du CSE-C) dans la mesure du possible et dès lors que la composition du CSE-C le permet.

Les membres de la commission diversité et égalité des chances sont désignés par une résolution du CSE-C adoptée à la majorité des membres présents, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du Comité.

Le secrétaire est élu par un vote à la majorité des membres présents du CSE-C parmi ses membres titulaires lors de la mise en place de la commission Diversité Egalité des Chances.

La Direction est invitée à participer aux réunions de la Commission diversité et égalité des chances.

Article 7 – La commission supplémentaire du CSE-C

Le CSE-C a la possibilité de constituer une commission supplémentaire pour traiter des sujets relatifs aux nouvelles technologies.

7-1- Composition

Cette commission est composée de cinq (5) représentants du personnel désignés par le CSE-C :

3 membres parmi ses titulaires dont au moins un représentant cadre;
2 membres supplémentaires parmi ses titulaires et/ou suppléants.

Afin de poursuivre la promotion de la mixité et de favoriser l’égal accès des femmes et des hommes aux mandats électoraux et fonctions électives, ces membres supplémentaires constituent la représentation minimale de l’autre sexe (sexe sous représenté du CSE-C) dans la mesure du possible et dès lors que la composition du CSE-C le permet.

Les membres de la commission supplémentaire du CSE-C sont désignés par une résolution du CSE-C adoptée à la majorité des membres présents, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du Comité.

7-2- Réunion

Les réunions de la commission supplémentaire sont tenues en convocation employeur dans la limite de 2 réunions/an et de 4 heures pour chaque réunion. Le temps passé au-delà en réunion sera pris en heures de délégation.

Les membres absents temporairement pourront être remplacés au sein de la commission selon les modalités de désignation de celle-ci.

Article 8 – Formation

8-1-Formation économique

Les membres titulaires et suppléants du CSE-C et qui n’auraient pas déjà bénéficié de cette formation au titre de leur mandat au sein du CSE-E, peuvent à chaque mandat dans les conditions et limites prévues par la loi, participer à un stage de formation économique d'une durée maximale de cinq jours.

Le financement de la formation est pris en charge par le CSE-C.

Cette formation est imputée sur la durée légale du congé de formation économique, sociale et syndicale.

8-2-Formation Santé, Sécurité et Conditions de travail

Les membres du CSE-C et de la CSSCT-C bénéficient de la formation nécessaire à l’exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail dans les conditions déterminées par la règlementation.

Le financement de la formation est pris en charge par l’employeur dans les conditions prévues par les dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Chapitre 3 – Les budgets des Comités sociaux et économiques

Article 1 – Dotation activités sociales et culturelles

ASF verse à chaque CSE-E une dotation annuelle correspondant à 1,53% de la masse salariale brute DSN de la société, au prorata des effectifs pondéré de l’établissement correspondant.

ASF verse annuellement au CSE-C l’équivalent en numéraire de 0,12% de la masse salariale brute DSN de la société.

En janvier de l’année N, ASF calcule pour chaque CSE-E :

Une estimation de la dotation due sur la base de 95% de la masse salariale société budgétée pour l’année N divisée par les effectifs pondérés moyens société de l’année N-1 ;
Le montant de la régularisation de la dotation de l’année N-1 sur la base de la masse salariale société arrêtée au 31 décembre N-1 divisée par les effectifs pondérés moyens société de l’année N-1.

En février de l’année N, ASF verse :

La contribution estimée pour l’année N ;
Toute somme due au titre de la régularisation de la dotation au titre de l’année N-1.

Ensuite de quoi chaque CSE-E et/ou le CSE-C rembourse à ASF tout éventuel trop perçu versée en N-1.

Article 2 -Subvention de fonctionnement

ASF verse à chaque CSE-E une subvention de fonctionnement d'un montant annuel équivalent à 0,22 % de la masse salariale brute DSN de l’établissement correspondant.

En janvier de l’année N, ASF calcule pour chaque CSE-E :

Une estimation de la subvention due sur la base de la masse salariale établissement budgétée pour l’année N ;
Le montant de la régularisation de la subvention de l’année N-1 sur la base de la masse salariale établissement arrêtée au 31 décembre N-1.

En février de l’année N, ASF verse :

Une provision de 90% de la subvention estimée pour l’année N ;
Toute somme due au titre de la régularisation de la subvention au titre de l’année N-1.

Ensuite de quoi, chaque CSE-E rembourse à ASF tout éventuel trop perçu versée en N-1.

ASF verse chaque année au CSE-Central 0,05% de la masse salariale brute DSN de la société, charge aux CSE-E et au CSE-C d’entériner cette proposition par une délibération en ce sens à l’occasion de chaque séance d’installation des instances nouvellement élues.

A défaut, le budget de fonctionnement du CSE-C est déterminé par accord entre le CSE-C et les CSE-E.

Conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur, hors tout accord entre les instances et à défaut de stipulations dans la convention collective de branche, le tribunal d'instance fixe le montant de la subvention de fonctionnement que doit rétrocéder chaque CSE-E au CSE-C en vue de constituer le budget de fonctionnement de ce dernier.

Article 3 – Mise à disposition de personnel

3-1- Personnel mis à la disposition des CSE-E

Sur délibération conforme du CSE-E, et à chaque nouvelle mandature, le secrétaire de l’instance peut solliciter de l’employeur qu’il mette à sa disposition un équivalent temps plein (ETP) ou plus parmi ses effectifs dans la limite toutefois de deux personnes physiques.

Les collaborateurs ASF mis à la disposition du CSE-E sont affectés administrativement au service des ressources humaines de leur établissement le temps de leur mise à disposition.

Ils restent sous la responsabilité et l’autorité hiérarchique de la société, laquelle demeure leur employeur.

Le CSE-E est responsable du contenu des activités confiées au personnel ASF mis à disposition.

Dès lors que les collaborateurs mis à disposition du CSE-E sont absents, pour quelque raison que ce soit :

Moins de 90 jours en continu, le secrétaire du CSE-E peut demander à ce qu’ils soient remplacés le temps de leur absence. Dans ce cas, ASF tente dans la mesure du possible de répondre à cette demande ;
Plus de 90 jours en continu, le secrétaire du CSE-E, peut, sur délibération conforme de l’instance, demander à la société de remplacer définitivement le collaborateur absent. Dans ce cas, ASF s’engage à procéder au remplacement ; le salarié absent regagnant, à son retour, son poste d’origine ou un poste similaire si le poste d’origine n’existe plus.

En contrepartie de cette mise à disposition, les charges de personnel (rémunération dont congés payés, charges sociales et fiscales patronales) payées par ASF seront remboursées par le CSE-E, au prorata du temps effectivement passé par le(s) collaborateur(s) ASF au sein de l’instance, dans la limite du temps prévu de mise à disposition.

Ce remboursement est effectué sur la base suivante :

les salaires bruts effectifs des (du) collaborateur(s) versés au-delà de 32 261 Euros. Ce seuil est revalorisé chaque année du taux d’augmentation générale des salaires convenus entre les partenaires sociaux ;
et la différence entre la somme des primes d’éloignement effectives de ce(s) même(s) collaborateur(s) et la prime d’éloignement moyenne des collaborateurs mis à disposition calculée chaque année..

Les frais de gestion administratifs, l’intéressement et la participation sont exclus de toute refacturation.

La facturation correspondante est assurée annuellement par ASF, à terme échu.

Chacune de ces factures est émise dans le délai maximum d’un mois après l’échéance annuelle à laquelle elle se rattache.

Sur présentation des factures, le CSE-E procèdera dans le mois de réception de la facture, au règlement des montants dus par virement à l’ordre d’ASF, qui fera parvenir à l’instance un Relevé d’Identité Bancaire à cet effet.

A défaut de règlement dans le mois suivant et d’avoir trouvé avec la Direction une solution amiable, le(s) collaborateur(s) ASF cessent automatiquement d’être mis à disposition du CSE-E jusqu’à complet règlement des sommes dues.

3-2- Personnel mis à la disposition du CSE-C

Sur délibération conforme du CSE-Central, et à chaque nouvelle mandature, le secrétaire de l’instance peut solliciter de l’employeur qu’il mette à sa disposition 0,8 équivalent temps plein (ETP) dans la limite d’une personne physique parmi ses effectifs.

Le collaborateur ASF mis à la disposition du CSE-C est affecté administrativement au service des ressources humaines de son établissement le temps de sa mise à disposition.

Il reste sous la responsabilité et l’autorité hiérarchique de la société, laquelle demeure son employeur.

Le CSE-C est responsable du contenu des activités confiées au personnel ASF mis à disposition.

Dès lors que le collaborateur mis à disposition du CSE-C est absent, pour quelque raison que ce soit :

Moins de 90 jours en continu, le secrétaire du CSE-C peut demander à ce qu’il soit remplacé le temps de son absence. Dans ce cas, ASF tente dans la mesure du possible de répondre à cette demande ;
Plus de 90 jours en continu, le secrétaire du CSE-C, peut, sur délibération conforme de l’instance, demander à la société de remplacer définitivement le collaborateur absent. Dans ce cas, ASF s’engage à procéder au remplacement ; le salarié absent regagnant, à son retour, son poste d’origine ou un poste similaire si le poste d’origine n’existe plus.

En contrepartie de cette mise à disposition, les charges de personnel (rémunération dont congés payés, charges sociales et fiscales patronales) payées par ASF seront remboursées par le CSE-C, au prorata du temps effectivement passé par le collaborateur ASF au sein de l’instance, et dans la limite du temps prévu de mise à disposition.

Ce remboursement est effectué sur la base suivante :

les salaires bruts effectifs du collaborateur versés au-delà de 32 261 Euros. Ce seuil est revalorisé chaque année du taux d’augmentation générale des salaires convenus entre les partenaires sociaux ;
et la différence entre la somme des primes d’éloignement effectives de ce même collaborateur et la prime d’éloignement moyenne des collaborateurs mis à disposition calculée chaque année.

Les frais de gestion administratifs, l’intéressement et la participation sont exclus de toute refacturation.

La facturation correspondante est assurée annuellement par ASF, à terme échu.

Chacune de ces factures est émise dans le délai maximum d’un mois après l’échéance annuelle à laquelle elle se rattache.

Sur présentation des factures, le CSE-C procèdera dans le mois de réception de la facture, au règlement des montants dus par virement à l’ordre d’ASF, qui fera parvenir à l’instance un Relevé d’Identité Bancaire à cet effet.

A défaut de règlement dans le mois suivant et de trouver une solution amiable avec la Direction, le collaborateur ASF cesse automatiquement d’être mis à disposition du CSE-C jusqu’à complet règlement des sommes dues.

3-4 – Fin des mises à disposition

Chaque CSE (CSE-E et/ou CSE-C) peut décider, à tout moment, de renoncer à tout ou partie des mises à disposition, tout comme les salariés mis à disposition peuvent souhaiter ne plus continuer d’intervenir auprès de l’instance.

Dans tous les cas :

Le(s) salarié(s) ASF rejoignent leur poste d’origine ou un poste similaire dès lors que leur poste d’origine n’existe plus ;
Le Comité ne peut prétendre à ce que ses budgets soient augmentés des sommes jusqu’alors refacturées étant rappelé que les subventions et dotation lui sont intégralement versées aux taux convenus.

Titre III- Dispositions spécifiques relatives aux Organisations Syndicales

Chapitre 1- Les mandats désignatifs

Article 1 – Le délégué syndical central (DSC)

Chaque syndicat reconnu représentatif au niveau de l’entreprise peut désigner un DSC, distinct des délégués syndicaux régionaux (DSR), en application des dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Le DSC représente son organisation syndicale auprès de la direction d’ASF.

Par principe, il assiste à l’ensemble des négociations, des groupes de travail et il est membre de droit du CSE-C.

Il peut se faire représenter ou remplacer par le DSC adjoint dans les cas énumérés ci-dessous :

Congés payés, JRTT, APA, et jours CET ;
Accident – maladie ;
Absences exceptionnelles prévues par les dispositions légales, réglementaires et conventionnelles en vigueur;
Congé maternité, paternité et d’accueil de l’enfant ;
Congés d’éducation parentale ;
Congés de formation économique, sociale et syndicale ;
Mandats syndicaux extérieurs à l’entreprise, sous réserve que le délégué syndical en apporte la justification a posteriori sur demande de la direction ;
Réunions simultanées liées à l’exercice du mandat dans une même journée.

Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur le DSC bénéficie au titre de ce mandat d’un crédit d’heures de délégation individuel légal de vingt-quatre (24) heures par mois.

Ces heures s'ajoutent à celles dont il peut disposer à un titre autre que celui de délégué syndical central.

Le temps de délégation peut être utilisé cumulativement dans la limite de douze (12) mois ; cette règle ne pouvant conduire le DSC à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit d’heure de délégation mensuel dont il bénéficie.

Pour l’utilisation des heures ainsi cumulées, le DSC informe l’employeur au plus tard 8 jours avant leur utilisation.

Un (1) local est mis à la disposition du DSC de chaque organisation syndicale représentative au niveau société avec accès internet, ligne téléphonique et messagerie dont les conditions d’utilisation sont fixées ci-dessous.

Un (1) ordinateur portable est mis à disposition du DSC de chaque organisation syndicale représentative au niveau société avec accès internet, intranet, accès wifi, outil de visio et messagerie dont les conditions d’utilisation sont fixées ci-dessous.

L’entretien courant du matériel informatique est assuré par les services informatiques de l’entreprise dans le cadre de la politique de renouvellement et de maintenance de l’entreprise.

A ce titre tout dommage, hors fonctionnement normal, au matériel informatique mis à disposition entraîne son remplacement aux frais de l’organisation syndicale dont relève le DSC.

Les consommables (papier, cartouches d’encre, photocopies, impressions etc.) restent à sa charge.

Un véhicule ASF est mis à la disposition du Délégué Syndical Central dont les modalités d’utilisation sont précisées ultérieurement par note. En conséquence, aucune indemnité kilométrique ne leur est versée.

Article 2 - Le délégué syndical central adjoint (DSCA)

Chaque syndicat reconnu représentatif au niveau de l’entreprise peut désigner, par lettre recommandée AR ou mail avec accusé de réception et de lecture à destination de l’employeur et par lettre recommandée AR à destination de la DIRECCTE compétente, un DSCA.

Le DSCA représente son organisation syndicale auprès de la direction d’ASF.

Il a pour mandat de suppléer le DSC absent dans les cas énumérés sous l’article 1, lors des réunions de négociation, des groupes de travail.

A ce titre, le DSCA bénéficie du même niveau d’information et du même accès à la BDES que le DSC.

Pour ce faire, DSC et DSCA ne peuvent par principe s’absenter aux mêmes périodes, hors absences non prévisibles.

Un local est mis à disposition du DSCA dans les mêmes conditions que le DSC, dès lors qu’il est constaté qu’il n’en bénéficie d’aucun par ailleurs au titre d’un mandat ou de son organisation syndicale,

Article 3 – Délégués syndicaux régionaux (DSR)

Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, chaque syndicat représentatif au niveau de l’établissement ayant obtenu au moins 10% des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections des titulaires au CSE-E peut désigner un délégué syndical régional.

Dans les établissements d'au moins cinq cents salariés, tout syndicat représentatif dans l’établissement peut désigner un délégué syndical régional supplémentaire (DSRS) s'il a obtenu un ou plusieurs élus dans le collège des ouvriers et employés lors de l'élection du CSE-E et s'il compte au moins un élu dans l'un des deux autres collèges.

Ce DSRS est désigné parmi les candidats aux élections professionnelles qui ont recueilli au moins 10 % des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections au CSE-E, quel que soit le nombre de votants.

Le mandat du DSR et du DSRS prend fin selon les règles légales et réglementaires en vigueur.

Chaque DSR dispose d’un crédit individuel d’heures de délégation dans les limites fixées par la Loi.

Le temps de délégation peut être utilisé cumulativement dans la limite de douze (12) mois ; cette règle ne pouvant conduire le DSR à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit d’heure de délégation dont il bénéficie.

Pour l’utilisation des heures ainsi cumulées, le DSR informe l’employeur au plus tard 8 jours avant leur utilisation.

Article 4 – Représentant de Section Syndicale (RSS)

Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, les organisations syndicales non représentatives qui ont officiellement constitué une section syndicale peuvent désigner un RSS conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Il dispose des mêmes prérogatives que le délégué syndical, excepté celle de négocier des accords collectifs.

Chaque RSS dispose d’un crédit d’heure de délégation de quatre (4) heures par mois.

Le temps de délégation peut être utilisé cumulativement dans la limite de douze (12) mois ; cette règle ne pouvant conduire le RSS à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit d’heure de délégation mensuel dont il bénéficie.

Pour l’utilisation des heures ainsi cumulées, le RSS informe l’employeur au plus tard 8 jours avant leur utilisation.

Article 5 - Salarié mis à disposition d’une organisation syndicale

Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur les parties signataires ont souhaité déterminer les conditions dans lesquelles il peut être procédé à la mise à disposition de salariés auprès d’organisations syndicales.

Ainsi, les organisations syndicales désireuses de bénéficier d’une telle mise à disposition adressent une demande écrite en ce sens au service Ressources Humaines de l’Etablissement de rattachement du salarié concerné.

La mise à disposition n’est possible qu’avec l’accord préalable exprès écrit du salarié et doit être formalisée par une convention tripartite entre l’Employeur, l’Organisation Syndicale et le salarié ainsi que par un avenant au contrat de travail du salarié.

La convention de mise à disposition fixe notamment :

Le taux de mise à disposition et la durée mensuelle en cas de mise à disposition partielle ;
Le lieu de mise à disposition ;
La durée de la mise à disposition et ses éventuels renouvellements ;
Les modalités d’organisation de travail ; étant convenu que laissé libre d’organiser son temps de travail pour l’organisation syndicale sans que l’Employeur ne puisse contrôler les horaires de travail de l’intéressé dans le cadre de cette mise à disposition, le salarié mis à disposition fait son affaire d’éventuels dépassements de volume horaire sans pouvoir prétendre à ce titre à une quelconque compensation de la part de l’Employeur ;
Les règles de rémunération et notamment le principe du maintien du salaire et des avantages d’entreprise, sur les bases conventionnelles en vigueur ;
Les modalités de prise en charge et de financement des salaires entre l’employeur et l’organisation syndicale ; étant précisé que les éventuelles indemnités de fonction payées par l’organisation syndicale sont assimilées à des salaires, les cotisations et charges afférentes étant acquittées par l’organisation syndicale ;
Les conditions du maintien du lien entre le salarié et l’entreprise ; étant rappelé que les obligations de l’employeur à l’égard du salarié sont maintenues pendant la mise à disposition ;
La prise en charge par l’organisation syndicale des frais professionnels inhérents à la mise à disposition, notamment ceux générés par le transport du lieu de résidence au lieu de mise à disposition ainsi que ceux résultant des missions exercées dans le cadre de celle-ci ;
L’obligation de l’organisation syndicale d’informer sans délai l’employeur de tout incident survenu dans l’exécution de la mise à disposition ;
Le terme de la convention (délai de prévenance en cas de résiliation anticipée de la convention à la demande de l’organisation syndicale, modalités de dénonciation ; mesures d’accompagnement envisagées pour faciliter la réintégration, du salarié dans l’entreprise sur son précédent emploi ou un emploi similaire assorti d’une rémunération au moins équivalente ; sort de la convention en cas de rupture du contrat de travail).

Toujours dans l’esprit de renforcer le dialogue social, les parties s’engagent à rechercher systématiquement dans un premier temps des solutions amiables aux problèmes qui seraient susceptibles de surgir entre elles.

Dans cette perspective, la voie de la négociation dans le cadre de la commission de dialogue social est systématiquement privilégiée avant d’envisager celle de l’action contentieuse.

Dans ce même esprit, la commission de dialogue social est maintenue ainsi que la procédure préalable au déclenchement d’un mouvement de grève. Cette disposition n’a pas pour objectif de faire obstacle au droit de grève qui est un droit constitutionnel, mais elle vise à renforcer la démarche de dialogue entre les partenaires sociaux avant tout conflit.

Cette commission est créée à deux niveaux pour répondre aux différentes préoccupations :

Au niveau de la société ;
Au niveau de chaque établissement.

La commission « société » ne peut se substituer à la commission « établissement ».

La commission de dialogue social est composée de manière paritaire : direction/organisations syndicales représentatives.

Au niveau Société :

Les délégations des organisations syndicales représentatives seront composées comme suit pour chacune d’elles : 3 personnes maximum dont le DSC (par principe) ;
Celle de la direction d’entreprise : un représentant de la Direction des Ressources Humaines + 2 personnes.

Au niveau Etablissement :

Les délégations des organisations syndicales représentatives seront composées comme suit pour chacune d’elles : 3 personnes maximum dont le DSR ou DSRS (par principe) ;
Celle de la direction de l’établissement : le chef d’établissement ou son représentant+ 2 personnes.

Afin de maintenir toujours plus la qualité du dialogue social au sein d’ASF, la commission est réunie :

Au niveau Société :

Dès que des difficultés d’interprétation des conventions d’entreprise sont rencontrées, y compris si les difficultés d’interprétation ne concernent qu’un établissement ;
Avant tout recours à des juridictions compétentes pour trancher les litiges, dès lors que cela concerne la société.

Au niveau Etablissement :

Dès que des difficultés d’interprétation des conventions d’établissement sont rencontrées ;
Avant tout recours à des juridictions compétentes pour trancher les litiges, dès lors que cela concerne l’établissement.

La Direction convoque toutes les organisations syndicales représentatives, au niveau établissement pour les questions intéressant l’établissement ou société pour ce qui touche à la société, en même temps qu’elle leur précise l’objet de la convocation, leur envoie les documents en sa possession nécessaires à la réunion et établit ensuite de cette dernière un relevé de décisions ou de positions qu’elle diffuse à l’ensemble des parties convoquées.

En cas de dépôt d’un préavis de grève, l’ensemble des organisations syndicales représentatives est convoquée dans les conditions légales.

Par ailleurs, l’objet de la convocation de la commission ainsi que les copies du ou des préavis sont envoyées à toutes les organisations syndicales représentatives, que cela soit au niveau établissement pour les préavis établissement ou société pour les préavis société.

Chaque organisation syndicale convoquée est libre d’assister ou non aux réunions relatives au préavis de grève tout en informant la Direction de leur présence ou non.

Article 2 - Agendas sociaux et convocations aux négociations

Les parties s’engagent, tant au niveau société qu’au niveau établissement à établir un agenda social visant à planifier autant que faire se peut les réunions de négociation à venir.

Une réunion, qui pourra se tenir en visioconférence, relative à l’élaboration de cet agenda social est fixée au cours du second semestre de l’année N pour déterminer les négociations du 1^er semestre de l’année N+1.

Une seconde réunion, qui pourra se tenir en visioconférence, est fixée cours du 1^er semestre de l’année N+1 afin de fixer l’agenda social du second semestre.

Dans chaque établissement, l’agenda social société ainsi défini fait l’objet d’un point inscrit à l’ordre du jour des instances concernées, pour qu’il en soit tenu compte dans l’élaboration de l’agenda social local.

La convocation aux réunions de négociation est adressée au DSC ou DSR, selon le niveau de la négociation, qui doit constituer sa délégation. Dès qu’il a connaissance de la convocation et de sa participation à la délégation, le salarié en informe son N+1 ou son RRH.

Pour toute négociation, les délégations de chacune des organisations syndicales représentatives au niveau société ou établissement sont composées de 3 personnes maximum.

La délégation de la DRH sera composée de 3 personnes maximum. Cette délégation de la DRH peut être complétée d’une quatrième personne en cas de besoin d’expertise.

Par principe, le Délégué Syndical Central et le DRH ou son représentant assistent aux réunions de négociation et groupes de travail se tenant au niveau de la société.

Il en est de même pour le délégué syndical régional ou le délégué syndical régional supplémentaire et le DRE pour les négociations se tenant au niveau de l’établissement.

Titre IV – Dispositions communes aux membres des CSE et aux Organisations Syndicales

Chapitre 1 – Développement professionnel

Article 1 - Principes de gestion de l’équilibre vie professionnelle et vie de représentant du personnel

Parce que la qualité et la richesse du dialogue social dépendent avant toute chose de l’expérience professionnelle des salariés qui s’engagent pour le faire vivre, il est apparu nécessaire aux parties de maintenir cette expérience vivante le temps de l’engagement.

Convenant que ce maintien d’expérience passe par la possibilité pour chacun de pouvoir continuer d’exercer son activité professionnelle le temps de son mandat, ce de manière équilibrée, il est souhaitable de privilégier le principe d’un cumul raisonné des mandats afin que chaque salarié désireux de participer au dialogue social puisse réaliser cet équilibre.

1-1 - En entrée de mandat

Lors de la prise de mandat, le salarié élu ou désigné bénéficie d’un entretien avec son supérieur hiérarchique. A cette occasion, le salarié peut se faire assister par un représentant de son organisation syndicale appartenant au personnel de l’entreprise. Le cas échéant, le responsable RH pourra lui aussi participer à cet entretien.

Cet entretien est l’occasion :

D’échanger avec le supérieur hiérarchique sur la nature et les modalités pratiques de l’exercice du mandat ainsi que sur les conséquences qui en découlent en termes d’articulation entre l’exercice d’une activité professionnelle et l’exercice du mandat ;
De rechercher toutes possibilités permettant d’assurer la meilleure répartition qui soit entre organisation du travail et exercice du mandat, en même temps que le nécessaire maintien en compétences professionnelles du salarié pendant l’exercice de son mandat ;
De définir en conséquence la charge de travail de manière quantitative et qualitative ;
De faire le point sur sa situation salariale.

Cet entretien fait l’objet d’un compte rendu écrit co-signé par l’ensemble des participants, dont un exemplaire est remis au salarié.

1-2- Durant le mandat

Il est rappelé les principes selon lesquels l’appartenance syndicale, l’exercice d’une activité syndicale ou d’un mandat ne doivent pas être pris en compte pour arrêter des décisions en matière de gestion de carrière des représentants du personnel et notamment en matière d’évolution de rémunération.

Au cours de son mandat, le salarié représentant du personnel bénéficie, comme l’ensemble des salariés, d’un entretien professionnel annuel réalisé par son supérieur hiérarchique concernant l’exercice de son activité professionnelle.

Cet entretien permet de faire le bilan de l’année écoulée et tient compte du temps passé au titre de la mission de représentant du personnel, de sorte à fixer des objectifs adaptés dans son activité professionnelle pour l’année à venir.

Chaque représentant du personnel, élu ou désigné, peut également, une fois par an, solliciter auprès du responsable ressources humaines de son établissement un entretien individuel visant à échanger sur le déroulement de son mandat, son évolution de carrière, le maintien de ses compétences professionnelles et le niveau de sa rémunération.

De la même manière, l’entreprise s’engage à convoquer le salarié représentant du personnel à l’ensemble des formations nécessaires à l’exercice de son métier.

Afin que la convocation puisse être effective, elle sollicite le salarié de ses disponibilités ; celui-ci s’engageant alors à participer, autant que faire se peut, aux formations sur les dates arrêtées d’un commun accord.

Le salarié représentant du personnel continue également à être invité aux réunions de son service d’affectation ainsi qu’à toute manifestation concernant sa filière d’origine, comme l’ensemble des salariés.

Concernant l’attribution des mesures salariales, elles seront appréciées conformément aux dispositions légales, réglementaires en vigueur, prévoyant que l’évolution de rémunération est au moins égale, sur l’ensemble de la durée du mandat, aux augmentations générales et à la moyenne des augmentations individuelles perçues pendant cette période par les salariés relevant de la même catégorie professionnelle au sein de la filière d’origine et à ancienneté comparable ou, à défaut de tels salariés, aux augmentations générales et à la moyenne des augmentations individuelles perçues dans l’entreprise. A cet effet, une comparaison annuelle sera réalisée de sorte à s’assurer régulièrement de l’évolution de la rémunération des salariés concernés.

Ces dispositions ne s’appliquent qu’aux salariés représentants du personnel dont le nombre d’heures de délégation (légales ou conventionnelles) prises sur l’année et le temps effectivement passé en réunion sur convocation à l’initiative de l’employeur dépasse 30% de la durée du travail fixée dans leur contrat de travail.

1-3- En sortie du mandat

Le mandat est une expérience qui contribue au développement professionnel du salarié, et donc de ses compétences.

Pour sécuriser les parcours professionnels, les parties conviennent ainsi, afin de faciliter la reprise d’une activité professionnelle à temps plein, que :

Le salarié qui quitte son ou ses mandats réintègre sa filière sur son site de travail d’origine;
Au terme du mandat de représentant du personnel ou du mandat syndical, le salarié dont les heures de délégation et le temps effectivement passé en réunion sur convocation à l’initiative de l’employeur ont chaque année représenté au moins 30% de son temps de travail bénéficie d’un entretien de fin de mandat avec son supérieur hiérarchique et son responsable ressources humaines permettant de procéder au recensement des compétences associées à l’exercice du mandat et de préciser les modalités de valorisation de l’expérience acquise. Cette analyse peut être réalisée sur la base d’outils existants ;
Le salarié qui a exercé des mandats continus pendant 4 ans et dont les heures de délégation et le temps effectivement passé en réunion sur convocation à l’initiative de l’employeur ont chaque année représenté au moins 30% de son temps de travail peut, à sa demande, bénéficier d’un bilan de compétences qui sera pris en charge par l’entreprise ;
Le salarié qui a exercé des mandats continus pendant 4 ans et dont les heures de délégation et le temps effectivement passé en réunion sur convocation à l’initiative de l’employeur ont représenté chaque année au moins 30% de son temps de travail :
- Peut, à sa demande, solliciter une validation des acquis de l’expérience ;
- Bénéficie, à sa demande, afin de faciliter sa reconversion, d’un abondement de son compte personnel de formation (CPF) à hauteur de 10 heures par année d’exercice des mandats, plafonné à 40 heures. L’abondement est porté au compte du salarié dans les 12 mois suivant la fin des mandats électifs et syndicaux, est valorisé au taux horaire réglementaire en vigueur et n’est versé qu’une seule fois par salarié.

1-4- Sensibilisation de l’encadrement

L’encadrement est sensibilisé au rôle des représentants du personnel et aux caractéristiques des mandats détenus par ses collaborateurs (type de mandat, rôle, temps nécessaires à l’exercice du mandat, absences potentielles liées à des réunions organisées par la Direction) ainsi que sur l’importance desdits mandats dans le fonctionnement de la société.

Chapitre 2 – Exercice des mandats

Article 1 - Moyens mis à disposition

1-1 - Heures de délégation

La Direction réserve aux Organisations Syndicales Représentatives une enveloppe annuelle d’heures de délégation lesquelles s’ajoutent aux heures de délégation légales.

Dès lors, l’ordre de consommation des heures de délégation est le suivant :

Heures de délégation légales ;
Heures de délégation conventionnelles collectives.

A défaut pour le bénéficiaire d’un crédit d’heures de délégation légales, de ne pas avoir consommé celui dont il dispose, il ne peut prétendre à consommer des heures du crédit d’heures de délégation conventionnel.

L’enveloppe annuelle d’heures de délégation conventionnelles collectives, révisée chaque année à proportion des effectifs CDI arrêtés au 31 décembre de l’année N-1 est fixée à 21 000 heures.

Cette enveloppe est versée par la Direction aux Organisations Syndicales Représentatives au prorata de leur représentativité tirée du résultat du 1er tour des dernières élections professionnelles CSE.

Les années d’élections professionnelles, l’enveloppe est, en tant que de besoin, proratisée en fonction de la date d’échéance des mandats.

L’ensemble des heures dues aux Organisations Syndicales Représentatives est versé au 1^er janvier ou le cas échéant, à la prise d’effet des mandats, aux délégués syndicaux centraux, lesquels sont responsables pour leur organisation de la répartition.

Le DSC peut désigner un autre représentant du personnel comme gestionnaire de ce crédit.

Le DSC informe suivant attribution en début d’année la Direction des Ressources Humaines de la répartition mensuelle qu’il prévoit par établissement pour l’utilisation du crédit qui revient à son organisation. Néanmoins, une réserve d’un quantum maximal de 30% pourra rester sans affectation prévisionnelle et être distribuée dans l’année à discrétion par le DSC sous réserve d’une information préalable du service RH de l’établissement concerné et de la DRH.

Chaque crédit attribué localement par le DSC peut être utilisé indifféremment par tous les représentants du personnel de l’établissement appartenant à son organisation syndicale.

Il peut également être reportable, uniquement dans le périmètre de l’établissement bénéficiaire initial, dans la limite du trimestre civil.

Au 1er jour de chaque trimestre civil, une remise à zéro des compteurs est réalisée.

Ces heures sont réparties entre les Représentants du Personnel dont le mandat est en cours et qui, dans le cadre de l’exercice de leur mission, auraient besoin d’un crédit complémentaire à leur crédit d’heures légales individuel.

1-2- Heures de délégation complémentaires individuelles

Pour les secrétaires des CSE-E et du CSE-C, les parties conviennent d’attribuer à chacun d’eux, un crédit supplémentaire d’heures, ni transférable, ni reportable, ni mutualisable de 12 heures par mois.

Pour les secrétaires des CSSCT-E et de la CSSCT-C les parties conviennent d’attribuer à chacun d’eux, un crédit supplémentaire d’heures, ni transférable, ni reportable, ni mutualisable de 5 heures par mois.

Pour les trésoriers de la CSE-C et des CSE-E, les parties conviennent d’attribuer à chacun d’eux, un crédit supplémentaire d’heures, ni transférable, ni reportable, ni mutualisable de 8 heures par mois.

Pour les Délégués Syndicaux Centraux, les parties conviennent d’attribuer à chacun d’entre eux un crédit supplémentaire d’heures ni reportable, ni mutualisable de 1000 heures par année civile. Ces heures sont transférable, en cas d’absence selon les conditions visées supra, au Délégué Syndical Central Adjoint. Les années d’élections professionnelles et/ou lorsque la désignation intervient en cours d’année, l’enveloppe est proratisée.

1-3- Enveloppe financière

ASF entend toujours plus reconnaître et soutenir le fait syndical dans l’entreprise pour autant qu’il s’inscrive dans le respect des règles en vigueur.

ASF souhaite ainsi fournir aux Organisations Syndicales Représentatives les moyens financiers nécessaires pour :

Renforcer la formation desdits Représentants ;
Accroître leur information et faciliter les communications syndicales, ceci à l’exclusion de toute utilisation au titre des activités sociales et culturelles ;

Acquérir des matériels divers (informatique, abonnement internet externe, revues, etc.) hormis ceux dont ils/elles disposent par ailleurs ;
Assurer les déplacements des Représentants de l’Organisation en dehors des réunions sur convocation employeur ;

Ce dispositif de financement vise à contribuer au bon fonctionnement des Organisations Syndicales et de la représentation du personnel.

A ce titre, il s’adresse naturellement aux seules Organisations Syndicales Représentatives au niveau société.

Dans l’hypothèse d’un aménagement des dispositions légales ou règlementaires concernant le financement des structures syndicales des entreprises, il serait procédé à l’examen de ses conséquences éventuelles sur les dispositions du présent article.

La Direction réserve aux Organisations Syndicales Représentatives une enveloppe annuelle, révisée chaque année à proportion des effectifs CDI arrêtés au 31 décembre N-1, de 125 000 euros.

Les modalités d’attribution de cette enveloppe aux Organisations Syndicales Représentatives sont les suivantes :

70% attribuée par la Direction s au prorata de leur représentativité tirée du résultat du 1er tour des dernières élections professionnelles CSE ;
30 % attribuée par les salariés sous la forme d’un chèque syndical.

Les campagnes d’attribution du chèque syndical par les salariés ont lieu tous les deux ans au mois de janvier de l’année N via une plateforme sécurisée et anonymisée gérée par un tiers expert.

En amont de chaque campagne, la Direction s’engage à informer les salariés du droit conventionnel qui leur est ainsi ouvert de participer à la reconnaissance et au soutien du fait syndical dans l’entreprise au travers le chèque syndical.

La proportion de l’enveloppe résultant du choix des attributions ou des non attributions des salariés, attribuée la première année le sera à l’identique la seconde année.

A la suite de la campagne d’attribution, la partie non affectée de l’enveloppe du chèque syndical qui résulterait de l’absence de toute participation de salariés à ladite campagne, fera l’objet d’une redistribution aux Organisations Syndicales Représentatives en fonction du taux de participation constaté à la campagne. Cette somme ainsi calculée sera distribuée aux Organisations Syndicales Représentatives selon leur représentativité tirée des résultats du 1er tour des dernières élections professionnelles CSE.

L’ensemble de l’enveloppe financière déterminée est versé chaque année aux Organisations Syndicales Représentatives bénéficiaires selon les modalités suivantes :

30% sont débloqués dès le début du premier trimestre ;
Dès lors que ces 30 premiers % sont entièrement consommés et justifiés, remboursement des dépenses suivantes chaque trimestre sur présentation des justificatifs, dans la limite du restant du ;
Toute somme qui n’est pas justifiée en fin d’année doit être remboursée au plus tard le 31 janvier de l’année suivante ;

Les années d’élections professionnelles, l’enveloppe est, en tant que de besoin, proratisée en fonction de la date d’échéance des mandats.

A défaut du respect des principes définis ci-dessus, l’ensemble des dispositions relatives aux moyens financiers est automatiquement dénoncé.

Il est enfin précisé qu’en cas de redressement des autorités compétentes relatif aux sommes allouées aux organisations syndicales, ces dernières s’engagent à payer les cotisations dues ainsi que toutes majorations appliquées à l’entreprise.

Les justificatifs de dépenses devront être conformes aux exigences imposées aux salariés en terme de remboursement de leurs états de frais professionnels.

1-4- Base de données économiques et sociales (BDES)

La BDES rassemble les informations relatives aux grandes orientations économiques et sociales de l'entreprise.

Elle contribue à donner une vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l'activité de l'entreprise.

Cette base est accessible aux Représentants du Personnel afin de leur permettre de mieux réaliser les missions qui leurs sont confiées.

Les accès à la BDES sont les suivants :

Un accès au niveau central pour :
- L’ensemble des membres du CSE-C, CSSCT-C comprise ;
- Chaque DSC (lequel est également RS au CSE-C) et le DSCA ;
Un accès régional pour :
- Les membres du CSE-E, CSSCT-E comprise ;
- Chaque DSR et le DSRS ;
- Chaque RS au CSE-E ;

La BDES est alimentée par l’ensemble des documents nécessaires à l’information récurrente ou non des Représentants du Personnel.

Chaque document qui y est déposé génère une notification de dépôt automatique auprès de ses destinataires, sur son adresse mail professionnelle.

Tout utilisateur de la BDES doit respecter une obligation de discrétion. Les informations figurant dans la BDES qui revêtent un caractère confidentiel doivent être présentées comme telles par l'employeur, qui doit indiquer la durée de leur caractère confidentiel.

1-5 - Moyens matériels

Au préalable, il est précisé que les moyens matériels ne se cumulent pas lorsqu’un Représentant cumule différents mandats. Par exemple, un Délégué Syndical Régional titulaire par ailleurs d’un mandat de secrétaire de CSE-E ne disposera que d’un seul équipement informatique.

L’ensemble de ces moyens est par ailleurs restitué au terme des mandats pour lesquels il a été mis à disposition.

1-5-1 Les Organisations Syndicales Représentatives

Un (1) local meublé (table, chaises, armoire, téléphone) éclairé et chauffé est mis à disposition de chaque organisation syndicale représentative au niveau de l’établissement.

L’emplacement du local est décidé par le chef d’établissement en fonction des opportunités existantes au sein de l’établissement en concertation avec le DSR.

Ce local, que le DSR partage avec le DSRS (Délégué Syndical Régional Supplémentaire), est équipé d’une ligne téléphonique et d’une imprimante fixe.

Un (1) ordinateur portable est mis à la disposition du DSR de chaque organisation syndicale représentative au niveau établissement avec accès internet, intranet, accès wifi, outil de visio et messagerie dont les conditions d’utilisation sont fixées ci-dessous.

L’entretien courant est assuré par les services informatiques de l’entreprise dans le cadre de la politique de renouvellement et de maintenance de l’entreprise.

A ce titre tout dommage, hors fonctionnement normal, au matériel informatique mis à disposition du délégué syndical régional entraînera son remplacement aux frais de l’organisation syndicale dont relève le DSR.

Les consommables (papier, cartouches d’encre, photocopies, impressions etc.) restent à la charge de l’organisation syndicale.

Sur chaque lieu de travail, des panneaux d’affichage éventuellement informatisés ou dynamiques sont réservés à l’usage de chaque Organisation Syndicale Représentative dans un lieu de passage suffisamment fréquenté pour permettre aux salariés de prendre aisément connaissance des informations fournies par chacune.

1-5-2- Les Organisations Syndicales Non Représentatives

Un (1) local commun est mis à la disposition des Sections Syndicales non représentatives au niveau de chaque établissement.

Ce local est meublé (table, chaises, armoires), éclairé et chauffé.

Il est également équipé d’une ligne téléphonique, d’un (1) ordinateur avec accès à l’intranet et internet dont les conditions d’utilisation sont fixées ci-dessous et d’une imprimante fixe.

Les consommables (papier, cartouches d’encre, photocopies, impressions etc.) restent à la charge de la Section Syndicale.

Sur chaque lieu de travail, des panneaux d’affichage éventuellement informatisés ou dynamiques sont réservés à l’usage de chaque Organisation Syndicale Non Représentative dans un lieu de passage suffisamment fréquenté pour permettre aux salariés de prendre aisément connaissance des informations fournies par chacune.

1-6- Moyens de communication

Les outils de communication mis à la disposition des Représentants du Personnel qu’ils s’agissent des Instances Représentatives du Personnel ou des Délégués Syndicaux ne peuvent en aucun cas être utilisés pour diffuser une information à caractère politique ou religieux.

Il est formellement interdit d’envoyer ou de diffuser des messages à caractère diffamatoire ou dégradant pour la personne humaine, ou qui seraient contraires aux engagements diversité et égalité des chances de la société.

De manière plus générale, l’utilisation des outils de communication doit se faire dans le respect des dispositions du guide des utilisateurs des ressources du système d’information du groupe VINCI et son additif France ensemble annexés au règlement intérieur de la société.

Ces moyens de communication doivent être réservés exclusivement à un usage professionnel et ne doivent en aucun cas être utilisés à des fins commerciales.

L’utilisation de ces moyens (intranet, internet et messagerie interne) relève de l’entière responsabilité de leurs bénéficiaires.

Chaque Représentant concerné devra accepter les règles d’utilisation lesquelles relèvent de la présente convention, du Règlement intérieur ASF et de ses annexes.

1-6-1 Les communications syndicales

Les communications syndicales sont affichées sur les panneaux éventuellement informatisés ou dynamiques réservés à cet usage.

Elles doivent pouvoir être librement distribuées aux salariés en personne dans l’enceinte de l’entreprise, conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur et sans que cette diffusion ne gêne en rien la bonne marche du service ni ne porte atteinte à la vie privée des salariés.

Les élus et les délégués syndicaux peuvent librement accéder aux panneaux d’affichage éventuellement informatisés ou dynamiques dans le respect des règles de sécurité et de sûreté.

Conformément à la loi, les Organisations Syndicales, sous la responsabilité du Délégué Syndical Central ou du Délégué Syndical Régional doivent transmettre simultanément à tout affichage une copie de toute communication syndicale, à la direction de l’établissement ou son représentant pour les communications d’établissement, et à la DRH ou son représentant pour les communications concernant l’ensemble de la société.

1-6-2 - L’intranet

La Société donne la possibilité à chaque Organisation Syndicale Représentative au niveau société de disposer d’un lien sur l’intranet renvoyant à leur propre site internet.

L’hébergement sur l’intranet et les frais associés sont à la charge d’ASF.

Conditions d’accès

Les Organisations Syndicales Représentatives au niveau d’ASF peuvent demander la mise en place de ce lien.

Le Délégué Syndical Central endosse par écrit l’entière responsabilité des informations publiées sur le site internet de son organisation syndicale.

Conditions générales d’utilisation

Les principes communs régissant la mise en place des liens vers les sites syndicaux à partir de l’Intranet ASF sont les suivants :

Assurer une bonne visibilité et une bonne accessibilité de l’information ;
Eviter le risque de confusion sur l’origine de cette information ;
Assurer la sécurité et la performance de l’outil ;
Respecter les libertés fondamentales, les dispositions du règlement général sur la protection des données et le caractère confidentiel des informations qui auront pu être délivrées comme telles par la société aux Représentants du Personnel.

Le contenu des pages Internet est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical. Ce site ne peut servir pour des messages adressés aux salariés sur leur poste de travail.

Le site ne peut être utilisé pour servir de support à un forum de discussion ou de «chat», afin de ne pas interférer avec l’activité professionnelle des salariés. Ne sont également pas autorisées les pratiques suivantes :

Transmission / téléchargement de vidéo, d’images animées, de bande son ;
Streaming (visualisation de vidéo par le biais du réseau au fur et à mesure du chargement),

De plus, il est formellement interdit de connecter l’intranet ASF à un internet extérieur via les liens dévolus aux organisations syndicales à l’exception d’un site autorisé par ASF.

Chaque organisation syndicale représentative au niveau société fixe librement le contenu des pages web de son site sous réserve que les informations qu’elle diffuse aux salariés aient un caractère exclusivement syndical en application des dispositions légales et réglementaires en vigueur. Ces informations ne doivent comporter aucune mention injurieuse ou diffamatoire.

Les parties signataires s’engagent à ce que les informations publiées interviennent dans le respect de la réglementation sur la presse et de la législation garantissant la protection de la vie privée et du droit à l’image.

Le contenu des informations est placé sous l’entière responsabilité de l’organisation syndicale représentative au niveau société.

Utilisation abusive

En cas de violation des règles établies ci-dessus :

L’organisation syndicale concernée est mise en demeure par LRAR de faire cesser sans délai ladite violation ;
A l’envoi de la mise en demeure, il est par ailleurs procédé à la coupure temporaire du lien le temps que l’organisation syndicale fasse cesser la violation constatée. En cas de récidive, le lien est coupé définitivement.

En outre, sont éventuellement applicables les sanctions prévues au règlement intérieur qui visent les abus et les atteintes portées à l’outil de travail de façon générale ainsi que certaines sanctions civiles ou pénales de droit commun prévues par la loi.

1-6-3- La messagerie interne

Un compte messagerie interne et individuel est mis à la disposition des représentants du personnel, au même titre que l’ensemble des salariés ASF.

Une adresse électronique individuelle du type « nom.prénom@vinci-autoroutes.com » est attribuée à chacun.

Conditions générales d’utilisation

La messagerie électronique est à la fois un outil de travail et un outil de diffusion d’information professionnelle.

Sa facilité d’utilisation, sa puissance, son instantanéité nécessitent de l’utiliser à bon escient notamment afin de ne pas submerger les utilisateurs de messages, ce qui peut nuire à l’utilisation de la messagerie.

Le Représentant du Personnel, en tant qu’il est titulaire d’une adresse de messagerie interne attitrée, doit l’utiliser comme outil de travail pour ses activités.

Dans le cadre de ses mandats, il ne peut utiliser la messagerie électronique interne que pour :

Ses échanges internes au sein de son Organisation Syndicale ;
Ses échanges avec les autres Organisations Syndicales ;
Ses échanges entre les Organisations Syndicales et la Direction.

En effet, il est rappelé à l’ensemble des Représentants du Personnel qu’il est formellement interdit d’utiliser la messagerie interne professionnelle à des fins de communications syndicales vers les salariés afin de ne pas interférer avec l’activité professionnelle de ces derniers.

Tout envoi d’information de nature syndicale aux salariés sur leur messagerie professionnelle est considéré comme une utilisation abusive de ladite messagerie.

Ne sont également pas autorisées les pratiques suivantes :

La transmission / le téléchargement de vidéo, d’images animées, de bande son depuis un site internet ;
Les spam (diffusion d’un document en grand nombre) ;
Le principe de la chaîne (diffusion collective démultipliée par le biais du receveur d’information).

Par ailleurs, chaque adresse de messagerie interne étant attribuée à une personne clairement identifiée qui en a accepté les règles d’utilisation, le contenu des informations est placé sous son entière responsabilité.

Les informations qui sont diffusées à l’appui de cette messagerie ne doivent comporter aucune mention injurieuse ou diffamatoire.

Utilisation abusive

En cas de violation des règles établis ci-dessus, sont applicables les sanctions prévues au Règlement Intérieur qui visent les abus et les atteintes portées à l’outil de travail de façon générale ainsi que certaines sanctions civiles ou pénales de droit commun prévues par la loi.

Article 2 - Principes généraux d’exercice des mandats

2-1- Liberté de déplacement

Conformément aux dispositions légales, chaque Représentant du Personnel peut circuler librement sur les différents sites de l’établissement sur lequel il exerce son ou ses mandats, sous réserve du respect des consignes de sécurité et de sûreté, des règlements de chaque site et de ne pas gêner le bon fonctionnement des services.

Les DSC et les DSCA peuvent circuler librement sur les différents sites de l’entreprise.

La liberté de déplacement des Représentants du Personnel s’exerce sous réserve de ne pas apporter de gêne au fonctionnement des services, dans le respect des consignes de sécurité. Ainsi pour certains secteurs dont l’accès est commandé par des moyens électroniques ou magnétiques, leur accès est rendu possible en informant préalablement une personne habilitée à les accueillir.

A cet effet, il est vérifié que chaque représentant puisse librement accéder aux différents sites sur lesquels il exerce son ou ses mandats, dans le respect des règles de sécurité et de sûreté.

2-2- Gestion des temps

2-2-1- Heures de délégation

Information de l’employeur

Information préalable à utilisation

Afin de faciliter l’exercice effectif du mandat et d’éviter de perturber l’organisation quotidienne du travail, chaque Représentant du Personnel s’engage à communiquer à son responsable hiérarchique, le planning prévisionnel de ses heures de délégation connues 8 jours au moins avant leur utilisation.

Ce planning n’étant donné qu’à titre indicatif, il peut être modifié à l’initiative du Représentant du Personnel.

En cas de modification de ce planning, le Représentant du Personnel informe sa hiérarchie dès que possible.

L’information préalable de la hiérarchie et le décompte des droits utilisés ne doit pas constituer un contrôle préalable de leur utilisation.

La Direction s’engage à ne pas figer, pour les heures de délégations planifiées avant la sortie du tour, des repos de manière systématique afin de ne pas léser les Représentants du Personnel.

Déclaration des heures effectivement prises

Chaque fin de mois et au plus tard le 10 du mois suivant en établissement et le 15 du mois suivant pour le DSC au niveau société, tout Représentant du Personnel doit obligatoirement communiquer à son responsable hiérarchique un état déclaratif consolidé des heures de délégation utilisées (légales et conventionnelles) en indiquant systématiquement :

La date et les heures de début et de fin des heures prises ;

L’origine des heures utilisées.

Impact sur les plannings et rémunération

Les heures de délégation sont du temps de travail effectif.

Il est de la responsabilité du Représentant du Personnel de respecter les durées maximales de travail légales et conventionnelles.

Les Représentants du Personnel ayant toute latitude pour prendre leurs heures de délégation, ils doivent vérifier que les règles relatives aux durées du travail et aux temps de repos sont respectées lorsqu’ils positionnent leurs heures de délégation sur un planning connu, notamment lors de semaines d’astreinte planifiées.

En conséquence, la pose d’heure de délégation n’engendre aucune dispense de poste.

Dispositions spécifiques aux salariés à temps partiel

Pour les salariés à temps partiel, conformément aux dispositions légales, l’utilisation des heures de délégation ne peut avoir qu’un impact limité sur leur temps de travail mensuel.

En conséquence, toute heure prise au-delà de la limite du tiers de la durée mensuelle contractuelle est prise en dehors de son temps de travail et donne lieu à paiement à 100%.

Planification des heures de délégation sur planning non connu

Lorsque les heures de délégation sont planifiées préalablement à l‘élaboration du planning (notamment pour les salariés de la filière péage et les salariés des PC télécom sur les semaines temps différées avant la sortie du tour à trois mois), il appartient au responsable de les prendre en compte pour constituer son planning et de fait de s’assurer du respect des durées légales de travail et de repos.

Pour ce faire, les Représentants du Personnel doivent indiquer la durée posée ; par principe pour une durée de 8 heures, les horaires 8h-12h et 13h-17h sont saisis sauf information contraire du Représentant du Personnel donnée préalablement à l’élaboration du planning.

Ces heures sont payées en heures normales et un forfait lié à la moyenne des accessoires de l’emploi exercé est payé.

Dès lors que son tour est sorti et qu’il indique finalement à son encadrement annuler sa prise d’heures de délégation planifiée, le représentant du personnel travaille le jour prévu initialement en heures de délégation aux mêmes horaires que ceux prévus initialement sur son tour.

Planification des heures de délégation sur journées de travail ou poste

Comme indiqué précédemment, il est de la responsabilité du Représentant du Personnel de s’assurer du respect des durées légales de travail et de repos ; en conséquence aucune dispense de poste n’est accordée du fait de la pose d’heures de délégation.

La rémunération des heures de délégation intègre les éventuelles majorations prévues.

Planification des heures de délégation sur un jour de repos, ARTT,CET

Lorsque les heures de délégation se déroulent sur un jour de repos (celui-ci débutant à 0 heure pour s’achever à 24 heures), le jour de repos est récupéré en totalité.

Cette récupération est décidée par le manager et est positionnée au plus tard lors de l’élaboration du planning à 3 mois qui suit le jour à récupérer ; étant précisé que pour les ARTT fixe ceux-ci sont repositionnés d’un commun accord avec leur bénéficiaire afin d’être pris avant le 31 décembre de l’année N, à défaut de quoi ils seraient perdus, sans que le planning initial soit par ailleurs modifié.

Cette planification tient compte des spécificités propres à chaque unité de travail afin d’éviter toute désorganisation.

L’(es) heure(s) de délégation posée sur jour de CET de fin de carrière ne peut en aucun cas repousser la date de départ en retraite. Le cas échéant, le 30^e pourra faire l’objet d’un paiement au moment du départ à la retraite selon les règles conventionnelles applicables.

Seule la pose d’heures de délégation correspondant à la planification d’une journée de travail peut entraîner la récupération d’un 30^e CET.

Planification des heures de délégation sur une période d’astreinte ou journée de disponibilité

Comme indiqué précédemment, il est de la responsabilité du Représentant du Personnel de s’assurer du respect des durées légales de travail et de repos.

En conséquence la pose d’heures de délégation n’entraîne pas de dispense d’astreinte, ni de journée de disponibilité.

Le salarié doit tenir compte de son planning d’astreinte ou de journée de disponibilité connu à l’avance et donc des éventuelles heures d’intervention réalisées afin de s’assurer du respect des temps de repos et de travail lorsqu’il positionne ses heures de délégation.

Les heures de délégation posées sur des temps d’astreinte ou des journées de disponibilité sont rémunérées en heures normales à hauteur de la durée effective de délégation. Il en va de même pour les heures de délégation posées sur des astreintes non planifiées.

Dépassement des crédits d’heures

Les crédits individuels (légaux et supplémentaires) d’heures de délégation sont fixes.

Le salarié ne peut donc pas dépasser les contingents fixés sauf circonstances exceptionnelles conformément aux règles légales et jurisprudentielles.

2-2-2 - Convocations employeur

Convocation employeur sur planning non sorti

Un forfait, hors temps de trajet, est planifié par type de convocation employeur et est applicable aux salariés participants aux réunions selon conditions visées supra quel que soit leur statut. La durée planifiée est égale à :

8 heures par réunion de CSE-E ;
4 heures par réunion préparatoire du CSE-E ;
4 heures par réunion de la CSSCT-E;
1 heure par réunion de Commission de dialogue social ;
2 heures par réunion de négociation ;
8 heures par réunion du CSE-C ;
8 heures par réunion préparatoire du CSE-C ;
4 heures par réunion de la CSSCT-C
4 heures par commission obligatoire dans la limite de 30 heures pour celles du CSE-E
4 heures par commission obligatoire dans la limite de 60 heures pour celles du CSE-C
4 heures pour la commission supplémentaire du CSE-E dans la limite de 2 réunions par an
4 heures pour la commission supplémentaire du CSE-C dans la limite de 2 réunions par an

Les salariés sont rémunérés à hauteur de la durée du forfait ou de la durée réelle si celle-ci est supérieure. Ils perçoivent un forfait d’accessoires lié à l’emploi exercé.

A titre dérogatoire en cas de départ volontaire du représentant du personnel en cours de réunion et avant le terme de celle-ci, le représentant du personnel est rémunéré à hauteur de la durée réelle passée en réunion.

Le temps de trajet A/R effectué pour se rendre et revenir des réunions susvisées peut être englobé dans les forfaits ci-dessus conformément aux dispositions ci-dessous.

Convocation employeur sur jour de travail

Lorsque la convocation employeur coïncide avec une journée ou un poste de travail, des dispenses d’heures sont accordées aux représentants du personnel pour respecter la durée minimale légale de repos quotidien. La convocation est valorisée sur la base des forfaits détaillés ci-dessus pour l’ensemble des réunions prévues à l’agenda social.

Pour chaque convocation employeur, l’horaire inscrit au tour de service du salarié tient compte des impacts connus de la convocation (trajet aller – réunion – trajet retour).

Pour les heures prévues au tour de service avant le début de la réunion de convocation employeur et celles postérieures à la fin de la réunion, le salarié peut reprendre son poste de travail lorsque la durée de la réunion, augmentée du temps de trajet A/R le lui permet.

Sinon, il pose toutes heures de délégation nécessaires afin de compléter le poste prévu.

Dans tous les cas, il informe son responsable hiérarchique de son choix.

A titre dérogatoire, lorsque le salarié participe à des réunions de convocation sur plusieurs journées consécutives, ce dernier est considéré en convocation employeur à compter du début de la première réunion jusqu’à la fin de la dernière réunion auxquelles il aura participé, sauf à ce qu’il puisse rentrer à son domicile comme à l’habitude ou que la participation à l’une de ces réunions s’effectue au moyen d’heures de délégation.

Convocation employeur sur jour de repos

Lorsque la convocation employeur se déroule sur un jour de repos (celui-ci débutant à 0heures pour s’achever à 24heures), le jour de repos est récupéré en totalité. Cette récupération se fait soit immédiatement avant, soit immédiatement après le jour de repos supprimé si cela est nécessaire pour le respect des durées légales maximales de travail ou minimales de repos.

A défaut, cette récupération est positionnée par le manager dès que possible sur le tour sorti. Par exception, la récupération est positionnée au plus tard lors de l’élaboration du planning à 3 mois qui suit le jour à récupérer. Cette planification tient compte des spécificités propres à chaque unité de travail.

Le jour de repos sur lequel se tient la convocation ne donne lieu à aucune rémunération, au contraire du jour pendant lequel est pris le repos perdu, lequel est rémunéré en totalité comme temps travaillé.

Des dispenses d’heures de poste sont accordées en cas de nécessité afin de respecter les temps de repos et de travail.

Convocation sur un jour de Congé Payé, RTT, CET ou récupération d’heures

Lorsqu’une convocation employeur coïncide avec un jour planifié en RTT, congé payé ou récupération d’heures, le salarié peut, s’il le souhaite, assister à la réunion pour laquelle il a été convoqué.

Le jour de congé payé, RTT ou récupération d’heures est réintégré dans son solde et peut être repositionné ultérieurement selon les règles conventionnelles applicables.

Le jour de CET de fin de carrière s’il est repositionné ne peut en aucun cas repousser la date de départ en retraite. Le cas échéant il pourra faire l’objet d’un paiement au moment du départ à la retraite selon les règles conventionnelles applicables.

Convocation employeur sur période d’astreinte ou journée de disponibilité

Lorsqu’une convocation employeur coïncide avec une période d’astreinte ou une journée de disponibilité, le représentant du personnel est dispensé de la prise de l’astreinte ou de sa disponibilité prévue initialement jusqu’à son retour.

Lorsque cela est possible, le salarié reprend l’astreinte dès le retour à son poste de travail ou à son domicile. La Direction veille à respecter les temps de repos.

Dans ce cadre, le représentant du personnel est rémunéré en heures normales à hauteur de la durée de la réunion.

Lorsque le salarié ne peut prendre son astreinte du fait de l’éloignement géographique de la réunion, il perçoit le paiement des heures d’astreinte conformément aux dispositions conventionnelles en vigueur.

Les mêmes règles s’appliquent aux salariés initialement prévus en journée de disponibilité.

Les mêmes règles s’appliquent aux astreintes non planifiées.

Annulation d’une convocation employeur

Lorsqu’une convocation employeur initialement prévue dans le planning d’un salarié est annulée et/ou reportée, la gestion suivante est appliquée : le salarié travaille le jour prévu initialement en convocation employeur aux mêmes horaires que la convocation ou pose des HD.

Il est convenu entre les partenaires sociaux que l’annulation d’une convocation employeur soit tout à fait exceptionnelle.

2-2-3 -Trajets sur convocation employeur

Temps de trajet

Conformément aux dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur, le temps de trajet d’un salarié n’est pas du temps de travail effectif, il ne déclenche donc pas de paiement d’heures supplémentaires.

Cependant, le temps de trajet, pris en dehors de l'horaire normal de travail et effectué en exécution des fonctions représentatives, est rémunéré comme du temps de travail effectif pour la part excédant le temps normal de déplacement entre le domicile et le lieu de travail.

Il donne alors lieu au paiement des majorations pour heures supplémentaires suivantes :

Paiement à 125% lorsque le trajet est effectué sur un jour non travaillé, sans donner lieu à récupération du jour de repos ;
Paiement à 125% voire 150% pour la durée du trajet dépassant la durée de travail prévue.

Lorsque le trajet est effectué le même jour que la réunion, une comparaison est faite entre le temps de travail prévu au tour de service et le temps cumulé de la réunion et du trajet réellement effectué : le paiement à 125% ou 150% concerne le temps de trajet dépassant la durée de travail prévue. Ces dispositions s’appliquent de la même façon aux salariés en forfait jour.

Dans tous les cas toutefois et pour des raisons de sécurité, le temps de trajet et le temps effectif de convocation employeur ne doivent pas conduire à dépasser en cumulé 10 heures (réunion + temps de trajet) sur une journée.

Si cette limite ne peut être respectée, le représentant du personnel ne repart qu’après s’être reposé onze (11) heures ; les frais d’hôtel et de bouche engendrés par cette impossibilité de repartir immédiatement étant pris en charge par l’employeur conformément à la circulaire relative aux frais de déplacement.

Lorsque la convocation employeur se déroule sur un jour de repos, le repos est récupéré en totalité selon les modalités prévues à l’article ci-dessus Convocation employeur sur jour de repos, et le temps de trajet occasionné pour ce déplacement donne lieu à paiement

Modalités de déplacement

La prise en compte de l’environnement dans l’exercice des missions des représentants du personnel notamment dans le cadre de leurs déplacements est particulièrement importante : avant tout déplacement le représentant du personnel s’engage à étudier toute alternative susceptible de limiter au maximum ses déplacements en privilégiant notamment le recours à la visioconférence dès lors les modalités de la réunion le permettent.

Par ailleurs, le covoiturage entre représentants et/ou salariés d’un même site et/ou effectuant un même trajet est fortement encouragé.

Les parties signataires souhaitent ainsi réaffirmer leur volonté d’œuvrer en faveur du développement durable.

Enfin, lors de la mise à disposition de véhicule de service, la distance effectuée et le nombre de personnes transportées doivent être pris en compte dans l’attribution du véhicule.

Le véhicule mis à disposition doit être en bon état de fonctionnement.

Concernant le choix du mode de transport lors des déplacements sur convocation employeur, l’utilisation des véhicules de service est prioritaire sauf indisponibilité.

En cas d’indisponibilité de véhicule de service, le Représentant du Personnel réserve un véhicule externe via l’outil Top Travel conformément aux dispositions ci-dessous, par l’intermédiaire du chargé de voyages, pour ceux qui n’ont pas accès à l’application.

Il est donc clairement précisé que l’utilisation du véhicule personnel est l’exception.

Il ne doit correspondre qu’aux cas de dernier recours et être autorisé préalablement par le chef de district, chef de service, RRH ou DRH.

La direction s’engage à mettre le véhicule par principe sur le lieu d’affectation du Représentant du Personnel.

Lorsque le lieu de la convocation oblige ce dernier à faire des kilomètres supplémentaires pour récupérer le véhicule ; celui-ci lui est mis à disposition dans la mesure du possible sur un site situé sur le trajet à effectuer (du domicile au lieu de réunion).

Il est précisé que le choix du mode de transport doit être fait en fonction du mode de transport le plus adapté à la circonstance, ceci notamment en comparant le coût global et l’impact environnemental du déplacement (transport, hébergement, repas, dispense de poste).

Tout mode de transport autre que le véhicule société fait l’objet d’une réservation par le Représentant du Personnel via l’outil Top Travel par l’intermédiaire du chargé de voyages, pour ceux qui n’ont pas accès à l’application et devra être validé par le RRH/DRH/chef de district/chef de service préalablement à sa réservation.

La demande d’utilisation d’un véhicule société ou la réservation d’un autre mode de transport doivent être faits au plus tôt avant la date du déplacement : dès connaissance de la date de la réunion..

A défaut de réservation validée, le Représentant du Personnel s’organise en conséquence : pour ce faire, une réponse lui est donnée dans tous les cas.

La durée et la distance de trajet prises en compte sont celles calculées par Google Maps (du domicile au lieu de la réunion).

En cohérence avec la politique volontariste d’ASF en matière de sécurité routière pour son personnel, les trajets sur autoroute sont privilégiés.

Le temps de trajet est rémunéré dans les conditions détaillées ci-dessus.

En cas d’utilisation d’un moyen de transport en commun (avion, train, bus, autopartage), la durée du trajet prise en compte est la durée réelle du déplacement, à savoir à compter du départ jusqu’au point d’arrivée.

La Direction s’engage à prendre en compte les impondérables pouvant être rencontrés par le salarié lors du trajet et occasionnant une augmentation significative du temps de trajet (cela pouvant être notamment des incidents majeurs impactant la durée du trajet : accidents, bouchons, conditions météorologiques fortement dégradées, etc.).

Suivi et contrôle des frais de déplacement

Les services ressources humaines, au niveau établissement, et la direction des ressources humaines, pour les délégués syndicaux centraux, sont chargés du contrôle et du suivi des frais de déplacement, dans les conditions techniques en vigueur.

Le droit à remboursement d’indemnités kilométriques pour utilisation du véhicule personnel est ouvert lorsqu’un véhicule de service ou un véhicule de location n’a pu être mis à disposition ou qu’aucune autre solution alternative n’a pu être mise en œuvre (ex. covoiturage).

Si le salarié n’a pas bénéficié d’un véhicule société ou de location ou qu’aucune autre solution alternative n’a pu être mise en œuvre (ex. covoiturage) et qu’il a eu l’autorisation préalable d’utiliser son véhicule personnel, il perçoit le remboursement d’indemnités kilométriques pour la distance aller/retour entre le domicile et le lieu de la convocation employeur ; remboursement qui se substitue au paiement de la prime d’éloignement servie conformément aux dispositions conventionnelles en vigueur.

Par ailleurs, lorsqu’elle ne permet pas de couvrir l’intégralité du trajet à parcourir depuis son domicile pour aller récupérer le véhicule société ou le véhicule de location, la prime d’éloignement servie conformément aux dispositions conventionnelles en vigueur est complétée par autant d’indemnités kilométriques que nécessaires.

Toute demande de remboursement de frais de déplacement est individuelle et doit être accompagnée des justificatifs.

Les frais annexes de déplacement sont remboursés dans les conditions de la circulaire relatives aux frais de déplacement.

Pour les salariés postés, l’indemnité de panier n’est accordée que dans le cas où le Représentant du Personnel n’a pas bénéficié de l’indemnisation de repas prévue en cas de déplacement.

Lors des convocations sur les sites disposant d’un restaurant d’entreprise, les Représentants du Personnel ayant la possibilité d’y déjeuner lors des réunions prévues sur une journée entière, aucun frais de restauration extérieure n’est remboursé.

Titre V – Dispositions transitoires

Pour la période du 28 décembre au 31 décembre 2019, les dispositions de la convention d’entreprise relative à l’exercice du droit syndical et à la promotion du dialogue social du 27 janvier 2016 sont prorogées.

Titre VI– Dispositions diverses

Article 1- Entrée en vigueur et durée de l’accord

L’accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le 1^er janvier 2020 sauf pour les dispositions transitoires du Titre V qui, prenant effet au 28 décembre 2019 cesseront automatiquement le 31 décembre 2019 échu.

Article 2 – Clause de Rendez-vous

La Direction ainsi que toute organisation syndicale apte à engager une procédure de révision de l’accord en application de l’article 5 ci-dessous peut solliciter de l’ensemble des partenaires sociaux visés à ce même article qu’ils se réunissent à sa demande afin d’étudier l’objet de sa requête et en apprécier les éventuelles conséquences sur le devenir du présent accord.

La partie souhaitant organiser cette réunion adresse sa demande motivée à l’ensemble des destinataires par lettre recommandée avec accusé de réception.

La réunion se tient dans les deux mois à compter de la réception de la demande par l’ensemble des destinataires.

Article 3 – Modalités de suivi de l’accord

Conformément aux dispositions de l’article L. 2222-5-1 du code du travail, il est institué une commission de suivi de l’accord, mise en place au niveau de la société ASF.

Cette commission veille à l’application des dispositions du présent accord.

Elle est composée d’un représentant de chacune des organisations syndicales aptes à engager une procédure de révision de l’accord en application de l’article 5 ci-dessous ainsi que de deux membres représentant la Direction.

La commission se réunit en séance ordinaire une fois tous les trois ans à compter de la date d’entrée en vigueur de l’accord.

En cas de difficulté d’interprétation de l’accord, la commission peut se réunir en séance extraordinaire à la demande écrite et motivée de toute organisation syndicale apte à engager une procédure de révision de l’accord en application de l’article 5 ci-dessous. Cette organisation syndicale adresse par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courrier électronique avec accusé de réception et de lecture sa demande à l’ensemble des partenaires sociaux visés à ce même article 5.

Article 4 – Substitution

Les dispositions du présent accord se substituent de plein droit à toutes dispositions d’accord ou de conventions collectives, tout usage et toute pratique antérieurs à son entrée en vigueur et ayant le même objet, sans formalité complémentaire.

Article 5 – Révision

Conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail, peuvent engager une procédure de révision du présent accord :

Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel cet accord a été conclu, toute organisation syndicale représentative et signataire ou adhérente à cet accord ;
A l'issue de cette période, toute organisation syndicale représentative.

L’organisation syndicale souhaitant engager une procédure de révision adresse sa demande motivée, par lettre recommandée avec accusé de réception, à la Direction ainsi qu’à l’ensemble des organisations syndicales habilitées à négocier l’avenant portant révision du présent accord.

L’ensemble des partenaires sociaux destinataires se réunit alors dans un délai de trois mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.

L’éventuel avenant de révision se substitue de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifie.

Article 6 – Dénonciation

Le présent accord peut être dénoncé à tout moment par l’une des parties signataires.

La dénonciation doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des parties signataires.

Elle est précédée d’un préavis de trois mois commençant à courir à compter de sa notification à l’ensemble des destinataires.

Article 7 - Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord sera déposé à la diligence de la société ASF conformément aux dispositions de l’article D. 2231-4 du Code du Travail sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail

Il sera également remis en un exemplaire au greffe du conseil de prud'hommes d’Avignon, territorialement compétent.

Un exemplaire signé du présent accord sera remis à chaque signataire.

Le texte du présent accord fait l’objet d’une diffusion auprès de tous les salariés de la société et de tout nouvel embauché.

Les éventuels avenants au présent accord seront soumis aux mêmes formalités de dépôt et de publicité auprès des salariés.

Fait à Vedène, le 11/06/2019

Pour ASF :

Pour les Organisations Syndicales Représentatives:

CFDT

CFE/CGC

CGT

UNSA

ANNEXE

CAHIER DES CHARGES

Ce document constitue le cahier des charges

relatif à la mise en œuvre du vote électronique

pour les élections des représentants du personnel

aux élections professionnelles d’ASF

Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
1. Fonctionnalités générales.
  1. Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.

Période des élections.

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24. Un affichage sur la page d’accueil du site de vote permet de visualiser en temps réel le temps restant à courir avant la clôture du scrutin.

Nature des élections.

Les élections à organiser sont des élections professionnelles (représentants du personnel aux Instance Représentatives du Personnel).

Sécurisation du système proposé.

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017, tels qu’éventuellement complétés par toutes autres dispositions légales et réglementaires futures):

Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)

Par ailleurs, le prestataire fournit à ASF les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

Scénario de vote
1. Étapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d’accéder au vote
une étape de présentation des listes de candidats en présence.
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés
la confirmation par l’électeur du choix effectué
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote
la possibilité pour l’électeur d’imprimer à tout moment un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote
1. Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
1. Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein d’ASF.

Étapes

La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :

le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides
le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge
1. Procédure de clôture de l’élection

La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein d’ASF.

Étapes

La procédure de clôture de l’élection comporte les étapes suivantes :

La constatation de la clôture du site
Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos
1. Dépouillement des urnes électroniques
  1. Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

La saisie par les membres du bureau de vote des clefs de déchiffrement
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
1. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux centraux et la Direction des Ressources Humaines et les services RH des établissements

Pendant la période du scrutin les listes d'émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les délégués syndicaux centraux et les mandataires de liste auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.

Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Autres prestations à fournir
1. Préparation de l’élection
  1. Constitution du « fichier électeurs »

Les listes électorales sont constituées par ASF. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par ASF, par établissement et par collège.

Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par ASF et sont ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :

Le matricule de l’électeur,
La civilité de l’électeur,
Les nom et prénom de l’électeur,
La date de naissance de l’électeur,
L’emploi de l’électeur ;
Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),
Le collège de l’électeur
Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)
La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres)
1. Objet du « fichier électeurs »

Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d’émargement.
1. Transmission du « fichier électeurs »

Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre ASF et lui-même.

Confidentialité du « fichier électeurs »

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :

d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes
d’un code secret qu’il est seul à connaître

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.

Envoi des moyens d’authentification.

Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique.

Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par ASF, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournit à ASF, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

Transmission du « fichier candidats »

Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines d’ASF au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein d’ASF ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

L’élection concernée (Comité Social et Economique : titulaires ou suppléants et le collège)
L’appartenance syndicale le cas échéant,
Les nom et prénom de chaque candidat,
L’ordre de présentation des candidats dans les listes.
1. Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.

De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines d’ASF un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.

Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à ASF, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.

Phase de test et de recette du système de vote électronique
1. Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des membres du bureau de vote.

Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.

L’objectif est de permette aux membres du bureau de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, le prestataire communique trois clés de déchiffrement qui sont remises au Président(e) et aux deux assesseurs.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

Étapes de recette

Les étapes de contrôle sont les suivantes :

réalisation de plusieurs votes,
déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,
contrôles de la conformité des résultats obtenus,
validation du dispositif de vote,
scellement de l’application de vote électronique.
1. Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

la déclaration à réaliser auprès de la CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés)
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique
la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs
la présentation du système aux partenaires sociaux.
1. Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives sont remises à ASF sur support numérique à l’issue de l’élection.

Résultats bruts

Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».

Résultats élaborés

Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.

Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.

Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction d’ASF les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf ;

Gestion informatique et technique du système de vote électronique
1. Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.

Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

Accusé de réception du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

Conservation des données

Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Annexe 2 – Bordereau récapitulatif mensuel des heures de délégation

Annexe 3 – Bordereau récapitulatif mensuel des heures conventionnelles utilisées

Source : DILA https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/acco-accords-dentreprise/

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