Accord d'entreprise "Protocole d'accord pour les electiosn du CSE de Foss France par vote electronique" chez

PROTOCOLE D’ACCORD POUR LES

ELECTIONS DU

COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE FOSS France SAS

Par Vote électronique

Entre les soussignés :

M. XXXX XXXX agissant en qualité de Directeur Général France, représentant la Société FOSS France SAS, 35 Rue des Peupliers 92000 NANTERRE,

D’une part,

ET,

L’Union Départementale CFDT des Hauts de Seine, représentée par M. XXXX XXXX dûment mandaté(e).

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule :

Le présent protocole d’accord a pour objet de définir les modalités d’organisation de l’élection des membres du comité social et économique de la Société FOSS France.

Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique, de recourir au vote électronique conformément aux articles L2314- 26 et R2314-5 du Code du Travail.

Le recours au vote électronique fait l’objet d’un accord spécifique, distinct du présent protocole préélectoral, signé en date du 06 Juin 2023.

L'accompagnement ainsi que la mise à disposition de la plateforme de vote en ligne ont été confiés à la société AKG SOLUTIONS.

Pour rappel, la durée des mandats est de 4 ans.

Article 1 – Effectif de l’entreprise – Nombre de sièges à pourvoir

Les parties constatent et conviennent que l’effectif global de l’entreprise retenu pour la présente élection est de 41 salariés.

L’effectif étant compris entre 25 et 49 salariés, le nombre de siège à pourvoir est de 4 au total :

• 2 sièges de titulaire

• 2 sièges de suppléant.

Article 2 – Collèges électoraux et répartition des sièges

Conformément aux dispositions légales, il est convenu de répartir les sièges à pourvoir de la manière suivante :

- Collège unique : 2 titulaires et 2 suppléants.

Article 3 – Dates, heures et lieu des élections des représentants du personnel

Le scrutin se déroulera pendant le temps de travail des salariés de la manière suivante :

Le 1^er tour est prévu :

* Le lundi 10 juillet 2023, de 9 heures à 15 heures.

Le 2e tour, le cas échéant, se déroulera :

* Le lundi 24 juillet 2023 de 9 heures à 15 heures.

Pour rappel, ce 2^ème tour sera organisé, dès lors qu’au 1^er tour il n’y aura pas eu de candidature syndicale, ou si le quorum n’est pas atteint, ou si tous les sièges ne sont pas pourvus.

Article 4 - Salariés électeurs – Constitution et affichage des listes électorales

Conformément aux dispositions légales, tout salarié âgé de 16 ans et ayant au moins 3 mois d’ancienneté dans l’entreprise à la date du 1^er tour de scrutin, soit le 10 juillet 2023, a droit de vote.

Les listes électorales, arrêtées par la direction, seront affichées sur les panneaux réservés à l’entreprise le 19 juin 2023 à 12h.

Elle indiquera les noms et prénoms des électeurs et la qualité d’électeur et/ou d’éligible.

Les éléments nécessaires à la vérification des conditions d’électorat et d’éligibilité pourront être consultés au service du personnel.

Les listes électorales seront transmises au prestataire le 19 juin 2023.

Article 5 – Candidatures des salariés – Listes de candidats

Conformément aux dispositions légales, tout salarié âgé de 18 ans et ayant au moins 1 an d’ancienneté dans l’entreprise à la date du 1^er tour de scrutin, soit le 10 juillet 2023, peut se porter candidat. Il est rappelé que le premier tour est réservé aux organisations syndicales mentionnées à l’article L2314-5 du code du travail.

Les listes de candidats sont établies en distinguant titulaires et suppléants.

Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles au comité social et économique.

Les listes de candidats doivent respecter les dispositions de l’article L.2324-22-1 du code du travail dans les conditions fixées à l’article 6 du présent protocole d’accord.

Pour des raisons tenant à l’organisation matérielle du vote, les listes du 1^er tour seront communiquées à la direction représentée par M. Vincent Rémy, au plus tard le 26 juin 2023, à 10 heures.

Cette communication peut être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception, le cachet de la Poste faisant foi, ou par dépôt auprès de la direction contre récépissé.

Les listes de candidats sont adressées au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique le 30 juin 2023, en même temps que les professions de foi.

Si un second tour est nécessaire, la direction affiche avec les résultats du 1^er tour un appel à candidature indiquant le nombre de sièges qu’il reste à pourvoir. Cet affichage sera effectué dès le lendemain de la proclamation des résultats du 1^er tour, soit le mardi 11 juillet 2023.

Les candidatures sans étiquette syndicale (« candidats libres ») pourront se présenter pour le 2^nd tour.

Pour rappel, le second tour se tiendra le lundi 24 juillet 2023 de 9 heures à 13 heures.

Les listes du 2^nd tour devront être communiquées à la direction au plus tard le lundi 17 juillet 2023 à 12 heures. Les candidatures présentées au 1^er tour seront considérées comme maintenues au 2^nd tour, sauf si les organisations syndicales déposent de nouvelles listes avant la date limite.

Les listes de candidats du second tour sont adressées au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique le 18 juillet en même temps que les professions de foi.

Les listes de candidats seront affichées pour le 1^er tour par la direction sur les panneaux réservés et sur le site du prestataire le lendemain de la date limite de dépôt soit le 27 juin 2023.

Les listes de candidats seront affichées pour le 2nd tour par la direction sur les panneaux réservés et sur le site du prestataire le lendemain de la date limite de dépôt soit le 18 juillet 2023.

Il est rappelé que les listes de candidats ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises, sous réserve du respect des règles relatives à la représentation équilibrée des femmes et des hommes s’agissant des listes présentées par les organisations syndicales.

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Au 1er tour, l'ordre de présentation de ces listes sera présenté de manière aléatoire sur le site du prestataire.

Au 2nd tour, les listes syndicales seront ordonnées comme au 1er tour. Viendront ensuite, les listes non syndiquées dans l'ordre alphabétique du nom du 1er candidat de chaque liste.

Article 6 – Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Pour chaque collège électoral, les listes de candidats présentées par les organisations syndicales qui comportent plusieurs candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrit sur la liste électorale, au 1^er tour comme au 2^nd tour.

A cet égard, la proportion d’hommes et de femmes pour le collège unique est la suivante :

• 22% femmes

• 78 % hommes

Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste doit comporter :

• 2 hommes

Toutefois, l’application de la règle de représentation équilibrée aboutissant à exclure totalement les femmes dans le Collège unique, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe ainsi exclut conformément à l’article L2314-30 du code du travail. Mais ce candidat ne pourra pas être en première position sur la liste.

Ainsi, compte tenu de ce qui précède, chaque liste pourra comporter :

• Soit 2 hommes

• Soit un homme et une femme, dans ce cas la candidate de sexe féminin ne pourra pas se trouver en 1^ère position sur la liste

Article 7 – Campagne électorale – Propagande électorale

Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour pourront remettre à la direction :

• une profession de foi sous forme de fichier informatique de type pdf (taille maximum autorisée : 500 ko). Cette proposition de foi peut intégrer la liste des candidats sans lien hypertexte et sur une ou deux pages maximum. Il est accepté une profession de foi par liste de candidat.

• un logo sous forme de fichier informatique de type jpg (taille maximum 50ko, format minimum 50mm x 50mm)

• des photos de chaque candidat qui seront redimensionnées et affichées sur le site

Cette propagande sera mise en ligne sur le site de vote électronique. La date limite de transmission de ces fichiers électroniques est le 30 juin 2023 à 12h pour le 1^er tour. Au-delà de cette date aucune nouvelle mise en ligne ne sera possible.

De même, les candidats se présentant au deuxième tour pourront transmettre leur propagande électorale à la direction avant le 18 juillet 2023 à 12h.

Aucune propagande électorale ne pourra avoir lieu pendant la période de scrutin.

Les candidats disposent également des panneaux d’affichage de l’entreprise (dans la limite d’un document de 1 ou 2 pages maximum par liste de candidats) et la distribution de tracts en rapport avec les élections professionnelles est admise aux heures d’entrée et de sortie du travail.

Article 8 – Composition et mission des bureaux de vote – Délégués de liste

Compte tenu de l’organisation par vote électronique, un bureau de vote unique sera mis en place pour le collège électoral unique.

Il sera composé de 3 électeurs :

• un président : l’électeur le plus âgé acceptant (non candidat)

• deux assesseurs : le second plus âgé après le président et l’électeur le plus jeune acceptant

A défaut de salariés volontaires, les présidents et assesseurs seront désignés par application des règles légales de désignation en fonction de l’âge.

Le bureau de vote aura en charge le bon déroulement des opérations électorales, la validation du dépouillement des scrutins, et la proclamation des résultats. Il sera notamment investi des missions suivantes :

• La recette et scellement du système de vote

• Le descellement du système de vote par le biais de trois clés électroniques uniques communiquées par AKG SOLUTIONS.

L’identité des membres du bureau de vote sera communiquée au prestataire AKG SOLUTIONS (le 30 juin 2023 pour le 1er tour et le 19 juillet 2023 pour le 2nd tour), qui se chargera de générer et communiquer un code d’accès permettant de suivre le déroulement des opérations électorales en temps réel.

La date butoir de constitution du bureau de vote est :

• le 30 juin 2023 à 12h pour le 1er tour

• le 19 juillet 2023 à 12h pour le 2nd tour

Ils pourront ainsi consulter le taux de participation et la liste d’émargement pendant la période de vote.

Une notice explicative détaillée sera annexée au cahier des charges du prestataire synthétisant les opérations à mener.

La direction fournit au bureau de vote des listes d’émargement et un exemplaire du présent protocole d’accord préélectoral.

Un représentant de chaque liste de candidats, électeur, peut assister aux opérations électorales. Le temps passé par ces observateurs au déroulement des élections étant rémunéré comme temps de travail.

Les candidats peuvent assister aux élections dans les mêmes conditions que les délégués de liste.

La direction de l’entreprise peut désigner un représentant de son choix qui sera chargé d’assister aux opérations électorales.

Conformément à l’article R 2314–12 du Code du Travail, les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu par le biais de l’accès à un descriptif expliquant de manière pédagogique les différentes phases du processus les concernant et de la mise à disposition d’un moyen de contact (adresse email) leur permettant de joindre le prestataire pour répondre à toute question complémentaire qu’ils pourraient se poser à ce sujet.

Article 9 – Vote électronique

9-1 PREPARATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

La société AKG Solutions a été choisie pour organiser ce scrutin avec le système VOTEO.

La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à la société AKG SOLUTIONS qui s’engage sur :

• La sincérité et l’intégrité du vote

• L’anonymat et le secret du vote

• L’unicité du vote

• La confidentialité et la liberté du vote

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément aux articles R2314-9 du Code du travail. Les certificats de conformité issus de cette expertise seront annexés au cahier des charges du prestataire et remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction.

L’employeur informe les organisations syndicales de l’accomplissement de ces formalités (R2314-11).

Les listes électorales, candidates, et membres du bureau de vote sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les professions de foi, logos, et photos éventuelles doivent être communiquées au prestataire au format électronique et selon les modalités décrites à l’article 4.

9.2 VALIDATION ET TEST DU SYSTEME DE VOTE

Une procédure de validation et scellement précède l’ouverture du scrutin.

Cette procédure a pour objectif de tester le système de vote électronique et de vérifier les données du système. Elle est menée conjointement par le prestataire et les membres du bureau de vote.

Suite à la vérification du système le bureau de vote procède au scellement des urnes électroniques. Le système devient alors inviolable et inchangeable jusqu’à la fin du scrutin.

Le scellement donne lieu à la création de trois clés appelées clés de chiffrement.

Ces clés sont confiées à trois membres du bureau de vote et devront être renseignées à l’issue du scrutin pour accéder aux urnes et générer les documents de résultats.

9.3 DEROULEMENT DE L’OPERATION DE VOTE

Les élections professionnelles sont des scrutins de liste à 2 tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

Les électeurs ont la faculté de rayer des noms. Toutefois, les ratures ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein d’une liste si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés pour cette liste.

Les ratures sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne de liste.

Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance et à son établissement.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste.

La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

L’électeur peut modifier son choix avant validation définitive.

La validation entraîne transmission du vote et émargement.

Elle fait également l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-16 et R2314-7 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste, et les représentatifs de l’employeur désignés peuvent consulter, grâce à un identifiant et mot de passe personnels, le taux de participation.

Les membres du bureau de vote ont également accès à la liste d’émargement.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

La cellule d'assistance technique est constituée des membres du bureau de vote et d’un représentant du prestataire. Elle est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le représentant du prestataire membre de la cellule d'assistance technique assistent l’employeur et le bureau de vote en cas de besoin (9h/17h00 du lundi ou vendredi par téléphone,

Et 9h/22h semaine et week-end par e-mail). Plus spécifiquement, il assiste le bureau de vote durant le scrutin et le dépouillement.

Conformément à l’article R. 2314-15 du Code du travail, la cellule d'assistance technique en présence, le cas échéant, des représentants des listes de candidats :

Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à des tests du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

La présence du représentant du prestataire n’est pas requise lors de la réalisation des phases de test et de vérification décrites ci-avant. Une documentation technique sera mise à la disposition des autres membres de la cellule d’assistance technique pour les accompagner dans l’accomplissement de ces différentes actions.

Plusieurs rappels seront faits pendant la durée des élections en reprécisant les heures d’ouverture et de fermeture de la période de vote.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote selon les modalités décrites dans le cahier des charges.

9.4 DESCELLEMENT ET DEPOUILLEMENT

A l’heure de fermeture du scrutin le vote n’est plus accessible aux électeurs.

Le scellement des urnes sera effectif le lundi 10 juillet 2023 à 15h pour le 1er tour et le lundi 24 juillet 2023 à 15h pour le second tour.

Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

Le dépouillement est effectué directement par le site de vote électronique sous la responsabilité du bureau de vote.

A l’issue du dépouillement le fichier de compte-rendu de résultats et les PVs CERFAs sont édités automatiquement.

Il convient alors aux membres du bureau de valider et signer ces documents.

Le dépouillement doit être effectué même en cas de carence ou de quorum non-atteint au premier tour.

Le compte-rendu de résultats sera affiché dans les locaux de la société sur des panneaux prévus à cet effet.

Le présent protocole sera déposé auprès de la Direction Départementale du Travail et de l’Emploi des Hauts De Seine et pourra être consulté sur le site de vote du prestataire.

Il appartient à l'employeur ou à son représentant de prendre les mesures nécessaires pour assurer le bon déroulement du scrutin.

Le recours au vote électronique est ouvert par L’accord collectif précité du 06 juin 2023.

9.5 MODALITES DU VOTE

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle, un e-mail contenant un lien permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé. Cet envoi électronique sera doublé d'un envoi papier à son adresse personnelle précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que les codes d'accès.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins, titulaires et suppléants.

A l’issue, le président du bureau de vote procèdera à un contrôle des urnes électroniques pour constater que les urnes sont vides et mesurer la participation.

Le vote ne pourra être ouvert qu’après réalisation complète de la procédure de scellement et l’horaire de début du vote.

Une vérification du site de vote (urne vide et scellée) par les membres des bureaux de vote sera réalisé avant l’ouverture des urnes aux électeurs :

• pour le 1^er tour : vendredi 7 juillet à 14 heures

• pour le 2^nd tour : vendredi 21 juillet à 14 heures

9.6 Modalités d'accès au serveur de vote

Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question (date de naissance par exemple) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se sera identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur).

La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois.

Article 10 – Calendrier des opérations électorales

10.1 Le calendrier du 1er tour des élections professionnelles est établi comme suit :

- affichage des listes électorales par la direction et sur site prestataire selon vérification : le 19 juin 2023 à 12h

- envoi des listes électorales au prestataire : le 19 juin 2023

- date limite des dépôts des listes de candidats pour le 1er tour : le 26 juin 2023 à 10h

- affichage des listes de candidats sur les panneaux de l’entreprise : le 27 juin 2023 à 12H

- date limite de remise à la direction des ressources humaines des professions de foi : le 30 juin 2023 à 12h

- envoi des listes de candidats, des logos et des professions de foi au prestataire : le 30 juin 2023

- date butoir pour la constitution du bureau de vote : le 30 juin 2023 à 12h

- envoi du fichier relatif aux membres des bureaux de vote au prestataire : le 30 juin 2023

- envoi des codes aux électeurs par le prestataire : le lundi 3 juillet

- Intégration des données définitives dans le système de vote : le 7 juillet

- recette du site de vote : le 7 juillet 2023

- contrôle et scellement du système de vote puis transmission par le prestataire des clés de dépouillement aux membres du bureau de vote : le 7 juillet 2023 à 14H

- vérification du site de vote (urne vide et scellée) par les membres des bureaux de vote : le vendredi 7 juillet 2023 à 14 :00

- ouverture du vote électronique 1er tour : le lundi 10 juillet à 9 heures

- fermeture du vote électronique et fin du scrutin : le lundi 10 juillet à 15 heures

- après la clôture du scrutin : dépouillement, établissement des procès-verbaux et proclamation des résultats par le bureau de vote : le lundi 10 juillet 2023

- affichage des résultats du premier tour

- si nécessaire, d'une note d'appel à candidatures pour le second tour : au plus tard le mardi 11 juillet 2023

- envoi des procès-verbaux à l'inspecteur du travail : au plus tard mardi 11 juillet 2023

10.2 Le calendrier du 2nd tour des élections professionnelles est établi comme suit :

- date limite des dépôts des listes de candidats pour le 2nd tour : le 17 juillet 2023 à 12h

- affichage des listes de candidats sur les panneaux de l’entreprise : le 17 juillet 2023 à 12h

- date limite de remise à la direction des ressources humaines des professions de foi : le 18 juillet 2023 à 12h

- envoi des listes de candidats, des logos et des professions de foi au prestataire : le 18 juillet 2023

- date butoir pour la constitution du bureau de vote : le 19 juillet 2023 à 12h

- envoi du fichier relatif aux membres des bureaux de vote au prestataire : le 19 juillet 2023

- envoi des codes aux électeurs par le prestataire : le 20 juillet 2023

- Intégration des données définitives dans le système de vote : le 20 juillet 2023

- recette du site de vote : le 20 juillet 2023

- contrôle et scellement du système de vote puis transmission par le prestataire des clés de dépouillement aux membres du bureau de vote : le 21 juillet 2023 à 14h

- vérification du site de vote (urne vide et scellée) par les membres des bureaux de vote : le 21 juillet 2023 à 14h

- ouverture du vote électronique 2nd tour : le 24 juillet 2023 à 9 heures

- fermeture du vote électronique et fin du 2^nd tout de scrutin : le 24 juillet 2023 à 15 heures.

- après la clôture du scrutin : dépouillement, établissement des procès-verbaux et proclamation des résultats par le bureau de vote : le 24 juillet 2023

- affichage des résultats du 2^nd tour : le 24 juillet 2023

- envoi des procès-verbaux à l'inspecteur du travail : au plus tard le 25 juillet 2023

Article 11 – Durée et publicité du présent protocole d’accord préélectoral

Le présent protocole d'accord est conclu pour les élections des membres du comité social et économique de l'année 2023.

Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation. Un exemplaire original sera transmis par la direction à l'inspection du travail du siège de l'entreprise.

Il sera consultable par l'ensemble des salariés sur l'intranet de l'entreprise.

Fait le 09/06/2023, à Nanterre

Signatures :

Pour les syndicats :

Union Départementale de la CFDT des Hauts de Seine

M. XXXX XXXX

Pour l’entreprise :

FOSS France

M. XXXX XXXX

Directeur Général