VAACCORD À DURÉE DÉTERMINÉE RELATIF À LA COMMUNICATION DES INSTANCES REPRÉSENTATIVES DU PERSONNEL

ENTRE LES SOUSSIGNÉS :

La Société Éditions Dalloz, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés sous le numéro 572 195 550 RCS Paris, dont le siège social est situé 31/35 Rue Froidevaux – 75014 PARIS, représentée par Monsieur XX, agissant en qualité de Directeur des Relations Sociales,

D’une part,

Ci-après dénommée ci-dessous « La Société »

Et,

Madame XX, déléguée syndicale désignée par l’organisation syndicale Syndicat national des journalistes (SNJ),

D’autre part.

Il a été convenu et arrêté ce qui suit,

TABLE DES MATIÈRES

PRÉAMBULE 3

TITRE 1 : MOYENS ET RÈGLES DE COMMUNICATION VIA LES OUTILS NUMÉRIQUES 3

1. ARTICLE 1 – COMMUNICATION VIA L’INTRANET 4

1.1 Intranet pour les organisations syndicales 4

1.1.1 Contenu des publications 5

1.1.2 Règles d’utilisation 5

1.2 Intranet et Internet pour le CSE 6

1.2.1 Intranet 6

1.2.2 Internet 6

2. ARTICLE 2 – COMMUNICATION VIA LA MESSAGERIE ÉLECTRONIQUE DE L’ENTREPRISE 6

2.1 Messagerie électronique dédiée pour les organisations syndicales 7

2.2 Messagerie électronique dédiée pour le CSE 7

3. Article 3 – Communication via le systÈme de visioconfÉrence de l’entreprise 8

3.1 Utilisation du système de visioconférence de l’entreprise par les organisations syndicales 8

3.2 Utilisation du système de visioconférence de l’entreprise par le CSE 8

TITRE 2 : MOYENS ET RÈGLES DE COMMUNICATION VIA LES OUTILS NON NUMÉRIQUES 8

4. ARTICLE 1 – MOYENS DÉDIÉS AUX ORGANISATIONS SYNDICALES 9

1.1 Tracts syndicaux 9

1.2 Panneaux d’affichage des organisations syndicales 9

5. ARTICLE 2 : MOYENS DÉDIÉS AU CSE 9

2.1 Comptes-rendus rapides et procès-verbaux des réunions du CSE 9

2.1.1 Rédaction du compte-rendu rapide 9

2.1.2 Rédaction du procès-verbal du CSE 10

2.2 Panneaux d’affichage du CSE 10

ARTICLE 3. MISE À DISPOSITION DE SALLE DE RÉUNION 10

1. 3.1 MISE À DISPOSITION DE SALLE DE RÉUNION POUR LES ORGANISATIONS SYNDICALES 11

2. 3.2 MISE À DISPOSITION DE SALLE DE RÉUNION POUR LE CSE 11

TITRE 3 – DISPOSITIONS FINALES 11

6. ARTICLE 1 : ENTRÉE EN VIGUEUR, DURÉE ET PORTÉE DE L’ACCORD 11

7. ARTICLE 2 : ADHÉSION À L’ACCORD 11

8. ARTICLE 3 : RÉVISION DE L’ACCORD 11

9. ARTICLE 4 : DÉPÔT ET PUBLICITÉ 12

PRÉAMBULE

La direction et les partenaires sociaux reconnaissent l’importance d’un dialogue social constructif et responsable permettant en outre d’améliorer l’expérience collaborateur.

Dans un contexte d’évolution technologique, de mise en place du télétravail et de digitalisation des moyens de communication, les parties manifestent leur volonté de faciliter et développer l’accès à l’information des collaborateurs et contribuer ainsi au dialogue social.

À ce titre, le présent accord a pour objet de :

• favoriser et encadrer l’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication entre les représentants du personnel et leurs interlocuteurs internes : collaborateurs et direction ;

• rappeler les règles de fonctionnement du dialogue social que doivent respecter l’ensemble des acteurs parties prenantes afin de faciliter l'exercice des missions de chacun.

Dans ce contexte, la direction et l’organisation syndicale représentative, le Syndicat national des journalistes (SNJ), accompagnée de la secrétaire du comité social et économique (CSE), se sont réunies les 8 juin et les 9 et 30 novembre 2021 afin de définir les modalités d’exercice de la communication des institutions représentatives du personnel au sein de la société Dalloz.

TITRE 1 : MOYENS ET RÈGLES DE COMMUNICATION VIA LES OUTILS NUMÉRIQUES

Les parties réaffirment le principe que l’outil numérique ne doit pas se substituer aux échanges en présentiel mais doit venir en complément pour permettre une continuité du dialogue à distance.

La communication via les outils numériques doit être prudente car la lecture d’un message à distance peut être source d’interprétations erronées. Les messages doivent être adaptés au bon canal de communication selon leur contenu et destinataire. Les échanges numériques respectent sur la forme et le fond la même qualité que les échanges non numériques (courtoisie, respect, confidentialité, etc.).

Afin de :

• limiter les flux de messages dans une logique écoresponsable ;

• favoriser le bien-être au travail ;

• faciliter et fluidifier la gestion pour chacun de sa messagerie.

L’utilisation des fonctions de transmission groupée sur des adresses génériques devra être limitée à l’essentiel et utilisée avec prudence (éviter la fonction répondre à tous, envoi à un seul destinataire pour les messages individuels, limiter les destinataires en copie, etc.).

Toutes les communications quels que soient leur canal de diffusion et leur support devront respecter les droits individuels et collectifs.

Les informations communiquées par les instances représentatives du personnel doivent respecter :

• les dispositions relatives à la presse et ne pas contenir d'injures, diffamations publiques, fausses nouvelles et provocations tombant sous le coup des délits de presse ;

• la vie privée des personnes, notamment la confidentialité des échanges ;

• le droit à l'image (article 226-1 du code pénal).

ARTICLE 1 – COMMUNICATION VIA L’INTRANET

L’entreprise reconnaît à chacun des salariés le droit d’avoir librement accès à l’information de son choix ou de s’y opposer, qu’elle provienne de représentants élus ou d’organisations syndicales. À cet effet, les organisations syndicales pourront disposer d’un espace dédié de publication d’informations et de communications sur l’Intranet de l’entreprise, sous réserve d’accepter de se conformer aux dispositions ci-dessous.

L’utilisation de ce dispositif s’inscrit dans le respect des dispositions légales, notamment des articles L. 2142-3 et L. 2142-6 du code du travail relatifs à l’affichage et aux communications syndicales sur l’espace intranet de l’entreprise, ainsi qu’aux conditions de diffusion d’informations.

L’accès à l’espace est libre et direct pour l’ensemble des salariés afin de respecter la liberté du choix des salariés de refuser ou non de lire ces messages.

Intranet pour les organisations syndicales

Chaque organisation syndicale représentative ou ayant une section syndicale dispose d’un espace d’affichage électronique sur l’Intranet. Ainsi, les salariés peuvent librement consulter ces espaces à partir de tout poste de travail informatique leur permettant d’accéder à l’Intranet.

Cet espace pourra prendre les formes suivantes :

• une publication du contenu via une page sur l’Intranet groupe Jack (dans l’espace relatif aux relations sociales) ;

• un renvoi au site intranet de l’organisation syndicale via un lien publié sur l’Intranet groupe Jack.

Conformément à l’article L. 1222-4 du code du travail sur la collecte des informations, ainsi qu’aux recommandations de la CNIL, la direction s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le ou les espaces dédiés aux organisations syndicales.

Un exemplaire des communications syndicales est obligatoirement transmis à la direction ou à son représentant concomitamment à leur affichage ou mise en ligne sur les pages d’information syndicale de l’espace intranet.

La direction rappelle l’importance du respect du caractère confidentiel pour certaines informations transmises aux instances représentatives du personnel (IRP) et présentées comme telles.

Contenu des publications

L’espace ainsi réservé est conçu comme un panneau d’information syndicale électronique (au sens de l’article L. 2142-3 du code du travail), de telle sorte qu’aucune interactivité n'est possible avec les salariés à partir de ces panneaux. Les pages d’information syndicale revêtent un caractère statique : ainsi, elles n’autorisent pas les échanges avec les salariés.

Les organisations syndicales sont responsables du contenu de l’espace qui leur est alloué sur le site.

Le contenu et le format des pages publiées sur le site sont librement déterminés par l’organisation syndicale et sont sous la responsabilité du délégué syndical, sous réserve des contraintes techniques (poids des fichiers, format informatique) et du respect du présent accord.

Règles d’utilisation

Pour des raisons techniques, la mise en ligne est faite par l’employeur et dans ce cas à chaque nouvelle publication, un mail pourra être envoyé aux salariés par l’organisation syndicale les informant qu’une nouvelle information est disponible sur l’Intranet.

Si les avancées techniques le permettent tout en garantissant la sécurité du réseau interne, les délégués syndicaux pourront publier directement leurs communications. Dans ce cas l’organisation syndicale pourra envoyer aux salariés par mail le lien vers la page intranet.

Les pages syndicales publiées sur le site intranet devront respecter la charte informatique en vigueur dans l’entreprise ainsi que les préconisations de la CNIL.

Les organisations syndicales s’engagent à ne pas enfreindre les droits d’auteurs et à respecter le secret professionnel, s’abstenir de toutes injures, diffamation et d’atteintes à la vie privée.

Intranet et Internet pour le CSE

Le CSE dispose de plusieurs moyens de communication pour échanger avec les salariés.

En effet, il est mis à la disposition du CSE une page sur l’Intranet de l’entreprise. En outre, le CSE peut naturellement dans le cadre de ses prérogatives disposer d’un site internet financé via son budget de fonctionnement.

Intranet

Le CSE dispose d’une page sur l’Intranet du groupe.

Son utilisation est réservée à la publication des informations relatives aux activités sociales et culturelles et à la publication des procès-verbaux et des comptes-rendus rapides des réunions du CSE.

Il pourra également y être publié un calendrier prévisionnel annuel des dates de réunions de l’instance ainsi que la liste des représentants du CSE et de ses commissions.

Le contenu de ces publications doit respecter la charte informatique en vigueur dans l’entreprise et le présent accord.

Internet

Le CSE peut disposer d’un site Internet, accessible exclusivement aux salariés de l’entreprise Dalloz, ce site est alors la propriété du CSE et mis en place avec le budget de fonctionnement de l’instance.

Il peut y publier des informations relatives aux activités sociales et culturelles, les procès-verbaux des réunions du CSE et toute autre information qu’il juge nécessaire de communiquer aux salariés dans le respect des dispositions légales en vigueur et notamment de l’article L. 2315-3 du code du travail.

Les publications sont assurées par le CSE sous la responsabilité de son secrétaire.

Ce site est accessible depuis le portail du site intranet de l’entreprise.

Le CSE s’engage à mettre à jour les droits d’accès au site aux seuls salariés de l’entreprise. Cette mise à jour devra être effectuée tous les trois mois. Le service RH transmet de façon confidentielle chaque trimestre les entrées et sorties uniquement à cet effet.

ARTICLE 2 – COMMUNICATION VIA LA MESSAGERIE ÉLECTRONIQUE DE L’ENTREPRISE

Les institutions représentatives du personnel bénéficient d’une adresse mail dédiée et créée par le service informatique, notamment pour une parfaite identification par les destinataires des messages.

Il est rappelé que conformément aux règles en vigueur dans la société, les moyens de communication de l’entreprise sont réservés à un strict usage professionnel.

Cette adresse mail ne peut être utilisée que pour délivrer des messages au titre du mandat exercé et dont le contenu relève des prérogatives de celui-ci.

Messagerie électronique dédiée pour les organisations syndicales

Chaque section syndicale bénéficie d’une adresse mail. Elle est destinée à faciliter la prise de contact par les salariés vers les organisations syndicales.

La messagerie à la disposition des organisations syndicales permet de communiquer à l’ensemble des salariés de manière générale ou individuelle.

Les organisations syndicales veilleront à utiliser ce moyen de communication collective par e-mails de manière raisonnable en termes de fréquence et de nombre de messages, dans le respect des dispositions du présent accord.

Chaque représentant du personnel désigné par une organisation syndicale s’engage à respecter la charte informatique en vigueur dans l’entreprise.

Les représentants des organisations syndicales s’engagent à respecter le secret professionnel, s’abstenir de toutes injures, diffamation et d’atteintes à la vie privée. De surcroît, à travers ces communications ou en parallèle, les organisations syndicales veilleront à maintenir un dialogue social continu avec les représentants de l’entreprise.

De plus, les messages adressés aux salariés devront systématiquement faire mention du droit d’opposition à la réception de tels messages, dont dispose chaque destinataire.

Messagerie électronique dédiée pour le CSE

L’entreprise met à disposition du CSE Dalloz, une adresse mail générique dallozCSE@dalloz.fr afin de favoriser la communication des salariés avec les membres du CSE.

Cette adresse mail sera accessible à l’ensemble des membres du CSE et aura pour objet d’échanger et de transmettre des informations aux salariés, avec les membres de l’instance ou avec la direction.

Les membres du CSE auront la possibilité d’envoyer des mails groupés dans un usage raisonnable tant au niveau du contenu que de la fréquence d’envoi.

L’objet des messages électroniques indiquera le thème précis de la communication envoyée par le CSE.

Ces envois de mails à l’ensemble des salariés sont acceptés dans le cadre du respect des dispositions du présent accord. Il devra néanmoins être mentionné l’interdiction aux destinataires de ce mail de répondre en utilisant la fonction répondre à tous.

ARTICLE 3 – COMMUNICATION VIA LE SYSTÈME DE VISIOCONFÉRENCE DE L’ENTREPRISE

Les outils de communication de visioconférence de l’entreprise sont mis à disposition des représentants syndicaux et du CSE qui peuvent les utiliser dans le respect des règles énoncées ci-dessous.

Utilisation du système de visioconférence de l’entreprise par les organisations syndicales

Les organisations syndicales sont autorisées à utiliser le système de visioconférence de l’entreprise si elles le souhaitent pour apporter une réponse à titre individuel à une question posée par un salarié.

Elles peuvent également utiliser ce système de visioconférence afin d’échanger entre les membres d’une section syndicale ainsi qu’entre organisations syndicales présentes au sein du groupe.

Dans le cadre du présent accord, le local syndical sera doté dans les nouveaux locaux (place des Vosges à Courbevoie) d’un écran mural afin de faciliter les échanges à distance via visioconférence.

Utilisation du système de visioconférence de l’entreprise par le CSE

Le CSE est autorisé à utiliser le système de visioconférence de l’entreprise pour apporter des réponses aux salariés dans le cadre de ses missions. 

Le recours au système de visioconférence de l’entreprise par les membres du CSE pour des réunions collectives est autorisé avec les salariés en dehors du temps de travail de ceux-ci.

Enfin, le CSE peut également utiliser le système de visioconférence de l’entreprise afin de réunir ses membres.

Dans le cadre du présent accord, le local du CSE sera doté dans les nouveaux locaux (place des Vosges à Courbevoie) d’un écran mural afin de faciliter les échanges à distance via visioconférence.

TITRE 2 : MOYENS ET RÈGLES DE COMMUNICATION VIA LES OUTILS NON NUMÉRIQUES

En complément de ces outils numériques, la communication entre les IRP et les salariés pourra également être faite par d’autres outils.

Aussi, il sera mis en place des moyens dédiés pour les organisations syndicales.

ARTICLE 1 – MOYENS DÉDIÉS AUX ORGANISATIONS SYNDICALES

1.1 Tracts syndicaux

Conformément aux dispositions légales, les organisations syndicales ont la possibilité de distribuer des tracts aux salariés dans l’enceinte de l’entreprise.

Un exemplaire de ce tract est transmis à l’employeur concomitamment à leur distribution.

La distribution de ces tracts ne doit pas entraîner de perturbation du fonctionnement du service.

Enfin, les locaux syndicaux seront équipés d’une imprimante.

1.2 Panneaux d’affichage des organisations syndicales

La direction met à disposition de chaque section syndicale un ou des panneaux d’affichage selon la disposition des locaux et conformément aux dispositions légales.

L’affichage des communications syndicales s’effectue librement sur les panneaux prévus à cet effet.

Un exemplaire des communications syndicales est transmis à l’employeur, simultanément à l’affichage.

Les communications affichées devront respecter les dispositions relatives à la presse et aux droits des personnes.

ARTICLE 2 : MOYENS DÉDIÉS AU CSE

2.1 Comptes-rendus rapides et procès-verbaux des réunions du CSE

Le CSE pourra communiquer aux salariés les échanges tenus lors de ses réunions avec la direction par la rédaction d’un compte-rendu rapide et synthétique en plus de la rédaction habituelle du procès-verbal approuvé par les membres.

2.1.1 Rédaction du compte-rendu rapide

À l’issue de chaque réunion du comité, le secrétaire sera chargé de rédiger un compte-rendu rapide retraçant de manière synthétique et simplifiée les échanges tenus lors de cette réunion.

Ce compte-rendu devra permettre aux collaborateurs de prendre connaissance des points abordés en séance avant la rédaction complète du procès-verbal.

La présentation de ce compte-rendu devra être objective et ne pas avoir pour finalité d’alimenter des débats polémiques, l’intégralité des échanges se retrouvant dans le procès-verbal.

Une validation préalable et conjointe sera faite par le secrétaire de l’instance et la direction avant l’envoi du compte-rendu aux salariés.

Le compte-rendu pourra être envoyé via l’adresse du CSE. Il pourra également être mis en ligne sur la page intranet du CSE. L’objectif de cette information est d’être rapide avec une diffusion dans les sept jours maximum suivants la séance concernée.

2.1.2 Rédaction du procès-verbal du CSE

Le secrétaire de l’instance est également en charge de la rédaction du procès-verbal de chaque réunion du CSE.

Ce procès-verbal doit consigner fidèlement les délibérations et les déclarations exprimées lors de la réunion. Il devra être approuvé par les membres du CSE lors d’une séance ordinaire avant de pouvoir être communiqué aux salariés.

2.2 Panneaux d’affichage du CSE

La direction met à disposition du CSE un ou des panneaux d’affichage selon la disposition des locaux et conformément aux dispositions légales.

Les panneaux d'affichage du CSE servent notamment à afficher :

• les procès-verbaux des réunions ;

• les comptes-rendus rapides ;

• les coordonnées professionnelles des membres ;

• les informations relatives aux activités sociales et culturelles proposées aux salariés.

Les communications affichées devront respecter les dispositions relatives à la presse, aux droits des personnes et au présent accord.

ARTICLE 3. MISE À DISPOSITION DE SALLE DE RÉUNION

Les parties conviennent d’une mise à disposition de salles de réunion pour les IRP afin de faciliter leur communication tant en présentiel qu’en distanciel.

3.1 MISE À DISPOSITION DE SALLE DE RÉUNION POUR LES ORGANISATIONS SYNDICALES

Conformément à l’article L. 2142-10 du code du travail, les adhérents de chaque section syndicale peuvent se réunir une fois par mois dans l'enceinte de l'entreprise en dehors des locaux de travail suivant des modalités fixées par accord avec l'employeur.

Les organisations syndicales pourront réserver des salles de réunion conformément aux dispositions légales en vigueur.

Il est également prévu, si nécessaire, la mise à disposition de salles de réunion afin de recevoir un salarié dans le cadre d’un entretien individuel.

3.2 MISE À DISPOSITION DE SALLE DE RÉUNION POUR LE CSE

Le CSE pourra, s’il le souhaite, avoir accès aux salles de réunion via le process de réservation classique de l’entreprise.

TITRE 3 – DISPOSITIONS FINALES

ARTICLE 1 : ENTRÉE EN VIGUEUR, DURÉE ET PORTÉE DE L’ACCORD

Les parties conviennent que cet accord est applicable pour une durée de 15 mois à compter du 1^er avril 2022.

ARTICLE 2 : ADHÉSION À L’ACCORD

Conformément à l’article L. 2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale représentative peut adhérer au présent accord.

L’adhésion devra être notifiée aux signataires du présent accord et faire l’objet des mêmes formalités de dépôt que celui-ci.

ARTICLE 3 : RÉVISION DE L’ACCORD

Chaque partie signataire ou y ayant adhéré pourra demander la révision partielle ou totale du présent accord dans les conditions prévues par l’article L. 2261-7-1 du code du travail.

Toute demande de révision devra être notifiée à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.

Une réunion de négociation sera alors organisée dans les meilleurs délais suivant cette demande avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

ARTICLE 4 : DÉPÔT ET PUBLICITÉ

Le présent accord sera déposé par la société sur la plateforme téléprocédure du ministère du travail.

Un exemplaire sera, en outre, déposé auprès du secrétariat-greffe du conseil des prud'hommes de Paris.

Conformément à l’article L. 2231-5-1 du code du travail, le présent accord sera, après anonymisation des noms et prénoms des négociateurs et des signataires de l’accord, rendu public et versé dans une base de données nationale.

Le texte de l’accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Fait à Paris, le 10 mai 2022.

En trois exemplaires originaux, dont un remis à chaque partie signataire

Pour les Éditions Dalloz,

Monsieur XX

Directeur des Relations Sociales

Pour le SNJ,

Madame XX

Déléguée Syndicale