Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections des membres du Comité Social et Economique" chez L'INDEPENDANT DU MIDI (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Entre

L'INDEPENDANT DU MIDI dont le siège social est 2 Boulevard des Pyrénées 66000 PERPIGNAN représenté par XXX XXX agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines

d'une part

et

les délégations suivantes :

• Le SNJ représentée par XXX XXX

• La CFE-CGC représentée par XXX XXX

• La CFDT représentée par XXX XXX

d'autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule :

La dispersion des sites de travail de l’entreprise ainsi que l’intervention de certains salariés en dehors des locaux de celle-ci, compte tenu des missions qui leur sont confiées, constituent des obstacles à la participation des salariés aux élections professionnelles lorsque le vote est effectué à bulletin secret sous enveloppe.

Face à ce constat, les parties signataires du présent accord sont convenues de mettre en place le vote électronique afin :

• de permettre aux salariés n’étant pas présents dans les locaux de l’entreprise de participer au vote ;

• d’augmenter le taux de participation ;

• de sécuriser le processus électoral ;

• de faciliter le décompte final des résultats.

Le recours au vote électronique s’inscrit dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales et doit notamment garantir :

• le secret du scrutin ;

• le caractère personnel et libre du vote ;

• la sincérité des opérations électorales ;

• l’intégrité du vote ;

• l’unicité du vote ;

• le secret du vote.

À cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions portant notamment sur :

• les conditions d’organisation du vote électronique ;

• les garanties de sécurité et confidentialité que doit présenter le dispositif ;

• les modalités de contrôle du système.

Partie 1 : Champ et cadre juridique de l’accord

Article 1 : Champ d’application :

Le présent accord s’applique au sein de l’Indépendant du Midi et concerne l’ensemble des salariés.

Article 2 : Cadre juridique

Le recours au vote électronique s’effectue dans le respect des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur.

L’employeur et les organisations syndicales veilleront plus particulièrement à ce que le recours au vote électronique soit conforme :

• au règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données) ;

• à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;

• au code du travail ;

• aux principes généraux du droit électoral ;

• à l’arrêté du 25 avril 2007 (NOR: SOCT0751067A) ;

• aux délibérations de la CNIL ;

• à tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.

Il convient notamment de se référer à ces textes pour les questions qui ne sont pas abordées par le présent accord.

Article 3 : Elections concernées

Conformément à l’article L. 2314-26 du code du travail, il est décidé de recourir au vote électronique dans les conditions prévues par le présent accord lors des élections relatives au renouvellement du CSE ou à l’occasion d’élections partielles, pour chaque tour de scrutin.

Partie 2 : Recours à un prestataire extérieur et caractéristiques du système retenu

Article 4 : Choix d’un prestataire extérieur par l’entreprise

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire (ci-après désigné le prestataire) choisi par l’employeur sur la base du cahier des charges annexé au protocole pré-électoral.

Le système retenu par l’entreprise garantit la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Si le choix du prestataire est déjà arrêté, ses coordonnées sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 5 : Expertise préalable

Préalablement, à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail et plus largement le respect des différentes prescriptions légales et règlementaires applicables ainsi que les préconisations de la CNIL.

Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la CNIL.

Partie 3 : Préparation du vote

Article 6 : Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

La cellule est composée:

• d’un représentant choisi par l’entreprise ;

• d’un représentant du prestataire ;

• d’un représentant de chaque organisation syndicale.

La cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 : Etablissement des listes électorales

Les listes électorales sont établies par l’employeur et transmises au prestataire. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur.

Article 8 : Etablissement des listes de candidats

Les listes de candidats sont établies et transmises au prestataire conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou selon les modalités unilatéralement fixées par l’employeur à défaut d’accord préélectoral valablement signé.

Article 9 : Formation sur le système de vote

Les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.

Article 10 : Information des salariés

Avant l’ouverture du scrutin, une notice d'information détaillant les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique sera communiquée aux salariés.

La notice comporte :

• l’adresse du site de vote ;

• les modalités selon lesquelles l’électeur peut demander la réédition de ses codes d’identification en cas de perte ou de non réception de ces derniers ;

• les modalités d’accès au site de vote ;

• les modalités de vote ;

• la période d’ouverture du vote électronique.

Partie 4 : Déroulement du vote

Article 11 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties signataires conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 12 : Période de vote électronique

La période d’ouverture du vote électronique sera déterminée par le protocole d’accord préélectoral.

Pendant cette période, les électeurs auront la faculté de voter à tout moment par l’intermédiaire de tout terminal permettant d’accéder au site de vote.

Les jours et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 13 : Mise à disposition du matériel de vote

Le prestataire adresse à l’électeur les éléments nécessaires à son authentification sur le système de vote, par e-mail sur l’adresse e-mail connue de l’employeur. Le matériel envoyé contient l’adresse URL du site de vote et les instructions nécessaires pour s’authentifier.

Article 14 : Bulletin de vote

Sous réserve de dispositions contraires prévues par le protocole d’accord préélectoral, le prestataire établira des bulletins identiques pour chacune des listes présentées au premier et second tour.

Toutefois, il est convenu que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique. Le logo de l’organisation doit être transmis à l’employeur avec la liste de candidats. L’employeur se chargera de transmettre le logo au prestataire.

Des bulletins de vote blanc seront mis à disposition des électeurs.

Au premier tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom des organisations syndicales présentant des listes.

Au second tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom de famille du candidat positionné en premier sur la liste.

Article 15 : Salariés atteints d’une infirmité les empêchant de voter

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Article 16 : Evènements susceptibles de perturber le bon déroulement du vote

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Partie 5 : Clôture du scrutin

Article 17 : Clôture du scrutin et dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de vote. La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les membres du bureau de vote signeront la liste d’émargement ainsi que les procès-verbaux d’élection.

Article 18 : Conservation des fichiers supports

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Partie 6 : Dispositions générales

Article 19 : Durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet le 7 avril 2023.

Article 20 : Adhésion

Conformément à l'article L. 2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DRETS.

Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

Article 21 : Interprétation de l'accord

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 30 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

Les avenants interprétatifs de l’accord sont adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord.

Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum de 3 mois suivant la première réunion de négociation. À défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord.

Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

Article 22 : Suivi de l’accord

Dans les trois mois qui précèdent l’expiration des mandats, un suivi de l’accord est réalisé par l’entreprise et les organisations syndicales signataires de l’accord.

Article 23 : Clause de rendez-vous

Les parties signataires s’engagent à se rencontrer tous les quatre ans suivant l’application du présent accord en vue d’entamer des négociations relatives à son adaptation.

En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai de trois mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.

Article 24 : Révision de l’accord

L’accord pourra être révisé au terme d’un délai de trois ans suivant sa prise d’effet.

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail.

Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier électronique.

Article 25 : Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis de six mois.

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Article 26 : Communication de l'accord

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.

Article 27 : Dépôt de l’accord

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du code du travail ;

• et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Perpignan.

Fait à Perpignan, le 7 avril 2023

En 6 exemplaires originaux.

Pour L’Indépendant du Midi

XXX XXX, Directeur des Ressources Humaines

Pour le SNJ, XXX XXX, délégué syndical

pour la CFE-CGC, XXX XXX, délégué syndical

Pour la CFDT, XXX XXX, délégué syndical