ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)

ENTRE :

La société Cromology Services

dont le siège social est situé Tour Carré Michelet, 5ème étage, 10-12 Cours Michelet, CS 40288, 92 065 La défense Cedex

Représentée par , agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines dûment mandatée

Ci-après dénommée « la société »

D’une part,

ET

La CFDT,

unique organisation syndicale représentative au sein de la société,

Représentée par , Déléguée syndicale 

Ci-après dénommée « l’Organisation Syndicale »

D’autre part.

Ci-après dénommées ensemble « les Parties ».

SOMMAIRE

PREAMBULE 3

Article 1- Objet et champ d'application de l'accord 3

Chapitre 1 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique 3

Article 1 : Choix du vote électronique 3

Article 2 : Choix du prestataire 3

Article 3 : Principes et caractéristiques généraux du système 4

Article 3.1 : Principes généraux 4

Article 3.2 : Caractéristiques du système 4

Article 3.3 : Etablissement du fichier des électeurs 4

Article 3.4 : Emargement 5

Article 3.5 : Urne électronique 5

Article 4.1 : Expertise du système 5

Article 4.2 : Cellule d'assistance technique 5

Article 4.3 : Dispositif en cas de dysfonctionnement 6

Article 5 – Programmation du site 6

Article 6 – Formation et information 6

Article 7 – Conservation des données 6

Chapitre 2 – Modalités d'organisation des opérations électorales 7

Article 1 : Durée et modalités du scrutin 7

Article 1.1 : Durée 7

Article 1.2 : Modalités 7

Article 2 : Matériel nécessaire au vote électronique 7

Article 3 : Déroulement du scrutin 7

Article 3.1 : Scellement des urnes 7

Article 3.2 : Consultation du nombre de votants 7

Article 3.3 : Liste d'émargement 8

Article 3.4 : Dépouillement 8

Chapitre 3 : Durée de l'accord et publicité 8

Article 1 - Durée de l'accord – Dénonciation - Révision 8

Article 2 – Dépôt et publicité de l'accord 9

PREAMBULE

Les Parties se sont rencontrées afin d'envisager le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles à venir.

Les Parties ont en effet admis que le choix de cette modalité de scrutin était pertinente à plusieurs égards. Cette dématérialisation est tout d’abord un vecteur de simplification s’agissant de l’organisation des élections professionnelles, tant au stade de la préparation qu’à celui du dépouillement des bulletins et du calcul des résultats. Par ailleurs, le recours à cette modalité de vote permet d’optimiser la participation des électeurs et ainsi de renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social.

Le choix du recours au vote électronique doit néanmoins être encadré pour permettre le respect des principes fondamentaux du droit électoral parmi lesquels la confidentialité et la sécurité du vote.

C’est dans ce cadre que le présent accord (ci-après désigné « l’Accord ») a été conclu.

Il a donc été convenu ce qui suit :

Article 1- Objet et champ d'application de l'accord

Cet accord a pour objet de prévoir la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles du Comité Social Economique (CSE) au sein de l’entreprise.

La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Chapitre 1 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Article 1 : Choix du vote électronique

Il est convenu que cet accord sera mentionné dans le protocole d'accord préélectoral.

Article 2 : Choix du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l'employeur, dans le respect du cahier des charges respectant les prescriptions légales et réglementaires.

Ce dernier devra s'engager contractuellement à garantir le respect des principes généraux édictés ci-dessous (article 3.1).

Article 3 : Principes et caractéristiques généraux du système

Article 3.1 : Principes généraux

Le système de vote qui sera retenu lors de chaque élection doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin. Ces principes sont les suivants :

• La sincérité et l'intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,

• L'anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité et la liberté du vote.

Le système garantit :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

• la sécurité de la transmission des moyens d'authentification,

• la sécurité de l'émargement,

• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Article 3.2 : Caractéristiques du système

Le système doit également répondre aux caractéristiques suivantes :

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin,

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Article 3.3 : Etablissement du fichier des électeurs

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

La Direction établira ce fichier, conformément au modèle de fichier prévu sur le site du prestataire et comprenant notamment les mentions suivantes :

• Noms et prénoms des inscrits

• Date de naissance

• Date d'entrée dans l'Entreprise

• Ancienneté

• Collège d'appartenance

• Etablissement d'appartenance

• E-mail

Ce fichier sera chargé dans le système.

Les mentions affichées sur la liste électorale seront déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral le cas échéant, ou à défaut par note unilatérale de la direction.

Article 3.4 : Emargement

L'émargement indique la date et l'heure du vote.

Les listes sont enregistrées sur un rapport distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d’un double chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Article 3.5 : Urne électronique

Un fichier issu du système recense les votes exprimés par voie électronique.

Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Article 4 : Sécurité du système

Article 4.1 : Expertise du système

Préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique a été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) et des organisations syndicales.

Le prestataire a fourni à l'expert indépendant toutes les informations utiles au bon déroulement de sa mission.

Article 4.2 : Cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des organisations syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

1° Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2° Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

3° Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 4.3 : Dispositif en cas de dysfonctionnement

Le service de vote électronique est dédoublé sur deux centres d’hébergement différents. Les connexions sont partagées entre ces deux centres de manière équitable. En cas de rupture d’un des services (ou d’un centre entier) l’autre prend donc le relai de manière transparente pour s’assurer qu’aucune rupture de service n’est possible et qu’aucune donnée n’est perdue.

Toutefois, en cas de dysfonctionnement informatique résultant notamment d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 5 – Programmation du site

Le prestataire choisi assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des listes de candidats et des logos et/ou photos conformes à ceux présentés par leurs auteurs et des bulletins de vote.

Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Les professions de foi devront être au format PDF, de 2 pages maximum d'une taille maximum conseillée de 2 Mo.

Article 6 – Formation et information

Lors des élections professionnelles prévoyant le recours au vote électronique, les représentants du personnel, les délégués syndicaux de l’entreprise et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés, notamment par la mise à disposition d’une notice d’information détaillée.

Article 7 – Conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours augmentée d’un délai de deux semaines (afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours) et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive.

A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Chapitre 2 – Modalités d'organisation des opérations électorales

Article 1 : Durée et modalités du scrutin

Article 1.1 : Durée

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période à définir dans le cadre du Protocole d'Accord Préélectoral. A défaut de précisions sur ce point, cette période de vote sera de 6 jours calendaires consécutifs, pour chaque scrutin.

Article 1.2 : Modalités

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la durée du scrutin, de n'importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Les salariés seront sensibilisés sur le fait qu'il convient de privilégier le vote pendant le temps de travail.

Article 2 : Matériel nécessaire au vote électronique

Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs porteurs d'un handicap amenés à voter sur les lieux de travail ; le logiciel de vote devra par ailleurs respecter les standards permettant aux électeurs handicapés d'utiliser les dispositifs normalisés d'aide à la navigation sur Internet. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

L'emplacement du matériel de vote permettra l'isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci.

Article 3 : Déroulement du scrutin

Article 3.1 : Scellement des urnes

Le scellement des urnes interviendra à l'ouverture du vote et sera régulièrement contrôlé pendant la durée du scrutin.

Article 3.2 : Consultation du nombre de votants

Pendant la période du scrutin, les membres du bureau de vote, les électeurs, la Direction, ainsi que les candidats pourront consulter à tout moment le taux de participation.

Article 3.3 : Liste d'émargement

La liste d'émargement, actualisée, sera accessible à tout moment aux membres du bureau de vote.

Article 3.4 : Dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants générés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement est effectué par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois détenues par les membres du bureau de vote.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé " contenu de l'urne électronique ". La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Chapitre 3 : Durée de l'accord et publicité

Article 1 - Durée de l'accord – Dénonciation - Révision

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être modifié, selon le dispositif prévu aux articles L.2261-7 et L.2261-8 du Code du travail.

La partie souhaitant réviser l'accord devra notifier sa volonté par écrit à l'ensemble des signataires ou adhérents du présent accord. Une réunion devra alors être organisée entre les signataires ou adhérents dans un délai de trois mois à compter de la réception de la notification.

Il pourra également être dénoncé à tout moment, soit par la Direction de la Société, soit par l'ensemble des organisations syndicales représentatives de salariés signataires. Ladite dénonciation ne pourra être officiellement notifiée qu'après une réunion des signataires au cours de laquelle les motifs de la dénonciation projetée seront précisés par la partie envisageant la dénonciation de l'accord.

La dénonciation sera régie par les articles L.2261-9 et L.2261-10 du Code du travail.

Article 2 – Dépôt et publicité de l'accord

Le présent accord sera déposé en ligne sur la plateforme de télé-procédure du Ministère du travail TéléAccords en 2 exemplaires dont une version signée des parties et une version publiable anonymisée ; les parties convenant de la publication intégrale du présent texte.

Un exemplaire sera également déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes du Département des Hauts de Seine.

En application des dispositions de l’article L2231-5 du Code du Travail le présent accord sera notifié à chacune des Organisations Syndicales Représentatives au sein de l’entreprise.

Il sera, enfin, porté à la connaissance du personnel de l’entreprise sur le site intranet RH.

Fait à Puteaux, le 23 mars 2023

Pour la CFDT Pour la Direction

ANNEXE

CAHIER DES CHARGES – RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DE L’ORGANISATION DES ELECTIONS DES MEMBRES LA DELEGATION DU PERSONNEL AU CSE

Préambule

Afin de sécuriser l’ensemble de son processus électoral, la Société Cromology Services souhaite être accompagnée par un prestataire spécialiste du vote électronique, mandaté par la Direction (ci-après désigné le « Prestataire »).

Ce document reprend l’expression des besoins auxquels le Prestataire devra répondre, à savoir :

• Les fonctionnalités attendues du système de vote électronique (1.) ;

• Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique (2.) ;

• L’accompagnement des différents acteurs et l’assistance technique (3.).

1. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

Le système sélectionné doit assurer l’organisation de l’élection dans son ensemble, à savoir :

• La phase pré-électorale ;

• La phase électorale ;

• La phase post-électorale.

  1. La phase pré-électorale

Il est attendu du système proposé par le Prestataire un accompagnement sur l’organisation de l’élection. Le système doit dès lors proposer une interface permettant de guider l’organisateur dans la préparation de l’élection, de paramétrer l’élection et de permettre un contrôle des informations intégrées.

Le système doit permettre à plusieurs personnes de se connecter sur la plateforme de paramétrage, potentiellement avec des droits d’accès et d’actions différents. Par ce biais, les organisateurs devront disposer à tout moment d’une vision de l’avancement du paramétrage ainsi que des éventuelles anomalies identifiées par le système.

Plus précisément, au cours de la phase pré-électorale, le système doit donc permettre :

• La gestion du calendrier électoral

• La définition de l’ensemble des dates de l’élection de manière assistée à partir de la saisie de la date du 1^er tour. La planification de l’élection débutera avec l’information des salariés et la convocation des organisations syndicales et s’achèvera avec le dépouillement du 2^nd tour de l’élection le cas échéant ;

• Le contrôle du respect des délais légaux et règlementaires applicables à la procédure d’organisation d’élection du CSE.

• Le paramétrage des éléments clés de l’élection

Ce qui recouvre notamment :

• Les renseignements administratifs relatifs à l’entreprise ;

• La définition du cadre de l’élection ;

• Le renseignement des différents sites couverts par l’élection ;

• La définition du nombre de sièges à pourvoir avec indication du nombre de sièges à pourvoir au regard des dispositions règlementaires ;

• La définition des collèges électoraux avec possibilité de paramétrer des collèges spécifiques ;

• La répartition des effectifs et des sièges entre les collèges ;

• Le renseignement de la proportion femmes/ hommes au sein des collèges ;

• Les renseignements pratiques relatifs à l’élection (signataire du PAP, choix du nombre de canaux pour la communication des identifiants, taille des mots de passe, ordre d’affichage des listes de candidats, paramétrage des messages adressés aux électeurs etc.).

• La génération d’un projet de Protocole d’Accord Préélectoral (ci-après désigné « PAP »)

• La génération par le système d’un projet de PAP tenant compte des éléments renseignés par l’organisateur de l’élection sur la plateforme de paramétrage ;

• La mise à jour automatique du projet de PAP en fonction des éléments modifiés sur la plateforme de paramétrage.

• La gestion de la liste électorale

• L’intégration des électeurs à la liste électorale par saisie et import d’un fichier ;

• Le contrôle de validité de la liste électorale au regard de la durée de présence dans l’entreprise et de l’âge des électeurs ;

• Le contrôle du rattachement de chaque électeur à un établissement et à un collège ;

• L’intégration par ce biais du ou des moyens de communication de l’électeur qui seront requis pour la transmission des éléments d’authentification permettant l’accès à la plateforme de vote électronique. Il pourra s’agir du numéro de téléphone mobile et/ou de l’adresse mail et/ou de l’adresse physique.

• La génération de la liste électorale définitive pour affichage expurgée des moyens de communication.

• La gestion des listes de candidats 

• La saisie des listes de candidats en y intégrant, le cas échéant, le logo de la liste, les photos des candidats, les documents propagandes électorales. A cet égard, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

• Le contrôle de la cohérence entre la candidature d’un salarié et son collège et établissement d’appartenance ;

• Le contrôle de l’éligibilité d’un candidat au regard de son ancienneté à la date du 1er tour ;

• La gestion de listes communes entre plusieurs syndicats. Le système devra tenir compte de la composition de la liste de candidats et des résultats obtenus ;

• Le contrôle de la présence au sein de plusieurs listes de titulaires ou de plusieurs listes de suppléants d’un même candidat, le système n’émettant en revanche pas d’alerte en cas de présence à la fois sur une liste de titulaires et sur une liste de suppléants. 

• La détermination de l’ordre d’affichage des listes de candidats. Il pourra s’agir d’un ordre alphabétique, aléatoire à chaque connexion des électeurs ou conforme à un ordre spécifiquement convenu avec les syndicats (ceux-ci pouvant par exemple fixer l’ordre selon un tirage au sort et reporter les résultats du tirage dans l’ordre choisi dans l’outil) ;

• Après validation définitive des listes de candidats par l’organisateur, la publication des listes de candidat sur le site de vote et l’information des électeurs de la possibilité de consulter les listes. Les électeurs auront donc accès aux noms des candidats, le cas échéant, au logo des listes, aux photos des candidats et aux documents de propagande.

• La gestion des bureaux de vote

• La définition du nombre de bureaux de vote, le système devant permettre la mise en place d’un bureau unique mais également d’un bureau par scrutin ;

• Le renseignement des membres du bureau et identification de son président ;

• Gestion des acceptations et des refus des membres potentiels des bureaux de manière électronique avec alerte destinées aux organisateurs ;

• Le contrôle de la qualité d’électeur des membres des bureaux de vote et alerte éventuelle si ces derniers sont candidats.

• Contrôle des listes électorales par les électeurs

Chaque salarié figurant dans la liste électorale recevra un message (mail ou SMS) préalablement aux élections l’informant des modalités de connexion, du contrôle qu’il peut réaliser sur les informations le concernant dans la liste électorale et de la possibilité de demander des corrections auprès de la Direction en cas d’anomalie.

• Scellement des urnes par les membres du bureau et vérifications préalables

• Préalablement au scellement de l’urne, le système doit permettre à chaque membre du bureau de vote de vérifier que l’urne est vide ;

• Le système doit permettre d’envoyer aux membres du bureau de vote un message de rappel concernant l’opération de scellement à mener ;

• Avant le début du vote, les urnes devront être scellées par les membres du bureau de vote. A minima, trois membres du bureau de vote seront nécessaires pour réaliser cette opération. Le système devra empêcher le début du vote tant que l’urne n’est pas scellée ;

• La date à partir de laquelle le scellement des urnes est possible précisée dans le paramétrage de l’élection.

  2. La phase électorale

Le système du Prestataire doit permettre de gérer les principaux aspects de la phase dite électorale, à savoir :

• Connexion sécurisée des électeurs

• A chaque connexion, l’électeur doit recevoir un mot de passe à usage unique avec une durée de validité limitée. Ce code peut être envoyé soit par SMS soit par e-mail, au choix l’organisateur de l’élection ;

• Si le Prestataire ne dispose ni du téléphone portable ni du mail pour un électeur, les informations de connexion seront envoyées par courrier. Elles n’auront dans ce cas pas de caractère temporaire ;

• Le système de vote doit être accessible depuis les principaux systèmes et explorateurs sur PC et Mac ainsi que depuis des smartphones et tablettes. Le site de vote doit être « responsive ».

• Le système devra permettre de régénérer les moyens d’authentification en cas de perte par l’électeur.

• Information et relance des électeurs au cours de l’élection

Le système proposé doit permettre d’envoyer des messages (SMS ou mails) aux électeurs :

• Les informant des dates des élections ;

• Les informant de l’ouverture du vote ;

• Leur rappelant, le cas échéant, qu’ils n’ont pas voté.

• Vote de l’électeur

• Le système doit permettre à l’électeur, au cours de la période de vote, d’accéder aux listes de candidats – lesquelles devront apparaître à l’écran conformément au choix opéré en phase de paramétrage – mais également aux logos, photos et documents de propagande.

• Le système doit permettre à l’électeur d’exercer son droit de vote au cours de toute la durée programmée ; le vote ne pourra intervenir ni avant cette période ni après. Le système permettra néanmoins de programmer un délai de grâce : un électeur connecté sur le site de vote avant la fin de la période de vote disposera d’un laps de temps déterminé au-delà du temps imparti pour effectuer son vote. S’agissant de l’exercice de son droit de vote :

  • L’électeur devra pouvoir voter pour une liste titulaire et/ou une liste suppléant ;

  • Pour un même scrutin, l’électeur ne pourra sélectionner qu’une seule liste ;

  • L’électeur pourra rayer le nom de certains candidats ;

  • L’électeur pourra voter blanc.

• Le système doit permettre le vote de l’électeur, urne par urne, en deux étapes et exigera donc une confirmation expresse par scrutin. Tant que le vote pour une urne n’est pas validé, le candidat pourra se reconnecter pour poursuivre son vote ;

• Durant la période de vote, qu’il ait d’ores et déjà exercé son droit de vote ou non, l’électeur devra pouvoir se connecter et avoir accès au taux de participation ;

• L’électeur devra pouvoir vérifier la présence de son bulletin dans l’urne après son vote grâce à un moyen fourni par le système.

• Contrôle des opérations électorales par les membres du bureau de vote

• Le système doit fournir aux membres du bureau de vote un moyen de contrôle permettant de vérifier au cours du vote qu’aucune modification ou intervention sur les données de l’élection et sur les programmes permettant la réalisation du vote n’est intervenue ;

• Le système doit également permettre d’alerter les membres du bureau en cas d’intervention sur le scrutin au cours de l’élection ;

• Le bureau de vote devra pouvoir suspendre le scrutin en cours en cas de problème identifié pendant le vote.

  3. La phase post-électorale

Le système du Prestataire doit permettre, pour terminer, de gérer les opérations post-électorales à savoir :

• Descellement des urnes et dépouillement des bulletins par les membres du bureau de vote et calcul des résultats

Plus précisément, il permettra :

• D’envoyer aux membres du bureau de vote des messages de rappel concernant les actions à mener post-élection (dépouillement et établissement des documents légaux) ;

• Le descellement des urnes et le dépouillement des bulletins par deux membres du bureau de vote a minima ;

• Le calcul des résultats en appliquant la règle de la proportionnelle à plus forte moyenne. Pour ce faire, le système procèdera :

  • Au calcul du quorum ;

  • L’attribution des sièges aux différentes listes ;

  • La détermination des membres élus, en tenant compte des éventuels sièges réservés ;

  • Le cas échéant, le nombre de sièges restant à pourvoir au 2^nd tour ;

  • Le calcul de la représentativité syndicale à l’issue du 1^er tour.

• Aux membres du bureau de vote de contrôler les résultats puis de les valider définitivement pour communication aux électeurs ;

• D’accéder aux documents faisant état des résultats calculés et notamment le procès-verbal des élections dument complété qui devra être vérifié et signé par les membres du bureau de vote. Ce document devra faire apparaitre toute anomalie durant le process de vote ;

• L’accès à la feuille d’émargement.

• Contrôle par les électeurs de la prise en compte de leur vote

L’électeur devra pouvoir vérifier la prise en compte de son bulletin dans le calcul des résultats postérieurement au dépouillement.

• Publicité des résultats par l’intermédiaire de la plateforme du prestataire

• Le système proposé doit permettre d’envoyer un message (mail ou SMS) aux électeurs les informant du dépouillement des bulletins et de la disponibilité des résultats sur le site de vote. Les résultats seront donc accessibles aux électeurs et aux membres des bureaux sur leur interface, par le même processus de connexion ;

• Le système proposé devra rendre accessible les résultats des différents scrutins à la Direction via l’interface de paramétrage.

• Initialisation du 2^nd tour si nécessaire :

Le système devra permettre :

• L’initialisation automatique du 2nd tour dans les cas prévus par la loi.

• De reconduire automatiquement pour le 2nd tour les listes syndicales disposant encore de membres pouvant être élus au 2nd tour.

• Communication des résultats à l’administration

Le système proposé permettra à l’organisateur de l’élection, s’il le souhaite, de remplir son obligation de transmettre les procès-verbaux au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP) de manière dématérialisée par télétransmission via un téléservice dédié sur la plateforme du prestataire.

2. Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique

Le système de vote doit assurer le respect l’ensemble des contraintes associées au vote électronique, que celles-ci proviennent du droit électoral, du droit du travail ou des recommandations édictées par la CNIL.

4. Obligations de confidentialité et de sécurité

Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, le système de vote doit assurer :

• La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;

• La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;

• La sécurité de l’émargement ;

• La sécurité de l’enregistrement ;

• La sécurité du dépouillement.

  5. Obligations relatives aux traitements informatiques

Les données relatives aux électeurs et celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Il est précisé par ailleurs que :

• Le fichier des électeurs, contenant les identifiants et mots de passe est issu de la liste électorale ;

• La feuille d’émargement est issue de la liste électorale ;

• Les fichiers des électeurs, la liste électorale et la feuille d’émargement sont enregistrés de manière distincte de l’urne électronique de manière à ce qu’aucun lien ne puisse être réalisé ;

• L’urne électronique doit être scellée, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Le cryptage du bulletin de vote est réalisé sur le poste de l’utilisateur et transmis sans altération dans l’urne électronique.

Après le dépouillement, le système de vote est scellé afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à l’expiration du délai de recours augmenté de deux semaines (afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours) ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, ces fichiers seront détruits.

6. Expertise indépendante

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier la conformité du système aux différentes exigences légales et règlementaires parmi lesquelles la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL.

L’expert réalisant la certification doit, conformément à la recommandation de la CNIL :

• Être un informaticien spécialisé dans la sécurité ;

• Ne pas avoir d'intérêt dans la société qui a créé la solution de vote à expertiser, ni dans l'organisme responsable de traitement qui a décidé d'utiliser la solution de vote ;

• Posséder si possible une expérience dans l'analyse des systèmes de vote, en ayant expertisé les systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, d'au moins deux prestataires différents.

L’expertise doit couvrir l’intégralité du dispositif installé avant le scrutin (paramétrage, logiciel, serveur, etc.), l’utilisation du système de vote durant le scrutin et les étapes postérieures au vote (dépouillement, archivage, etc.). 

L’expertise doit porter sur l’ensemble des mesures décrites par la délibération CNIL et ainsi notamment sur :

• Le code source correspondant à la version du logiciel effectivement mise en œuvre ;

• Les mécanismes de scellement utilisés aux différentes étapes du scrutin ;

• Le système informatique sur lequel le vote va se dérouler ;

• Les échanges réseau ;

• Les mécanismes de chiffrement utilisés, notamment pour le chiffrement du bulletin de vote ;

• Les mécanismes d'authentification des électeurs et la transmission des secrets à ces derniers ;

• L'évaluation du niveau de risque du scrutin ;

• La pertinence et l'effectivité des solutions apportées par la solution de vote aux objectifs de sécurité.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

3. L’accompagnement des différents acteurs et l’assistance technique

7. Documentation fournie et formation dispensée

Chaque électeur devra avoir accès à une notice d'information détaillée relative aux opérations électorales sur la plateforme de vote.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote devront bénéficier d'une formation sur le système de vote électronique.

Le Prestataire doit fournir toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.

8. Cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction ainsi qu'un représentant du Prestataire, est mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle a notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

La présence du représentant du Prestataire ne sera pas requise lors de la réalisation des phases de test et de vérification décrites ci-avant. Une documentation technique sera mise à la disposition des autres membres de la cellule d’assistance technique pour les accompagner dans l’accomplissement de ces différentes actions.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques doit être mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.