ACCORD D’ENTREPRISE DE MISE EN PLACE D’UN DISPOSITIF DE VOTE ELECTRONIQUE

Renouvellement des élections CSE 2023

Table des matières

Article 1 Objet et champ d’application 3

Article 2 Choix du moyen de vote 4

Article 3 Modalités de mise en œuvre du vote électronique 4

Article 3.1 Confidentialité et sincérité du vote 4

Article 3.2 Choix du prestataire 4

Article 3.3 Cellule assistance technique et sécurité 5

Article 3.3.1 Sécurité 5

Article 3.3.2 Cellule 5

Article 3.4 Bureau de Vote Centralisateur 5

Article 3.5 Information et formation 6

Article 4 Déroulement des opérations de vote 6

Article 4.1 Protocole d’Accord Préélectoral (PAP) 6

Article 4.2 Modalités d’ouverture et de fermeture du scrutin 6

Article 4.3 Caractéristiques du site de vote 6

Article 4.4 Modalités d’accès au serveur de vote et déroulement du vote 7

Article 4.5 Suivi et dépouillement 7

Article 5 Dispositions finales 7

Article 5.1 Entrée en vigueur et durée du présent accord 7

Article 5.2 Révision et dénonciation de l’accord 7

Article 5.3 Dépôt et publicité de l’accord 8

Les mandats des membres élus au Comité Social et Economique arrivent à échéance en mai 2023. Par conséquent, dans le cadre de la préparation du renouvellement des élections CSE, la Direction a invité l’organisation syndicale représentative de l’entreprise à négocier la mise en place du vote électronique et ses modalités.

En effet, ce dispositif est de nature à faciliter l’organisation des élections et à améliorer les processus de vote permettant notamment :

• De simplifier et sécuriser l’organisation du process électoral

• De faciliter le vote pour les salariés en déplacement

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés très rapidement

• D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement

Ce sujet fait l’objet d’une décision commune préalable à la négociation du Protocole d’Accord Préélectoral (PAP).

ENTRE

L’entreprise RAMERY TRAVAUX PUBLICS

Dont le siège social se situe 740 rue du Bac – 59193 ERQUINGHEM LYS

Représentée par

Ci-après dénommée « l’entreprise »

D’une part,

ET

Les Organisations Syndicales représentatives suivantes :

FO, représentée par

D’autre part.

Dans ce contexte et après avoir diffusé l’information des élections professionnelles en date du 21 février 2023 par voie d’affichage, il a été défini, suite aux réunions de négociations qui se sont tenues les 17 mars 2023 et 30 mars 2023, les conditions et modalités définies ci-après.

Article 1 Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’entreprise ayant la qualité d’électeurs à la date du 1^er tour de scrutin des élections du Comité Social et Economique.

Article 2 Choix du moyen de vote

Les parties conviennent que les opérations de vote se tiendront exclusivement par voie électronique. Sont donc exclus tout autre mode de vote, notamment vote physique ou par correspondance.

Article 3 Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Article 3.1 Confidentialité et sincérité du vote

Les parties rappellent que le système de vote électronique :

• Doit respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, notamment : principes d’égalité et d’anonymat des électeurs, de liberté et sincérité du scrutin, d’intégrité, de confidentialité, d’unicité et de secret du vote, de neutralité de l’employeur.

• Doit assurer le respect des principes propres à la mise en œuvre d’un système électronique:

  • la sécurisation du vote,

  • le système devant assurer la confidentialité des données transmises notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

  • la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

• Doit inclure un contrôle automatique de l’intégrité du système, de l’urne et de la liste d’émargement, ainsi qu’un dispositif d’authentification des électeurs permettant de s’assurer que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative.

Article 3.2 Choix du prestataire

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux par voie électronique.

Le prestataire retenu pour la mise en place et l’organisation du vote électronique sera VOXALY.

VOXALY est spécialisée dans la mise en œuvre de dispositifs de vote électronique dans le respect des normes et de la législation, assurant la sécurisation et la fiabilisation des données ainsi que le strict respect de la RGPD.

Le système de vote et les procédures proposées par VOXALY offrent ainsi toutes les garanties pour répondre aux exigences réglementaires de confidentialité et de sincérité du scrutin.

VOXALY précise :

• Que le système de vote de VOXALY est déclaré à la CNIL qui dispose de l’intégralité des dossiers présentant l’architecture technique et la gestion de la sécurité de la solution VOXALY.

• Que la solution VOXALY est en outre régulièrement expertisée par des experts indépendants (dernière expertise réalisée en septembre 2022), les expertises étant réalisées sur la totalité du process et non sur un périmètre restreint non significatif. Toutes les expertises, sans exception, ont validé la conformité des solutions.

Est annexé au présent accord le cahier des charges, établi par ce prestataire garantissant le respect de la législation et de ses principes.

Article 3.3 Cellule assistance technique et sécurité

Article 3.3.1 Sécurité

Le vote émis par chaque électeur sera codifié et stocké dans l’urne électronique dédiée. Le dispositif garantit que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement (clés virtuelles correspondant à des codes. Par transposition au vote en présentiel, il s’agirait des clés des urnes) reçus et conservées par ces derniers.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l’impossibilité de reprendre ou modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Article 3.3.2 Cellule

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Vérifier, avant que le vote ne soit ouvert, que l'urne électronique est vide.

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé et chiffré par de clés délivrées (= codes) à cet effet.

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 3.4 Bureau de Vote Centralisateur

Un Bureau de vote centralisateur Groupe détiendra les clés de déchiffrement et procèdera au dépouillement. Une fois le dépouillement effectué par le bureau de vote centralisateur, chaque bureau de vote local constatera les résultats.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Article 3.5 Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Chaque salarié disposera d’une notice d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne. Elle sera établie conjointement par l’entreprise et le prestataire et sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Les parties conviennent d’inciter les entreprises à organiser les chantiers et établissements pour permettre de voter pendant le temps de travail en mettant notamment en place des plages horaires de vote par chantier et établissement ainsi que du matériel de vote accessible et disponible sur les chantiers notamment.

Tout électeur connaissant des difficultés importantes le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

De plus, les membres RH et les membres du bureau de vote centralisateur bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 4 Déroulement des opérations de vote

Article 4.1 Protocole d’Accord Préélectoral (PAP)

L’entreprise engagera une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral (PAP), définissant notamment le calendrier et la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord sur le vote électronique et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

Article 4.2 Modalités d’ouverture et de fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin pendant une période délimitée, qui sera précisée par le PAP.

Les électeurs auront la possibilité de voter, à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal (ordinateur, smartphone, tablette, …) en se connectant au site de vote sécurisé. Si le salarié choisit de voter en dehors du temps de travail, ce temps ne sera pas rémunéré.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le PAP, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins.

Article 4.3 Caractéristiques du site de vote

VOXALY assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

Article 4.4 Modalités d’accès au serveur de vote et déroulement du vote

Chaque électeur recevra par courrier :

• La notice d’information explicative pour accéder au serveur et procéder au vote

• L’adresse de connexion au site de vote

• La date de début et de fin du vote électronique au 1^er et 2^ème tour

• Son identifiant personnel de connexion

Ensuite, l’électeur devra suivre les instructions pour procéder à la création de son mot de passe personnel.

A l’aide de ses codes d’accès (identifiant et mot de passe), l’électeur accède ainsi au système de vote.

Le système détermine l’élection à laquelle est inscrit l’électeur et lui présente uniquement les listes des candidats de son collège (titulaires et suppléants). Lorsque l’électeur exprime son vote, son choix apparaît clairement à l’écran. Tant que l’électeur n’a pas validé son vote, il peut revenir sur son choix.

Après avoir voté, l’électeur peut télécharger l’accusé de réception de la transmission du vote et de l’émargement.

Les codes d’accès sont valables pour les deux tours.

Article 4.5 Suivi et dépouillement

Les membres du bureau de vote centralisateur et les parties au présent accord pourront consulter en permanence le taux de participation.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote centralisateur Groupe.

Les membres des bureaux de vote locaux constateront et signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement.

Article 5 Dispositions finales

Article 5.1 Entrée en vigueur et durée du présent accord

Le présent accord prend effet à la date de sa signature.

Il est conclu pour un an dans le cadre du processus électoral des membres du Comité Social et Economique de 2023.

Article 5.2 Révision et dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra faire l’objet d’une demande de révision de la part des parties signataires ou d’une décision de dénonciation conformément aux dispositions légales en vigueur.

Les avenants de révision et décisions de dénonciation seront soumis aux formalités de dépôt prévues par l'article dépôt de l’accord.

Article 5.3 Dépôt et publicité de l’accord

Conformément à la législation en vigueur, le présent accord sera déposé par la Direction :

• Auprès de la DREETS et publié sur la base de données nationale via la plateforme de téléprocédure du ministère du travail (Télé accords)

• Auprès du secrétariat du Greffe du conseil des prud’hommes compétent

Un exemplaire original du présent accord sera communiqué par la Direction à l'ensemble des Organisations Syndicales Représentatives dans l’entreprise.

Enfin, les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du PAP par les moyens de communication habituels.

Fait, à Erquinghem Lys, le 6 avril 2023

Pour l’entreprise : Pour l’organisation syndicale FO

représentée par