ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2022

ACCORD RELATIF A LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE D’UNIVERS POCHE

ENTRE LES SOUSSIGNEES :

La société Univers Poche, société par actions simplifiée au capital de 2 037 225 euros, dont le siège social est situé à Paris 13^ème, 92 avenue de France, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro Siren 622 046 621 (Siret 62204662100034, code APE 5811Z) représentée par xxx agissant en qualité de Président,

D’une part

ET

L’organisation syndicale représentative :

Le Syndicat National Livre-Edition CFDT représenté par xxx, en sa qualité de Déléguée Syndicale,

D’autre part,

Ci-après conjointement désignées « les Parties »,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

En vue de l’organisation des élections professionnelles de la société Univers Poche qui se tiendront en 2022, les parties se sont rencontrées afin d’étudier la possibilité de recourir au vote électronique conformément à l’article R. 2314-5 du Code du travail.

Compte tenu à la fois de la situation sanitaire actuelle, de l’organisation du travail qui permet à l’ensemble des salariés bénéficiaires, tels que stipulé dans l’accord Télétravail au sein d’Editis signé en date du 7 juillet 2021, de bénéficier de journées de télétravail, et de la digitalisation des outils de travail et process qui font partie des axes stratégiques au sein du Groupe Editis, les parties conviennent ainsi, par le présent accord, de recourir, de manière exclusive de tout autre moyen d’expression, au vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles à venir en 2022 des membres du Comité Social et Economique d’Univers Poche

Ce dispositif s’inscrit par ailleurs dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 aout 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres du comité social et économique.

La Direction a présenté à l’organisation syndicale représentative la solution de vote électronique proposée par VOXALY-DOCAPOST, prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux de vote électronique, retenu dans d’autres sociétés du Groupe EDITIS.

Dans ce cadre, les parties désignent la société VOXALY-DOCAPOST. pour l’organisation et la mise en œuvre des prochaines élections des membres du comité social et économique d’Univers Poche, en 2022, par voie électronique.

Principes généraux du recours au vote électronique

Le présent accord a pour objet de définir les conditions et modalités de recours au vote électronique pour les prochaines élections des membres du Comité Social et Economique d’Univers Poche qui se tiendront en 2022.

A ce titre, on désigne par « vote électronique » dans le cadre du présent accord le vote par Internet.

Le vote électronique se substitue ainsi au vote à bulletin secret sous enveloppe.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• L’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,

• L’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Modalité de vote – Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque scrutin à venir, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires, le nombre et la répartition des sièges à pourvoir.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera également, en annexe, le cahier des charges du prestataire VOXALY-DOCAPOST.

Le protocole d’accord préélectoral rappellera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

Modalités d’organisation des opérations de vote

Article 3-1. Existence et contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : matricule, noms et prénoms des inscrits, sexe, date d’entrée dans le Groupe, date de naissance, collège, établissement de rattachement, adresse, statut (électeur éligible ou non éligible) ;

• Pour les listes des candidats : Nom de la liste, matricule, noms et prénoms des candidats avec ordre d’apparition sur la liste, date de naissance et sexe de chaque candidat, collège, type de siège (titulaires et/ou suppléants), appartenance syndicale, profession de foi et logo, le cas échéant ;

• Pour les listes d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs, date et heure d’émargement,

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, les destinataires mentionnés ci-après.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, Direction des Ressources Humaines ;

• Pour les listes d’émargement : membres du bureau de vote, DRH ;

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, représentants des organisations syndicales, DRH.

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Article 3-2. Programmation du site de vote

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à VOXALY-DOCAPOST sur la base d’un cahier des charges respectant notamment les prescriptions énoncées aux articles R.2314-9 à R.2314-18 du Code du travail.

Ainsi, VOXALY-DOCAPOST assurera la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran par ordre alphabétique.

De même, VOXALY-DOCAPOST reproduira sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Chaque profession de foi devra être remise datée et signée par un représentant légal de la liste concernée.

Article 3-3. Lieu et temps du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent, pour chaque tour du scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours pendant une période délimitée qui sera précisée dans le protocole d’accord préélectoral.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Pour les travailleurs à domicile, il sera possible de venir voter au siège de l’entreprise sur un ordinateur à leur disposition.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le scellement des urnes intervient avant l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin.

Durant la période d’ouverture du scrutin, aucun résultat partiel n’est accessible.

Un site « Gestionnaire » accessible par un code d’accès et un mot de passe sera mis à disposition des membres du bureau de vote et de la Direction des Ressources Humaines pendant toute la durée d’ouverture du scrutin. Il permettra de consulter le suivi du taux de participation.

Article 3-4. Modalités d’accès au site de vote électronique

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra à son domicile, par courrier simple, l’adresse du site de vote et les moyens d’authentification, à savoir un code d’accès personnel généré par VOXALY-DOCAPOSTE.

VOXALY-DOCAPOSTE met en place une procédure de double authentification dématérialisée et sécurisée de génération des mots de passe, en conformité avec la délibération CNIL n° 2017-012 du 19 janvier 2017 portant adoption d'une recommandation relative aux mots de passe.

L’électeur créé lui-même son mot de passe personnel, à travers une procédure en 2 étapes :

• authentification,

• création du mot de passe.

Ce code d’accès et le mot de passe créé sont valables pour les deux tours.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès, complétés d’une troisième information non contenue dans le courrier et connue de l’électeur appelée « code de défi ».

En cas de perte du courrier ou de changement d’adresse postale, les modalités de connexion pourront de nouveau être communiquées à l’électeur à sa demande, en s’adressant à la cellule d’assistance téléphonique de VOXALY-DOCAPOST.

Article 3-5. Déroulement du vote

Ce moyen d’authentification (code d’accès, mot de passe et code de défi) permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter (ex : élection des titulaires du Comité Social et Economique puis, lors d’une autre connexion, élection des suppléants du Comité Social et Economique).

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix devra apparaître clairement à l’écran ; il pourra être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur aura la possibilité de conserver et d’imprimer.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaudra ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Clôture, dépouillement et résultats

Article 4-1. Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Article 4-2. Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement ne sera possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.

Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés (le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord) génèreront chacun à cet effet une clé de déchiffrement distincte.

Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l’écran et fera l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Après le dépouillement, le système de vote électronique sera ensuite scellé afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Le système de dépouillement VOXALY-DOCAPOSTE remplit automatiquement les PV CERFA (modèle 15822*01 et 15823*01) avec :

• les informations relatives à l’établissement (adresse, code SIRET, …),

• les différentes organisations syndicales et les candidats,

• le nombre de suffrages exprimés, les nombres de voix recueillies par listes et par candidats,

• les résultats de calcul de quorum, de quotient électoral, de plus forte moyenne,

• la proposition des désignations des ELUS,

• l’ajout automatique de la mention ELU,

• la date et heure d’ouverture et de clôture du scrutin,

• la notion d’affiliation de chaque syndicat.

Les Procès-Verbaux CERFA édités par VOXALY-DOCAPOSTE sont conformes aux nouvelles exigences de l’inspection du travail et du Centre de Traitement des Elections Professionnelles en vigueur depuis janvier 2018.

Le traitement prend notamment en compte les cas de candidatures simultanées en « Titulaires » et en «Suppléants », évitant ainsi de déclarer deux fois « ELU » la même personne pour une même instance CSE. De la même manière les Procès-Verbaux édités prennent en compte l’âge des candidats en cas d’égalité parfaite, le candidat le plus âgé est alors déclaré « ELU ».

Cette génération automatique garantie ainsi une parfaite fiabilité des résultats.

Les procès-verbaux sont générés automatiquement pour chaque élection et proposés pour signature aux membres du bureau de vote.

Article 4-3. Délais de recours

L’entreprise et le prestataire conserveront sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Sécurité et confidentialité

Article 5-1. Garantie d’anonymat et de confidentialité du vote

Le système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment de listes électorales et moyens d’authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. A ce titre, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales seront enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 5-2. Dispositif de secours

Un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en place du vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 5-3. Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant des représentants de l’entreprise, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission, de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Expertise de la solution de vote et Cnil

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

• du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. La solution VOXALY DOCAPOSTE est régulièrement expertisée par des experts indépendants ayant suivis la formation de la CNIL, la dernière expertise remonte à novembre 2021.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.

Dispositions finales

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée dans le cadre des élections des membres du Comité Social et Economique d’Univers Poche pour l’année 2022.

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, à l’issue des procédures de signature, le présent accord sera notifié à l’Organisation Syndicale Représentative

La Direction procédera aux formalités de dépôt conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail.

Ainsi, le présent accord, accompagné des pièces justificatives, sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail (https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).

Il fera également l’objet d’un dépôt auprès du secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.

Fait à Paris, le 18 février 2022, en 3 exemplaires.

Pour la Société Univers Poche xxx

Pour l’Organisation Syndicale Pour le Syndicat National Livre-Edition CFDT xxx

ANNEXE

Cahier des charges

VOXALY-DOCAPOST

1 - NATURE DES PRESTATIONS ATTENDUES

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

2 - FONCTIONNALITES ATTENDUES DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE.

2.1 - Fonctionnalités générales.

2.1.1 Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.

2.1.2 Période des élections

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

2.1.3 Nature des élections

Les élections à organiser sont des élections professionnelles (délégués du personnel, représentants du personnel au Comité Social et Economique ou, par extension, représentants du personnel au conseil d’administration).

2.1.4 Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).

2.2 - Scénario de vote

2.2.1 Étapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter

• une étape de présentation des listes de candidats en présence,

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,

• la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie de sa date de naissance,

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

2.2.2 Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

2.2.3 Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote

2.3 - Dépouillement des urnes électroniques

2.3.1 Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement,

• L’accès à la liste des émargements Internet,

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

2.4 - Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

2.5 - Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.

2.6 - Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.