Accord d'entreprise "VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR L'ELECTION DES MEMBRES DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL DE LA SOCIETE BNP PARIBAS LEASE GROUP" chez BPLG - BNP PARIBAS LEASE GROUP (Siège)

Accord d'entreprise

Vote par voie électronique pour l'élection des membres

des instances représentatives du personnel

de LA societe bnp paribas lease group

entre :

La société BNP Paribas Lease Group, SA au capital de 285 079 248 euros, dont le siège social est situé 12, rue du Port - 92000 Nanterre, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 632 017 513, représentée par XXXXXX, agissant en qualité de Directrice Générale,

d’une part,

et :

Les organisations syndicales représentatives des salariés de la société BNP Paribas Lease Group désignées dans le tableau d'émargement figurant en fin des présentes, ci-après conjointement désignées « organisations syndicales BNP Paribas Lease Group»

D’AUTRE PART,

il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Conformément à la Loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique n°2004-575 du 21 juin 2004 et à ses décret et arrêté d'application, les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel peuvent être organisées par voie électronique.

Les objectifs du présent accord sont de :

- donner un cadre légal au vote par internet pour les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel,

- simplifier et sécuriser l'organisation de ces élections,

- favoriser l'accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs, et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social,

- supprimer les votes nuls,

- sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats,

- participer à une démarche de développement durable,

- mais aussi rappeler les principes fondamentaux qui doivent régir ces élections, à savoir le secret du vote, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, les possibilités de surveillance et de contrôle, la conservation des éléments de preuve.

Le contenu de cet accord est strictement limité aux dispositions légales en vigueur, le choix du prestataire et les modalités précises de mise en œuvre du vote par internet font en particulier l'objet d'articles spécifiques du protocole d'accord préélectoral.

Article 1 - Objet et champ d'application

Cet accord a pour objet d'autoriser le vote par internet pour les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel (Comité Social et Economique) de la Société BNP Paribas Lease Group.

Article 2 - Modalités de mise en œuvre

Article 2.1 - Prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société, dans le respect du cahier des charges, constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R.2314-6 à R.2314-17 du Code du Travail.

Article 2.2 - Caractéristiques du système

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

La Société s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

- la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

- la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,

- la sécurité de l'émargement,

- la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

- les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

- le système de vote électronique doit pouvoir être scellé avant l'ouverture et à la clôture du scrutin.

- les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.

Cette expertise sera réalisée par le cabinet DEMAETER. Ses résultats seront commentés aux membres du bureau de vote et aux délégués de listes lors de réunion de mai 2022 consacrée à la formation.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.

Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande de la Société.

Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le décompte des voix apparaît alors lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Article 2.3 – Contrôle, information et formation

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique :

- elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

- elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé,

- elle contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Les Organisations Syndicales représentatives sont tenues informées par l'employeur de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables : celles-ci n'étant plus possibles auprès de la CNIL depuis l'entrée en vigueur du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données, elles sont réalisées par le prestataire qui alimente son registre RGPD prévu à cet effet.

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote, les collaborateurs de la RH en charge du suivi des opérations électorales et les organisations syndicales (à raison de deux membres par organisation) bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 2.4 - Protocole d'accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral prévu aux articles L.2314-5, L.2314-6 et L.2314-7 du Code du Travail mentionne la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

La mise en place du vote électronique supprime purement et simplement le vote à bulletin secret sous enveloppe, compte tenu :

• de la généralisation de la mise à disposition d’ordinateurs portables professionnels avec accès à internet au personnel inscrits sur les listes électorales que ce soit directement par l’entreprise ou par les employeurs de collaborateurs extérieurs à l’entreprise,

• de la généralisation - au sein de la population concernée - de matériel informatique personnel disposant d’un accès internet et permettant le vote à distance,

• de l’absence de recours au vote par correspondance sous enveloppe (« vote papier »), lors des précédentes élections des représentants du personnel au CSE de l’UES BNP Paribas Lease Group / CMV Médiforce organisées en 2019 et où cette modalité de vote avait été prévue.

  Article 2.5 – Conservations des données

Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

à l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 3 - Entrée en vigueur, dépôt légal et suivi

Article 3.1 - Entrée en vigueur (article L.2261-1 du Code du Travail)

Cet accord entre normalement en vigueur après son dépôt légal (article 3.2).

Il est toutefois convenu par stipulation contraire entre les parties signataires que cet accord produira ses effets pour les élections professionnelles organisées en mai et juin 2022 (premier tour prévu du 11 au 17 mai 2022 et deuxième tour éventuel du 1er au 08 juin 2022).

Article 3.2 - Dépôt légal (article L.2231-5 du Code du Travail)

Cet accord sera notifié dès sa signature aux Organisations Syndicales représentatives.

La loi du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels prévoit que les accords collectifs signés à compter du 1^er septembre 2017 doivent être publics et déposés, à partir du 28 mars 2018, en format électronique.

Le présent accord sera déposé sous format électronique sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Un exemplaire sera déposé auprès du Greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu où il a été conclu.

Un exemplaire original sera remis à chacune des parties signataires. Une copie sera remise aux organisations syndicales représentatives non signataires.

Article 3.3 - Suivi (articles L.2261-7 et suivants du Code du Travail)

Cet accord pourra être révisé ou dénoncé dans le respect de la législation en vigueur.

Fait à Nanterre le 30 mars 2022 en 8 exemplaires originaux