Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL" chez IDEX SERVICES (Siège)

Accord relatif au télétravail

Préambule

Conscientes que le télétravail constitue un levier de performance et de motivation des salariés et qu’il contribue à l’équilibre entre leur vie professionnelle et personnelle, la Direction et les Organisations Syndicales représentatives ont souhaité permettre et encadrer cette forme d’organisation du travail dans l’intérêt mutuel des salariés et de la société IDEX SERVICES.

Les Directeurs de fonction support ont été interrogés sur l’opportunité et les modalités de la mise en place du télétravail au sein de leurs équipes respectives.

Dans ce contexte, des négociations ont été engagées pour aboutir à la conclusion du présent accord.

Le présent accord s’inscrit dans :

• le cadre de l’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017,

• le cadre de l’accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005 sur le télétravail,

• le prolongement des réflexions menées dans le cadre de la mise en place de l’accord sur la qualité de vie au travail et la prévention des risques psychosociaux.

Article 1 – Champ d’application

Le présent accord est applicable à tous les salariés de la société IDEX SERVICES remplissant les conditions d’éligibilité précisées ci-après.

Article 2 - Définition du télétravail à domicile et du télétravailleur

Selon l’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 (article 21) :

« le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Le télétravail est mis en place dans le cadre d’un accord collectif ou, à défaut, dans le cadre d’une charte élaborée par l’employeur après avis du comité social et économique, s’il existe.

En l’absence de charte ou d’accord collectif, lorsque le salarié et l’employeur conviennent de recourir de manière occasionnelle au télétravail, ils formalisent leur accord par tout moyen.

Est qualifié de télétravailleur […] tout salarié de l'entreprise qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini au premier alinéa. » (article L1222-9 alinéas 1 à 4 du Code du travail).

Le passage au télétravail modifie seulement la façon dont le travail est effectué ; il n’affecte en rien la qualité de salarié du télétravailleur. A ce titre, le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages que s’il exerçait son activité dans les locaux de l’entreprise.

La relation de télétravail repose naturellement sur la confiance mutuelle entre le manager et le salarié.

Article 3 – Eligibilité

Le télétravail tel que prévu par le présent accord est une possibilité d’organisation du travail permettant au salarié l’exercice d’une partie de son activité professionnelle depuis son domicile.

Il n’est ni un droit, ni une obligation et sa mise en œuvre doit répondre à un certain nombre de conditions tenant :

• au poste occupé et à sa compatibilité avec l’organisation du service (article 3.1),

• au salarié candidat au télétravail (article 3.2),

• au lieu de télétravail du salarié concerné (article 3.3).

3.1 Eligibilité du poste et compatibilité avec l’organisation du service

Les signataires conviennent que tous les postes ne sont pas compatibles avec le télétravail.

L’analyse de la compatibilité du poste et de l’organisation du travail avec le télétravail est menée au regard notamment :

• de la possibilité pour le salarié d’effectuer tout ou partie de ses activités depuis son domicile et notamment :

  • de la nécessité d’une présence dans les locaux de l’entreprise pour tenir le poste (exemple : accès à des équipements ou des documents non numérisés).

  • de l’importance de son activité déjà exercée en dehors des locaux de l’entreprise.

• de l’organisation du service, du nombre de salarié travaillant à temps partiel au sein du service,

En cas de demandes simultanées au sein d’un service, le temps et les conditions de trajet entre la résidence habituelle et le lieu de travail peuvent être des critères considérés par le responsable de service pour départager les candidats au télétravail.

3.2 Eligibilité du salarié

Le salarié qui sollicite le télétravail doit, au jour où il formule sa demande, avoir tenu son poste durant 12 mois ¹, cette durée pouvant être réduite avec accord de la hiérarchie sans être inférieure à 3 mois.

Les salariés pour lesquels le télétravail est envisagé doivent réunir les critères d’éligibilités suivants :

• une autonomie suffisante ;

• la maîtrise des compétences à exercer ;

• la rigueur, la fiabilité et la réactivité ;

• la capacité à partager les informations avec ses interlocuteurs de manière adaptée.

3.3 Eligibilité du lieu de télétravail

3.3.1 Définition du domicile lorsqu’il s’agit du lieu de télétravail

Le domicile s’entend comme un lieu de résidence habituelle en France sous la responsabilité pleine et entière du télétravailleur. Sont ainsi concernées la résidence du salarié et/ou une seconde résidence, dès lors qu’elles sont habituelles. La ou les adresse(s) devront être déclarées à l’administration du personnel et figureront dans l’avenant au contrat de travail du télétravailleur.

Tout changement d’adresse choisie pour l’exercice du télétravail est signalé à l’administration du personnel, et fait l’objet d’un nouvel avenant au contrat de travail.

Le présent accord exclut de son champ d’application toute forme de travail à distance hors des locaux de l’entreprise et qui ne s’effectuerait pas au domicile du salarié.

3.3.2 Conditions liées au lieu de télétravail

Il est recommandé au salarié de s’assurer qu’il dispose d’un environnement propice au travail, à la concentration et conforme aux impératifs de confidentialité.

Le lieu de télétravail doit :

• être relié à une ligne internet ;

• être couvert par le réseau de téléphonie fixe ou mobile et permettre des conversations confidentielles ;

• lorsqu’il s’agit du domicile, ne pas faire l’objet de restrictions concernant le télétravail dans le contrat d’assurance du salarié ou, le cas échéant dans son bail d’habitation ;

• être doté d’une installation électrique conforme pour l’exercice du télétravail.

Le salarié qui sollicite le télétravail à domicile atteste de l’ensemble des conditions précitées et fournit :

• une attestation délivrée par un professionnel relative à la conformité de l’installation électrique utilisée pour le télétravail ;

• une attestation de son assureur indiquant que ce dernier a pris acte du fait qu’il exerce une activité professionnelle à son domicile.

En effet, l’employé qui opte pour le télétravail à domicile doit déclarer sa nouvelle situation auprès de sa compagnie d’assurance. Il devra informer sa compagnie d’assurance qu’il exerce à son domicile une activité de bureau sans accueil de public à raison d’une ou deux journées par semaine afin de s’assurer que son assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail.

L’entreprise prendra en charge l’éventuel surcoût des polices d’assurance permettant de couvrir l’ensemble des dommages pouvant survenir du fait de l’utilisation du matériel de l’entreprise au sein du domicile du salarié, ou en raison de la réalisation d’une activité pour le compte de l’entreprise au sein du domicile du salarié.

Concernant l’attestation de conformité électrique du lieu de télétravail à domicile, le salarié qui ne dispose pas d’un tel document en cours de validité, fera intervenir une entreprise validée par l’employeur. Ce dernier prendra en charge le coût de l’intervention. Le télétravail pourra également être accompli dans un lieu autre que le domicile, s’il s’agit d’un espace dédié à l’exercice d’une activité professionnelle (espace de co-working, centre d’affaires…). Dans ce cas, le salarié devra préciser lors de sa demande, le lieu où il entend télétravailler afin que la direction puisse s’assurer de son éligibilité au regard des conditions précisées ci-dessus.

Article 4 – Procédure de passage en télétravail

L’accès au télétravail sera possible selon le principe du double volontariat :

• sur demande du salarié, acceptée par la hiérarchie ;

• sur proposition de la hiérarchie, acceptée par le salarié, étant souligné que le refus d’accepter un poste en télétravail ne constitue évidemment pas un motif de sanction ou de rupture du contrat de travail.

Si un salarié exprime le désir d’opter pour le télétravail, il doit en informer son responsable hiérarchique par écrit. Un entretien doit être alors formalisé afin que le responsable hiérarchique du salarié prenne la décision d’accéder ou non à sa demande.

Si la demande de télétravail est acceptée, le responsable hiérarchique fixe, en concertation avec le salarié, les modalités d’exécution du télétravail.

Le salarié devra vérifier qu’il peut accéder depuis le lieu de télétravail à l’environnement informatique nécessaire à la tenue de son poste.

Dès lors que l’ensemble des conditions précisées à l’article 3 du présent accord sont satisfaites, l’avenant² au télétravail sera rédigé sur la base des modalités définies avec le responsable hiérarchique.

En cas de réponse négative de la part du responsable hiérarchique, les motifs du refus seront expliqués par le manager au salarié lors d’un entretien (réponse détaillée et objective sur les critères d’éligibilités). Il peut s’agir :

• de contraintes techniques ;

• d’impératifs de sécurité des données liées à l’activité ;

• de l’importance de son activité déjà exercée en dehors des locaux de l’entreprise ;

• de l’organisation du service ;

• du nombre de salarié travaillant à temps partiel au sein du service ;

• des critères d’éligibilité définis à l’article 3.2, tenant à la maîtrise du poste occupé.

En tout état de cause, une confirmation écrite des motifs avancés lors de l’entretien devra être apportée au salarié dans un délai de 15 jours.

Une période d’adaptation d’une durée de 3 mois sera aménagée lors du passage en télétravail, pendant laquelle chacune des parties pourra mettre fin à cette forme d’organisation du travail moyennant un délai de prévenance de 15 jours; ce délai de prévenance pourra le cas échéant être réduit voire supprimé si les parties le décident d’un commun accord.

Article 5 – Suspension et/ou réversibilité : conditions de retour au cadre classique de travail

L’accord des parties de passer au télétravail est réversible tant à l’initiative du manager que du salarié.

La partie qui souhaite mettre fin à l’organisation de l’activité en télétravail devra en informer la Direction des Ressources Humaines par écrit moyennant un délai de prévenance d’un mois. Ce délai pourra être réduit ou supprimé en cas d’impossibilité matérielle de poursuivre le télétravail.

En cas de nécessité opérationnelle, le télétravail pourra être provisoirement et immédiatement suspendu à l’initiative du responsable hiérarchique ou du salarié ; cette suspension temporaire ne donnera pas lieu à la rédaction d’un avenant, mais sera simplement formalisée par courriel entre les parties.

Le comité d’entreprise, ainsi que le CHSCT seront informés de toute suspension temporaire du télétravail et de tout retour définitif d’un télétravailleur au cadre classique du travail, lors du bilan prévue à l’article 11.1 du présent accord.

Article 6 – Recours occasionnel au télétravail

En cas de circonstances exceptionnelles ou d’impondérable dûment justifié (grève, impossibilité temporaire de quitter son lieu de vacances aux dates prévues…), le salarié et son manager pourront convenir de recourir de manière occasionnelle au télétravail (pour une journée ou quelques jours pendant une période donnée).

Ce recours occasionnel au télétravail ne nécessitera pas la signature d’un avenant au contrat de travail, mais se formalisera simplement par voie d’échanges électroniques.

Article 7 – Organisation du télétravail

7.1 Répartition des jours travaillés dans l’entreprise et télétravaillés

Le nombre de jours télétravaillés est d’un ou deux jour(s) entier(s) par semaine selon l’accord trouvé entre le salarié et le responsable hiérarchique.

Le nombre de jours ouvert au télétravail est volontairement limité afin de maintenir le lien social en entreprise.

Le ou les jour(s) de télétravail choisi(s) ainsi que le lieu de télétravail sont mentionnés dans l’avenant au contrat de travail.

Si l’organisation du travail l’exige, le ou les jour(s) de télétravail définis peuvent, de manière exceptionnelle, être travaillé(s) dans l’entreprise.

La ou les journée(s) de télétravail prévue(s) dans l’avenant et non effectuée(s) par le salarié ne peuvent être reportée(s).

7.2 Organisation du temps de télétravail

Le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation, de la convention collective et des règles applicables dans l’entreprise.

Son activité professionnelle se déroule pendant la période correspondant aux heures de travail de l’entreprise, dans le plus strict respect des règles relatives au repos quotidien et hebdomadaire et aux durées maximales de travail.

Pendant le ou les jour(s) de télétravail, le temps de travail effectif du salarié correspond à celui effectué habituellement lorsqu’il travaille dans les locaux de l’entreprise. Le télétravailleur s’engage à être joignable pendant ses horaires habituels de travail.

Il est également entendu que pendant les périodes de suspension du contrat de travail (maladie, congés,…) le salarié habituellement en télétravail ne pourra pas télétravailler.

7.3 – Conditions d’activité du télétravailleur

7.3.1 –Régulation de la charge de travail

La charge de travail du télétravailleur et l’atteinte des objectifs sont les mêmes que lorsqu’il exerce son activité dans les locaux de l’entreprise.

La hiérarchie vérifie lors d’entretiens réguliers l’atteinte et la faisabilité des objectifs confiés au télétravailleur au regard de sa charge de travail, en s’assurant que le fonctionnement et la qualité du service sont maintenus. En cas de difficulté ponctuelle rencontrée par le salarié pour réaliser ou achever ses missions dans les délais impartis, il préviendra au plus vite son supérieur hiérarchique.

L’Entretien Annuel d’Evaluation portera également sur les conditions d’activités du télétravailleur et sa charge de travail.

7.3.2 – Vie privée

L’employeur s’engage à respecter la vie privée du télétravailleur. A cet effet, il s’abstient de contacter le salarié en dehors des horaires habituels de travail.

7.4 – Equipement de travail

Chaque télétravailleur disposera de l’accès à distance à ses applications de travail.

7.5 – Protection des données, confidentialité

Le télétravailleur prend les précautions utiles pour préserver l’accès à ses données et plus généralement à toutes informations concernant l’entreprise ou ses clients. A ce titre, il se doit de respecter l’obligation de discrétion ou de confidentialité.

Il respectera les règles en vigueur dans l’entreprise concernant l’utilisation des équipements ou outils informatiques, sous peine de s’exposer aux sanctions disciplinaires applicables à des manquements similaires commis par des salariés travaillant à temps plein dans les locaux de l’entreprise.

Article 8 – Sécurité et santé

La Direction veille au strict respect de l’application des dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail aux télétravailleurs. Elle s’assure ainsi que le télétravailleur est parfaitement informé de la politique de l'entreprise en matière de santé et de sécurité au travail, en particulier des règles relatives à l'utilisation des écrans de visualisation.

Le télétravailleur est tenu de respecter et d'appliquer correctement ces politiques de sécurité.

Il est rappelé qu’il incombe à chaque salarié de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa sécurité et de sa santé ainsi que celles des autres personnes concernées du fait de ses actes ou de ses omissions au travail. En cas d’accident du travail, le télétravailleur doit en informer l’employeur par tous moyens, dans le respect des délais habituels (48 heures). Le traitement de cette déclaration par l’entreprise se fait de la même façon que pour un accident survenant dans les locaux de l’entreprise.

Tout arrêt de travail intervenant pendant la période de télétravail doit être transmis à l’employeur dans les conditions habituelles (48 heures).

Article 9 – Egalité de traitement et respect des droits et avantages individuels et collectifs

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que l’ensemble des salariés de l’entreprise. Etre en télétravail constitue un changement de l’organisation du travail et n’affecte en rien la qualité de salarié du télétravailleur.

9.1 – Droits individuels

Le télétravailleur a les mêmes droits individuels que l’ensemble des salariés de l’entreprise notamment en matière :

- de formation professionnelle ;

- de déroulement de carrière. ;

- de politique d’évaluation ;

- d’entretien professionnel ;

- de politique salariale.

9.2 – Droits collectifs

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits collectifs que l’ensemble des salariés de l’entreprise.

Le télétravailleur est soumis aux mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections des instances représentatives du personnel que les autres salariés, et est pris en compte pour la détermination des seuils d’effectif

Le télétravailleur est identifié comme tel sur le registre unique du personnel.

Le télétravailleur bénéficie également de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise.

Article 10 – Rôle des IRP (Instances Représentatives du Personnel) dans le télétravail et modalité de suivi de l’accord

10.1 – Suivi du dispositif

Chaque semestre, le dispositif de télétravail sera évoqué en réunion ordinaire du comité d’entreprise et en réunion ordinaire de CHSCT, pour en évaluer les bénéfices et/ou inconvénients pour les salariés et pour l’entreprise.

A ce titre, un rapport sera présenté par la Direction aux élus, sur la base d’un bilan comportant notamment les informations suivantes :

• le pourcentage de télétravailleurs répartis par service ;

• nombre de jours télétravaillés par mois ;

• nombre de demandes acceptées ou refusées et motif ;

• nombre des accidents du travail ;

• nombre de suspension et/ou réversibilité ;

• aux problèmes spécifiques d’adaptation signalée par les télétravailleurs et/ou les responsables ;

• aux améliorations et changements souhaitables.

10.2 – Instances de Représentation du Personnel

La signature du présent accord sera précédée d’une consultation du CHSCT et d’une information du comité d’entreprise.

Article 12 – Durée de l’accord – Révision - Dénonciation

• Le présent accord est conclu dans le cadre des articles L.2221-1 et suivants, et L. 2231-1 et suivants du code du travail, et prendra effet le 1^er jour suivant l’accomplissement de la dernière formalité de dépôt visée à l’article 14, pour une durée indéterminée.

Il se substitue à toutes les dispositions issues de décisions unilatérales, d’usages, d’accords collectifs, ou de toute autre pratique en vigueur dans l’entreprise et portant sur le même objet que celui prévu par le présent accord.

Il pourra, à tout moment, être modifié ou dénoncé en respectant la procédure prévue respectivement par les articles L.2222-5, L.2222-6 et L.2261-7-1 à L.2261-13 du Code du travail.

• Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions de l’article L.2261-7-1 du Code du travail.

La demande de révision doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

La Direction et l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise se réuniront alors dans un délai de deux mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.

L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.

• Conformément à l’article L.2261-9 du Code du travail, les parties signataires du présent accord auront également la possibilité de le dénoncer moyennant un préavis de trois mois.

La dénonciation par l’une des parties signataires devra être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires et faire l’objet d’un dépôt conformément à l’article L.2261-9 du Code du travail.

La Direction et l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise se réuniront alors dans un délai de deux mois à compter de la réception de la notification afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un accord de substitution.

L’accord dénoncé continuera donc à produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur du nouvel accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d’un an à compter de l’expiration du préavis de trois mois. A l’expiration de ce délai, il cessera automatiquement de s’appliquer.

Article 13 – Règlement des litiges

Afin d'éviter de recourir aux tribunaux, les parties conviennent, en cas de désaccord constaté sur l’interprétation du présent accord, de mettre en œuvre une tentative de règlement amiable.

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent dans cette hypothèse de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 15 jours suivant la demande de règlement amiable, pour étudier et tenter de régler tout différend né de l'application du présent accord.

La demande de réunion consignera l'exposé précis du différend. La position retenue en fin de réunion fera l'objet d'un procès-verbal rédigé par la Direction. Le document sera remis à chacune des parties signataires. Si cela est nécessaire, une seconde réunion pourra être organisée dans les 10 jours suivant la première réunion.

Article 14 –Dépôt

A l’expiration du délai d’opposition, le présent accord sera déposé par l’entreprise :

• en deux exemplaires auprès de la DIRECCTE des Hauts de Seine, dont une version support papier signée des parties et une version sur support électronique.

Le dépôt sera accompagné de la copie de l’avis de réception daté de notification du texte à l’ensemble des organisations représentatives.

• en un exemplaire auprès du secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’homme de Boulogne.

Fait à Boulogne Billancourt, le 17 janvier 2018

En 5 exemplaires originaux

Pour la société IDEX SERVICES :

Directeur des Ressources Humaines

Pour les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise :

Pour la CFDT :

Pour la CFTC :

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1. N’est pas pris en compte l’ancienneté au poste acquise au titre d’un contrat en alternance. ↩

2. Modèle d’avenant au contrat de travail en annexe n°1↩