Accord sur le recours au vote électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (CSE) de la Société ....................

ENTRE

La Société ...................., dont le siège social est situé ...................., immatriculée au RCS du Greffe du Tribunal de Commerce de Versailles sous le numéro ………….,

Représentée par Monsieur .............., agissant en qualité de Président.

Ci-après dénommée « la Société ».

D’une part

ET

Les organisations syndicales représentatives :

• Le syndicat CGT/UFICT-CGT représenté par …………….., délégués syndicaux

• Le syndicat CFE-CGC représenté par ………….., délégué syndical central

• Le syndicat CFTC/UGICA-CFTC représenté par ……………, délégué syndical

Ci-après dénommées « les Organisations Syndicales ».

D’autre part

La Société et les Organisations Syndicales sont ci-après dénommées ensemble « les Parties ».

Préambule

En application de l’accord conclu en date du 2 juillet 2019 deux comités sociaux et économiques …….. / ……….. (ci-après « CSE ») seront mis en place au sein de la Société avant la fin de l’année 2019.

Dans le cadre de l’imminence de ces élections, les Parties sont convenues de négocier le recours au vote électronique.

La Direction et les organisations syndicales représentatives se sont rencontrées le 25 septembre 2019 sur le sujet.

Dans le cadre de leurs discussions, les Parties sont convenues du présent accord, qui a vocation à s’appliquer pour les prochaines élections professionnelles des membres du CSE.

Les Parties rappellent que les modalités de mise en œuvre du vote électronique sont fixées par les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail.

Cela étant rappelé, il a été arrêté ce qui suit :

Article 1 – Objet et champ d’application de l’accord

Le présent accord a pour objet d’autoriser et organiser le recours au vote électronique en vue des élections des membres des deux CSE d’établissement qui interviendront en 2019.

Le présent accord sera le cas échéant annexé au protocole d'accord préélectoral à venir.

Article 2 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Article 2.1 – Notion

Les Parties précisent que lorsqu’il est fait référence dans le présent accord au « protocole d'accord préélectoral », il s’agit du protocole d'accord préélectoral lié aux élections des membres du CSE qui interviendront en 2019.

Article 2.2 – Principe du recours

Les Parties conviennent d’adopter un processus de vote électronique en vue des élections professionnelles à venir.

Les Parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 2.3 – Prestataire

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les Parties conviennent que la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par la Société, dans le respect du cahier des charges annexé au présent accord et des dispositions des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

Pour les élections du CSE devant intervenir en 2019, le prestataire Voxaly Docapost a été retenu.

En application de l’article R. 2314-5 du Code du travail, le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés à la Direction des Ressources Humaines et sur l’intranet.

Article 2.4 – Caractéristiques du dispositif de vote électronique

Article 2.4.1 – Principes généraux

Le prestataire organisera le scrutin par vote électronique dans le respect des principes de confidentialité et de sécurité fixés notamment par la réglementation applicable. Il veillera à respecter les recommandations de la Cnil relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique.

Les modalités du vote électronique doivent permettre d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

La Société s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le dispositif de vote électronique retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensable à la régularité du scrutin, et notamment :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales ;

• la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;

• la sécurité de l’émargement ;

• la sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le dispositif doit répondre aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du dispositif ;

• le dispositif de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin ;

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts.

En outre, une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place par la Société. Cette cellule comprendra au moins en partie des représentants du prestataire. La Société déterminera le nombre et la qualité des autres membres de cette cellule.

Article 2.4.2 – Existence de deux fichiers distincts

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électrique »

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.

Les Parties rappellent que l’employeur reste tenu d’établir les listes électorales. Le prestataire contrôle la conformité des listes importées sur le dispositif de vote électronique avec celles transmises par l’employeur.

L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le terminal de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 2.4.3 – Expertise indépendante

Le dispositif de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect de l’ensemble des exigences nécessaires à la confidentialité du dispositif. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Article 2.5 – Information du personnel

Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les moyens d'authentification (pouvant être par exemple des codes d’accès personnels) sont envoyés à chaque salarié selon des modalités garantissant leur confidentialité, tel que prévu par le protocole préélectoral.

Article 2.6 – Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de fois sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole électoral.

Article 2.7 – Déroulement du vote électronique

Article 2.7.1 – Rôle de la cellule d’assistance

Avant l’ouverture du vote, la cellule d’assistance technique procède aux vérifications nécessaires en présence des représentants des listes de candidats. Elle teste le système de vote électronique et de dépouillement jusqu’à l’édition des CERFA et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Une fois les opérations de vote clôturées et avant le dépouillement des votes, la cellule d’assistance technique contrôle que le système est bien scellé

Article 2.7.2 – Ouverture et fermeture du scrutin

Pour chaque tour de scrutin, une période délimitée est prévue pour le vote électronique. Cette période est fixée dans le protocole d’accord préélectoral.

Les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales peuvent contrôler les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique.

Un dispositif de secours, offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal, est mis en place afin de prendre le relais en cas de panne du système de vote électronique principal.

En cas de dysfonctionnement informatique (par exemple via une attaque du système par un tiers ou une défaillance technique), et après avis des représentants du prestataire, le bureau de vote peut prendre toute mesure d’information et de sauvegarde, notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 2.7.3 – Opérations de vote

Lors des élections, la Société s’assurera que les salariés bénéficient d’un accès à un ordinateur (ou, le cas échéant, à tout autre terminal informatique ou téléphonique permettant de procéder au vote électronique) équipé d’une connexion interne. A défaut, il sera mis à disposition de l’ensemble du personnel concerné au moins un poste informatique en libre-service.

Chaque électeur peut se connecter au dispositif de vote par le moyen d’authentification qui lui a été préalablement communiqué, et peut ainsi voter sur place ou à distance.

Une fois connecté, l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote de manière anonyme.

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes de candidats.

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation. Une fois le vote validé, le vote devient définitif. La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit qu’il votera une seule fois. Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique » qui recense les votes exprimés par voie électronique.

Article 2.7.4 – Dépouillement du scrutin

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande de la Société, qui pourra le communiquer aux organisations syndicales intéressées par le scrutin, dans les conditions prévues par le protocole d’accord préélectoral.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

A la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement se fait alors en utilisant des clés de chiffrement, étant précisé que l’activation conjointe d’au moins deux des trois clés de chiffrement éditées est nécessaire pour permettre le dépouillement des votes. La génération de ces clés avant l’ouverture du vote est publique. Seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés, à l’exclusion de toute autre personne.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Après le dépouillement, le système de vote est scellé pour garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats postérieurement à la décision de clôture du dépouillement.

Article 2.8 – Stockage des données

Le prestataire retenu conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.

Article 3 – Protocole d’accord préélectoral

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi par la Société pour mettre en place le dispositif de vote électronique.

Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du dispositif retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 4 – Durée de l’Accord

L’accord est conclu à durée déterminée. Il entre en vigueur au jour de sa conclusion. Le présent accord est conclu pour la mise en place des CSE d’établissement. Il prendra fin avec leur mise en œuvre.

Article 5 – Dépôt et publicité

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail ;

• et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Versailles.

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail.

Par ailleurs, une fois signé, le texte du présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales disposant d’une section syndicale dans l’entreprise.

Fait à ..........., le 25 septembre 2019 en 6 exemplaires

Pour la Société ....................

Monsieur .............., agissant en qualité de Président

Pour les organisations syndicales représentatives :

CGT/UFICT-CGT

………………….. …………………. ……………….

Délégué syndical Délégué syndical Délégué syndical

CFE CGC

………………

Délégué syndical central

CFTC/UGICA-CFTC

…………………

Délégué syndical

Annexe n°1

CAHIER DES CHARGES

Ce document constitue le cahier des charges

relatif à la mise en œuvre du vote électronique

pour les élections des représentants du personnel

aux élections professionnelles de la Société ....................

(Établissement de ........... et ........)

Sommaire

1 - Présentation générale des besoins : vote électronique

1.1 - Contexte de mise en œuvre du vote électronique

1.2 - Nature des prestations attendues.

2 - Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.

2.1 - Fonctionnalités générales.

Système de vote électronique distant.

Période des élections.

Nature des élections.

Sécurisation du système proposé.

2.2 - Scénario de vote

Étapes

Émargement électronique, unicité du vote

Traitements sous-jacents

2.3 - Procédure d’ouverture de l’élection

Étapes

2.4 - Procédure de fermeture de l’élection

Étapes

2.5 - Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote

Étapes

2.6 - Scellement du système.

2.7 - Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

2.8 - Liste des émargements

2.9 - Assistance technique

2.10 - Dispositifs de secours

3 - Autres prestations à fournir

3.1 - Préparation de l’élection

Constitution du « fichier électeurs »

Objet du « fichier électeurs »

Transmission du « fichier électeurs »

Confidentialité du « fichier électeurs »

Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Adressage des moyens d’authentification.

Transmission du « fichier candidats »

Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Contrôles de conformité des listes de candidats

3.2 - Phase de test et de recette du système de vote électronique

Objectifs

Étapes de recette

3.3 - Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Listes d’émargement

Résultats bruts

Résultats élaborés

3.4 - Gestion informatique et technique du système de vote électronique

Disponibilité du système de vote électronique

Accusé de réception du vote

Conservation des données

1. Présentation générale des besoins : vote électronique

   1. Contexte de mise en œuvre du vote électronique

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les partenaires sociaux ont conclu un accord portant mettant en place pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel (membres du Comité Social et Economique des établissements de ........... (y compris le site de …………) et de ..…….), le vote électronique par Internet.

Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application des décrets :

• n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise et modifiant le code du travail.

• n° 2016-1676 du 5 décembre 2016 relatif au vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise.

  2. Nature des prestations attendues.

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

2. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.

   3. Fonctionnalités générales.

      1. Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par la Société .................... mais chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.

2. Période des élections.

La durée du scrutin sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

3. Nature des élections.

Les élections à organiser sont des élections professionnelles (représentants du personnel au Comité Social et Economique).

4. Sécurisation du système proposé.

Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)

Par ailleurs, le prestataire fournira à la Société .................... les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique.

4. Scénario de vote

   5. Étapes

Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret qui seront contrôlés avant d’accéder au vote

• une étape de présentation des listes de candidatures en présence.

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés

• la confirmation par l’électeur du choix effectué après la saisie de sa date de naissance

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote

  6. Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

7. Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote.

  • A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés

  • A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote

  5. Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est réalisée automatiquement par le prestataire avec la validation des membres du bureau de vote désignés au sein des établissements de la ........... et ......... Ces membres comportent un Président et deux assesseurs.

8. Étapes

La procédure d’ouverture de l’élection comportera les étapes « en ligne » suivantes :

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides

• le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge

• le contrôle du scellement du système de vote électronique

  6. Procédure de fermeture de l’élection

     9. Étapes

La procédure de fermeture de l’élection comportera les étapes « en ligne » suivantes, en présence du Prestataire dans les locaux de la Société ....................:

• le contrôle du scellement du système de vote électronique

• dès la fin du scrutin, le contenu de l’urne, les fiches d’émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

  7. Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote

     10. Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes « en ligne » suivantes :

• L’édition de la liste des émargements Internet

• Le déchiffrement des suffrages Internet,

• l’édition des résultats de l’élection ; compteurs de voix par élection, par liste et par candidat

• la remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

  8. Scellement du système.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin

9. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffrera le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption. Le bulletin ne sera ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement seront mis en place :

Le chiffrement sur le poste de travail sera assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se feront selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commencera dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il sera impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

10. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.

Pendant la période du scrutin les listes d'émargement ne seront accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les mandataires de liste des Organisations Syndicales et la Direction auront accès au taux de participation par collège pendant le déroulement du scrutin.

11. Assistance technique

Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

12. Dispositifs de secours

Le système de vote électronique sera dupliqué sur 2 plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prendra le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3. Autres prestations à fournir

   13. Préparation de l’élection

       11. Constitution du « fichier électeurs »

Les listes électorales sont constituées par la Société ..................... Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par la Société ...................., par établissement et par collège.

Les listes électorales seront fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales seront consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par la Société .................... et seront ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le « fichier électeurs » contiendra notamment, pour chaque électeur :

• La civilité de l’électeur,

• Les nom et prénom de l’électeur,

• La date de naissance de l’électeur,

• Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),

• Le collège de l’électeur

• Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)

• La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres)

  12. Objet du « fichier électeurs »

Le « fichier électeurs » sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• contrôler les accès au système de vote électronique,

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• éditer les listes d’émargement.

  13. Transmission du « fichier électeurs »

Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire proposera, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre la Société .................... et lui-même.

14. Confidentialité du « fichier électeurs »

Le prestataire s’engagera à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engagera à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

15. Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

16. Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :

• un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes

• un code secret qu’il sera seul à connaître

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demandera aussi à l’électeur sa date de naissance avant d’enregistrer son ou ses vote(s).

17. Adressage des moyens d’authentification.

Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique, par courrier postal adressé à leur domicile.

En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalidera ceux-ci et en communiquera de nouveaux par l’intermédiaire de la hotline.

Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

18. Transmission du « fichier candidats »

Au 1^er tour, les listes de candidats sont établies par les organisations syndicales et seront transmises par la Direction des Ressources Humaines de la Société .................... au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Au second tour, les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de .................... ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• L’élection concernée (CSE : titulaires ou suppléants et le collège de rattachement)

• L’appartenance syndicale le cas échéant,

• Les nom et prénom de chaque candidat,

• L’ordre de présentation des candidats dans les listes.

  19. Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire proposera un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.

20. Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant à la Société ...................., aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.

Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture de l’élection dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.

14. Phase de test et de recette du système de vote électronique

    21. Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organisera un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.

Le test sera effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote sera entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passera en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés.

L’objectif sera de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, le prestataire génèrera 3 clés de déchiffrement qui sont remises au Président(e) et aux deux assesseurs.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés seront cryptés dès leur expression et resteront cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantira l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

22. Étapes de recette

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• réalisation de plusieurs votes,

• déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,

• contrôles de la conformité des résultats obtenus,

• validation du dispositif de vote,

• scellement de l’application de vote électronique.

  15. Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique

• la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique

• la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs

• la présentation du système aux partenaires sociaux.

• la remise des résultats.

  23. Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives seront remises à la Société .................... sur support numérique à l’issue de l’élection.

24. Résultats bruts

Les résultats bruts comporteront les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils seront consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».

25. Résultats élaborés

Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.

Le prestataire proposera ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.

Le prestataire mettra à la disposition du bureau de vote et de la direction de la Société .................... les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format pdf ;

16. Gestion informatique et technique du système de vote électronique

    26. Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.

La durée de la période d’élection sera déterminée par le protocole électoral.

Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

27. Accusé de réception du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

28. Conservation des données

Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

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