Accord collectif d’entreprise Relatif aux frais professionnels

Le présent accord est conclu entre :

D’une part,

La Société par Actions Simplifiée à associé unique CARONET dont le siège social est situé 20 rue Nationale – La Brême d’Or – 57350 SPICHEREN,

Portant le numéro de SIRET : 656 580 073 00020,

Représentée par Madame , agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines, dûment habilitée aux fins des présentes.

Ci-après, la « Société »

Et d’autre part :

Les membres titulaires du Comité Social et Economique représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles,

Ci-après ensemble dénommées « les Parties ».

PREAMBULE

Cet accord vise à définir les dispositions applicables au niveau de l’entreprise en matière de frais professionnels : les déplacements, l’hébergement et la restauration.

Les règles définies dans le présent accord doivent permettre aux salariés de l'entreprise d'effectuer, dans de bonnes conditions, une mission extérieure à leur lieu d’affectation.

Par cet accord, les Parties ont souhaité que soient unifiées les conditions de prise en charge des frais professionnels que les salariés sont conduits à engager à l’occasion de l’exercice de leur mission, quels que soient le niveau d’emploi dont ils relèvent et le motif de leur déplacement.

Ils ont en outre veillé à définir des conditions d’exercice de la mission qui soient satisfaisantes tant pour les salariés que pour les employeurs et éviter que les premiers ne soient conduits à supporter des débours à titre personnel dans le cadre de leurs déplacements professionnels.

Le présent accord annule et remplace, et se substitue de plein droit et dans tous leurs effets aux dispositions des accords existants sur le sujet, aux usages, aux accords atypiques ou engagements unilatéraux en vigueur au sein de la société.

Enfin, le présent accord est conclu en application de la Loi du 08 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels et à l’Ordonnance n° 2017-1385 du 22 septembre 2017 relative au renforcement de la négociation collective.

Il est précisé que l’article L 2232-23-1 du Code du travail dispose qu’en l’absence de délégué syndical dans l’entreprise, les accords d’entreprise peuvent être négociés et conclus par un ou des membres titulaires de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.

La validité de l’accord est subordonnée à leur signature par des membres du Comité Social et Economique représentant la majorité des suffrages exprimés en faveur des membres du Comité Social et Economique lors des dernières élections professionnelles.

CHAMP D’APPLICATION TERRITORIAL ET PROFESSIONNEL

Les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble du personnel de la Société CARONET, lié à cette dernière par un contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée, à temps complet ou à temps partiel, quel que soit leur niveau de classification.

DATE D’EFFET, DUREE, REVISION, DENONCIATION, PUBLICITE, DEPOT

Date d’effet – Durée – Publicité – Dépôt

Le présent accord est conclu conformément aux dispositions de l’article L.2232-12 du Code du travail.

Il est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet, sous réserve du respect des formalités de dépôt, à compter du 1^er juin 2023.

Le présent accord est établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour remise à chacun des signataires.

En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de l’entreprise. Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Un exemplaire original sera également remis au secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes compétent.

Par ailleurs, le présent accord fera l’objet, en application de l’article L. 2231-5-1 du Code du travail d’une publication dans la base de données nationale dont le contenu est consultable sur le site internet www.legifrance.gouv.fr.

Le présent accord sera publié dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et signataires.

Enfin, une copie du présent accord sera tenue à la disposition des salariés auprès de la Direction des Ressources Humaines, un avis étant affiché à cet effet, au tableau réservé aux communications avec le personnel.

Révision

Chaque partie signataire ou adhérente peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités suivantes :

• Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et mentionner l’indication des dispositions dont la révision est demandée, ainsi qu’éventuellement des propositions de remplacement.

• Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai maximum de 1 mois suivant la réception de cette lettre, les parties sus-indiquées devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.

• Les dispositions du présent accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion de l’avenant de révision et, à défaut, seront maintenues.

• Les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient et entreront en vigueur dans les conditions fixées par l’article 3.1 ci-dessus.

Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires ou adhérentes, selon les modalités suivantes :

• La dénonciation sera notifiée par LR/AR à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et déposée par la partie la plus diligente auprès des services de la DREETS et du Secrétariat-greffe des Prud’hommes.

• Elle entraînera l’obligation, pour toutes les parties signataires ou adhérentes, de se réunir le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation, en vue de déterminer le calendrier des négociations.

• Durant les négociations, le présent accord restera applicable sans aucun changement.

• A l’issue de ces dernières, sera établi soit un nouvel accord, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord.

• Ces documents feront l’objet de formalités de dépôt dans les conditions prévues ci-dessus (article 3.1).

• Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l’accord dénoncé, avec pour prise d’effet soit la date qui en aura été expressément convenue, soit, à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.

• En cas de procès-verbal de clôture constatant le défaut d’accord, l’accord dénoncé restera applicable sans changement pendant une année qui commencera à courir à l’expiration du délai de préavis fixé par l’article L.2261-9 alinéa 2 du Code du travail (3 mois).

Passé ce délai d’un an, le texte de l’accord dénoncé cessera de produire ses effets, sous réserve des dispositions de l’article L.2261-13 du Code du travail, pour autant que la dénonciation émane de l’employeur ou de la totalité des syndicats signataires.

Interprétation de l’accord

En cas de différend né de l’interprétation ou de l’application des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie diligente, dans les 15 jours suivant cette dernière, pour étudier et tenter de régler la difficulté posée, qu’elle soit d’ordre individuel ou collectif.

Jusqu’à l’expiration de la négociation d’interprétation, les parties contractantes s’engagent à ne susciter aucune forme d’action contentieuse liée au différend objet de cette procédure.

Adhésion de nouveaux syndicats

En application de l’article L.2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale représentative non-signataire du présent accord et reconnue représentative au sein de l’entreprise, pourra adhérer ultérieurement au présent accord.

L'adhésion est notifiée aux signataires de l'accord et fait l'objet d'un dépôt dans des conditions prévues par voie réglementaire, à la diligence de son ou de ses auteurs.

DEFINITION DU DEPLACEMENT PROFESSIONNEL

Le présent accord s’applique aux déplacements professionnels, c’est-à-dire ceux effectués par le salarié dans le cadre des missions qui lui sont confiées pour les besoins du service. Cela signifie que ces déplacements doivent être réalisés à la demande de l’employeur ou, à tout le moins, autorisés par ce dernier, quelle que soit la forme que prend cette autorisation.

En revanche, l’accord ne s’applique pas aux déplacements effectués par le salarié entre son domicile et son lieu de travail habituel ou entre ces derniers chantiers où il intervient. S’agissant de ces déplacements, le Code du Travail prévoit une prise en charge pour moitié des abonnements aux transports publics par l’employeur, tel qu’il en résulte de l’article L.3261-2 dudit code.

SITUATIONS SPECIFIQUES

Salarié participant à un stage de formation professionnelle

Le salarié qui participe à un stage de formation professionnelle bénéficie des indemnités et remboursements dans les conditions prévues ci-après (article 7.1.c), y compris la prise en charge des indemnités kilométriques lorsqu’il est autorisé à utiliser son véhicule personnel (article 9).

ANNULATION DU DEPLACEMENT

Lorsque le salarié a fait l’avance des frais d’hébergement et/ou de transport et que le déplacement est annulé pour des raisons qui ne lui sont pas imputables, l’employeur doit procéder au remboursement desdits frais dans les conditions posées dans le présent accord.

Tel peut être le cas en cas d’annulation d’une réunion ou d’une absence pour cause de maladie du salarié.

Le salarié ne pourra cependant pas prétendre à ce remboursement si c’est l’employeur qui avait directement pris en charge les frais d’hébergement et/ou de transport.

LES FRAIS DE REPAS

Indemnisation des frais de restauration

Comme précédemment, les salariés amenés à se déplacer à la demande de l’employeur bénéficient d’une indemnisation pour chaque repas pris à l’extérieur.

L’indemnisation s’effectuera au regard des dépenses réellement engagées par le salarié dans certaines limites énumérées ci-après, et sur présentation d’une facture électronique (sortie d’une caisse enregistreuse), sur laquelle la TVA sera précisée.

Il est précisé qu’un ticket de caisse n'est pas considéré comme une facture ; il s'agit uniquement d'une preuve d'achat permettant par exemple le remboursement ou l'échange d'un produit défectueux. Il convient de solliciter au restaurateur une facture en bonne et due forme.

Au verso de chaque facture, il convient de mentionner le nom et prénom du salarié concerné par les frais, et éventuellement de ses invités.

1. Cas général

L’indemnisation s’effectuera au regard des dépenses réellement engagées par le salarié dans la limite de 19,40€ TTC par repas pris à l’extérieur.

Les factures conformes du mois considéré doivent être adressées avant le 8 du mois suivant en vue d’être pris en considération par le service comptable qui procèdera au remboursement par voie de virement. A défaut de présentation de ces factures dans le délai susmentionné, les frais professionnels inhérents à ces dernières ne seront pas remboursés.

2. Déjeuner d’affaires

L’indemnisation s’effectuera au regard des dépenses réellement engagées par le salarié dans la limite de 59€ TTC par personne et par repas, sauf dérogation exceptionnelle de l’organe de Direction Générale.

Les factures conformes du mois considéré doivent être adressées avant le 8 du mois suivant en vue d’être pris en considération par le service comptable qui procédera au remboursement par voie de virement. A défaut de présentation de ces factures dans le délai susmentionné, les frais professionnels inhérents à ces dernières ne seront pas remboursés.

3. Salarié participant à un stage de formation professionnelle

L’indemnisation s’effectuera au regard des dépenses réellement engagées par le salarié dans la limite de 16,50€ TTC par repas pris à l’extérieur. Cette indemnisation entraîne la suppression de l’indemnité de repas sur les jours considérés.

Les factures conformes doivent être adressées au service formation (Parc d’Activités « la Garrigue » - 3 Avenue des Compagnons – BP 21 – 34171 CASTELNAU LE LEZ cedex) sous un délai de huit jours calendaires suivant le terme de la formation, ou avant le 8 du mois suivant lorsque la formation dure plusieurs mois, en vue d’être pris en charge par l’organisme financeur. A défaut de présentation de ces factures dans le délai susmentionné, les frais professionnels inhérents à ces dernières ne seront pas remboursés.

Conditions d’octroi

En cas de déplacement entre deux sites, la condition de devoir prendre un repas à l’extérieur s’apprécie au regard des deux critères cumulatifs suivants :

• Il ne doit pas exister sur le lieu de mission de restaurant d’entreprise (ou interentreprises) permettant la prise en charge par l’employeur de la part patronale ni de fourniture directe par l’employeur de prestations de repas. Il peut s’agir d’un restaurant avec lequel l’organisme a un accord et prend en charge un menu type par exemple.

• Le lieu de déplacement doit être situé à plus de 30 minutes aller – retour du lieu habituel de travail du salarié. Ce temps de trajet doit être apprécié sur une base objective (site internet de simulation de kilométrage routier par exemple) en fonction du moyen de transport utilisé.

La notion de sites s’entend du siège, des établissements et des différents marchés dont l’entreprise est prestataire de services...

Par ailleurs, l’indemnité visant à compenser l’obligation de prendre un repas à l’extérieur, le déplacement doit englober la plage repas. A titre d’exemple, un salarié se déplace sur un chantier se situant à plus de 30 minutes aller – retour de 8h à 11h ne peut pas prétendre au bénéfice de l’indemnisation des frais de restauration puisque le déplacement ne couvre nullement la pause déjeuner.

Pour les autres déplacements, l’indemnisation des frais de restauration est due au salarié qui est dans l’impossibilité de regagner son lieu habituel de travail ou son domicile pendant l’intégralité des plages horaires suivantes :

• Entre 11h et 14h pour le repas du midi ;

• Entre 18h et 21h pour le repas du soir.

Articulation avec la délivrance de titres restauration ou d’une indemnité de panier

Il convient de rappeler que le bénéfice de l’indemnisation des frais de repas est incompatible avec la délivrance d’un titre restaurant ou d’une indemnité de panier pour le même repas.

LES FRAIS D’HEBERGEMENT

Afin de limiter les avances de frais d’hébergement des salariés, l’employeur pose le principe d’une prise en charge directe desdits frais, sauf circonstances exceptionnelles telles que l’annulation d’un train...

Cette prise en charge, dans la limite des montants présentés ci-après, comprend la nuitée, la taxe de séjour et éventuellement le petit-déjeuner.

Conditions d’octroi

Pour pouvoir bénéficier de la prise en charge ou du remboursement de ses frais d’hébergement, le salarié doit se déplacer dans le cadre d’une mission et être dans l’impossibilité de regagner son domicile entre 00h et 5h du matin.

Il appartient au salarié de justifier qu’il remplit cette condition le cas échéant.

Indemnisation des frais d’hébergement

Dans l’hypothèse où l’employeur n’aurait pas directement pris en charge les frais d’hébergement, le remboursement, dans les limites mentionnées à l’article 8.3, est conditionné à la présentation par le salarié des pièces justificatives.

En pratique, le salarié devra présenter une facture acquittée de l’hôtel dans lequel il aura séjourné avant le 8 du mois suivant en vue d’être pris en considération par le service comptable qui procédera au remboursement de ses débours par voie de virement. A défaut de présentation de la facture dans le délai susmentionné, les frais professionnels inhérents à cette dernière ne seront pas remboursés.

Limites de prise en charge des frais d’hébergement

Les remboursements des frais sont différents selon le lieu d’hébergement.

Les limites, sauf cas de force majeure ou d’indisponibilités, sont les suivantes :

• 150€ par nuitée pour un hébergement dans Paris intra-muros ;

• 95€ par nuitée pour un hébergement dans les départements des Hauts-de-Seine, de la Sainte-Saint-Denis et du Val de Marne ainsi que dans les DOM ;

• 80€ par nuitée pour un hébergement en dehors des destinations précitées, c’est-à-dire dans un autre département français ou un pays étranger.

Droit au découcher

Dans le cas d’un déplacement impliquant un départ du domicile avant 04h30, le salarié dispose de la faculté de partir la veille.

De la même manière, lorsque le déplacement implique pour le salarié un retour à son domicile après 23h00, l’intéressé a le droit de revenir le lendemain de sa mission.

Il s’agit d’un droit et non d’une obligation pour le salarié. Celui-ci peut, en effet, préférer partir le matin ou rentrer le soir de sa mission.

Toutefois, lorsque le salarié use de son droit au découcher, l’employeur doit prendre en charge les frais d’hébergement et de repas correspondant dans les conditions posées dans le présent accord.

LES FRAIS DE TRANSPORT

Prise en charge directe par l’employeur

Comme pour les frais d’hébergement, l’accord pose le principe d’une prise en charge directe des frais de transport par l’employeur. Cette prise en charge s’effectue dans les conditions exposées ci-dessous.

Le salarié n’aura à faire l’avance des frais qu’en cas de circonstances exceptionnelles. Dans ce cas, il devra justifier sa dépense par la production des titres de transport mentionnant le prix ou d’une facture électronique.

Le salarié devra présenter ces titres de transport ou cette facture électronique avant le 8 du mois suivant en vue d’être pris en considération par le service comptable qui procédera au remboursement de ses débours par voie de virement. A défaut de présentation de ces titres ou de cette facture dans le délai susmentionné, les frais professionnels inhérents à cette dernière ne seront pas remboursés.

Transport ferroviaire

Quelle que soit leur catégorie professionnelle, les salariés bénéficient de la prise en charge de leurs frais de transport par chemin de fer sur la base du tarif de 2^nde classe.

Néanmoins, cette prise en charge peut s’effectuer sur la base du tarif de la 1^ère classe dans les situations suivantes :

• Lorsque le temps de transport effectué dans la journée est supérieur à 4 heures

Le salarié peut bénéficier de la prise en charge sur la base du tarif 1^ère classe lorsque la durée du transport ferroviaire en 1^ère classe effectué dans la journée dépasse quatre heures aller – retour entre la gare du lieu habituel de travail et la gare du lieu de déplacement.

Cela signifie que le temps de transport prévu, c’est-à-dire celui calculé en tenant compte des horaires de départ et d’arrivée inscrits sur les billets, doit être supérieur à 4 heures sur une même journée, qu’il s’agisse d’un aller, d’un retour ou d’un aller – retour.

Pour déterminer cette durée de 4 heures, il convient de ne tenir compte que des lignes sur lesquelles une 1^ère classe est disponible. Ainsi, le temps de transport passé sur une ligne ne disposant pas d’une 1^ère classe doit être neutralisé. Cela exclut donc du décompte le temps passé dans les lignes de métro et de RER le cas échéant.

En revanche, le temps d’attente en cas de correspondance entre deux trains disposant de la première classe est assimilé à du temps de transport pour le décompte de la durée de quatre heures, sous réserve que les deux trajets s’effectuent en première classe.

Par ailleurs, cette durée de 4 heures est déterminée entre la gare du lieu habituel de travail, c’est-à-dire la gare la plus proche de ce lieu et la gare du lieu de déplacement. Il n’est pas tenu compte de la gare la plus proche du domicile du salarié dans un souci d’équité puisque pour un même déplacement, la même prise en charge doit être opérée quel que soit leur lieu de résidence.

• Lorsqu’au moins deux déplacements sont programmés au cours d’une même semaine

Le salarié peut bénéficier de la prise en charge de ses frais de transport ferroviaire sur la base du tarif de la 1^ère classe, quelle que soit la durée de transport lorsqu’il est programmé au moins deux déplacements au cours d’une même semaine civile.

Un déplacement correspond à un voyage aller – retour.

• Lorsque le déplacement concerne un cadre de la Direction Générale

Le cadre de la Direction Générale peut bénéficier de la prise en charge de ses frais de transport ferroviaire sur la base du tarif de la 1^ère classe, quelle que soit la durée de transport lorsqu’il est amené à travailler avec ses équipements professionnels (ordinateur portable), se connecter aux bornes WIFI et ainsi assurer une continuité de services.

Transport aérien

Lorsque le transport peut être effectué par avion, les salariés sont autorisés à utiliser ce mode de transport dans la classe la plus économique si son coût est globalement inférieur à celui qui serait occasionné par les autres moyens de transport.

Cette comparaison ne se limite pas au coût en euros. Il convient de prendre en considération non seulement le prix des billets de train par exemple mais également les frais d’hébergement, de repas ainsi que les gains de temps de travail réalisés.

Déplacement dans les Départements d’Outre-Mer

Les salariés travaillant dans les départements d’Outre-Mer ou les membres de la Direction Générale amenés à se déplacement pour des motifs professionnels, sont autorisés à obtenir la prise en charge de leur frais de transport sur la base du tarif correspondant à la classe immédiatement supérieure à la classe économique à condition que la mission soit d’une durée inférieure ou égale à quatre jours, délai de vol compris.

Frais de transports urbains

Lorsque le déplacement nécessite l’utilisation par le salarié de moyens de transports en commun (bus, tramway, métro), notamment entre le domicile et la gare ou entre la gare et le lieu de mission, ce dernier est remboursé des frais correspondants sur présentation de factures conformes, qui seront adressées avant le 8 du mois suivant en vue d’être pris en considération par le service comptable qui procédera au remboursement. A défaut de présentation de ces factures dans le délai susmentionné, les frais professionnels inhérents à ces dernières ne seront pas remboursés.

De la même manière et dans les mêmes conditions, le salarié est remboursé des frais de stationnement et de péage dont il peut avoir à s’acquitter pour se rendre à la gare. 

Abonnements et cartes de réduction

La Direction apprécie l’opportunité de prendre un abonnement lorsque les déplacements d’un salarié sont fréquents.

Par ailleurs, les salariés bénéficiant d’une réduction de tarif, à quelque titre que ce soit, sont invités à utiliser leur carte de réduction pour les déplacements effectués à l’occasion du service.

L’UTILISATION D’UN VEHICULE PERSONNEL

L’utilisation par le salarié d’un véhicule personnel, à deux ou quatre roues, pour les besoins du service, doit toujours faire l’objet d’une autorisation préalable de la part de l’employeur.

Le cas échéant, les salariés concernés doivent être assurés au titre de l’usage professionnel du véhicule. Le salarié qui n’est pas assuré que pour l’usage privé de son véhicule ne doit pas être autorisé à l’utiliser à des fins professionnelles.

Indemnités kilométriques

Lorsque le salarié est autorisé par écrit à faire usage de son véhicule personnel pour les besoins du service, et à titre exceptionnel, il bénéficie d’une indemnité fonction du nombre de kilomètres parcourus dans le cadre de sa mission / de son déplacement.

Le montant d’indemnisation maximal est celui prévu par le barème fiscal des indemnités kilométriques pour une puissance fiscale de 4 CV, à savoir 0,606 par kilomètre pour l’année 2023, et sur présentation de justificatif de carte grise.

Outre les indemnités kilométriques ci-dessus définies, sont également remboursés les éventuels frais de stationnement ou de péage supportés pour l’exécution du service sur présentation de factures conformes, qui seront adressées avant le 8 du mois suivant en vue d’être pris en considération par le service comptable qui procédera au remboursement. A défaut de présentation de ces factures dans le délai susmentionné, les frais professionnels inhérents à ces dernières ne seront pas remboursés.

ENGAGEMENT

Fait en deux exemplaires originaux

A Spicheren, le 17 mai 2023.

La Direction

Directrice des Ressources Humaines

Les membres titulaires du Comité Social et Economique représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles :