Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA SOCIETE ALCO2 EUROPE SA" chez CAPEC - AIR LIQUIDE CO2 EUROPE

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITÉS DE VOTE PAR VOIE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS DES MEMBRES DE

LA DÉLÉGATION DU PERSONNEL AU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE

DE LA SOCIÉTÉ ALCO2 EUROPE SA

Entre:

Air Liquide CO2 Europe, Société Anonyme, dont le Siège Social est à Paris 7ème, 6, rue Cognacq-Jay,

Représentée par Monsieur XXX, Directeur Général Air Liquide CO2 Europe,

D'une part,

Et

_{Les syndicats représentatifs au sein de l'entreprise :}

La Confédération Française de l’Encadrement (CFE-CGC) représentée par M. XXX, en sa qualité de délégué syndical de l'entreprise et membre du personnel

D'autre part.

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique, et de favoriser la participation des salariés, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l'Entreprise, en permettant notamment :

● de simplifier et sécuriser l'organisation du processus électoral,

● de faciliter le vote pour les salariés en déplacement ou à distance,

● de tenir compte de la configuration multi-sites d’ALCO2 Europe

● d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés rapidement,

● de favoriser et d'augmenter le niveau de participation,

● d'inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l'environnement.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux, choisi par l’employeur sur la

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base d’un cahier des charges conformes aux dispositions légales et réglementaires (voir Annexe). Ce cahier des charges est disponible sur demande, notamment pour vérifier les aspects de confidentialité et de conformité aux règlements. Sur demande, le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés.

Article 1 : Principes généraux

Le système retenu par la société ALCO2 Europe SA doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

● L’anonymat: impossibilité de relier un vote émis à un électeur

● L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

● L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

● La confidentialité, le secret du vote, la sincérité du scrutin

● Le contrôle par les administrations et organisations ayant autorité

Article 2 : Champ d’application

Le vote électronique par internet concernera les élections de la délégation de personnel au CSE de la société Air Liquide CO2 Europe SA en France.

Le présent accord s’applique par conséquent :

● à l’ensemble des salariés de la société ALCO2 Europe

● aux salariés d’entreprises extérieures, mis à disposition au sein de la société ALCO2 Europe, ayant choisi d’exercer leur droit de vote au sein de la société ALCO2 Europe SA.

Article 3 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 4 : Modalité d’organisation des opérations

1. Protocole d’accord préélectoral Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les établissements.

Le protocole d’accord préélectoral rappellera également le recours au vote électronique tel que décrit dans le présent accord.

2. Formation au système de vote électronique ¹

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote pourront bénéficier d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

3. Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

● de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

● des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

1 _{Article R 2314-12 du code du travail}

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● du décret n° 2007-602 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.

4. Cellule d’assistance technique

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des membres du bureau de vote, et éventuellement d’un représentant par liste de candidats, la cellule d'assistance technique :

● procédera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

● procédera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

● contrôlera, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 5 : Déroulement des opérations de vote

1. Établissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

2. Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections à l’aide de leurs identifiants.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Les membres du bureau de vote et la direction disposeront d’outils de suivi des scrutins (participation et état du site de vote) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours.

Le système de vote électronique devra pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et sera périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture. Conformément aux dispositions légales (articles R. 2314-19 du Code du travail) et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin, la liste d’émargement sera accessible aux membres du bureau de vote à l’aide de clés d’accès. Par ailleurs, conformément aux dispositions du Code électoral, les listes d’émargement ne sont ni imprimables, ni diffusables pendant la durée du scrutin.

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Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel ne sera accessible. Le nombre de votants pourra être suivi au cours du scrutin. Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établira ainsi une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix.

3. Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.

L’adresse du site de vote (URL) sera inscrite dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur pourra voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur aura la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

4. Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

L’électeur aura la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

Lorsque l’électeur accèdera aux listes de candidats et exprimera son vote, son choix devra apparaître clairement à l’écran. Il pourra être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur aura la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaudra ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôturera définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

5. Programmation du site

Le prestataire assurera la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduira sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.

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Article 6 : Clôture et Résultats

1. Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

2. Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement ne sera possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui devront être éditées pour l’établissement (ou les établissements). .

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, sera réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

3. Délais de recours et destruction des données

Le prestataire retenu conservera, sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours (ou lorsqu’une action contentieuse est engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive), les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, le prestataire, procèdera à la destruction des fichiers supports.

Article 7 : Sécurité et confidentialité

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales seront enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote feront l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recensera les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier feront l’objet d’un chiffrement et ne comporteront aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 8 : Durée de l’accord et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il s’appliquera pour la première fois dans le cadre des élections de la délégation de personnel au CSE.

Article 9 : Révision de l’accord

A la demande de la Direction ou d’une ou plusieurs organisations syndicales habilitées par l’article L.2261-7-1 du code du travail, une négociation de révision du présent accord pourra être ouverte. Cette demande de révision peut intervenir à tout moment au cours de l’application du présent accord. Elle doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de modifications.

L’avenant portant révision de tout ou partie de l’accord se substitue de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie.

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L’avenant sera soumis aux mêmes formalités de publicité et dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.

Article 10 : Dénonciation de l’accord

L’accord pourra être dénoncé conformément aux dispositions légales et réglementaires sous réserve du respect d’un préavis de trois mois. La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres signataires de l'accord. Le courrier de dénonciation donnera lieu à un dépôt dans le respect des dispositions légales.

Conformément aux dispositions de l'article L.2261-10 et L.2261-11 du code du travail, une nouvelle négociation s'engagera à la demande de l'une des parties intéressées dans les trois mois suivant la date de ce dépôt. La négociation pourra donner lieu à un accord avant l’expiration du délai de préavis.

Article 11 : Formalités et Publicité

Le présent accord négocié dans les termes de l'article L.2232-12 du Code du Travail constitue un accord collectif.

Il en résulte qu'il est soumis à l'ensemble des règles applicables en la matière et notamment à celles du dépôt défini par les articles L.2231-5, L.2231-5-1, L.2231-6, D.2231-2 et suivants du Code du Travail. Conformément aux dispositions de l’article L. 2231-5 du code du travail, le présent accord sera notifié, après signature, à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de l'entreprise. Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords".

Un exemplaire original sera également remis au secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes du lieu de conclusion de l’accord.

Les parties signataires rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L.2231-5-1 du Code du travail.

Fait à Saint-Priest le 17 septembre 2019

Pour la Direction - AIR LIQUIDE CO2 Europe SA, Monsieur XXX

Pour la Confédération Française de l'Encadrement (CFE-CGC), Monsieur XXX, délégué syndical de l'entreprise et membre du personnel

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ANNEXE : CAHIER DES CHARGES

Ce document constitue le cahier des charges relatif

à la mise en œuvre du vote électronique

pour les élections de la délégation de personnel au CSE

de la société ALCO2 Europe SA

Le prestataire aura en charge :

▪ la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

▪ la mise en œuvre du système de vote électronique ;

▪ la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

Article 1 : Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

1. Fonctionnalités générales

Système de vote électronique Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.

Période des élections La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

Nature des élections Les élections à organiser sont des élections professionnelles (représentants de la délégation de personnel au Comité Social et Économique)

Sécurisation du système proposé Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):

● Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

● Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

● Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période du vote jusqu’à la clôture du scrutin.

● Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »). Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne. De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par exemple, un électeur de voter deux fois simultanément. Chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence permettant d’identifier l’électeur ou la nature de son vote.

● Le prestataire attribue à chaque électeur un code d’accès unique et sécurisé. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible et sécurisée. Un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les identifiants de connexion et empêchant toute intrusion.

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● Le site générique internet de Voxaly n’affichera aucun nom ou information en lien avec les salariés d’Air Liquide CO2 Europe SA (sauf accord express).

Par ailleurs, le prestataire fournit à la société ALCO2 Europe les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique, en conformité avec les réglementations en vigueur.

2. Scénario de vote

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

● une étape d’identification de l’électeur : celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter

● une étape de présentation des listes de candidats en présence,

● le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,

● la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,

● la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,

● la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie de sa date de naissance,

● la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,

● la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

Emargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

Traitement sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

● L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

● L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote

3. Dépouillement des urnes électroniques

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

● La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement,

● L’accès à la liste des émargements Internet,

● L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,

● La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote

4. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n’est ainsi jamais déchiffré sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

▪ Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

▪ La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

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Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

5. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. La liste est enregistrée sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Conformément aux dispositions légales (articles R. 2314-19 du Code du travail) et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin, la liste d’émargement sera accessible aux membres du bureau de vote à l’aide de clés d’accès. Par ailleurs, conformément aux dispositions du Code électoral, les listes d’émargement ne sont ni imprimables, ni diffusables pendant la durée du scrutin.

De plus, l’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.

6. Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

7. Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plateformes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques dans les plus brefs délais afin d’assurer la continuité de vote.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 2 : autres prestations à fournir

1. Constitution du “fichier électeurs”

La liste électorale est constituée par la Société Air Liquide CO2 Europe. Elle comporte les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection.

La liste électorale est fournie au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, la liste électorale est consolidée au sein d’un « fichier électeurs » par la société Air Liquide CO2 Europe et est ensuite fournie au prestataire.

Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :

● La civilité de l’électeur,

● Les nom et prénom de l’électeur,

● La date de naissance de l’électeur,

● Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),

● Le collège de l’électeur

● Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)

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● La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres)

● L’adresse Email professionnelle de l’électeur

Objet du “fichier électeurs”

Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

● permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

● contrôler les accès au système de vote électronique,

● enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

● éditer les listes d’émargement.

Transmission du “fichier électeurs”

Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre la Société Air Liquide CO2 Europe et lui-même.

Confidentialité du “fichier électeurs”

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ses propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

Composition des codes d’accès au système de vote électronique Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :

● d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes

● d’un code secret qu’il est seul à connaître

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.

Envoi des moyens d’authentification.

Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique. En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique. Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par la Société Air Liquide CO2 Europe, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournit à la Société Air Liquide CO2 Europe, à l’issue de la

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génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

Transmission du « fichier candidats »

Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines de la Société Air Liquide CO2 Europe au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de la Société Air Liquide CO2 Europe ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

● L’élection concernée

● L’appartenance syndicale le cas échéant,

● Les nom et prénom de chaque candidat,

● L’ordre de présentation des candidats dans les listes.

Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.

De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines de la Société Air Liquide CO2 Europe un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.

Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à la Société Air Liquide CO2 Europe, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.

2. Phase de test et de recette du système de vote électronique

Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.

Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin. L’objectif est de permettre aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, le prestataire communique trois clés de déchiffrement qui sont remises au Président(e) et aux deux assesseurs.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

Étapes de recette

Les étapes de contrôle sont les suivantes :

● réalisation de plusieurs votes,

● déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,

● contrôles de la conformité des résultats obtenus,

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● validation du dispositif de vote,

● scellement de l’application de vote électronique.

3. Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire doit être en mesure de conseiller et d’assister la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

● les formalités légales et administratives

● la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique

● la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique

● la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs

● la présentation du système aux partenaires sociaux.

Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives sont remises à la Société Air Liquide CO2 Europe (bureau de vote et représentants de la Direction) sur support numérique à l’issue de l’élection.

Résultats bruts

Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques. Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».

Résultats élaborés

Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents. Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.

Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction de la Société Air Liquide CO2 Europe les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf.

4. Gestion informatique et technique du système de vote électronique

Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote. Durant cette période, le système sera disponible 24h/24. Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

Accusé de réception du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application. Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

Conservation des données

Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

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A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

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