Accord d'entreprise "Accord autorisant le vote par voie électronique pour l'élection des membres des instances représentatives du personnel" chez EISMANN (Siège)

ACCORD AUTORISANT LE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE

POUR L’ELECTIONS DES MEMBRES DES

INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL

Entre

 La société EISMANN, société par actions simplifiée au capital de 1 740 000€, dont le siège social est situé à Saint Jean du Cardonnay (76150), Z.A. 5, rue Georges Charpak, immatriculée au registre du Commerce et des Sociétés de Rouen sous le numéro B 670 500 438, représentée par Monsieur Romain TCHENIO en sa qualité de Président,

d'une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, représentées par :

Pour la CFE-CGC, en qualité de délégué syndical

Pour FO, en qualité de délégué syndical

d’autre part,

Préambule

Conformément aux dispositions des articles L.2314-26 et R.2314-5 et suivants du Code du travail, les parties conviennent d’autoriser la réalisation des élections professionnelles par voie électronique.

Les objectifs du présent accord sont notamment de :

- donner un cadre légal au vote par internet,

- sécuriser l'organisation de ces élections,

- supprimer les votes nuls,

- sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats,

- participer à une démarche de développement durable,

- mais aussi rappeler les principes fondamentaux qui doivent régir ces élections, à savoir le secret du vote, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, les possibilités de surveillance et de contrôle, la conservation des éléments de preuve.

Le vote électronique s’effectuera au moyen d’un vote par internet, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Le vote électronique peut avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d’un accès internet ou lorsque leur site d’appartenance aura été doté d’un poste en libre accès.

A moins, qu’il n’en soit expressément prévu différemment dans le protocole d’accord préélectoral, le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe qu’il s’agisse d’un vote physique ou d’un vote par correspondance, ces deux dernières modalités pouvant toutefois être utilisées en cas d’élections partielles.

En sa qualité de sous-traitant, le prestataire devra établir une fiche au sein de son registre RGPD.

ARTICLE 1 – Champ d’application

Cet accord qui autorise le vote par internet s’applique au sein de la société EISMANN.

ARTICLE 2 – Prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l'employeur sur la base d'un cahier des charges prévu au présent accord et des dispositions légales.

Les coordonnées du prestataire, si le choix de celui-ci est déjà arrêté, est précisé dans le protocole d’accord préélectoral. Ce dernier doit en outre comporter en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 3 - Cahier des charges

Les modalités du vote électronique doivent permettre d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

3.1 Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du système de vote doit s'engager à protéger toutes les données qui lui sont confiées contre tout détournement, usage non autorisé ou transmission à des tiers.

Aucune base de données détenue par le prestataire ne peut contenir ces informations sans qu'elles ne soient protégées par cryptage.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés de ceux traitant des données relatives à leur vote.

Afin d’assurer la totale confidentialité des votes, les parties conviennent que la liste d’émargement n’est accessible qu’au prestataire qui conformément à l’article 3.8 du présent accord s’engage à la conserver jusqu’à l’expiration du délai de recours ou lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive.

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l'employeur sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les noms et prénoms des inscrits, leur date d'entrée dans l'entreprise, leur date de naissance, le collège d’appartenance. Seuls sont destinataires de ces données : les électeurs, les syndicats représentatifs et la Direction des Ressources Humaines.

Les fichiers « électeurs » comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.

Les fichiers « listes d'émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les noms et prénoms des électeurs. Seul est destinataire de ces données le prestataire.

Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, la mention « titulaires » ou « suppléants », les noms, prénoms des candidats ainsi que, le cas échant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données : les électeurs, les syndicats et la Direction des Ressources Humaines.

En outre, la confidentialité des données transmises au prestataire pour la constitution des fichiers d’électeurs pour chaque collège (listes électorales) doit être assurée.

Le prestataire doit fournir un logiciel de cryptage permettant de sécuriser les échanges de données nominatives avec les services du personnel.

L'envoi des éléments d'authentification aux électeurs doit être réalisé par courrier à l'adresse personnelle, ou exceptionnellement à l'adresse professionnelle avec remise contre décharge à un représentant des services du personnel. L'usage du courriel ne peut être envisagé qu'à la condition d'apporter la preuve que seul l'électeur est en capacité d'en prendre connaissance.

Les listes électorales et les bons à tirer des listes de candidats doivent être émis par le prestataire à partir de ses bases de données, afin de permettre tous les contrôles nécessaires avant l'ouverture du scrutin.

3.2 Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne sont accessibles, lors de l’élection, qu’aux seules personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux votes des électeurs inscrits sont traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur inscription sur les listes électorales.

Les données du fichier dénommé " contenu de l'urne électronique " doivent faire l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les clefs de cryptage des urnes et les urnes elles-mêmes doivent rester totalement inaccessibles, y compris au prestataire, pendant toute la durée d'ouverture des scrutins. Aucun dépouillement partiel ne doit être possible.

L'enregistrement des votes doit être indépendant des émargements, mais également dé-séquencé afin de ne pas pouvoir être rapproché de l'horodatage obligatoire des émargements.

La validation de son vote par l’électeur le rend définitif et empêche toute modification.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Le chiffrement obligatoire des données du vote dès l'émission sur le poste de l'électeur rend obligatoire le mode sécurisé https, et interdit le vote par téléphone.

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin pendant une période délimitée.

Le système doit également interdire l'usurpation d'identité, en particulier dans le cas où un électeur abandonne son poste de travail après s'être identifié.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne doit être accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande de la société. Il est convenu entre les parties que sur demande des organisations syndicales, le nombre de votants sera communiqué dans la limite de deux fois par scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs doivent être figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Les listes des résultats comportent exclusivement les noms et prénoms des candidats ainsi que, le cas échéant, leur appartenance syndicale, les mentions « élu » ou « non élu », le nombre de voix obtenues, le collège et les destinataires des données, à savoir les électeurs, les services du ministère chargé de l'emploi, les syndicats, l’employeur et la Direction des Ressources Humaines.

3.3 Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés doivent être identiques pour toutes les listes.

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l'écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation.

La transmission du vote et l'émargement doivent faire l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver.

3.4 Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique procède :

• avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

• avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé

• contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

La cellule d’assistance technique supervise la restitution de leurs codes d'accès aux électeurs déclarant la perte, le vol, ou la non-réception de ceux-ci conformément à la procédure prévue dans le protocole d’accord préélectoral.

3.5 Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Des représentants du prestataire assurent le contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place.

Le prestataire devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le prestataire devra en outre mettre en œuvre un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal. Celui-ci doit offrir les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.

En cas d’attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote décide, après avis des représentants du prestataire, de la suspension des opérations de vote. Il prend les mesures d'information et de sauvegarde nécessaires. En cas de conséquences avérées sur les votes, le prestataire prend à sa charge l’organisation de nouvelles élections.

3.6 Expertise

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante.

Le rapport doit être établi au nom de l'entreprise, et signé par un expert indépendant.

Il est tenu à la disposition de la CNIL.

3.7 Dépouillement

Le président du bureau de vote ainsi que ses deux assesseurs (le plus âgé après le président et le plus jeune) reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte.

La clé de dépouillement doit leur être transmise selon des modalités en garantissant la confidentialité.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin doit être publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et ses deux assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Des clés de sauvegarde doivent être conservées sous scellés.

L'accès aux données du fichier « contenu de l'urne électronique » ne doit être possible que par l'activation conjointe d'au moins deux des trois clés de chiffrement prévues ci-dessus.

Le décompte des voix doit apparaître lisiblement à l'écran et faire l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Afin d'éviter toute erreur de calcul ou de retranscription, le système doit être totalement automatisé, doit appliquer toutes les règles de calcul et d'attribution des sièges sans aucune intervention humaine, et doit imprimer les procès-verbaux intégralement renseignés.

Le système de vote électronique doit être scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

En aucune façon le prestataire ne doit avoir la possibilité de prendre connaissance des clés sécurisant le système de vote.

3.8 Conservation des fichiers après le scrutin

Le prestataire retenu devra conserver sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les fichiers conservés doivent permettre d’exécuter de nouveau, si nécessaire, la procédure de décompte des votes.

Le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports à l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive.

En tout état de cause, et sous réserve d’une éventuelle action contentieuse, le prestataire doit s'engager, cconformément aux recommandations de la CNIL, à détruire l'intégralité des données nominatives en sa possession dans le mois suivant le dernier tour des élections.

Article 4 – Information du personnel

Chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Un site de test sera par ailleurs à la disposition des salariés.

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 5 – Durée, entrée en vigueur, dénonciation, révision, dépôt et publicité

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prend effet à compter du jour de sa signature.

Avant chaque élection professionnelle, les parties conviennent de se réunir pour faire un point sur les différentes dispositions de l’accord et leur mise en œuvre.

Il pourra être révisé, conformément aux dispositions des articles L.2222-5, L.2261-7 et L.2261-8 du Code du travail, dans les conditions suivantes :

• toute demande devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des parties signataires et comporter en outre les dispositions dont la révision est demandée et les propositions de remplacement,

• les parties ouvriront les négociations dans le délai d’un mois suivant réception de la demande de révision,

• les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord.

Le présent accord pourra être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L.2222-6 du Code du travail, à tout moment, par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à chacun des signataires, sous réserve d’un préavis de trois mois.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Un exemplaire dûment signé de toutes les parties en sera remis à chaque signataire puis, le cas échéant, à tout syndicat y ayant adhéré sans réserve et en totalité.

Il sera également notifié à chaque organisation syndicale représentative dans l’entreprise.

Le présent accord sera déposé en deux exemplaires dont l’un signé des parties et l’autre en version électronique sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et ce conformément aux dispositions réglementaires et notamment à l’article D.2231-4 du code du travail.

Un exemplaire sera également remis au greffe du conseil de prud’hommes de Rouen.

Mention de cet accord figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Fait en 5 exemplaires originaux à Saint Jean du Cardonnay

Le 29 Avril 2019

Pour La société Eismann, en sa qualité de Président

Pour la CFE-CGC,

Pour FO,