Accord d'entreprise "Accord relatif aux modalités d'organisation par vote electronique des éléctions professionnelles" chez ALLARD EMBALLAGES (Siège)

Accord collectif relatif aux modalités d'organisation par vote électronique des élections professionnelles

Entre les soussignés,

- La société Allard Emballages ,

Dont le siège est situé Avenue Adrien Allard, 19100 BRIVE LA GAILLARD (19),

Représentée par, 

Agissant en qualité de ,

Ci-après dénommée « la Société ALLARD EMBALLAGES »

d'une part,

Et

- Les organisations syndicales ci-dessous représentées par leurs délégués syndicaux :

Le syndicat FO usine de Brive représenté par Monsieur , Délégué syndical

Le syndicat CGT usine de Brive représenté par Monsieur, Délégué syndical

Le syndicat CFDT usine de Brive représenté par Monsieur, Délégué syndical, Par délégation du syndicat CFDT, Monsieur, représentant syndical auprès du CCE

Le syndicat FO usine de Compiègne représenté par Monsieur, Délégué syndical

Le syndicat CGT usine de Compiègne représenté par Monsieur, Délégué syndical

Le syndicat CGT usine de Varennes représenté par Monsieur, Délégué syndical

d'autre part,

Il a été convenu :

De signer un accord collectif sur le vote électronique pour l'élection des membres du comité social et économique.

Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles  de l'entreprise d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

L'entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

Article 1 - Principe du recours à un prestataire

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire « NEOVOTE » (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La méthodologie Neovote s’appuie sur une expérience de 20 années acquise au sein de cabinets de conseil en stratégie (AT Kearney, PwC, Deloitte, EY). Elle vise à assurer un filet de sécurité permanent autour des DRH, en mettant à disposition tous les documents et alertes utiles au respect des procédures expertisées CNIL-2010.

Neovote s’assure de la parfaite traduction technique des engagements juridiques négociés, à l’aide de contrôles réalisés à chaque étape du projet par un ingénieur en binôme.

Plusieurs dizaines de contrôles automatisés sont mis en œuvre à posteriori sur les données intégrées afin d’améliorer la qualité des listes électorales, la structure légale des collèges, les effectifs ETP ou encore les parités H/F (avec faculté post-ordonnances ou standard).

Les documents sont directement issus du système de vote afin d’éliminer tout risque d’erreur humaine.

Neovote met à disposition une plateforme d’échange sécurisée, spécifique au Dossier électoral, afin de chiffrer l’ensemble des données transmises, sans utiliser les boîtes mail de la DRH. Les données sont ensuite stockées avec un haut de niveau de sécurité, à l’aide de l’algorithme AES256-CBC (normé FIPS-140

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

-la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

-l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

-l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

-la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Article 2 - Respect de la loi informatique et libertés

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.

Article 3 - Modalités de vote

Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique, dont les dates seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l'entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

Article 4 - Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF   d'un poids au maximum égal à  5 Mo. La propagande électorale pourra également contenir une vidéo par liste, au format MP4 (dans la limite de 32 Mo). Chaque candidat peut également disposer d’une photographie, aux formats JPEG, PNG, IMG ou GIF (dans la limite de 2 Mo).

Les logos des organisations syndicales nationales sont automatiquement chargés en version optimisée pour l’emplacement dédié aux logos de listes. Des logos spécifiques peuvent être déposés par les OS concernés, avec un minimum de 200 pixels de côté.

La professions de foi au format PDF et les éventuels documents attachés sont rendus disponibles dès l’envoi des codes d’accès, prévu en moyenne une semaine avant l’ouverture du premier tour. La date limite de dépôt des candidatures est placée la veille de l’envoi des codes d’accès, afin de laisser le plus de temps possible aux OS pour actualiser leurs candidatures.

Article 5 - Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Article 6 - Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Cette note d’information sera affichée sur l’ensemble des sites par les relais RH et une publication par le prestataire sur le site de vote sera faite.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

-par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

-par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 - Modalités d'accès au serveur de vote et d’acte de vote

Chaque électeur recevra avant le vote des codes secret de votes permettant l'accès au site de vote.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe. En cas de perte ou d'oubli des codes, une donnée secrète a été choisie pour régénérer l'identifiants il s’agit du numéro de matricule.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Dès l’envoi des codes d’accès, le Support électeurs du prestataire sera disponible 24h/24 et 365j/an, en français et en anglais. Il restera accessible pendant toute la période précédant l’ouverture du vote, pendant l’entre-deux tours puis pendant le second tour, soit près d’un mois au total.

Les conseillers pourront régénérer les codes d’accès des électeurs ayant perdu ou n’ayant pas reçu leur courrier. Après authentification, les électeurs reçoivent de nouveaux codes d’accès par SMS, Email ou serveur vocal. Ces nouveaux codes d’accès annulent et remplacent les précédents.

Le Support électeurs répondra aux appels avec un temps d’attente moyen inférieur à 30 secondes.

Les électeurs pourront accéder au site de vote depuis tout PC, tablette ou smartphone connecté, sans aucune installation ni téléchargement.

Une fois connecté, les listes de candidats sont affichées par ordre alphabétique, avec un modèle de panier permettant de visualiser les candidats et leur photographie éventuelle.

Un message d’alerte relatif aux impacts des ratures (diminution du poids relatif, déclassement éventuel) est disponible en passant la souris sur un lien, dans une info-bulle.

Les professions de foi et éventuelles vidéos sont disponibles sur une autre page dédiée, nommée ‘Listes de candidats’.

L’électeur sélectionne la liste de son choix, puis accède à une page de vérification et validation de son intention de vote, afin de s’assurer que sa sélection correspond bien à son choix. A ce stade, l’intention de vote ne laisse aucune trace sur le poste (type cookie) ni sur les serveurs de vote distants. La technologie du prestataire permet d’apporter des garanties spécifiques relatives à la protection de l’acte de vote, à la modification de la page affichée à l’électeur, aux balises de traçage insérées par la DSI ou à la récupération du matériel informatique utilisé. Le site de vote mis en œuvre reprend l’ensemble des protections déployées sur le projet du Ministère de l’Intérieur.

L’électeur utilise ensuite le clavier virtuel, afin d’éviter d’éventuels enregistreurs de frappe, et compose son code de validation à 5 chiffres. La validation de son vote entraîne son enregistrement sur les serveurs de vote et la production d’un accusé réception non-répudiable par le prestataire.

Cet accusé réception est stocké sur le site de vote jusqu’à sa mise hors ligne, 15 jours après la fin du second tour. Il peut également être imprimé, enregistré en PDF ou être envoyé par Email.

Article 8 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-33 à L. 2314-35 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Le prestataire programmera des accès spécifiques aux taux de participation, dans l’ensemble des périmètres, pour les observateurs suivants :

• Organisations syndicales et listes indépendantes

• Représentants de la DRH et de l’employeur

• Cellule d’assistance technique Neovote

Article 9 - Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

Les électeurs déjà connectés sur le site de vote à l’heure de clôture pourront exprimer leur vote jusqu’à 5 minutes après l’heure de clôture, puis le dépouillement débutera. En revanche, les électeurs qui se connecteront après l’heure de clôture ne pourront plus exprimer leur vote.

Lors de la réunion de dépouillement les étapes suivantes sont mises en œuvre :

• • Vérification du code de scellement inchangé

• • Vérification du journal des évènements

• • Insertion d’au moins 2 clés de déchiffrement

• • Dépouillement des bulletins concernés

• • Affichage des résultats et détail des calculs

• • Affichage de la représentativité syndicale

• • Transmission sécurisée des listes d’émargement au bureau de vote

• • Transmission des CERFA préremplis à la DRH pour impression

• • Transmission de l’annonce des résultats à la DRH pour affichage

• • Edition de l’appel à candidatures pour le second tour éventuel

• • Signature des CERFA et des listes d’émargement par le bureau de vote

• • Remise sous pli scellé des listes d’émargement à la DRH pour archivage temporaire (15j.)

• • Proclamation orale des résultats par le bureau de vote

• • Approbation des résultats et publication sur le site de vote (pour 15j.)

En présence d’un second tour, les urnes virtuelles reprennent automatiquement les candidatures des scrutins reconduits, éventuellement modifiées par les OS et enrichies des listes libres.

Une réunion de scellement est organisée avant l’ouverture du tour afin de figer les données et de générer de nouvelles clés de déchiffrement (les précédentes ayant déjà été utilisées). Une réunion de dépouillement est également organisée et les verso second tour sont complétés.

Les CERFA du premier tour ne sont adressés au DIRECCTE et au CTEP qu’à l’issue du second tour, pour tous les scrutins. Le prestataire éditera à l’issue des scrutins les courriers d’accompagnement de chaque région avec les adresses correspondantes (par instance CSE).

Article 10 - Dispositions finales

Le présent accord est applicable  à l'entreprise ALLARD EMBALAGES et à l'ensemble de ses établissements pour les élections des membres du comité social et économique.

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de l’année 2019 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur à la date de la signature.

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail.

Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 à L. 2231-7 du code du travail.

Fait à  Brive, le  10/09/2019

Signatures

Pour le syndicat FO usine de Brive Monsieur Délégué syndical	Pour la société Allard Emballages
Pour le syndicat CGT usine de Brive Monsieur Délégué syndical	Pour le syndicat CFDT usine de Brive Monsieur Délégué syndical Par délégation du syndicat CFDT Monsieur Représentant syndical auprès du CCE
Pour le syndicat FO usine de Compiègne Monsieur Délégué syndical	Pour le syndicat CGT usine de Compiègne Monsieur Délégué syndical
Pour le syndicat CGT usine de Varennes Monsieur Délégué syndical