Accord d'entreprise "ACCORD CONCERNANT LE VOTE ELECTRONIQUE" chez HOTEL MAJESTIC - SOC IMMOBILIERE ET EXPLOIT HOTEL MAJESTI (Siège)

ACCORD CONCERNANT LE VOTE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE L’UES BARRIERE LE MAJESTIC CANNES – année 2023

L’Unité économique et sociale Le Majestic Barrière composée des sociétés suivantes :

La Société immobilière et d’Exploitation de l’Hôtel Majestic

Dont le siège social est situé 10 Bd de la Croisette à Cannes

Immatriculée au RCS de cannes sous le N°695420331

ci-après dénomée l’Hôtel Majestic

La Société d’exploitation de la Plage du Majestic

Dont le siège social est situé 10 Bd de la Croisette à Cannes

Immatriculée au RCS de cannes sous le N°788673564

ci-après dénomée la Plage du Majestic

toutes deux représentées par MX agissant en qualité de mandataire, d’une part,

et les organisations syndicales représentatives au sein de l’UES MAJESTIC, représentées respectivement par leurs délégués syndicax soit :

LE DS CGT

LE DS CFDT

LE DS CFE CGC

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

PRÉAMBULE

Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique (article L2311-2) d'intégrer parmi les alternatives possibles, concernant le mode d'organisation des scrutins, le vote électronique comme le propose la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004, le décret 2007-602 du 25 avril 2007, le décret 2016-1676 du 5 décembre 2016 et le décret 2017-1819 du 29 décembre 2017.

ARTICLE 1^er Recours à un prestataire extérieur 

La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, AKG SOLUTIONS (ci-après dénommée « le prestataire »).

Le prestataire s’engage sur :

• La sincérité et l’intégrité du vote

• L’anonymat et le secret du vote

• L’unicité du vote

• La confidentialité et la liberté du vote

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral. 

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément à l’article R2314-9 du Code du travail. Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges. Un exemplaire pourra également être remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.  

ARTICLE 2 Modalités d’organisation du vote 

2.1 Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :

Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse mail, adresse postale ;

Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise ;

Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;

Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

Un logo du syndicat et la photo de chaque personne figurant sur les listes électorales seront communiqués au prestataire afin d’apparaître sur l’écran de vote.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes. 

2.2 Déroulement de l’opération de vote

Les élections auront lieu sur une durée de 24h et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période. 

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Il est convenu que chaque électeur recevra également un courriel ainsi qu’un courrier contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.

Une communication sera faite auprès des salariés au moment de l’envoi des bulletins de paie des mois de Janvier et Février 2023 afin d’expliquer au salarié le déroulement de l’opération de vote (envoi des mots de passe par courrier et par courriel- importance de bien conserver son mot de passe pour le jour du vote, etc..).

Une formation sur l’utilisation du logiciel de vote sera proposée aux salariés avant le scrutin – les syndicats seront prévenus à l’avance de la date retenue pour la formation et auront la possibilité d’y assister s’ils le souhaitent.

Une permanence informatique sera également proposée pendant le scrutin en cas de besoin (aide à la connexion GMAIL ou autre)

Une formation des membres du bureau de vote et un test à blanc sera également réalisé avant le 1^er tour des élections.

Avant toute opération de vote :

• le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique

• les membres du bureau de vote doivent vérifier que l’urne est vide, scellé et chiffré par des clés délivrées à cet effet. 

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier ou courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges.

La saisie de ses trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance à son établissement. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entraînant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver

2.3 Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-26 et R2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») et synthétisé dans le courrier ou courriel envoyé à l’électeur.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentatifs de l'employeur désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation. Les membres du bureau auront également la possibilité de consulter la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenu définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage et détruire toutes les données du client.

 

2.4 Assistance 

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. 

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.

2.5 Dépouillement et résultats

A l’heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement. 

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur. A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issu du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.

ARTICLE 3 : Révision de l’accord

Toute modification qui serait apportée au présent accord donnera lieu à l’élaboration d’un avenant lequel sera soumis aux formalités légales.

ARTICLE 4 : Durée

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du processus électoral des élections du Comité Social et Économique (CSE). Il prendra fin à l’expiration dudit processus.

Il sera déposé à la DIRECCTE dont une version électronique et un exemplaire sera déposé au Secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes, conformément à la procédure de droit commun prévue aux articles D.2231-2 et suivants du Code du travail. Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du travail, le présent accord est notifié à chacune des organisations syndicales  représentatives.

Il entrera en vigueur le lendemain de son jour de dépôt. 

Le présent accord sera porté à la connaissance du personnel par affichage dans les locaux de la société.

Fait à Cannes le 24 janvier 2023 en 5 exemplaires

Pour l’UES MAJESTIC BARRIERE

POUR LA CGT

POUR LA CFE CGC

POUR LA CFDT