ACCORD D’ENTREPRISE N° 139

RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITÉS DE VOTE PAR VOIE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES 2022 DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)

Entre la Société AREA, représentée par M. XXXX, Directeur des Ressources Humaines,

D’UNE PART,

Et

Les Organisations Syndicales, représentées par leurs Délégués Syndicaux,

D’AUTRE PART,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit.

PREAMBULE

La Direction et les Organisations Syndicales ont mis en place depuis 2015 un vote électronique par Internet généralisé et exclusif afin de simplifier l’organisation des élections, de sécuriser le processus électoral et de favoriser la participation des salariés.

Les parties signataires du présent accord décident conjointement d’avoir de nouveau recours à ce mode de vote pour les élections professionnelles 2022, à l’occasion desquelles la délégation du personnel au Comité Social et Economique (ci-après « CSE ») sera renouvelée.

Le présent accord s’inscrit dans le cadre des dispositions du Code électoral et du Code du travail relatives au vote électronique et des principes fixés par la CNIL.

C’est dans ces conditions que les parties signataires sont convenus des dispositions suivantes.

ARTICLE I –OBJET – CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord a pour objet :

• d’autoriser le recours au vote électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au CSE au sein de la société AREA qui interviendra au second semestre 2022.

• de définir les principales modalités de fonctionnement du système de vote. Elles seront détaillées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral visé ci-après à l’article IV-2.

Il s’applique à l’ensemble des électeurs et organisations syndicales appelés à prendre part à ce processus électoral.

ARTICLE II –PRINCIPES GENERAUX

Le vote électronique mis en œuvre dans le cadre du présent accord devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat, la confidentialité et le secret du vote,

• L’intégrité et la sincérité du vote,

• L’unicité du vote,

• La publicité du scrutin.

ARTICLE III – MODALITES DU VOTE ELECTRONIQUE

III-1 : Caractère exclusif du vote électronique

Les parties signataires conviennent, comme lors des deux derniers processus électoraux, de recourir au vote électronique via Internet.

Par conséquent, tout vote à bulletin secret sous enveloppe, physique ou par correspondance, est exclu.

III-2 : Recours à un prestataire extérieur spécialisé

Afin de garantir la sincérité des opérations électorales et la confidentialité du scrutin, les parties signataires conviennent de confier la conception et la mise en place du vote électronique à un prestataire extérieur spécialisé (ci-après « le prestataire »), sur la base du cahier des charges reproduit ci-après en annexe. Le cahier des charges respecte les dispositions du présent accord et du Code du travail.

ARTICLE IV – PREPARATION DES OPERATIONS ELECTORALES

IV-1 : Présentation du système de vote électronique

Le prestataire pressenti, si les Organisations Syndicales en font la demande, présentera son système de vote électronique à l’occasion de la négociation relative au protocole d’accord préélectoral visé
ci-dessous.

IV-2 : Protocole d’accord préélectoral

La Direction et les Organisations Syndicales intéressées se réuniront afin de négocier un protocole d’accord préélectoral. A défaut d’accord, la Direction organisera le processus électoral dans le respect des dispositions prévues par le Code du Travail.

Le protocole d’accord préélectoral actera du choix du prestataire et comportera, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu.

IV- 3 : Listes électorales

Les listes électorales (liste des électeurs et éligibles) seront affichées sur les lieux de travail et communiquées aux Organisations Syndicales ayant participé à la négociation du protocole préélectoral, pour vérifications, dans les conditions prévues par ledit protocole.

Sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines, qui a en charge le contrôle de leur conformité, ces listes électorales seront transmises au prestataire aux fins d’être intégrées dans le système de vote électronique.

IV- 4: Listes de candidats / Logo / Profession de foi des Organisations Syndicales

Les listes des candidats, les logos ainsi que les éventuelles professions de foi seront, selon ce qui sera convenu dans le protocole d’accord préélectoral :

• remis par les Organisations Syndicales à la Direction des Ressources Humaines qui, après vérifications, les transmettra au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique,

ou

• saisis en ligne par les Organisations Syndicales, sur une plateforme sécurisée placée sous la responsabilité du prestataire.

IV-5 : Programmation du site Internet de vote

Le prestataire assurera la programmation des pages web de vote.

Les logos et éventuelles professions de foi des Organisations Syndicales seront affichés sur le site de vote. Les formats seront définis par le protocole d’accord préélectoral. Les listes de candidats seront présentées à l’écran par ordre alphabétique.

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Il permettra toutefois de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée, étant rappelé que le panachage est interdit dans le cadre des élections professionnelles. Il devra également proposer le vote blanc.

IV-6 : Test du système de vote électronique - Formation

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-15 du Code du travail, la cellule d'assistance technique visée à l’article VI-3, en présence du bureau de vote et des représentants des listes de candidats procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et du système de dépouillement et vérifiera que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Lors de cette session publique, une « clé de déchiffrement » sera générée au profit de chaque membre du bureau de vote, selon le processus adopté par le prestataire. Ces « clés de déchiffrement » seront indispensables pour lancer le dépouillement dans les conditions prévues ci-après à l’article VII-2.

Pour parer à toute éventualité (perte de la « clé de déchiffrement », évènement affectant un ou plusieurs membre(s) du bureau de vote…), un huissier de justice sera présent à l’issue de la session de test et de scellement du dispositif de vote. Chaque clé de déchiffrement sera copiée, placée sous scellé et conservée au sein de son étude. Ce dispositif de secours lui permettra de se substituer, en cas de besoin, à un ou plusieurs membres du bureau de vote absent(s) le jour du dépouillement.

Préalablement aux opérations de test et de scellement, le prestataire retenu dispensera une formation relative à ce système de vote aux membres du bureau de vote ainsi qu’aux représentants des listes de candidats qui le souhaiteront. La date et les modalités d’organisation de cette session de test et de formation seront convenues dans le protocole d’accord préélectoral.

ARTICLE V – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

V-1 : Information des électeurs

La Direction et les Organisations Syndicales signataires s’accordent sur l’importance de communiquer largement sur le vote électronique pour inciter les salariés à participer au scrutin.

Les modalités de cette communication, qui inclura la notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales prévue par l’article R.2314-12 du Code du travail, seront fixées par le protocole d’accord préélectoral.

V-2 : Transmission du matériel de vote

Conformément à la délibération de la CNIL du n° 2019-053 du 25 avril 2019, chaque électeur recevra à son domicile, avant le premier tour des élections, un courrier simple qui lui sera adressé par le prestataire et qui fera état de :

• l’adresse Internet du site de vote,

• son code d’accès au site de vote, généré de manière aléatoire pour garantir la confidentialité de son choix.

Ces informations lui permettront d’accéder au site de vote où il lui sera demandé de créer un mot de passe.

Plusieurs informations personnelles, censées être connues de l’électeur seul, seront nécessaires pour valider ce mot de passe. Une de ces informations, dénommée « code de défi », qui sera définie dans le protocole d’accord préélectoral, devra également être renseignée par l’électeur pour valider définitivement son vote.

Ces moyens personnels d’authentification (code d’accès au site de vote, mot de passe et « code de défi ») seront valables pour les deux tours.

En cas de perte ou de non réception de ces moyens personnels d’authentification, l’électeur pourra en obtenir de nouveaux selon une procédure définie dans le protocole d’accord préélectoral.

V-3 : Accès au site Internet de vote

L’adresse Internet du site de vote (dite « URL ») sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

Pour faciliter les opérations de vote depuis un « smartphone », une tablette, ou tout autre équipement informatique nomade, un « QR Code » pouvant être flashé sera intégré dans ce courrier. Ce « QR Code » permettra un accès direct au site de vote, sans saisie de l’« URL ».

V-4 : Lieu et temps du scrutin / Modalités de vote

Comme prévu par l’article R.2314-14 du Code du travail, le vote électronique se déroulera, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée qui sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel ordinateur relié à Internet depuis leur domicile ou un autre lieu hors de l’entreprise, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Le vote depuis un « smartphone », une tablette ou tout autre équipement informatique nomade relié à Internet sera également possible.

Dans le respect des contraintes d’exploitation, les électeurs pourront voter sur leur lieu de travail ou à proximité, pendant le temps de travail au sein des locaux de la société. A cette fin, la société AREA mettra à la disposition des salariés des postes informatiques, avec une connexion Internet, dans des conditions fixées par le protocole d’accord préélectoral.

V-5 : Déroulement du vote

A l’aide du code d’accès, du mot de passe et du « code de défi », l’électeur pourra se connecter puis voter en toute confidentialité. Par conséquent, toute personne ne disposant pas simultanément de ces trois informations ne pourra pas voter.

Son identification sera assurée par un serveur extérieur dédié, qui vérifiera son identité et garantira donc l’unicité de son vote.

L’électeur aura la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter, par exemple une première fois pour le scrutin des titulaires, puis lors d’une autre connexion, pour le scrutin des suppléants.

Une fois connecté, l’électeur se verra proposer les bulletins de vote correspondant exclusivement à son collège, pour l’élection des titulaires et des suppléants.

Lorsque l’électeur accèdera aux listes de candidats et exprimera son vote, son choix apparaîtra clairement à l’écran. Il pourra être modifié avant validation.

Après validation, son vote, crypté, sera stocké dans une urne électronique.

La saisie des moyens d’identification vaudra signature de la liste d’émargement, et ce dès l’enregistrement du vote. Cette saisie clôturera définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur aura la possibilité de conserver. Il pourra être téléchargé à tout moment depuis le site de vote.

V-6 : Assistance téléphonique et en ligne au bénéfice des électeurs

Un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs ou de réexpédier un nouveau code d’accès et/ou mot de passe, dans les conditions précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Le numéro de téléphone ainsi que les heures d’ouverture et de fermeture de ce service seront définis dans le protocole d’accord préélectoral et précisés dans les documents d’information mis à la disposition des salariés.

Une « aide en ligne » sera également présente sur le site Internet de vote.

ARTICLE VI – CONTRÔLE DU PROCESSUS ELECTORAL

VI-1 : Protection des données personnelles

En lien avec le prestataire en charge du processus électoral, le Délégué à la Protection des Données (DPD) d’APRR et AREA s’assurera du respect des règles de protection des données personnelles concernant le vote électronique et de l’accomplissement des formalités déclaratives dans le registre des activités de traitement.

Le dispositif, si nécessaire, sera instruit en procédure dite « 3 visas » (Architecture, Sécurité du système d’information et Protection des données).

VI-2 : Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, il est rappelé que le prestataire doit, en application de l’article R.2314-9 du Code du Travail, être en mesure de justifier d’une expertise indépendante de son dispositif de vote électronique répondant aux exigences :

• de la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

• du décret du 29 décembre 2017 relatif au CSE pris pour l'application de l'article 1^er de l’ordonnance du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique à répondre aux principes de confidentialité des données, de sincérité du scrutin, d’anonymat du vote, de sécurité, de contrôle et de transparence des opérations de vote. Elle doit être réalisée par un expert indépendant habilité.

Les conclusions de la dernière expertise ayant conclu à la conformité du système de vote électronique de la société prestataire retenue seront adressées aux Organisations Syndicales qui en feront la demande dans le cadre de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

Les parties signataires du présent accord reconnaissent expressément que les exigences prévues par l’article R.2314-9 du Code du Travail se trouvent ainsi remplies pour le processus électoral 2022 de la société AREA.

VI-3 : Cellule d’assistance technique

AREA mettra en place, conformément aux dispositions de l’article R. 2314-10 du Code du travail, une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprendra des représentants d’AREA et de la société prestataire ayant en charge l’organisation des élections professionnelles.

La cellule d'assistance technique, outre le test du système de vote électronique et du système de dépouillement (voir article IV-6), contrôlera, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement du dispositif de vote en présence du bureau de vote et des représentants des listes de candidats, dans les conditions fixées par le protocole d’accord préélectoral.

VI-4 : Bureau de vote

Pour assurer le bon déroulement des opérations électorales, et en contrôler la régularité, un bureau de vote unique pour l’ensemble des scrutins sera mis en place.

Les modalités de désignation de ce bureau de vote, qui comportera un Président et deux Assesseurs, seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Le bureau de vote pourra notamment contrôler :

• les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, étant rappelé que cette possibilité sera également reconnue à la cellule d’assistance technique  ;

• périodiquement, le scellement des urnes, après ouverture du vote et jusqu’à la clôture du scrutin ;

• en temps réel, le taux de participation, étant rappelé, conformément aux dispositions de l’article R.2314-16 du Code du travail, qu’aucun résultat partiel ne pourra être généré pendant le déroulement du vote. Le taux de participation sera également accessible à la Direction des Ressources Humaines et sera périodiquement communiqué aux Organisations Syndicales ayant présenté au moins une liste de candidats.

Le bureau de vote aura aussi en charge le lancement des opérations de dépouillement et la proclamation des résultats, dans les conditions fixées ci-après aux articles VII-2 et 3.

En cas de dysfonctionnement informatique (ex : infection virale, intrusion), le bureau de vote, après avoir recueilli l’avis de la Direction et des Organisations Syndicales ayant présenté des candidats, aura compétence pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde avec l’appui de la cellule d’assistance technique, et pour décider, le cas échéant, de la suspension des opérations de vote.

VI-5 : Prestataire

La mise en œuvre du système de vote électronique sera, s’agissant des moyens informatiques, opérée sous le contrôle des représentants du prestataire retenu, en lien avec la Direction de l’ingénierie et des systèmes d’information (ci-après « DISI ») d’APRR et AREA.

Toutes les mesures seront prises pour permettre au prestataire de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité.

Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition de la Direction des Ressources Humaines, de la DISI et des membres du bureau de vote.

ARTICLE VII – CLÔTURE ET RESULTATS

VII-1 : Clôture du scrutin

La clôture du scrutin interviendra, pour le premier et l’éventuel second tour, automatiquement à l’heure convenue dans le protocole d’accord préélectoral. Le site de vote ne sera alors plus accessible pour voter.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement, conformément aux dispositions de l’article R. 2314-8 du Code du travail.

VII-2 : Opérations de dépouillement

Le dépouillement ne sera possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui ont été générées.

Les sièges, dont le nombre et la répartition seront fixés par le protocole d’accord préélectoral, seront automatiquement attribués aux listes en présence conformément aux dispositions du Code du travail et du Code électoral.

A l’issue du dépouillement du premier tour, le système de vote électronique sera scellé jusqu’à l’éventuel second tour afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats. Il sera pareillement scellé à l’issue du second tour.

VII-3 : Proclamation des résultats et signature des procès-verbaux

Le bureau de vote procèdera à la proclamation des résultats à l’issue du scrutin, pour chaque tour. Il validera et paraphera les procès-verbaux dont une copie sera remise et/ou adressée par voie électronique aux Organisations Syndicales ayant présenté au moins un candidat.

ARTICLE VIII – SECURITE ET CONFIDENTIALITE

VIII-1 : Anonymat et confidentialité des suffrages

Conformément aux dispositions des articles R. 2314-6 et 7 du Code du travail, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales seront enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Il sera donc impossible de rapprocher un bulletin de vote d’un salarié figurant sur la liste d’émargement.

Les données du vote feront l’objet d’un chiffrement, dès leur émission sur le poste de l’électeur et jusqu’au dépouillement. Elles ne seront donc jamais lisibles.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recensera les votes exprimés par voie électronique. Afin de garantir la confidentialité du vote, les données de ce fichier feront l’objet d’un chiffrement et ne comporteront aucun lien permettant l’identification des électeurs.

VIII-2 : Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées seront :

• Pour les listes électorales : matricule, nom et prénom(s) des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise (ou dans le groupe), emploi, date de naissance, collège, lieu de travail, genre ;

• Pour le fichier des électeurs : nom et prénom(s) des électeurs, collège, lieu de travail, « code de défi » (s’il ne s’agit pas de la date de naissance), coordonnées (adresse postale), date de naissance, genre ;

• Pour les listes et les fichiers des candidats : nom et prénom(s) des candidats, collège, « titulaire » ou « suppléant », appartenance syndicale le cas échéant, date de naissance, genre ;

• Pour les listes d’émargement : nom et prénom(s) des électeurs, date et heure d’émargement, collège, lieu de travail ;

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, « élu » ou « non élu », nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, genre. 

VIII-3 : Dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. Le prestataire choisi devra satisfaire à cette exigence.

VIII-4 : Délais de recours et destruction des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive.

A cette échéance, et sans avis contraire de l’entreprise, le prestataire procèdera à la destruction complète et de manière automatique de l’ensemble des éléments du système de vote et des fichiers supports.

ARTICLE IX – DATE D’EFFET – ADHESION – REVISION – DENONCIATION

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il prend effet à la date de sa signature et est conclu au titre du processus électoral 2022. Il cessera de produire ses effets dès après l’élection des membres du CSE.

Toute Organisation Syndicale non signataire pourra y adhérer conformément aux dispositions du Code du travail.

Le présent accord pourra être révisé ou dénoncé dans les formes et conditions prévues par le Code du travail.

ARTICLE X – DEPOT LEGAL

En application des dispositions du Code du Travail, le présent accord (accompagné du cahier des charges ci-après reproduit en annexe) sera déposé de manière dématérialisée sur la plateforme en ligne
« TéléAccords » en vue de sa transmission à la direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) Auvergne-Rhône Alpes. Un exemplaire sera également transmis au Secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Lyon.

Cet accord sera porté à l’affichage général sur le tableau d’affichage de la Direction. Il sera notifié aux organisations syndicales représentatives. Une copie sera remise aux membres du CSE et sera disponible sur DigidoK et dans la BDES.

Ces formalités permettent de satisfaire aux dispositions de l’article R.2314-5 du Code du travail.

Fait à, le ……16 Mai………….. 2022

Pour la Société AREA : XXXX, Directeur des Ressources Humaines,

Pour les Organisations Syndicales, les Délégués Syndicaux :

CGT CFE-CGC

CFDT UNSA

Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines d’AREA ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

1. Fonctionnalités générales

Système de vote électronique distant

Le système de vote électronique est hébergé chez le prestataire.

Il est rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le réseau Internet.

Période des élections

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées. Durant cette période, les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

Nature des élections.

Les élections à organiser sont des élections professionnelles 2022 du Comité Social et Economique d’AREA.

Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire répond aux exigences minimales suivantes fixées par la réglementation :

• Le système assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les « clés de chiffrement » et de « déchiffrement » et le contenu de l'urne ne sont accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique peut être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).

Le prestataire s’engage à fournir à AREA les conclusions du dernier rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique, s’il était demandé.

Scénario de vote

Etapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• Une étape d’identification de l’électeur : celui-ci doit saisir un code identifiant qui lui a été adressé et créer un mot de passe.

• Une étape de présentation des listes de candidats en présence.

• Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc ».

• La possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie.

• La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés.

• La confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie d’un « code de défi » pour sécuriser son vote.

• La confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote.

• La possibilité pour l’électeur d’imprimer ou de télécharger un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

Émargement électronique, unicité du vote

Le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (principe d’unicité du vote).

Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système assure :

• L’unicité et la confidentialité du vote : Le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, sont enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : La sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite, à partir des votes enregistrés, est assurée. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés et chiffrés avec des clés de déchiffrement en possession des seuls membres du bureau de vote.

Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est réalisée automatiquement par le prestataire, à distance, et est contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein d’AREA.

La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• Le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides.

• Le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge.

• Le contrôle du scellement du système de vote électronique.

Procédure de clôture de l’élection

La clôture de l’élection est réalisée par le prestataire, qui sera présent dans les locaux d’AREA, sous le contrôle des membres du bureau de vote.

Dès la fin du scrutin, le contenu de l’urne, les fiches d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

La procédure de clôture de l’élection implique un contrôle de ce scellement du système de vote électronique.

Dépouillement des urnes électroniques

La procédure de dépouillement des urnes électroniques, opérée par le prestataire sous le contrôle du bureau de vote, en présence de toutes les personnes intéressées au sens des dispositions du Code électoral et du Code du travail, comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote des clefs de déchiffrement.

• L’édition de la liste des émargements.

• Le déchiffrement des suffrages.

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote : tous les calculs préalables et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du Code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôle, validation et proclamation des résultats.

• L’édition des procès-verbaux au format CERFA ainsi que le calcul de la représentativité.

Scellement du système

Il est rappelé que le système de vote électronique proposé par le prestataire peut être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, le prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du terminal informatique sur lequel il vote jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n’est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Plus précisément, deux niveaux de chiffrement sont mis en place : Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS/SSL ou TLS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton « JE VOTE », donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption.

Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles aux membres des bureaux de vote, aux Organisations Syndicales ayant présenté au moins un candidat et la Direction des Ressources Humaines.

Pendant la période du scrutin, les listes d'émargement du vote par Internet ne sont pas accessibles. Le taux de participation est accessible aux membres du bureau de vote, à la Direction des Ressources Humaines et est périodiquement communiqué aux Organisations Syndicales ayant présenté au moins un candidat.

Assistance technique et téléphonique

Le prestataire assure la formation du bureau de vote, des membres de l’entreprise intégrant la cellule d’assistance technique et des représentants des listes de candidats dans les conditions définies par l’accord d’entreprise relatif au vote électronique et/ou le protocole d’accord préélectoral.

Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote.

Par ailleurs, les électeurs d’AREA ont à leur disposition une assistance téléphonique dont les conditions sont définies dans le protocole d’accord préélectoral. Elle permet de leur apporter une assistance technique et de leur transmettre, si nécessaire, de nouveaux moyens d’identification par email ou par SMS.

Cette dernière fonctionnalité est également accessible depuis le site de vote en ligne.

Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes, un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des Organisations Syndicales et de la Direction, avec l’appui des représentants de la cellule d’assistance technique, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Autres prestations à fournir

Préparation de l’élection

Constitution du « fichier électeurs »

Les listes électorales sont constituées par AREA. Elles comportent les informations nominatives concernant les électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par collège.

Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par AREA et sont ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :

• La civilité (genre),

• Les nom et prénom(s),

• La date de naissance,

• Le lieu de travail,

• Le collège,

• Les coordonnées (adresse du domicile),

• Le « code de défi ». (s’il est distinct de la date de naissance).

Objet du « fichier électeurs »

Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé.

• Contrôler les accès au système de vote électronique.

• Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur.

• Editer les listes d’émargement.

Transmission du « fichier électeurs »

Le prestataire propose un processus d’échanges sécurisé des informations et des données par l’intermédiaire d’un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique. Ce dispositif permet les échanges sécurisés de fichiers entre AREA et le prestataire.

Confidentialité du « fichier électeurs »

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans l’accord d’entreprise et/ou le protocole d’accord préélectoral.

Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur reçoit un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes.

Cette information lui permet d’accéder au site de vote où il lui est demandé de créer un mot de passe.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, plusieurs informations personnelles, censées être connues de l’électeur seul, sont nécessaires pour valider ce mot de passe. Une de ces informations, dénommée « code de défi », définie dans le protocole d’accord préélectoral, doit également être renseignée par l’électeur pour valider définitivement son vote.

L’accès à l’application est également possible, depuis un « smartphone », une tablette ou tout autre équipement informatique nomade, en flashant un « QR code » figurant dans le courrier adressé à chaque électeur (voir ci-dessous point 3.1.7).

Envoi des moyens d’authentification.

Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs du code d’accès au vote électronique, par courrier postal adressé à leur domicile.

En cas de non réception ou de perte du code d’accès ou du mot de passe par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de son site de vote ou de l’assistance téléphonique.

Le système proposé par le prestataire assure la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par la Direction des Ressources Humaines et les membres du bureau de vote, le prestataire, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, fournit une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

Transmission du « fichier candidats »

Les listes de candidats peuvent être constituées par les Organisations Syndicales au sein d’AREA ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole d’accord préélectoral.

Elles sont transmises par la Direction des Ressources Humaines d’AREA au prestataire ou renseignées directement par les Organisations Syndicales (ou candidats libres en cas de second tour) sur une plateforme sécurisée, selon ce qui est décidé dans le protocole d’accord préélectoral. Ces listes permettent de paramétrer le système de vote électronique pour être présentées aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• L’élection concernée (titulaires ou suppléants et collège),

• L’appartenance syndicale, le cas échéant,

• Les nom et prénom(s) de chaque candidat et son genre,

• L’ordre de présentation des candidats,

• La date de naissance de chaque candidat.

Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à la Direction des Ressources Humaines et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.

2. Phase de test et de recette du système de vote électronique

   1. Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence du bureau de vote, des représentants des listes de candidats et de la cellule d’assistance technique.

Le test est effectué dans les conditions réelles. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats.

L’objectif est de permettre aux membres du bureau de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, trois clés de déchiffrement, confidentielles, sont créées par le Président(e) et les deux assesseurs du bureau de vote. Elles sont conservées par eux et par un huissier, mandaté pour palier un éventuel empêchement d’un ou plusieurs membres du bureau de vote. Deux de ces trois clés sont nécessaires pour lancer les opérations de dépouillement.

Étapes de recette

Les étapes de contrôle sont les suivantes :

• réalisation de plusieurs votes,

• déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,

• contrôles de la conformité des résultats obtenus,

• validation du dispositif de vote,

• scellement de l’application de vote électronique.

  3. Mise à disposition d’états

     1. Listes d’émargement

Les listes d’émargement définitives sont remises au bureau de vote et à AREA sur support numérique à l’issue de l’élection.

Résultats bruts

Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres du bureau de vote et de la Direction des Ressources Humaines ont accès à ces résultats « en ligne ».

Résultats élaborés

Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.

Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.

Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la Direction des Ressources Humaines les procès-verbaux, modèle CERFA, pré-remplis au format « .pdf ».

Prestation de conseil et d’assistance

Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• La mise en œuvre des formalités liées à la protection des données personnelles.

• Eventuellement, la validation de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique.

• La rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique.

• L’établissement des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs.

• La formation des représentants des listes de candidats et du bureau de vote.

  5. Gestion informatique et technique du système de vote électronique

     4. Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.

La durée de la période d’élection est définie dans le protocole d’accord préélectoral.

Durant cette période, le système est disponible 24h/24.

Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

Accusé de réception du vote

L’électeur dispose de la possibilité de télécharger et d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

Conservation des données

Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.